Assumere comporta dei rischi, non solo per la scelta del candidato sbagliato, ma anche per il rischio di violare la legge.

È possibile chiedere informazioni sulla retribuzione precedente? Si può registrare un colloquio senza consenso? È lecito utilizzare l'IA per lo screening dei candidati?

Questa guida ti offre chiarezza. Scoprirai cosa stabiliscono le leggi sui colloqui negli Stati Uniti, nell'UE e nel Regno Unito.

Domande di colloquio legali e illegali

Cosa dice la legge

Negli Stati Uniti, la legge federale vieta ai colloqui di prendere di mira tratti protetti. Non è possibile chiedere informazioni su età, razza, religione, sesso (inclusi gravidanza, orientamento sessuale o identità di genere), origine nazionale, disabilità o storia genetica di una persona. Ciò include domande indirette o apparentemente amichevoli. Alcuni esempi:

• “Quanti anni hai?” o “Quando sei nato?” – Illegale
• “Parlami del tuo stato civile o dei tuoi figli.” – Illegale
• “Sei disabile?” o “Quali farmaci assumi?” – Illegale‍

Tuttavia, la legge consente di porre domande sulle capacità relative alla mansione, come ad esempio:

• “Sei in grado di svolgere questo lavoro con o senza un accomodamento ragionevole?” — È legale
• Puoi verificare se il candidato è in grado di svolgere le mansioni essenziali, come sollevare pesi, viaggiare o rispettare esigenze di orario, purché siano direttamente correlate al ruolo (eeoc.gov)

Regno Unito

• L'Equality Act 2010 protegge i candidati dalla discriminazione basata su nove caratteristiche: età, disabilità, riassegnazione di genere, matrimonio/unione civile, gravidanza/maternità, razza, religione/credo, sesso e orientamento sessuale.
• Chiedere informazioni su questi tratti, direttamente o indirettamente, è illegale. Esempio: “In che anno ti sei laureato?” potrebbe rivelare l'età.
• Alternativa legale: puoi chiedere se il candidato è in grado di soddisfare i requisiti lavorativi, come turni serali o trasferte, se direttamente collegati al ruolo. (gov.uk)

Unione Europea

• Ai sensi delle direttive UE (e delle leggi nazionali come il Codice del lavoro francese), sono consentite solo le domande strettamente pertinenti alla valutazione dell'idoneità professionale.
• Le domande su famiglia, religione, convinzioni politiche o vita privata sono vietate.
• Alternativa legale: concentrarsi esclusivamente su competenze, esperienza e capacità di svolgere il ruolo. In Francia, la giurisprudenza conferma: se una domanda non è essenziale per valutare le capacità, è illegale.

Cosa significa questo per il vostro processo di selezione

• Formulate le domande con attenzione. Basatele sulle mansioni e sulle funzioni lavorative. Evitate curiosità sulla vita privata.
• Formate i selezionatori. Molti errori nascono dalle chiacchiere informali. Sostituite "Hai figli?" con "I nostri turni si svolgono di sera: sei disponibile in quegli orari?".
• Standardizzate il colloquio. Utilizzate guide strutturate che si applichino allo stesso modo a tutti i candidati. Questo riduce pregiudizi e rischi.
• Documentate le risposte in modo oggettivo. Prendete appunti su competenze e abilità, non su impressioni personali riguardanti caratteristiche protette.
• Assunzioni transfrontaliere? Allineatevi alle normative più rigorose (spesso UE/Regno Unito). Questo vi mette al sicuro se assumete a livello internazionale.

Agevolazioni per la disabilità

Cosa dice la legge

Negli Stati Uniti: L'Americans with Disabilities Act (ADA) vieta la discriminazione basata sulla disabilità. Tutela i candidati qualificati con disabilità. È necessario offrire accomodamenti ragionevoli per il processo di candidatura e per la mansione, a meno che ciò non comporti un onere eccessivo. Inoltre, non è consentito porre domande relative a disabilità prima di aver offerto il lavoro, a meno che non siano strettamente legate agli accomodamenti necessari.

Ad esempio, chiedere “Hai una disabilità?” non è permesso. Tuttavia, è possibile chiedere: “Avrai bisogno di un accomodamento ragionevole per sostenere questo colloquio o per svolgere il lavoro?”. Questo è lecito nel momento in cui si sospetta o si sa che il candidato potrebbe aver bisogno di assistenza.

