Abbiamo avuto tutti riunioni che si protraggono senza decisioni concrete.

E questo è piuttosto frustrante con giornate lavorative già sovraccariche di numerose attività.

Fortunatamente, un'agenda può aiutarti a strutturare le tue riunioni in modo da ottenere sempre decisioni e azioni specifiche da intraprendere.

Ecco gli elementi chiave da includere nell'agenda delle riunioni ed esempi da copiare e incollare per tutti i tipi di riunioni.

Perché avere un ordine del giorno per la tua riunione?

Un'agenda funge da tabella di marcia per indirizzare la riunione, assicurando che ogni punto importante sia trattato e che la riunione si svolga in modo efficiente entro il tempo dedicato.

Massimizzare l'efficacia delle riunioni

L'ordine del giorno stabilisce obiettivi chiari per la riunione. È una vera dichiarazione di intenti.

Specificando cosa vuoi ottenere, ti assicuri che ogni partecipante arrivi preparato e in linea con gli obiettivi.

Coinvolgi meglio i tuoi partecipanti

Un'agenda ti aiuta a garantire che ogni punto essenziale riceva l'attenzione necessaria.

Aiuta anche a mantenere il coinvolgimento dei partecipanti, poiché sanno quanto tempo hanno bisogno per concentrarsi e possono prepararsi mentalmente per i diversi segmenti della riunione.

Facilitare la preparazione

Quando i tuoi collaboratori vedono in anticipo i punti da discutere, possono preparare i loro interventi, raccogliere i documenti necessari e avere idee precise.

Ciò arricchisce la discussione, aiuta a creare consenso e soluzioni più rapidamente e riduce il tempo impiegato per «rinfrescare» i partecipanti meno informati.

Avere un documento di riferimento

Un altro vantaggio significativo dell'agenda è che diventa un documento di riferimento per il futuro.

Hai finito la riunione? L'ordine del giorno, completo delle decisioni prese e delle azioni da intraprendere, diventa un resoconto pratico. Non c'è bisogno di sfogliare gli appunti per ricordare cosa è stato deciso: è tutto lì, strutturato e chiaro.

Equalizzazione della partecipazione

Un'agenda ben progettata garantisce che tutti abbiano la possibilità di parlare.

Identificando chiaramente chi dovrebbe parlare di cosa, dai a tutti l'opportunità di esprimersi. Ciò è particolarmente importante nei team eterogenei, dove non tutti si sentono a proprio agio nel parlare apertamente.

Cosa mettere all'ordine del giorno di una riunione

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Stai preparando un ordine del giorno per la tua prossima riunione? Ecco gli elementi essenziali da includere per garantire che la riunione sia strutturata e produttiva.

1. Scopo della riunione

Tutto inizia qui. Qual è lo scopo di questo incontro? Sei lì per risolvere un problema, monitorare lo stato di avanzamento di un progetto o prendere decisioni strategiche?

L'obiettivo deve essere chiaro e conciso. Questo aiuta tutti a capire perché questo incontro è importante e cosa sperate di ottenere da esso.

2. Elenco dei partecipanti

Indicare chi deve partecipare alla riunione e perché.

Ogni partecipante ha un ruolo specifico? Assicurati che le persone invitate siano quelle che possono realmente contribuire o che hanno bisogno di essere informate sulle discussioni.

3. Punti da coprire

Qui, descrivi in dettaglio gli argomenti da trattare con una breve descrizione per ogni punto.

Ad esempio, se stai discutendo del lancio di un nuovo prodotto, potresti includere punti secondari come scadenze, risorse necessarie e responsabilità di ogni team.

4. Domande strategiche

Per ogni punto all'ordine del giorno, formulare domande chiave per guidare la discussione.

Ad esempio, «Quali sono gli attuali ostacoli al progresso del progetto X e come possiamo superarli?» Queste domande aiutano a focalizzare la discussione su ciò che è essenziale e incoraggiano la partecipazione attiva.

5. Allocazione del tempo

Assegna un determinato periodo di tempo a ciascun punto all'ordine del giorno.

Questo aiuta a mantenere la riunione nei tempi previsti e garantisce che ogni argomento riceva l'attenzione di cui ha bisogno. Siate realistici nelle vostre stime per evitare di dover affrettare le discussioni importanti.

6. Responsabilità

Specifica chi è responsabile della presentazione di ciascun punto. Potresti essere tu, un membro del tuo team o un esperto esterno.

