Todos hemos tenido reuniones que se prolongan sin que se tomen decisiones concretas.

Y eso es bastante frustrante, ya que los días de trabajo ya están sobrecargados con numerosas tareas.

Afortunadamente, una agenda puede ayudarte a estructurar tus reuniones para que siempre tomes decisiones y acciones específicas.

Estos son los elementos clave que debe incluir en la agenda de su reunión y ejemplos para copiar y pegar en todos los tipos de reuniones.

¿Por qué tener una agenda para su reunión?

Una agenda sirve como hoja de ruta para dirigir su reunión, garantizando que se aborden todos los puntos importantes y que la reunión se desarrolle de manera eficiente dentro del tiempo dedicado.

Maximizar la eficacia de sus reuniones

La agenda establece objetivos claros para la reunión. Es una verdadera declaración de intenciones.

Al especificar lo que quieres lograr, te aseguras de que cada participante llegue preparado y alineado con los objetivos.

Involucre mejor a sus participantes

Una agenda le ayuda a garantizar que cada punto esencial reciba la atención necesaria.

También ayuda a mantener la participación de los participantes, ya que saben cuánto tiempo necesitan para concentrarse y pueden prepararse mentalmente para los diferentes segmentos de la reunión.

Facilitar la preparación

Cuando sus colaboradores vean los puntos que se van a discutir con antelación, pueden preparar sus intervenciones, recopilar los documentos necesarios y proponer ideas precisas.

Esto enriquece el debate, ayuda a crear consenso y soluciones con mayor rapidez y reduce el tiempo dedicado a «refrescar» a los participantes menos informados.

Disponer de un documento de referencia

Otra ventaja importante de la agenda es que se convierte en un documento de referencia para el futuro.

¿Has terminado la reunión? La agenda, completa con las decisiones tomadas y las acciones a tomar, se convierte en un registro práctico. No es necesario hurgar en las notas para recordar lo que se decidió: todo está ahí, estructurado y claro.

Igualar la participación

Una agenda bien diseñada garantiza que todos tengan la oportunidad de hablar.

Al identificar claramente quién debe hablar sobre qué, le das a todos la oportunidad de expresarse. Esto es particularmente crucial en equipos diversos, donde no todos se sienten cómodos alzando la voz.

Qué incluir en la agenda de una reunión

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¿Está preparando una agenda para su próxima reunión? Estos son los elementos esenciales que debe incluir para garantizar que su reunión sea estructurada y productiva.

1. Propósito de la reunión

Todo empieza aquí. ¿Cuál es el propósito de esta reunión? ¿Está ahí para resolver un problema, supervisar el progreso de un proyecto o tomar decisiones estratégicas?

El objetivo debe ser claro y conciso. Esto ayuda a todos a entender por qué es importante esta reunión y qué esperan obtener de ella.

2. Lista de participantes

Indique quién debe asistir a la reunión y por qué.

¿Cada participante tiene un rol específico? Asegúrese de que las personas invitadas sean aquellas que realmente puedan contribuir o que necesiten estar informadas sobre los debates.

3. Puntos a cubrir

A continuación, detalla los temas que se tratarán con una breve descripción de cada punto.

Por ejemplo, si estás hablando del lanzamiento de un nuevo producto, puedes incluir puntos secundarios como los plazos, los recursos necesarios y las responsabilidades de cada equipo.

4. Cuestiones estratégicas

Para cada tema de la agenda, formule preguntas clave para guiar la discusión.

Por ejemplo, «¿Cuáles son los obstáculos actuales para el progreso del proyecto X y cómo podemos superarlos?» Estas preguntas ayudan a centrar el debate en lo que es esencial y fomentan la participación activa.

5. Asignación de tiempo

Asigne una cantidad específica de tiempo a cada punto de la agenda.

Esto ayuda a mantener la reunión según lo programado y garantiza que cada tema reciba la atención que necesita. Sea realista en sus estimaciones para evitar tener que apresurar las discusiones importantes.

6. Responsabilidades

Especifique quién es el responsable de presentar cada punto. Puedes ser tú, un miembro de tu equipo o un experto externo.

Garantizar que cada elemento tenga un «propietario» aclara las expectativas y prepara el terreno para una reunión eficaz.