Nell'UE: Anche i datori di lavoro devono fornire accomodamenti ragionevoli. Gli adattamenti devono essere realistici e non comportare costi sproporzionati. Le linee guida dell'UE pongono l'accento sull'equità e sull'accessibilità.

Cosa significa questo per il tuo processo di selezione

• Mettilo subito in chiaro: Nell'annuncio di lavoro o nell'email di convocazione, includi una frase come:
  “Se hai bisogno di accomodamenti durante il processo di selezione, faccelo sapere. Saremo lieti di aiutarti.”
  Questo approccio è sia inclusivo che conforme alla legge.
• Presta attenzione alle tempistiche: Non chiedere nulla direttamente in merito a eventuali disabilità. Lascia che sia il candidato a comunicarlo volontariamente, soprattutto se legato agli accomodamenti di cui ha bisogno, e non per scartarlo.
• Offri accomodamenti in modo flessibile: Ciò potrebbe includere tempi supplementari, interpreti della lingua dei segni, software accessibili o formati di colloquio alternativi.
• Valuta cosa è ragionevole: Usa le norme ADA e quelle dell'UE come riferimento. Un adattamento non dovrebbe compromettere le tue operazioni né comportare costi eccessivi.
• Documenta e segui l'iter: Dopo aver offerto un accomodamento, verifica che sia efficace. Mantieni le tue note focalizzate sulla modifica richiesta, non sulle tue supposizioni.
• Forma il tuo team: Assicurati che chi conduce i colloqui comprenda che l'accomodamento per disabilità serve a facilitare lo svolgimento del lavoro, non a esonerare dal raggiungimento degli obiettivi.

Registrazione dei colloqui: prima il consenso

Registrare i colloqui può farti risparmiare tempo. Avrai a disposizione appunti precisi, trascrizioni e la possibilità di rivedere i dettagli in un secondo momento. Tuttavia, non puoi semplicemente premere "registra" senza pensarci. Le registrazioni dei colloqui sono regolate dalle leggi sulla privacy e sul consenso.

Cosa dice la legge

UE e Regno Unito (GDPR / UK GDPR)

• Registrare un colloquio equivale a raccogliere dati personali.
• Devi disporre di una base giuridica per il trattamento. La strada più sicura è il consenso esplicito.
• Il consenso deve essere informato e volontario. Devi spiegare ai candidati perché stai registrando, come utilizzerai il file e per quanto tempo lo conserverai.
• Si applicano le regole di conservazione. Non puoi archiviare le registrazioni a tempo indeterminato. Conservale solo per le finalità di selezione. (ico.org.uk, gdpr.eu)

Francia e altri paesi dell'UE

• Si applica il principio di proporzionalità. La registrazione deve essere necessaria per lo scopo dichiarato.
• Informare il candidato è essenziale. Le registrazioni nascoste sono illegali.

Stati Uniti

• Le regole sul consenso variano in base allo stato.
• Nella maggior parte degli stati è sufficiente il "consenso di una sola parte": significa che se una persona presente al colloquio acconsente, la registrazione è legale.
• Circa 11 stati, tra cui California e Florida, richiedono il "consenso di tutte le parti". In questi stati, ogni partecipante deve dare il proprio consenso prima della registrazione.
• Indipendentemente dalle leggi statali, si consiglia ai datori di lavoro di avvisare sempre i candidati e di ottenere il loro consenso per iscritto. (ncsl.org, eeoc.gov)

Strumenti di IA e trascrizione

• Se utilizzi assistenti basati su IA come Noota per registrare e trascrivere, devi comunque informare i candidati. Il GDPR e le normative sull'IA considerano le trascrizioni come dati personali.
• Se lo strumento archivia i dati al di fuori del tuo paese, potrebbero essere applicabili le norme sul trasferimento transfrontaliero.

Cosa significa questo per il tuo processo di selezione

1. Chiedi sempre il consenso
Non dare mai per scontato che i candidati siano a proprio agio con la registrazione. All'inizio del processo, includi una frase come:
“Vorremmo registrare questo colloquio per prendere appunti. La registrazione sarà archiviata in modo sicuro, utilizzata solo per la valutazione e cancellata dopo sei mesi. Acconsenti?”

