Wir hatten alle Besprechungen, die sich ohne konkrete Entscheidungen immer weiter hinziehen.

Und das ist ziemlich frustrierend, da die Arbeitstage bereits mit zahlreichen Aufgaben überlastet sind.

Zum Glück kann Ihnen eine Agenda dabei helfen, Ihre Besprechungen so zu strukturieren, dass Sie immer konkrete Entscheidungen und Maßnahmen treffen können.

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Elemente, die Sie in Ihre Besprechungsagenda aufnehmen sollten, sowie Beispiele zum Kopieren und Einfügen für alle Arten von Besprechungen.

Warum haben Sie eine Tagesordnung für Ihr Meeting?

Eine Tagesordnung dient als Leitfaden für Ihr Meeting und stellt sicher, dass alle wichtigen Punkte behandelt werden und dass das Meeting innerhalb der vorgesehenen Zeit effizient abläuft.

Maximieren Sie die Effektivität Ihrer Besprechungen

Die Tagesordnung enthält klare Ziele für das Treffen. Es ist eine echte Absichtserklärung.

Indem Sie angeben, was Sie erreichen möchten, stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer vorbereitet und mit den Zielen abgestimmt ankommt.

Binden Sie Ihre Teilnehmer besser ein

Eine Agenda hilft Ihnen sicherzustellen, dass jedem wesentlichen Punkt die nötige Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Es hilft auch, die Teilnehmer bei der Stange zu halten, da sie wissen, wie viel Zeit sie benötigen, um sich zu konzentrieren, und sich mental auf die verschiedenen Abschnitte des Meetings vorbereiten können.

Erleichterung der Vorbereitung

Wenn Ihre Mitarbeiter die zu besprechenden Punkte im Voraus sehen, können sie ihre Interventionen vorbereiten, die notwendigen Dokumente zusammenstellen und konkrete Ideen entwickeln.

Das bereichert die Diskussion, hilft, schneller Konsens und Lösungen zu finden, und reduziert den Zeitaufwand, der für das „Auffrischen“ weniger informierter Teilnehmer aufgewendet wird.

Ein Referenzdokument haben

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der Agenda besteht darin, dass sie zu einem Referenzdokument für die Zukunft wird.

Hast du das Meeting beendet? Die Tagesordnung mit den getroffenen Entscheidungen und den zu ergreifenden Maßnahmen wird zu einem praktischen Protokoll. Es ist nicht nötig, sich durch Notizen zu wühlen, um sich daran zu erinnern, was beschlossen wurde — alles ist da, strukturiert und klar.

Ausgleich der Teilnahme

Eine gut durchdachte Agenda stellt sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, zu sprechen.

Indem Sie klar festlegen, wer worüber sprechen soll, geben Sie jedem die Möglichkeit, sich auszudrücken. Dies ist besonders wichtig in diversen Teams, in denen sich nicht jeder wohl fühlt, seine Meinung zu äußern.

Was soll auf die Tagesordnung einer Sitzung gesetzt werden

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Bereiten Sie eine Tagesordnung für Ihr nächstes Meeting vor? Hier sind die wichtigsten Elemente, die Sie berücksichtigen müssen, um sicherzustellen, dass Ihr Meeting sowohl strukturiert als auch produktiv ist.

1. Zweck des Treffens

Alles beginnt hier. Was ist der Zweck dieses Treffens? Sind Sie da, um ein Problem zu lösen, den Fortschritt eines Projekts zu überwachen oder strategische Entscheidungen zu treffen?

Das Ziel sollte klar und präzise sein. Dies hilft allen zu verstehen, warum dieses Treffen wichtig ist und was Sie sich davon erhoffen.

2. Liste der Teilnehmer

Geben Sie an, wer an der Besprechung teilnehmen muss und warum.

Hat jeder Teilnehmer eine bestimmte Rolle? Stellen Sie sicher, dass es sich bei den eingeladenen Personen um diejenigen handelt, die wirklich etwas beitragen können oder die über die Diskussionen informiert werden müssen.

3. Punkte, die es abzudecken gilt

Beschreiben Sie hier die zu behandelnden Themen mit einer kurzen Beschreibung für jeden Punkt.

