Contratar conlleva riesgos, no solo por elegir al candidato equivocado, sino por infringir la ley.

¿Se puede preguntar por el historial salarial? ¿Se puede grabar una entrevista sin consentimiento? ¿Se puede usar IA para filtrar candidatos?

Esta guía le ofrece claridad. Descubrirá qué dicen las leyes de entrevistas en EE. UU., la UE y el Reino Unido.

Preguntas de entrevista legales e ilegales

Lo que dicen las leyes

En EE. UU., la ley federal prohíbe que las entrevistas se centren en rasgos protegidos. No puede preguntar sobre la edad, raza, religión, sexo (incluyendo embarazo, orientación sexual o identidad de género), origen nacional, discapacidad o historial genético de una persona. Esto incluye preguntas indirectas o que parezcan amistosas. Algunos ejemplos son:

• “¿Cuántos años tiene?” o “¿Cuándo nació?” – Ilegal
• “Hábleme de su estado civil o de sus hijos”. – Ilegal
• “¿Tiene alguna discapacidad?” o “¿Qué medicamentos toma?” – Ilegal‍

Sin embargo, la ley le permite preguntar sobre capacidades relacionadas con el puesto, tales como:

• “¿Es capaz de realizar este trabajo con o sin ajustes razonables?” — Es legal
• Puede aclarar si el candidato puede cumplir con las tareas esenciales, como levantar peso, viajar o necesidades de horario, siempre que estén directamente relacionadas con el puesto (eeoc.gov)

Reino Unido

• La Ley de Igualdad de 2010 protege a los candidatos contra la discriminación basada en nueve características: edad, discapacidad, reasignación de género, matrimonio/unión civil, embarazo/maternidad, raza, religión/creencias, sexo y orientación sexual.
• Preguntar sobre estos rasgos directa o indirectamente es ilegal. Ejemplo: “¿En qué año se graduó?” podría revelar la edad.
• Alternativa legal: puede preguntar si el solicitante puede cumplir con los requisitos laborales, como turnos nocturnos o viajes, si están directamente vinculados al puesto. (gov.uk)

Unión Europea

• Según las directivas de la UE (y las leyes nacionales como el Código Laboral de Francia), solo se permiten preguntas estrictamente relevantes para evaluar la idoneidad para el puesto.
• Las preguntas sobre familia, religión, creencias políticas o vida privada están prohibidas.
• Alternativa legal: céntrese únicamente en las habilidades, la experiencia y la capacidad para desempeñar el puesto. En Francia, la jurisprudencia confirma que si una pregunta no es esencial para evaluar la capacidad, es ilegal.

Qué significa esto para su proceso de contratación

• Redacte las preguntas con cuidado. Oriéntelas hacia las tareas y funciones del puesto. Evite sentir curiosidad por la vida personal.
• Forme a los entrevistadores. Muchos errores ocurren durante la charla informal. Sustituya "¿Tiene hijos?" por "Nuestros turnos son por la tarde, ¿tiene disponibilidad en ese horario?".
• Estandarice su guion. Utilice guías de entrevista estructuradas que se apliquen por igual a todos los candidatos. Esto reduce los sesgos y los riesgos.
• Documente las respuestas de forma objetiva. Tome notas sobre habilidades y competencias, no sobre impresiones personales relacionadas con rasgos protegidos.
• ¿Contratación transfronteriza? Adáptese a las normas más estrictas (a menudo las de la UE o el Reino Unido). Esto le mantendrá a salvo si contrata a nivel internacional.

Adaptaciones para personas con discapacidad

Lo que dicen las leyes

En EE. UU.: La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) prohíbe la discriminación por discapacidad. Protege a los candidatos cualificados con discapacidad. Debe ofrecer ajustes razonables para el proceso de selección y el puesto, a menos que esto suponga una carga excesiva. Tampoco puede realizar preguntas relacionadas con la discapacidad antes de ofrecer el empleo, salvo que estén vinculadas a dichos ajustes.

Por ejemplo, preguntar "¿Tiene alguna discapacidad?" no está permitido. Sin embargo, puede preguntar: "¿Necesitará algún ajuste razonable para realizar esta entrevista o desempeñar el puesto?". Esto es legal una vez que sospecha o sabe que el candidato podría necesitar ayuda.

En la UE: Los empleadores también deben proporcionar ajustes razonables. Estas adaptaciones deben ser realistas y no suponer costes desproporcionados. La guía de la UE hace hincapié en la equidad y el acceso.

