Come annotare nelle riunioni di Teams

L'annotazione trasforma le condivisioni schermo passive in momenti interattivi.

Ti aiuta a spiegare, chiarire e allinearti più velocemente, specialmente durante colloqui, sincronizzazioni di team o revisioni di progetti.

In questo articolo imparerai a usare lo strumento di annotazione integrato.

Teams offre uno strumento di annotazione integrato?

Sì, Microsoft Teams offre uno strumento di annotazione integrato ed è sorprendentemente potente se usato correttamente.

Questa funzione ti permette di disegnare, digitare, evidenziare o aggiungere note adesive direttamente sulla schermata condivisa durante una riunione dal vivo. È un modo semplice per rendere le tue spiegazioni più chiare, ottenere feedback più velocemente o condurre una sessione collaborativa in cui tutti rimangono coinvolti.

Lo strumento di annotazione è basato su Microsoft Whiteboard. Funziona direttamente all'interno di Teams, senza bisogno di aprire un'altra app.

Quando puoi usarlo?

L'annotazione è disponibile durante la condivisione dello schermo, ma solo quando condividi il tuo intero schermo, non una finestra o scheda specifica. Una volta avviata la condivisione, vedrai una barra degli strumenti apparire in alto. Da lì, puoi iniziare ad annotare con un solo clic.

La funzione è disponibile sull'app desktop (Windows e Mac). Se usi Teams su un browser, Chromebook o dispositivo mobile, l'annotazione potrebbe essere limitata o non disponibile.

Chi può annotare?

Solo i relatori possono avviare l'annotazione. Se sei l'organizzatore della riunione, controlli chi può partecipare. Puoi:

• Annotare da solo.
• Consentire ad altri di annotare con te.

Questo è utile in colloqui, sessioni di formazione o revisioni di feedback. Decidi tu se vuoi che la sessione sia collaborativa o semplicemente guidata.

Come funziona?

Una volta attivata l'annotazione, Teams acquisisce la tua schermata in background e apre uno strato di Whiteboard condiviso su di essa. Vedrai strumenti come:

• Penna ed evidenziatore – per schizzi veloci o per enfasi.
• Caselle di testo – per etichettare o commentare.
• Note adesive – per aggiungere commenti o pensieri veloci.
• Puntatore laser – per guidare l'attenzione mentre parli.
• Forme ed emoji – per chiarezza visiva e reazioni rapide.
• Annulla / Ripeti / Cancella – per mantenere il controllo.
• Condividi / Esci – per terminare l'annotazione e tornare alla condivisione schermo standard.

Puoi passare dall'interazione con il contenuto condiviso all'utilizzo della modalità di annotazione, senza interrompere la condivisione dello schermo.

Come annotare su Teams passo dopo passo

Annotare in Microsoft Teams non è difficile, ma funziona solo se segui alcuni passaggi specifici. Non è disponibile per impostazione predefinita in ogni configurazione, quindi ti consigliamo di controllare le impostazioni prima di iniziare.

Ecco una guida chiara passo dopo passo per aiutarti a usare l'annotazione come un professionista nella tua prossima condivisione dello schermo.

1. Assicurati che Whiteboard e l'annotazione siano abilitati

Prima di aprire una riunione, verifica che l'annotazione sia attivata.

Se sei un amministratore:

1. Accedi al Centro di amministrazione di Microsoft 365.
2. In Impostazioni > Impostazioni organizzazione > Whiteboard, verifica che sia attivo.
3. Se necessario, abilita Public Preview per gli utenti o i gruppi di test.

Se sei un utente:

1. Apri Microsoft Teams.
2. Fai clic sulla tua immagine del profilo > Informazioni > Public Preview.
3. Se l'annotazione è disponibile, vedrai l'opzione comparire durante la condivisione dello schermo.

2. Avvia una riunione di Teams

Ora avvia o partecipa alla tua riunione come di consueto. Se stai presentando, avrai accesso alle opzioni di condivisione dello schermo.

Solo i relatori possono avviare l'annotazione, quindi assicurati di avere i diritti di relatore se partecipi a una chiamata più ampia.

3. Condividi l'intero schermo

Questa parte è importante: l'annotazione funziona solo se condividi il tuo intero desktop, non solo una singola finestra.

1. Fai clic sull' Condividi icona (rettangolo con una freccia).
2. Sotto “Schermo”, seleziona Desktop.
3. Avvia la condivisione dello schermo.

Una volta avviata la condivisione, noterai una barra degli strumenti fluttuante nella parte superiore dello schermo.

4. Avvia la modalità di annotazione

Sulla barra degli strumenti, vedrai un'icona a forma di penna etichettata Avvia annotazione. Fai clic su di essa.

Il tuo schermo si bloccherà (per gli altri partecipanti) e apparirà un bordo blu: questo indicherà a tutti che l'annotazione è ora attiva.

Microsoft Teams aprirà un livello sopra il tuo schermo che funziona come una lavagna condivisa.