Wenn Sie beispielsweise über die Markteinführung eines neuen Produkts sprechen, könnten Sie Unterpunkte wie Termine, benötigte Ressourcen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Teams angeben.

4. Strategische Fragen

Formulieren Sie für jeden Tagesordnungspunkt wichtige Fragen, die die Diskussion leiten sollen.

Zum Beispiel: „Was sind die aktuellen Hindernisse für den Fortschritt von Projekt X und wie können wir sie überwinden?“ Diese Fragen helfen dabei, die Diskussion auf das Wesentliche zu konzentrieren, und fördern die aktive Teilnahme.

5. Zeitzuweisung

Ordnen Sie jedem Tagesordnungspunkt eine bestimmte Zeit zu.

Dies trägt dazu bei, dass das Meeting termingerecht abläuft, und stellt sicher, dass jedes Thema die Aufmerksamkeit erhält, die es benötigt. Seien Sie realistisch in Ihren Schätzungen, um wichtige Diskussionen nicht überstürzen zu müssen.

6. Verantwortlichkeiten

Geben Sie an, wer für die Präsentation der einzelnen Punkte verantwortlich ist. Das können Sie, ein Mitglied Ihres Teams oder ein externer Experte sein.

Wenn sichergestellt wird, dass jeder Artikel einen „Besitzer“ hat, werden die Erwartungen geklärt und die Voraussetzungen für ein effektives Meeting geschaffen.

Beispiel und Vorlage für eine Tagesordnung

Es gibt nichts Besseres als eine gebrauchsfertige Vorlage für die Strukturierung Ihrer Besprechungen.

Eine generische Agenda-Vorlage im Word-Format können Sie hier herunterladen.

Alternativ können Sie eine der folgenden Tagesordnungsvorlagen kopieren/einfügen, die auf die verschiedenen Arten von Besprechungen zugeschnitten sind:

Agenda-Vorlage: Wöchentliche Teamsitzung

1. Ziel des Treffens [Klare und präzise Zielsetzung des Treffens]
2. Teilnehmer [Liste der Teammitglieder, die teilnehmen müssen]
3. Zu besprechende Punktes:
   • Punkt 1: Update zu aktuellen Projekten Verantwortlich: [Name] Zugeteilte Zeit: 10 Minuten
   • Punkt 2: Rückblick auf die Ziele der Vorwoche Verantwortlich: [Name] Zugeteilte Zeit: 15 Minuten
   • Punkt 3: Aufgabenplanung für die kommende Woche Verantwortlich: [Name] Zugeteilte Zeit: 20 Minuten
   • Punkt 4: Probleme und Hindernisse Offene Diskussion, um Herausforderungen zu identifizieren und Lösungen vorzuschlagen Verantwortlich: [Name] Zeitaufwand: 15 Minuten
4. Strategische Fragen:
   • Was sind die Haupthindernisse für unseren aktuellen Fortschritt?
   • Wie können wir die Zusammenarbeit innerhalb des Teams verbessern?
5. Dokumente zur Unterstützung:
   • [Liste der Berichte, Grafiken oder Referenzdokumente, die die Teilnehmer vor der Sitzung lesen sollten].
6. Rückblick auf frühere Maßnahmen:
   • [Liste der Aufgaben oder Entscheidungen, die bei der letzten Sitzung getroffen wurden, und Aktualisierung ihres Status].
7. Diverses:
   • [Platz für ungeplante Termine oder offene Diskussionen].
8. Nächstes Treffen:
   • [Datum und Uhrzeit der nächsten Teambesprechung].

Vorlage für die Tagesordnung: Projektauftaktgespräch

1. Zweck des Treffens: Definieren Sie Projekterwartungen und -ziele und weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu.
2. Teilnehmer: [Liste der Projektbeteiligten, einschließlich Projektmanager und Teamleiter]
3. Zu besprechende Punkte:
   • Überblick über das Projekt Präsentation der Projektskizze, einschließlich der Ziele und der wichtigsten Ergebnisse Verantwortlicher: Projektleiter Zeitaufwand: 20 Minuten
   • Zeitplan und Meilensteine Besprechung der wichtigsten Meilensteine und Genehmigung des Projektzeitplans Verantwortlicher: Projektplaner Zeitaufwand: 15 Minuten
   • Ressourcen und Budget Überprüfung der für das Projekt benötigten Ressourcen und des zugewiesenen Budgets Verantwortlicher: Finanzmanager Zugeteilte Zeit: 15 Minuten
   • Risiken und Abhilfemaßnahmen Identifizierung potenzieller Risiken und Planung von Minderungsstrategien Verantwortlicher: Risikomanager Zeitaufwand: 10 Minuten
4. Belege:
   • Plan des Projekts
   • Detailliertes Budget
   • Risikoanalyse
5. Diverses:
   • Offene Fragen und Bedenken des Teams
6. Der nächste Schritt:
   • Weisen Sie erste Aufgaben zu und vereinbaren Sie das nächste Folgetreffen.