2. Mettilo per iscritto
Il consenso verbale è utile, ma quello scritto è più solido. Aggiungi una casella di controllo al tuo modulo di pianificazione o all'email di conferma. In questo modo, avrai una prova in caso di contestazioni.

3. Sii chiaro sullo scopo
Spiega perché stai registrando. Ad esempio: “per garantire una valutazione equa” o “per condividerla con la commissione di selezione”. Evita motivazioni vaghe. La trasparenza crea fiducia.

4. Limita l'archiviazione e l'accesso
Conserva le registrazioni nel tuo ATS sicuro o nel sistema HR. Limita l'accesso ai soli recruiter e ai membri della commissione. Imposta una data di eliminazione, solitamente da 6 a 12 mesi se il candidato non viene assunto.

5. Offri alternative
Se un candidato nega il consenso, non penalizzarlo. Proponi di prendere appunti scritti. Una discriminazione basata sul rifiuto violerebbe le leggi sulla privacy e sulla parità di trattamento.

6. Forma il tuo team
Assicurati che gli intervistatori conoscano le regole. Un informale “registriamo questa chiamata” senza consenso comporta rischi legali.

7. Usa l'IA con cautela
Se utilizzi strumenti di trascrizione come Noota, spiega chiaramente che un assistente IA parteciperà alla chiamata. Informa i candidati su dove vengono elaborati i dati e come sono protetti.

L'uso dell'IA nei colloqui e nella selezione

L'IA sta trasformando il recruiting. Oggi puoi usarla per filtrare i CV, classificare i candidati o persino analizzare i colloqui. Questi strumenti fanno risparmiare tempo, ma sollevano anche questioni legali ed etiche. Le regole si evolvono rapidamente ed è fondamentale restare aggiornati.

Cosa dice la legge

Unione Europea (AI Act)

• Il nuovo AI Act dell'UE classifica molti strumenti di selezione come “ad alto rischio.”
• I sistemi ad alto rischio includono l'IA utilizzata per la valutazione dei candidati, la classificazione dei CV o i colloqui automatizzati.
• I datori di lavoro devono seguire regole rigorose: gestione del rischio, supervisione umana, documentazione e trasparenza.
• I candidati devono essere informati quando viene utilizzata l'IA per valutarli. Hanno inoltre il diritto di richiedere una revisione umana.

Stati Uniti

• A livello federale, l'EEOC applica le leggi antidiscriminazione esistenti agli strumenti di IA. Se il tuo sistema di screening genera pregiudizi, ne sei responsabile.
• Le leggi locali sono ancora più restrittive. La Local Law 144 di New York City richiede audit sui pregiudizi per gli strumenti automatizzati di decisione occupazionale (AEDT). I risultati devono essere pubblicati e i candidati devono ricevere un avviso prima dell'utilizzo dello strumento.
• Altri stati, come Illinois e Maryland, hanno approvato leggi sull'analisi dei colloqui video tramite IA, richiedendo trasparenza e consenso del candidato.

Regno Unito

• Il GDPR del Regno Unito si applica al processo decisionale automatizzato. Se l'IA prende una decisione "significativa" riguardo a un candidato, è necessario informarlo e garantire l'intervento umano.
• La trasparenza è fondamentale. I candidati devono comprendere in che modo l'IA influisce sul loro esito.

Cosa significa questo per il tuo processo di selezione

1. Informa i candidati quando viene utilizzata l'IA
Non lasciare che l'IA operi in background senza preavviso. Sii trasparente:
“Utilizziamo l'IA per aiutarci a filtrare le candidature. Lo strumento esamina i curriculum alla ricerca di competenze pertinenti. Un selezionatore revisionerà sempre la lista finale dei candidati.”
Questo ti tutela legalmente e crea fiducia.

2. Mantieni sempre un essere umano nel processo
Anche se l'IA classifica i candidati, la decisione finale deve spettare a un selezionatore. Ciò garantisce la conformità al GDPR e all'AI Act dell'UE, riducendo inoltre il rischio di rifiuti ingiusti.

3. Richiedi ai fornitori audit sui bias
Se acquisti uno strumento di IA, richiedi la prova dei test di equità. A New York City questo è un requisito legale. Anche al di fuori di New York, è una buona pratica. Documenta l'audit e conservalo negli archivi.