Qué significa esto para su proceso de contratación

• Comuníquelo desde el principio: En su oferta de empleo o en el correo electrónico de programación, incluya una frase como:
  "Si necesita algún ajuste durante el proceso de selección, háganoslo saber. Estaremos encantados de ayudarle".
  Esto es inclusivo y legal a la vez.
• Tenga claro el momento adecuado: No pregunte directamente sobre ninguna discapacidad. Deje que el candidato lo comunique voluntariamente, especialmente cuando esté relacionado con los ajustes que necesita, y no para descartarlo.
• Ofrezca ajustes de forma flexible: Esto podría incluir tiempo adicional, intérpretes de lengua de signos, software accesible o formatos de entrevista alternativos.
• Evalúe qué es razonable: Utilice la ADA y las normas de la UE como guía. Una adaptación no debería dificultar sus operaciones ni suponer un coste excesivo.
• Documente y haga seguimiento: Tras ofrecer un ajuste, compruebe que funciona. Mantenga sus notas centradas en el cambio solicitado, no en sus suposiciones.
• Forme a su equipo: Asegúrese de que los entrevistadores entiendan que los ajustes por discapacidad sirven para facilitar el trabajo, no para eximir del rendimiento.

Grabar entrevistas: el consentimiento es lo primero

Grabar entrevistas puede ahorrarle tiempo. Obtendrá notas precisas, transcripciones y la posibilidad de revisar detalles más adelante. Pero no puede simplemente pulsar «grabar» sin más. Las grabaciones de entrevistas están reguladas por leyes de privacidad y consentimiento.

Qué dicen las leyes

UE y Reino Unido (RGPD / RGPD del Reino Unido)

• Grabar una entrevista cuenta como recopilación de datos personales.
• Debe tener una base legal para el tratamiento de datos. La vía más segura es el consentimiento explícito.
• El consentimiento debe ser informado y voluntario. Debe explicar a los candidatos por qué está grabando, cómo utilizará el archivo y cuánto tiempo lo conservará.
• Se aplican normas de retención. No puede almacenar grabaciones indefinidamente. Consérvelas únicamente para los fines de la contratación. (ico.org.uk, gdpr.eu)

Francia y otros países de la UE

• Se aplica el principio de proporcionalidad. La grabación debe ser necesaria para el fin declarado.
• Informar al candidato es esencial. Las grabaciones ocultas son ilegales.

Estados Unidos

• Las normas de consentimiento varían según el estado.
• En la mayoría de los estados, basta con el «consentimiento de una de las partes», lo que significa que si una persona presente en la entrevista está de acuerdo, la grabación es legal.
• Alrededor de 11 estados, incluidos California y Florida, exigen el "consentimiento de todas las partes". En esos estados, todos los participantes deben estar de acuerdo antes de grabar.
• Independientemente de la legislación estatal, se recomienda a los empleadores que siempre notifiquen a los candidatos y obtengan su permiso por escrito. (ncsl.org, eeoc.gov)

IA y herramientas de transcripción

• Si utiliza asistentes de IA como Noota para grabar y transcribir, debe informar a los candidatos. El RGPD y las normativas sobre IA consideran las transcripciones como datos personales.
• Si la herramienta almacena datos fuera de su país, podrían aplicarse normas de transferencia transfronteriza.

Qué significa esto para su proceso de contratación

1. Pida siempre el consentimiento
Nunca asuma que los candidatos se sienten cómodos siendo grabados. Al inicio del proceso, incluya una frase como:
“Nos gustaría grabar esta entrevista para tomar notas. La grabación se almacenará de forma segura, se utilizará únicamente para la evaluación y se eliminará después de seis meses. ¿Da su consentimiento?”

2. Déjelo por escrito
El consentimiento verbal es bueno, pero el consentimiento por escrito es más sólido. Añada una casilla de verificación a su formulario de programación o correo electrónico de confirmación. De ese modo, tendrá pruebas en caso de cualquier reclamación.

3. Sea claro sobre el propósito
Explique por qué está grabando. Por ejemplo: “para garantizar una evaluación justa” o “para compartirla con el comité de selección”. Evite razones vagas. La transparencia genera confianza.

4. Limite el almacenamiento y el acceso
Almacene las grabaciones en su sistema ATS o de RR. HH. seguro. Limite el acceso únicamente a los reclutadores y miembros del comité. Establezca una fecha de eliminación, habitualmente de 6 a 12 meses si el candidato no es contratado.

5. Ofrezca alternativas
Si un candidato no da su consentimiento, no lo penalice. Ofrézcase a tomar notas por escrito en su lugar. Discriminar a alguien por su negativa infringiría las leyes de privacidad y de igualdad de trato.