Vorlage für die Tagesordnung: Jahreshauptversammlung

1. Zweck des Treffens: Um die jährliche Leistung des Unternehmens zu überprüfen und zukünftige Strategien zu erörtern.
2. Teilnehmer: [Liste der Aktionäre, Vorstandsmitglieder und leitenden Angestellten]
3. Diskussionspunkte:
   • Jahresbericht des Präsidenten Präsentation der Erfolge und Herausforderungen des vergangenen Jahres Zeitrahmen: 30 Minuten
   • Finanzielle Überprüfung Vorstellung des Jahresabschlusses und Erörterung der Finanzergebnisse Verantwortlicher: CFO Zeitaufwand: 30 Minuten
   • Vorstandswahlen Wahl neuer Vorstandsmitglieder oder Verlängerung von Mandaten Zeitaufwand: 20 Minuten
   • Fragen der Aktionäre Offene Fragestunde für Aktionäre. Zugeteilte Zeit: 30 Minuten
4. Dokumente zur Unterstützung:
   • Jahresberichte
   • Jahresabschlüsse
5. Diverses:
   • Wichtige Ankündigungen

Vorlage für die Tagesordnung: Vorstand

1. Ziel des Treffens:Bewerten Sie aktuelle Unternehmensstrategien und treffen Sie strategische Entscheidungen.
2. Teilnehmer:[Liste der Vorstandsmitglieder und anderer eingeladener Führungskräfte]
3. Zu besprechende Punkte:
   • Leistungsanalyse Bewertung der Leistung der verschiedenen Unternehmensbereiche. Zugeteilte Zeit: 20 Minuten
   • Strategische Initiativen Diskussion und Genehmigung neuer strategischer Initiativen. Zugeteilte Zeit: 30 Minuten
   • Risikomanagement Überprüfung der Hauptrisiken und Pläne zur Minderung. Zugewiesene Zeit: 10 Minuten
   • Innovation und Technologie Überprüfung der Innovations- und Technologieinvestitionsmöglichkeiten Erlaubte Zeit: 20 Minuten
4. Dokumente zur Unterstützung:
   • Leistungsberichte

Vorlage für die Tagesordnung: Sitzung mit allen Arbeitern

1. Ziel des TreffensKommunizieren Sie wichtige Unternehmensinformationen und stärken Sie die Ausrichtung und das Engagement aller Mitarbeiter.
2. TeilnehmerAlle Mitarbeiter des Unternehmens
3. Zu besprechende Punkte:
   • Willkommen beim CEO Vorstellung und Überblick über den aktuellen Stand des Unternehmens Zeitaufwand: 10 Minuten
   • Neuigkeiten aus der Abteilung Kurzvorträge der einzelnen Abteilungsleiter zu Erfolgen und Herausforderungen. Zugeteilte Zeit: 20 Minuten
   • Wichtige Ankündigungen Einführung neuer Produkte, organisatorische Änderungen usw. Zugewiesene Zeit: 15 Minuten.
   • Anerkennung der Mitarbeiter Feier bedeutender Beiträge und Arbeitsjubiläen Zeitrahmen: 15 Minuten
   • Frage- und Antwort-Sitzung Offene Sitzung, in der Mitarbeiter Managementfragen stellen können. Zugeteilte Zeit: 30 Minuten.
4. Dokumente zur Unterstützung:
   • Vorträge der Abteilung
   • Broschüre mit wichtigen Ankündigungen
5. Diverses:
   • Feedback zur Veranstaltung, Vorschläge für zukünftige Treffen.
6. Schließung:
   • Vielen Dank und Erinnerung an die wichtigsten Punkte durch den CEO.