4. Documenta il tuo processo
Tieni traccia di come viene utilizzata l'IA nelle assunzioni. Prendi nota degli strumenti utilizzati, di cosa misurano e di come vengono prese le decisioni. Questa documentazione è utile in caso di contestazioni legali.

5. Fornisci ai candidati informazioni sui loro diritti
Includi nell'informativa sulla privacy le modalità di utilizzo dell'IA. Spiega il loro diritto di richiedere una revisione umana e fornisci un'email di contatto per eventuali dubbi.

6. Limita l'IA a fattori chiari e legati al lavoro
Evita strumenti che assegnano punteggi basati esclusivamente sulla personalità o sul rilevamento delle emozioni. Questi comportano rischi legali ed etici più elevati. Attieniti a competenze, esperienza e requisiti del ruolo.

7. Forma il tuo team di selezione
I selezionatori e i manager devono comprendere come funziona l'IA. Devono conoscerne i limiti, i punti di forza e sapere cosa fare se un candidato pone domande al riguardo.

Cronologia salariale e trasparenza retributiva

Parlare di retribuzione durante i colloqui sembra semplice, ma è una pratica fortemente regolamentata. In molte regioni, chiedere la cronologia salariale è vietato. Allo stesso tempo, le leggi sulla trasparenza retributiva sono in aumento. È necessario sapere cosa si può chiedere e cosa si deve comunicare.

Cosa dicono le leggi

Stati Uniti

• Oltre 20 stati e molte città vietano ormai ai datori di lavoro di chiedere la cronologia salariale di un candidato. Tra questi figurano California, New York, Massachusetts e Illinois.
• L'obiettivo è impedire che la discriminazione salariale persegua le persone nel corso della loro carriera.
• Le sanzioni variano, ma le violazioni possono portare a multe o azioni legali.
• Anche le leggi sulla trasparenza retributiva si stanno diffondendo. In stati come Colorado, California e New York, è obbligatorio indicare le fasce salariali negli annunci di lavoro o comunicarle su richiesta.

Unione Europea

• La Direttiva UE sulla trasparenza retributiva è stata adottata nel 2023. Impone ai datori di lavoro di fornire ai candidati informazioni sulla retribuzione prima dei colloqui o, quantomeno, su richiesta.
• I datori di lavoro con più di 100 dipendenti dovranno segnalare i divari retributivi di genere.
• Chiedere la cronologia salariale è sconsigliato. L'attenzione è rivolta alla parità di retribuzione per un lavoro di pari valore.

Regno Unito

• Sebbene non vi sia un divieto assoluto di porre domande sulla cronologia salariale, gli enti regolatori incoraggiano i datori di lavoro a evitarle.
• La Equality and Human Rights Commission sconsiglia di chiedere la retribuzione passata per evitare di perpetuare i divari retributivi di genere o etnici.
• Il dibattito sulla trasparenza retributiva è in crescita e molte grandi aziende comunicano già le fasce salariali su base volontaria.

Cosa significa per il vostro processo di selezione

1. Eliminate le domande sulla cronologia salariale
Non chiedere: "Quanto guadagnavi nel tuo precedente impiego?". Anche se nella tua zona è ancora legale, è rischioso. Può creare pregiudizi, limitare l'equità e frustrare i candidati.

2. Concentrati sulle aspettative, non sul passato
Una domanda migliore è: "Quali sono le tue aspettative salariali per questo ruolo?" Questo mantiene la conversazione orientata al futuro e conforme alle normative.

3. Definisci le fasce retributive
Preparati a comunicare la fascia retributiva fin da subito. In alcune regioni è obbligatorio pubblicarla nell'annuncio di lavoro. In altre, devi comunicarla su richiesta. In ogni caso, la trasparenza ti aiuta a distinguerti.

4. Forma intervistatori e recruiter
Assicurati che tutti sappiano di non inserire per abitudine domande sulla storia salariale. Fornisci script chiari e alternative.

5. Aggiorna gli annunci di lavoro
Se ti trovi in una regione con normative sulla trasparenza salariale, includi le fasce retributive negli annunci. Usa cifre realistiche: i candidati contesteranno fasce vaghe o gonfiate.

6. Documenta la tua policy
Metti per iscritto il tuo approccio: niente domande sulla storia salariale, divulgazione delle fasce retributive e conformità alle leggi locali. Condividilo con i tuoi responsabili delle assunzioni.