Garantire che ogni articolo abbia un «proprietario» chiarisce le aspettative e pone le basi per un incontro efficace.

Esempio e modello di agenda di una riunione

Non c'è niente di meglio di un modello pronto all'uso per strutturare le riunioni.

Puoi scaricare un modello di agenda generico in formato Word qui.

In alternativa, puoi copiare/incollare uno dei modelli di agenda personalizzati per vari tipi di riunione qui sotto:

Modello di agenda: riunione settimanale del team

1. Obiettivo della riunione [Obiettivo chiaro e conciso dell'incontro]
2. Partecipanti [Elenco dei membri del team che devono partecipare]
3. Elementi da discuteres:
   • Elemento 1: Aggiornamento sui progetti in corso Responsabile: [Nome] Tempo assegnato: 10 minuti
   • Punto 2: Revisione degli obiettivi della settimana precedente Responsabile: [Nome] Tempo assegnato: 15 minuti
   • Punto 3: Pianificazione delle attività per la prossima settimana Responsabile: [Nome] Tempo assegnato: 20 minuti
   • Punto 4: Problemi e ostacoli Discussione aperta per identificare le sfide e proporre soluzioni Responsabile: [Nome] Tempo assegnato: 15 minuti
4. Domande strategiche:
   • Quali sono i principali ostacoli ai nostri progressi attuali?
   • Come possiamo migliorare la collaborazione all'interno del team?
5. Documenti di supporto:
   • [Elenco di rapporti, grafici o documenti di riferimento che i partecipanti devono esaminare prima della riunione].
6. Revisione delle azioni precedenti:
   • [Elenco delle attività o delle decisioni prese nell'ultima riunione e aggiornamento del loro stato].
7. Varie:
   • [Spazio per elementi non programmati o discussioni aperte].
8. Prossimo incontro:
   • [Data e ora della prossima riunione del team].

Modello di agenda: Riunione di avvio del progetto

1. Scopo della riunione: Definisci le aspettative e gli obiettivi del progetto e assegna ruoli e responsabilità.
2. Partecipanti: [Elenco delle parti interessate del progetto, inclusi project manager e team leader]
3. Punti da discutere:
   • Panoramica del progetto Presentare lo schema del progetto, compresi gli obiettivi e i risultati chiave Responsabile: Project Manager Tempo assegnato: 20 minuti
   • Pianificazione e tappe fondamentali Discussione delle tappe fondamentali e approvazione del programma del progetto Responsabile: Project Planner Tempo assegnato: 15 minuti
   • Risorse e budget Revisione delle risorse richieste e del budget assegnato per il progetto Responsabile: Responsabile finanziario Tempo assegnato: 15 minuti
   • Rischi e mitigazioni Identificazione dei rischi potenziali e pianificazione delle strategie di mitigazione Responsabile: Risk Manager Tempo assegnato: 10 minuti
4. Documenti di supporto:
   • Piano di progetto
   • Budget dettagliato
   • Analisi del rischio
5. Varie:
   • Domande aperte e dubbi del team
6. Fase successiva:
   • Assegna le attività iniziali e pianifica la prossima riunione di follow-up.

Modello di ordine del giorno: Assemblea generale annuale

1. Scopo della riunione: Per esaminare la performance annuale dell'azienda e discutere le strategie future.
2. Partecipanti: [Elenco degli azionisti, dei membri del consiglio di amministrazione e dei dirigenti senior]
3. Oggetti di discussione:
   • Relazione annuale del Presidente Presentazione dei risultati e delle sfide dell'anno passato Tempo assegnato: 30 minuti
   • Revisione finanziaria Presentazione del bilancio e discussione dei risultati finanziari Responsabile: CFO Tempo assegnato: 30 minuti
   • Elezioni del consiglio Elezione di nuovi membri del consiglio o rinnovo dei mandati Tempo assegnato: 20 minuti
   • Domande degli azionisti Sessione di domande aperte agli azionisti. Tempo assegnato: 30 minuti
4. Documenti di supporto:
   • Rapporti annuali
   • Rendiconti finanziari
5. Varie:
   • Annunci importanti