6. Capacite a su equipo
Asegúrese de que los entrevistadores comprendan las normas. Un comentario informal como «vamos a grabar esta llamada» sin consentimiento genera riesgos legales.

7. Sea precavido con la IA
Si utiliza herramientas de transcripción como Noota, explique claramente que un asistente de IA se unirá a la llamada. Informe a los candidatos sobre dónde se procesan los datos y cómo se protegen.

Uso de IA en entrevistas y procesos de selección

La IA está transformando la contratación. Ahora puede utilizarla para filtrar currículos, clasificar candidatos o incluso analizar entrevistas. Estas herramientas ahorran tiempo, pero también plantean cuestiones legales y éticas. Las normas evolucionan rápidamente y debe mantenerse al día.

Lo que dicen las leyes

Unión Europea (Ley de IA de la UE)

• La nueva Ley de IA de la UE clasifica muchas herramientas de contratación como «de alto riesgo».
• Los sistemas de alto riesgo incluyen la IA utilizada para la evaluación de candidatos, la clasificación de currículos o las entrevistas automatizadas.
• Los empleadores deben seguir normas estrictas: gestión de riesgos, supervisión humana, documentación y transparencia.
• Se debe informar a los candidatos cuando se utilice IA para evaluarlos. También tienen derecho a solicitar una revisión humana.

Estados Unidos

• A nivel federal, la EEOC aplica las leyes contra la discriminación existentes a las herramientas de IA. Si su sistema de IA genera sesgos, usted es responsable.
• Las leyes locales van más allá. La Ley Local 144 de la ciudad de Nueva York exige auditorías de sesgo para las herramientas automatizadas de toma de decisiones en el empleo (AEDT). Los resultados deben publicarse y los candidatos deben recibir una notificación antes de que se utilice la herramienta.
• Otros estados, como Illinois y Maryland, han aprobado leyes sobre el análisis de entrevistas en vídeo mediante IA. Estas exigen la divulgación de información y el consentimiento del candidato.

Reino Unido

• El RGPD del Reino Unido se aplica a la toma de decisiones automatizada. Si la IA toma una decisión «significativa» sobre un candidato, debe informarle y ofrecerle la intervención humana.
• La transparencia es fundamental. Los candidatos deben entender cómo influye la IA en su resultado.

Qué significa esto para su proceso de contratación

1. Informe a los candidatos cuando se utilice IA
No permita que la IA opere en segundo plano sin previo aviso. Sea directo:
«Utilizamos IA para ayudarnos a filtrar las solicitudes. La herramienta revisa los currículos en busca de habilidades relevantes. Un reclutador siempre revisará la lista final de candidatos».
Esto le protege legalmente y genera confianza.

2. Mantenga siempre a una persona en el proceso
Incluso si la IA clasifica a los candidatos, un reclutador debe tomar la decisión final. Esto garantiza el cumplimiento del RGPD y la Ley de IA de la UE. También reduce el riesgo de rechazos injustos.

3. Exija auditorías de sesgo a sus proveedores
Si adquiere una herramienta de IA, solicite pruebas de las evaluaciones de equidad. En Nueva York, esto es un requisito legal. Incluso fuera de Nueva York, es una buena práctica. Documente la auditoría y guárdela en sus archivos.

4. Documente su proceso
Lleve un registro de cómo se utiliza la IA en la contratación. Anote qué herramientas utiliza, qué miden y cómo se toman las decisiones. Esta documentación le ayudará si alguna vez se enfrenta a un desafío legal.

5. Informe a los candidatos sobre sus derechos
Incluya en su aviso de privacidad cómo se utiliza la IA. Explique sus derechos a solicitar una revisión humana. Proporcione un correo electrónico de contacto para cualquier duda.

6. Limite la IA a factores claros y relacionados con el puesto
Evite herramientas que puntúen basándose únicamente en la personalidad o la detección de emociones. Estas conllevan mayores riesgos legales y éticos. Céntrese en las habilidades, la experiencia y los requisitos del puesto.

7. Forme a su equipo de contratación
Los reclutadores y gerentes deben entender cómo funciona la IA. Deben conocer sus límites, sus puntos fuertes y qué hacer si un candidato cuestiona su uso.

Historial salarial y transparencia retributiva

Hablar de sueldos en las entrevistas parece sencillo, pero está estrictamente regulado. En muchas regiones, preguntar por el historial salarial está prohibido. Al mismo tiempo, las leyes de transparencia retributiva están en auge. Debes saber qué puedes preguntar y qué estás obligado a compartir.