5. Usa gli strumenti di annotazione

Ora hai accesso a una serie di strumenti visivi. Ecco cosa puoi usare:

• Penna – Disegna liberamente o sottolinea i punti chiave.
• Evidenziatore – Evidenzia senza coprire il contenuto.
• Casella di testo – Aggiungi commenti rapidi o etichetta idee.
• Note adesive – Lascia pensieri senza interrompere il flusso.
• Forme e linee – Attira l'attenzione su aree specifiche.
• Puntatore laser – Sposta il cursore per guidare l'attenzione.
• Gomma – Cancella eventuali errori.
• Annulla / Ripeti – Correggi rapidamente.
• Cancella tutto – Reimposta lo schermo con un clic.

Puoi annotare da solo o cliccare sull'icona del partecipante per permettere ad altri di disegnare con te.

6. Esci dalla modalità annotazione

Una volta terminato, clicca su Interrompi annotazione sulla barra degli strumenti. Lo schermo si sblocca e i partecipanti possono vedere di nuovo il tuo schermo in tempo reale.

Attenzione: le annotazioni non vengono salvate automaticamente. Se desideri conservarle, fai uno screenshot prima di uscire.

Domande Frequenti sulle annotazioni di Teams

Ecco le domande più comuni e risposte chiare per aiutarti a mantenere il controllo.

I partecipanti possono annotare in una riunione di Teams?

Sì, ma solo se concedi loro il permesso.

Per impostazione predefinita, solo il relatore (la persona che condivide lo schermo) può annotare. Ma se desideri una sessione più interattiva, puoi consentire ad altri di partecipare.

Quando la modalità di annotazione è attiva:

1. Fai clic sull' icona Partecipanti in alto a destra della barra degli strumenti.
2. Attiva l'opzione Consenti a tutti di annotare.

Ora tutti possono disegnare, evidenziare e commentare con te in tempo reale.

Suggerimento: usalo in riunioni piccole e mirate, come revisioni di design o pianificazioni collaborative. Nelle chiamate di grandi dimensioni, troppe persone che annotano contemporaneamente possono creare caos.

Perché non riesco a vedere l'opzione di annotazione?

Questo è un problema frequente e ci sono diverse ragioni per cui l'annotazione potrebbe mancare.

Ecco cosa controllare:

• Non stai usando l'app desktop. L'annotazione funziona solo nell'applicazione desktop completa di Teams. Non apparirà nelle versioni browser o mobile.
• Hai condiviso una finestra, non il tuo schermo. L'annotazione richiede che tu condivida il tuo intero desktop, non una singola app.
• Il tuo amministratore IT non l'ha abilitata. L'annotazione si basa su Microsoft Whiteboard. Se è disabilitata nelle impostazioni di Microsoft 365, la funzionalità non apparirà.
• Non sei nella Public Preview. Alcune versioni di Teams richiedono l'abilitazione delle funzionalità di anteprima per accedere all'annotazione.

Per risolvere questo problema, passa all'app desktop, abilita l'anteprima e condividi il tuo schermo intero.

Posso annotare da mobile?

Non ancora. Mentre i partecipanti da mobile possono visualizzare le annotazioni in tempo reale, non possono avviare o contribuire con annotazioni da un telefono o tablet.

Solo i presentatori da desktop possono avviare e gestire sessioni di annotazione. Questo include Windows e macOS.

Le annotazioni vengono salvate automaticamente?

No, le annotazioni scompaiono una volta usciti dalla modalità. Teams attualmente non le salva per impostazione predefinita e non sono incluse nelle registrazioni delle riunioni.

Se vuoi conservare una traccia visiva:

• Fai uno screenshot prima di uscire dalla modalità di annotazione.
• Usa uno strumento di terze parti (come Snipping Tool o CleanShot) per acquisire e salvare il tuo lavoro.

Questo è importante se stai usando le annotazioni per feedback di colloqui, note di coaching o decisioni visive.

Perché le annotazioni non vengono visualizzate nella registrazione della riunione?

Le annotazioni non vengono registrate in Teams. Anche se le vedi in diretta, non appariranno nella riproduzione. La registrazione cattura solo ciò che è visibile prima e dopo l'annotazione.

Per conservare il contenuto annotato, fai uno screenshot — o usa un assistente per riunioni come Noota per catturare elementi visivi e riepiloghi in tempo reale.

Noota: Annotazione automatica per Teams

L'annotazione manuale ha i suoi limiti. Disegni qualcosa durante una riunione, ma scompare nel momento in cui smetti di condividere.

È qui che entra in gioco Noota.

✅ Note dettagliate delle riunioni

Noota registra tutto ciò che è stato detto. Noota identifica tutti i punti e i momenti e li contrassegna con un timestamp nel riepilogo della riunione.

✅ Azioni e decisioni — acquisite automaticamente

Non c'è bisogno di interrompere il flusso per digitare "Facciamolo entro venerdì". Noota rileva decisioni, follow-up e attività assegnate dalla conversazione — e li registra con eventuali elementi visivi o annotazioni correlati.

✅ Esportazioni ai tuoi strumenti

Dopo la chiamata, invia il riepilogo completo della riunione — inclusi timestamp, trascrizione e annotazioni visive — a Notion, Slack, il tuo CRM o ATS. Basta rincorrere le note. Tutto è esattamente dove ti serve.

✅ Cerca in base a ciò che hai mostrato

Cerchi la riunione in cui hai annotato un flusso di lavoro o hai cerchiato un errore? Ti basta digitare una parola chiave. Noota ti mostra quel momento — con il disegno, la trascrizione e l'azione.

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