Modello di ordine del giorno: Comitato esecutivo

1. Obiettivo della riunione:Valuta le attuali strategie aziendali e prendi decisioni strategiche.
2. Partecipanti:[Elenco dei membri del consiglio di amministrazione e degli altri dirigenti invitati]
3. Punti da discutere:
   • Analisi delle prestazioni Valutazione delle performance delle diverse divisioni dell'azienda. Tempo assegnato: 20 minuti
   • Iniziative strategiche Discussione e approvazione di nuove iniziative strategiche. Tempo assegnato: 30 minuti
   • Gestione del rischio Revisione dei principali rischi e piani di mitigazione. Tempo assegnato: 10 minuti
   • Innovazione e tecnologia Revisione delle opportunità di investimento in innovazione e tecnologia Tempo concesso: 20 minuti
4. Documenti di supporto:
   • Rapporti sulle prestazioni

Modello di agenda: Riunione a tutte le mani

1. Obiettivo della riunioneComunica gli aggiornamenti aziendali chiave e rafforza l'allineamento e il coinvolgimento di tutti i dipendenti.
2. PartecipantiTutti i dipendenti dell'azienda
3. Punti da discutere:
   • Benvenuto del CEO Introduzione e panoramica dello stato attuale dell'azienda Tempo assegnato: 10 minuti
   • Aggiornamenti del dipartimento Brevi presentazioni di ogni responsabile del dipartimento sui successi e le sfide. Tempo assegnato: 20 minuti
   • Annunci importanti Lancio di nuovi prodotti, modifiche organizzative, ecc. Tempo assegnato: 15 minuti.
   • riconoscimento dei dipendenti Celebrazione di contributi significativi e anniversari di lavoro Tempo assegnato: 15 minuti
   • Sessione di domande e risposte Sessione aperta in cui i dipendenti possono porre domande alla direzione. Tempo assegnato: 30 minuti.
4. Documenti di supporto:
   • Presentazioni dei dipartimenti
   • Brochure sugli annunci importanti
5. Varie:
   • Feedback sull'evento, suggerimenti per incontri futuri.
6. Chiusura:
   • Grazie e promemoria dei punti chiave da parte del CEO.

Modello di agenda: Scrum Meeting (Daily Stand-up)

1. Scopo della riunione:Sincronizza le attività quotidiane del team e identifica gli ostacoli.
2. Partecipanti:[Elenco dei membri del team Agile, inclusi Scrum Master e Product Owner]
3. Punti da discutere:
   • Aggiornamenti individuali Ogni membro risponde brevemente alle tre domande di Scrum: cosa ho ottenuto ieri? Quali sono i miei obiettivi per oggi? Quali ostacoli devo affrontare? Tempo consentito: 2 minuti a persona
4. Identificazione dei blocchiun po' di testo
   • Discussione rapida delle potenziali soluzioni ai problemi sollevati.
5. Fasi successiveun po' di testo
   • Assegnazione delle attività di risoluzione dei blocchi.
6. Varieun po' di testo
   • Brevi annunci o promemoria importanti.

Modello di ordine del giorno: riunione delle risorse umane

1. Scopo della riunione:Discutete degli aggiornamenti delle politiche delle risorse umane, delle assunzioni attuali e delle questioni relative allo sviluppo del personale.
2. Partecipanti:[Elenco dei membri del team delle risorse umane, più gli ospiti pertinenti, come i capi reparto]
3. Oggetti di discussione:
   • Aggiornamenti della politica delle risorse umane Discussione delle recenti modifiche alle politiche e del modo in cui influiscono sui dipendenti Responsabile: Responsabile delle risorse umane Tempo assegnato: 20 minuti
   • Reclutamento e onboarding Stato delle posizioni aperte e introduzione di nuove assunzioni Responsabile: Reclutatore Tempo assegnato: 15 minuti
   • Sviluppo del personale Piani per la formazione e lo sviluppo delle competenze dei dipendenti Responsabile: Responsabile della formazione Tempo assegnato: 20 minuti
4. Varie:
   • Domande e dubbi sollevati dai membri del team.

Modello di agenda: riunione di marketing

1. Scopo della riunione:Valuta le campagne in corso, pianifica le prossime iniziative di marketing e discuti le analisi di mercato.
2. Partecipanti:[Elenco dei membri del team di marketing, più ospiti provenienti da reparti interdipendenti come le vendite]
3. Punti da discutere:
   • Revisione delle campagne attuali Revisione delle prestazioni delle attuali campagne di marketing e degli adeguamenti necessari Responsabile: Marketing Project Manager Tempo assegnato: 20 minuti
   • Nuove iniziative Presentazione e discussione delle nuove campagne proposte Responsabile: Direttore creativo Tempo assegnato: 20 minuti
   • Analisi di mercato Revisione delle ultime tendenze del mercato e delle potenziali opportunità Responsabile: analista di mercato Tempo assegnato: 15 minuti
4. Documenti di supporto:
   • Rapporti sulle prestazioni delle campagne
   • Studi di mercato recenti
5. Vari:
   • Suggerimenti e nuove idee dal team.