7. Usa la trasparenza come punto di forza
I candidati si aspettano sempre più chiarezza sulla retribuzione. Anche dove non è richiesto, essere aperti riguardo al compenso crea fiducia e attrae talenti migliori.

DEI e assunzioni legali

Diversità, equità e inclusione (DEI) sono priorità assolute nelle assunzioni. Vuoi attrarre candidati diversi e costruire team equi. Tuttavia, le iniziative DEI devono comunque rispettare le leggi contro la discriminazione. Se esageri, rischi accuse di discriminazione inversa.

Cosa dicono le leggi

Stati Uniti

• La legge federale, ai sensi del Titolo VII del Civil Rights Act, proibisce la discriminazione basata su razza, sesso, religione e altri tratti protetti. Ciò significa che non puoi prendere decisioni di assunzione basandoti esclusivamente sull'identità di una persona.
• Le "quote" per gruppi protetti sono illegali nella maggior parte dei casi. È possibile fissare obiettivi per aumentare la diversità, ma non si può rifiutare un candidato qualificato solo perché non rientra in un target demografico.
• L'EEOC sostiene le attività di sensibilizzazione, il reclutamento mirato e l'eliminazione dei pregiudizi dalle fasi di assunzione. Tuttavia, mette in guardia contro regole rigide che svantaggiano altri gruppi.

Unione Europea

• La normativa europea in materia di parità vieta inoltre la discriminazione basata su sesso, razza, età, disabilità, religione o orientamento sessuale.
• L'azione positiva è consentita in casi limitati. Ad esempio, se due candidati sono ugualmente qualificati, è possibile preferire un candidato proveniente da un gruppo sottorappresentato. Tuttavia, la preferenza deve essere proporzionata e giustificata da un chiaro divario di diversità.
• Le quote generalizzate non sono consentite dalla legge dell'UE, a meno che non siano imposte da una specifica legislazione nazionale.

Regno Unito

• L'Equality Act 2010 segue un approccio simile. L'"azione positiva" è legale, ma la "discriminazione positiva" non lo è.
• I datori di lavoro possono avviare programmi di sensibilizzazione per gruppi sottorappresentati. Possono inoltre scegliere un candidato appartenente a una minoranza rispetto a un altro quando le qualifiche sono equivalenti.
• Tuttavia, non possono selezionare un candidato basandosi esclusivamente sulle sue caratteristiche protette se tale persona è meno qualificata.

Cosa significa questo per il vostro processo di selezione

1. Puntate sulla sensibilizzazione, non sulle quote
Potete pubblicizzare le posizioni lavorative in canali che raggiungono bacini di talenti diversificati. Ad esempio, pubblicate gli annunci in reti comunitarie o università che servono gruppi sottorappresentati. Questo amplia il vostro bacino di candidati senza violare le leggi antidiscriminazione.

2. Standardizzate la valutazione
Utilizzate colloqui strutturati e schede di valutazione. Questo riduce l'influenza dei pregiudizi e garantisce che i candidati vengano confrontati in base alle competenze richieste per il ruolo.

3. Fissate obiettivi di diversità, non quote rigide
È lecito puntare a una maggiore presenza femminile in posizioni di leadership o a una maggiore rappresentanza delle minoranze. Tuttavia, trattate questi obiettivi come parametri di riferimento interni, non come criteri di selezione rigidi. Documentateli come aspirazioni, non come regole.

4. Applicate le regole di "spareggio" con cautela
Se due candidati sono ugualmente qualificati, potete legalmente scegliere quello proveniente da un gruppo sottorappresentato. Tuttavia, dovete documentare il pareggio e assicurarvi che la decisione sia proporzionata.

5. Evitate il tokenismo
Non enfatizzare la DEI in modo che sembri una mera formalità. I candidati se ne accorgerebbero. Punta invece a creare opportunità eque durante tutto il processo.

6. Formazione per gli intervistatori
Assicurati che il tuo team comprenda la differenza tra azioni positive (consentite) e discriminazione positiva (vietata). Fornisci linee guida chiare su cosa fare e cosa evitare.

7. Misurazione dei risultati
Monitora la diversità nella tua pipeline e nei risultati di assunzione. Usa i dati per migliorare la ricerca e ridurre i pregiudizi, mantenendoli però anonimi e aggregati per tutelare la privacy.

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