Vorlage für die Tagesordnung: Scrum Meeting (Tägliches Stand-up)

1. Zweck des Treffens:Synchronisieren Sie die täglichen Aktivitäten des Teams und identifizieren Sie Hindernisse.
2. Teilnehmer:[Liste der Agile-Teammitglieder, einschließlich Scrum Master und Product Owner]
3. Zu besprechende Punkte:
   • Individuelle Updates Jedes Mitglied beantwortet kurz die drei Scrum-Fragen: Was habe ich gestern erreicht? Was sind meine Ziele für heute? Vor welchen Hindernissen stehe ich? Erlaubte Zeit: 2 Minuten pro Person
4. Identifizierung von Blockadenetwas Text
   • Schnelle Diskussion möglicher Lösungen für die aufgeworfenen Probleme.
5. Die nächsten Schritteetwas Text
   • Zuweisung von Aufgaben zur Behebung von Blockaden.
6. Diversesetwas Text
   • Kurze Ankündigungen oder wichtige Erinnerungen.

Vorlage für die Tagesordnung: Personalsitzung

1. Zweck des Treffens:Diskutieren Sie über Aktualisierungen der Personalpolitik, aktuelle Einstellungen und Fragen der Personalentwicklung.
2. Teilnehmer:[Liste der Mitglieder des HR-Teams sowie relevante Gäste wie Abteilungsleiter]
3. Diskussionspunkte:
   • Aktualisierungen der Personalpolitik Diskussion der jüngsten Richtlinienänderungen und ihrer Auswirkungen auf die Mitarbeiter Verantwortlicher: Personalleiter Zeitaufwand: 20 Minuten
   • Rekrutierung und Onboarding Status der offenen Stellen und Vorstellung neuer Mitarbeiter Verantwortlicher: Personalvermittler Zeitaufwand: 15 Minuten
   • Personalentwicklung Pläne für Mitarbeiterschulung und Qualifikationsentwicklung Verantwortlich: Schulungsleiter Zeitaufwand: 20 Minuten
4. Diverses:
   • Fragen und Bedenken der Teammitglieder.

Vorlage für die Tagesordnung: Marketingtreffen

1. Zweck des Treffens:Evaluieren Sie aktuelle Kampagnen, planen Sie bevorstehende Marketinginitiativen und besprechen Sie Marktanalysen.
2. Teilnehmer:[Liste der Mitglieder des Marketingteams sowie Gäste aus voneinander abhängigen Abteilungen wie dem Vertrieb]
3. Zu besprechende Punkte:
   • Rückblick auf aktuelle Kampagnen Überprüfung der Leistung aktueller Marketingkampagnen und erforderlicher Anpassungen Verantwortlich: Marketing-Projektleiter Zeitaufwand: 20 Minuten
   • Neue Initiativen Vorstellung und Diskussion der vorgeschlagenen neuen Kampagnen Verantwortlich: Creative Director Zeitaufwand: 20 Minuten
   • Marktanalyse Überblick über die neuesten Markttrends und potenziellen Chancen Verantwortlicher: Marktanalyst Zeitaufwand: 15 Minuten
4. Dokumente zur Unterstützung:
   • Berichte zur Kampagnenleistung
   • Aktuelle Marktstudien
5. Verschiedenes:
   • Vorschläge und neue Ideen vom Team.

Ein paar bewährte Methoden, um die Wirkung Ihrer Agenden zu maximieren

Möchten Sie, dass Ihre Besprechungen nicht nur effektiv sind, sondern auch von allen Teilnehmern geschätzt werden?

So können Sie Ihre Besprechungen mit einer gut durchdachten Agenda optimieren.

Im Voraus teilen

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die Tagesordnung rechtzeitig vor dem Meeting teilen. Versenden Sie es idealerweise einige Tage im Voraus.

So hat jeder Teilnehmer Zeit, sich vorzubereiten, über die zu besprechenden Punkte nachzudenken und Ihnen Vorschläge oder Änderungen zu unterbreiten.

Seien Sie präzise und präzise

Ihre Agenda sollte klar und auf den Punkt gebracht sein. Geben Sie für jeden zu erörternden Punkt nicht nur das Thema, sondern auch das spezifische Ziel der Diskussion an.