Alcune best practice per massimizzare l'impatto delle tue agende

Vuoi che le tue riunioni non siano solo efficaci, ma anche apprezzate da tutti i partecipanti?

Ecco come puoi ottimizzare le tue riunioni con un'agenda ben congegnata.

Condividi in anticipo

Innanzitutto, assicurati di condividere l'ordine del giorno con largo anticipo rispetto alla riunione. Idealmente, invialo con qualche giorno di anticipo.

Questo dà a ogni partecipante il tempo di prepararsi, di riflettere sui punti da discutere e di darvi eventuali suggerimenti o modifiche.

Sii preciso e conciso

La tua agenda dovrebbe essere chiara e pertinente. Per ogni argomento da discutere, indica non solo l'argomento ma anche l'obiettivo specifico della discussione.

Ad esempio, invece di annotare semplicemente «Budget di marketing», specifica «Convalida del budget di marketing del terzo trimestre». Questo aiuta i partecipanti a capire esattamente cosa ci si aspetta e come possono contribuire efficacemente.

Assegna il tempo in modo realistico

Ogni punto all'ordine del giorno dovrebbe avere una tempistica specifica. Questo aiuta a mantenere la riunione entro il tempo disponibile e garantisce di coprire tutti i punti importanti senza fretta.

Sii realistico riguardo al tempo necessario per discutere ogni argomento e lascia un piccolo margine per discussioni inaspettate.

Includi punti per una discussione aperta

Spesso è utile includere un punto all'ordine del giorno per una discussione aperta, in cui i partecipanti possano sollevare argomenti non elencati o emergenti.

Questo può essere molto utile per scoprire idee o preoccupazioni inaspettate che potrebbero richiedere ulteriore attenzione.

Usa l'ordine del giorno come modello per il processo verbale

Dopo la riunione, trasforma i tuoi appunti in un registro strutturato seguendo l'agenda. Questi verbali possono quindi essere condivisi con tutti i partecipanti e le altre parti interessate.

Assicurati che i verbali descrivano chiaramente le azioni da intraprendere, le responsabilità assegnate e le scadenze fissate.

Agenda automatica: Noota

Le tue riunioni mancano di struttura e spesso finiscono senza risultati chiari? Noota ti consente di trarre azioni e decisioni concrete da ciascuna delle tue discussioni.

Ecco come:

• Modello di agenda personalizzabile: Noota ti consente di personalizzare il modello di agenda delle riunioni in base al tipo di riunione che stai organizzando, che si tratti di un aggiornamento del progetto o di una riunione strategica. In questo modo, ogni riunione viene preparata con intenti chiari e l'agenda è personalizzata per soddisfare le esigenze specifiche del momento.
• Registrazione e trascrizione automatiche: Niente più note scritte a mano sfocate o registrazioni impercettibili. Noota registra le tue discussioni e le trascrive in tempo reale. Questa trascrizione diventa un database ricercabile che semplifica la revisione dei punti chiave discussi, senza alcuna perdita di informazioni.
• Estrazione automatica delle azioni: Oltre alla trascrizione, Noota identifica ed estrae le azioni discusse durante la riunione. Ogni attività viene annotata automaticamente con le relative responsabilità e scadenze. Ciò garantisce che le decisioni prese durante la riunione si trasformino in azioni concrete.
• Condivisione semplice: Una volta terminata la riunione, condividere i minuti diventa un gioco da ragazzi. Basta un clic per inviare documenti all'intero team o a parti interessate specifiche, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina, indipendentemente dal fatto che abbiano partecipato o meno alla riunione.
• Integrazione con strumenti di gestione: Noota si integra perfettamente con molti strumenti di gestione dei progetti (CRM, ATS, Slack, Notion). Ciò significa che le azioni estratte possono essere integrate direttamente nei flussi di lavoro esistenti, facilitando il follow-up e l'implementazione.

Volete assicurarvi che tutte le decisioni prese durante le vostre riunioni siano seguite correttamente? Prova Noota gratuitamente.