Ejemplo y plantilla de una agenda de reunión

No hay nada mejor que una plantilla lista para usar para estructurar tus reuniones.

Puede descargar una plantilla de agenda genérica en formato Word aquí.

Como alternativa, puede copiar y pegar una de las plantillas de agenda adaptadas a los distintos tipos de reunión que se muestran a continuación:

Plantilla de agenda: reunión semanal del equipo

1. Objetivo de la reunión [Objetivo claro y conciso de la reunión]
2. Participantes [Lista de miembros del equipo que deben asistir]
3. Temas que se discutiráns:
   • Tema 1: Actualización sobre los proyectos actuales Responsable: [Nombre] Tiempo asignado: 10 minutos
   • Punto 2: Revisión de los objetivos de la semana anterior Responsable: [Nombre] Tiempo asignado: 15 minutos
   • Punto 3: Planificación de tareas para la próxima semana Responsable: [Nombre] Tiempo asignado: 20 minutos
   • Punto 4: Problemas y obstáculos Debate abierto para identificar los desafíos y proponer soluciones Responsable: [Nombre] Tiempo asignado: 15 minutos
4. Preguntas estratégicas:
   • ¿Cuáles son los principales obstáculos para nuestro progreso actual?
   • ¿Cómo podemos mejorar la colaboración dentro del equipo?
5. Documentos de respaldo:
   • [Lista de informes, gráficos o documentos de referencia que los participantes deben revisar antes de la reunión].
6. Revisión de acciones anteriores:
   • [Lista de tareas o decisiones tomadas en la última reunión y actualización de su estado].
7. Miscelánea:
   • [Espacio para temas no programados o discusiones abiertas].
8. Próxima reunión:
   • [Fecha y hora de la próxima reunión del equipo].

Plantilla de agenda: reunión de lanzamiento del proyecto

1. Propósito de la reunión: Defina las expectativas y los objetivos del proyecto y asigne funciones y responsabilidades.
2. Participantes: [Lista de las partes interesadas del proyecto, incluidos el director del proyecto y los líderes de equipo]
3. Puntos para discutir:
   • Descripción general del proyecto Presente el esquema del proyecto, incluidos los objetivos y los entregables clave Responsable: Gerente del proyecto Tiempo asignado: 20 minutos
   • Calendario e hitos Discusión de los hitos clave y aprobación del cronograma del proyecto Responsable: Planificador del proyecto Tiempo asignado: 15 minutos
   • Recursos y presupuesto Revisión de los recursos requeridos y el presupuesto asignado para el proyecto Responsable: Gerente financiero Tiempo asignado: 15 minutos
   • Riesgos y mitigaciones Identificación de los riesgos potenciales y planificación de las estrategias de mitigación Responsable: Gestor de riesgos Tiempo asignado: 10 minutos
4. Documentos justificativos:
   • Plan del proyecto
   • Presupuesto detallado
   • Análisis de riesgos
5. Miscelánea:
   • Preguntas abiertas e inquietudes del equipo
6. Siguiente paso:
   • Asigne las tareas iniciales y programe la próxima reunión de seguimiento.

Plantilla de agenda: Junta General Anual

1. Propósito de la reunión: Revisar el desempeño anual de la empresa y analizar las estrategias futuras.
2. Participantes: [Lista de accionistas, miembros del consejo de administración y altos ejecutivos]
3. Temas para el debate:
   • Informe anual del presidente Presentación de los logros y desafíos del año pasado Tiempo asignado: 30 minutos
   • Revisión financiera Presentación de los estados financieros y discusión de los resultados financieros Responsable: CFO Tiempo asignado: 30 minutos
   • Elecciones a la junta Elección de nuevos miembros de la junta directiva o renovación de mandatos Tiempo asignado: 20 minutos
   • Preguntas de los accionistas Sesión de preguntas abiertas para los accionistas. Tiempo asignado: 30 minutos
4. Documentos de respaldo:
   • Informes anuales
   • Estados financieros
5. Miscelánea:
   • Anuncios importantes