Geben Sie beispielsweise „Validierung des Marketingbudgets für das dritte Quartal“ an, anstatt einfach „Marketingbudget“ zu vermerken. Dies hilft den Teilnehmern, genau zu verstehen, was erwartet wird und wie sie effektiv dazu beitragen können.

Zeit realistisch einteilen

Jedem Tagesordnungspunkt sollte eine bestimmte Zeiteinteilung zugewiesen werden. Dies hilft, die Besprechung innerhalb der verfügbaren Zeit zu halten, und stellt sicher, dass Sie alle wichtigen Punkte ohne Eile behandeln.

Seien Sie realistisch, was die Zeit angeht, die für die Erörterung der einzelnen Themen benötigt wird, und lassen Sie einen kleinen Spielraum für unerwartete Diskussionen.

Fügen Sie Punkte für eine offene Diskussion hinzu

Es ist oft nützlich, einen Tagesordnungspunkt für eine offene Diskussion einzufügen, bei dem die Teilnehmer nicht aufgeführte oder neu entstehende Themen ansprechen können.

Dies kann sehr hilfreich sein, um unerwartete Ideen oder Bedenken aufzudecken, die möglicherweise weitere Aufmerksamkeit erfordern.

Verwenden Sie die Tagesordnung als Vorlage für das Protokoll

Verwandeln Sie Ihre Notizen nach dem Meeting in eine strukturierte Aufzeichnung, indem Sie der Tagesordnung folgen. Dieses Protokoll kann dann mit allen Teilnehmern und anderen relevanten Interessenvertretern geteilt werden.

Stellen Sie sicher, dass das Protokoll die zu ergreifenden Maßnahmen, die zugewiesenen Verantwortlichkeiten und die gesetzten Fristen klar umreißt.

Automatische Agenda: Noota

Fehlt es Ihren Besprechungen an Struktur und sie enden oft ohne klare Ergebnisse? Mit Noota können Sie aus jeder Ihrer Diskussionen konkrete Maßnahmen und Entscheidungen ableiten.

So geht's:

• Anpassbare Agenda-Vorlage: Mit Noota können Sie Ihre Vorlage für die Tagesordnung Ihrer Besprechung an die Art der Besprechung anpassen, die Sie organisieren, unabhängig davon, ob es sich um ein Projektupdate oder ein Strategiemeeting handelt. Auf diese Weise wird jedes Meeting mit einer klaren Absicht vorbereitet, und die Tagesordnung ist auf die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Augenblicks zugeschnitten.
• Automatisierte Aufnahme und Transkription: Keine verschwommenen handschriftlichen Notizen oder unhörbaren Aufnahmen mehr. Noota zeichnet Ihre Diskussionen auf und transkribiert sie in Echtzeit. Diese Transkription wird zu einer durchsuchbaren Datenbank, die es einfach macht, die besprochenen wichtigsten Punkte zu überprüfen, ohne dass Informationen verloren gehen.
• Automatische Extraktion von Aktionen: Neben der Transkription identifiziert und extrahiert Noota die während des Treffens erörterten Aktionen. Jede Aufgabe wird automatisch mit den zugehörigen Verantwortlichkeiten und Fristen vermerkt. Dadurch wird sichergestellt, dass die auf der Sitzung getroffenen Entscheidungen in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden.
• Einfaches Teilen: Ist das Meeting vorbei, wird das Teilen des Protokolls zum Kinderspiel. Ein Klick genügt, um Dokumente an das gesamte Team oder an bestimmte Stakeholder zu senden und sicherzustellen, dass alle auf derselben Wellenlänge sind, unabhängig davon, ob sie an der Besprechung teilgenommen haben oder nicht.
• Integration mit Management-Tools: Noota lässt sich nahtlos in viele Projektmanagement-Tools (CRM, ATS, Slack, Notion) integrieren. Das bedeutet, dass extrahierte Aktionen direkt in Ihre bestehenden Workflows integriert werden können, was die Nachverfolgung und Implementierung erleichtert.

Möchten Sie sicherstellen, dass alle Entscheidungen aus Ihren Besprechungen ordnungsgemäß befolgt werden? Testen Sie Noota kostenlos.