Plantilla de agenda: Comité Ejecutivo

1. Objetivo de la reunión:Evalúe las estrategias actuales de la empresa y tome decisiones estratégicas.
2. Participantes:[Lista de miembros de la junta directiva y otros ejecutivos invitados]
3. Puntos a tratar:
   • Análisis de rendimiento Evaluación del desempeño de las distintas divisiones de la empresa. Tiempo asignado: 20 minutos
   • Iniciativas estratégicas Discusión y aprobación de nuevas iniciativas estratégicas. Tiempo asignado: 30 minutos
   • Gestión de riesgos Revisión de los principales riesgos y planes de mitigación. Tiempo asignado: 10 minutos
   • Innovación y tecnología Revisión de las oportunidades de inversión en innovación y tecnología Tiempo permitido: 20 minutos
4. Documentos de respaldo:
   • Informes de rendimiento

Plantilla de agenda: Reunión general

1. Objetivo de la reuniónComunique las actualizaciones clave de la empresa y refuerce la alineación y el compromiso de todos los empleados.
2. ParticipantesTodos los empleados de la empresa
3. Puntos a tratar:
   • Bienvenida del CEO Introducción y descripción general del estado actual de la empresa Tiempo asignado: 10 minutos
   • Actualizaciones del departamento Presentaciones breves de cada jefe de departamento sobre los éxitos y desafíos. Tiempo asignado: 20 minutos
   • Anuncios importantes Lanzamiento de nuevos productos, cambios organizativos, etc. Tiempo asignado: 15 minutos.
   • Reconocimiento de empleados Celebración de importantes contribuciones y aniversarios de trabajo Tiempo asignado: 15 minutos
   • Sesión de preguntas y respuestas Sesión abierta en la que los empleados pueden hacer preguntas a la gerencia. Tiempo asignado: 30 minutos.
4. Documentos de respaldo:
   • Presentaciones departamentales
   • Folleto de anuncios importantes
5. Miscelánea:
   • Comentarios sobre el evento, sugerencias para futuras reuniones.
6. Cierre:
   • Gracias y recordatorio de los puntos clave del CEO.

Plantilla de agenda: Scrum Meeting (reunión diaria)

1. Propósito de la reunión:Sincronice las actividades diarias del equipo e identifique los obstáculos.
2. Participantes:[Lista de miembros del equipo de Agile, incluidos Scrum Master y Product Owner]
3. Puntos a tratar:
   • Actualizaciones individuales Cada miembro responde brevemente a las tres preguntas de scrum: ¿Qué logré ayer? ¿Cuáles son mis objetivos para hoy? ¿A qué obstáculos me enfrento? Tiempo permitido: 2 minutos por persona
4. Identificación de bloqueosalgún texto
   • Discusión rápida sobre las posibles soluciones a los problemas planteados.
5. Próximos pasosalgún texto
   • Asignación de tareas de resolución de bloqueos.
6. Misceláneoalgún texto
   • Anuncios breves o recordatorios importantes.

Plantilla de agenda: Reunión de Recursos Humanos

1. Propósito de la reunión:Discuta las actualizaciones de la política de recursos humanos, las contrataciones actuales y los problemas de desarrollo del personal.
2. Participantes:[Lista de miembros del equipo de recursos humanos, además de invitados relevantes, como los jefes de departamento]
3. Temas para el debate:
   • Actualizaciones de políticas de recursos humanos Discusión sobre los cambios recientes en las políticas y cómo afectan a los empleados Responsable: Gerente de Recursos Humanos Tiempo asignado: 20 minutos
   • Reclutamiento e incorporación Estado de los puestos vacantes e introducción de nuevos reclutas Responsable: Reclutador Tiempo asignado: 15 minutos
   • Desarrollo del personal Planes para la capacitación y el desarrollo de habilidades de los empleados Responsable: Gerente de capacitación Tiempo asignado: 20 minutos
4. Miscelánea:
   • Preguntas e inquietudes planteadas por los miembros del equipo.

Plantilla de agenda: reunión de marketing

1. Propósito de la reunión:Evalúe las campañas actuales, planifique las próximas iniciativas de marketing y analice el análisis de mercado.
2. Participantes:[Lista de miembros del equipo de marketing, además de invitados de departamentos interdependientes, como el de ventas]
3. Puntos a tratar:
   • Revisión de las campañas actuales Revisión del rendimiento de las campañas de marketing actuales y de los ajustes necesarios Responsable: Director de proyectos de marketing Tiempo asignado: 20 minutos
   • Nuevas iniciativas Presentación y debate de las nuevas campañas propuestas Responsable: Director creativo Tiempo asignado: 20 minutos
   • Análisis de mercado Revisión de las últimas tendencias del mercado y posibles oportunidades Responsable: Analista de mercado Tiempo asignado: 15 minutos
4. Documentos de respaldo:
   • Informes de rendimiento de la campaña
   • Estudios de mercado recientes
5. Diversos:
   • Sugerencias y nuevas ideas del equipo.

Algunas prácticas recomendadas para maximizar el impacto de sus agendas

¿Quiere que sus reuniones no solo sean eficaces, sino que también sean apreciadas por todos los participantes?

A continuación te explicamos cómo puedes optimizar tus reuniones con una agenda bien pensada.

Comparte por adelantado

En primer lugar, asegúrese de compartir la agenda con suficiente antelación a la reunión. Lo ideal es enviarlo con unos días de antelación.

Esto le da a cada participante tiempo para prepararse, pensar en los puntos que se discutirán y brindarle cualquier sugerencia o modificación que pueda tener.

Sea preciso y conciso

Su agenda debe ser clara y concisa. Para cada tema a discutir, indique no solo el tema sino también el objetivo específico de la discusión.

Por ejemplo, en lugar de simplemente indicar «Presupuesto de marketing», especifique «Validación del presupuesto de marketing del tercer trimestre». Esto ayuda a los participantes a entender exactamente lo que se espera y cómo pueden contribuir de manera eficaz.

Asigne el tiempo de forma realista

Cada punto de la agenda debe tener una asignación de tiempo específica. Esto ayuda a mantener la reunión dentro del tiempo disponible y garantiza que se aborden todos los puntos importantes sin prisas.

Sea realista en cuanto al tiempo necesario para discutir cada tema y deje un pequeño margen para discusiones inesperadas.

Incluya puntos para una discusión abierta

Suele ser útil incluir un punto del orden del día para un debate abierto, en el que los participantes puedan mencionar temas emergentes o no incluidos en la lista.

Esto puede ser muy beneficioso para descubrir ideas o preocupaciones inesperadas que pueden requerir más atención.

Usa la agenda como plantilla para las actas

Después de la reunión, convierte tus notas en un registro estructurado siguiendo la agenda. Luego, estas actas se pueden compartir con todos los participantes y otras partes interesadas relevantes.

Asegúrese de que las actas describan claramente las medidas que se van a tomar, las responsabilidades asignadas y los plazos establecidos.

Agenda automática: Noota

¿Sus reuniones carecen de estructura y, a menudo, terminan sin resultados claros? Noota te permite extraer acciones y decisiones concretas de cada una de tus discusiones.

Aquí te explicamos cómo hacerlo:

• Plantilla de agenda personalizable: Noota te permite personalizar tu plantilla de agenda de reuniones según el tipo de reunión que estés organizando, ya sea una reunión de actualización de un proyecto o una reunión de estrategia. De este modo, cada reunión se prepara con una intención clara y la agenda se adapta a las necesidades específicas del momento.
• Grabación y transcripción automatizadas: No más notas manuscritas borrosas ni grabaciones inaudibles. Noota graba tus discusiones y las transcribe en tiempo real. Esta transcripción se convierte en una base de datos con capacidad de búsqueda que facilita la revisión de los puntos clave discutidos, garantizando que no se pierda información.
• Extracción automática de acciones: Más allá de la transcripción, Noota identifica y extrae las acciones discutidas durante la reunión. Cada tarea se anota automáticamente con las responsabilidades y plazos asociados. Esto garantiza que las decisiones tomadas en la reunión se conviertan en acciones concretas.
• Fácil de compartir: Una vez finalizada la reunión, compartir las actas se convierte en un juego de niños. Basta con un clic para enviar documentos a todo el equipo o a partes interesadas específicas, lo que garantiza que todos estén en sintonía, tanto si han asistido a la reunión como si no.
• Integración con herramientas de administración: Noota se integra perfectamente con muchas herramientas de gestión de proyectos (CRM, ATS, Slack, Notion). Esto significa que las acciones extraídas se pueden integrar directamente en sus flujos de trabajo existentes, lo que facilita el seguimiento y la implementación.

¿Quiere asegurarse de que se haga un seguimiento adecuado de todas las decisiones de sus reuniones? Prueba Noota gratis.