Qué dicen las leyes

Estados Unidos

• Más de 20 estados y numerosas ciudades prohíben actualmente que los empleadores pregunten por el historial salarial de un candidato. Algunos ejemplos son California, Nueva York, Massachusetts e Illinois.
• El objetivo es evitar que la discriminación salarial persiga a las personas a lo largo de su carrera profesional.
• Las sanciones varían, pero las infracciones pueden derivar en multas o demandas legales.
• Las leyes de transparencia retributiva también se están extendiendo. En estados como Colorado, California y Nueva York, es obligatorio publicar los rangos salariales en las ofertas de empleo o revelarlos si se solicitan.

Unión Europea

• La Directiva de la UE sobre transparencia retributiva fue adoptada en 2023. Exige a los empleadores que proporcionen a los candidatos información salarial antes de las entrevistas o, al menos, cuando se solicite.
• Las empresas con más de 100 empleados deberán informar sobre las brechas salariales de género.
• Se desaconseja preguntar por el historial salarial. El enfoque se centra en la igualdad de retribución por un trabajo de igual valor.

Reino Unido

• Aunque no existe una prohibición total de preguntar por el historial salarial, los organismos reguladores recomiendan a los empleadores que eviten hacerlo.
• La Comisión para la Igualdad y los Derechos Humanos desaconseja preguntar por el salario anterior para evitar perpetuar las brechas salariales por motivos de género o raza.
• El debate sobre la transparencia retributiva está creciendo y muchas grandes empresas ya publican sus rangos salariales de forma voluntaria.

Qué significa esto para tu proceso de contratación

1. Elimina las preguntas sobre el historial salarial
No pregunte: «¿Cuánto ganaba en su puesto anterior?». Incluso si sigue siendo legal en su región, es arriesgado. Puede generar sesgos, limitar la equidad y frustrar a los candidatos.

2. Céntrese en las expectativas, no en el historial
Una pregunta mejor es: «¿Cuáles son sus expectativas salariales para este puesto?». Esto mantiene la conversación orientada al futuro y dentro del marco legal.

3. Prepare rangos salariales
Esté preparado para compartir su rango salarial desde el principio. En algunas regiones, es obligatorio publicarlo en la oferta de empleo. En otras, debe revelarlo si se lo solicitan. En cualquier caso, la transparencia le ayuda a destacar.

4. Capacite a entrevistadores y reclutadores
Asegúrese de que todos sepan que no deben incluir preguntas sobre el historial salarial por costumbre. Proporcione guiones claros y alternativas.

5. Actualice las ofertas de empleo
Si se encuentra en una región con normas de transparencia salarial, incluya los rangos en sus anuncios de empleo. Utilice cifras realistas; los candidatos cuestionarán los rangos vagos o inflados.

6. Documente su política
Ponga por escrito su enfoque: no hacer preguntas sobre el historial salarial, revelar los rangos salariales y cumplir con la legislación local. Compártalo con sus responsables de contratación.

7. Utilice la transparencia como argumento de venta
Los candidatos esperan cada vez más claridad salarial. Incluso cuando no es obligatorio, ser abierto sobre la remuneración genera confianza y atrae a mejores talentos.

DEI y contratación legal

La diversidad, la equidad y la inclusión (DEI) son prioridades fundamentales en la contratación. Usted desea atraer a candidatos diversos y crear equipos justos. Sin embargo, las iniciativas de DEI deben cumplir con las leyes contra la discriminación. Si va demasiado lejos, se arriesga a enfrentar demandas por discriminación inversa.

Lo que dicen las leyes

Estados Unidos

• La ley federal, bajo el Título VII de la Ley de Derechos Civiles, prohíbe la discriminación por motivos de raza, sexo, religión y otros rasgos protegidos. Esto significa que no puede tomar decisiones de contratación basadas únicamente en la identidad de una persona.
• Las «cuotas» para grupos protegidos son ilegales en la mayoría de los casos. Puede establecer objetivos para aumentar la diversidad, pero no puede rechazar a un candidato cualificado porque no encaje en un objetivo demográfico.
• La EEOC apoya la divulgación, la contratación dirigida y la eliminación de sesgos en los procesos de selección. Sin embargo, advierte contra las normas rígidas que perjudican a otros grupos.

Unión Europea

• La legislación sobre igualdad de la UE también prohíbe la discriminación por motivos de sexo, raza, edad, discapacidad, religión u orientación sexual.
• La acción positiva está permitida en casos limitados. Por ejemplo, si dos candidatos tienen la misma cualificación, puede dar preferencia a un candidato de un grupo subrepresentado. No obstante, dicha preferencia debe ser proporcionada y estar justificada por una clara brecha de diversidad.
• Las cuotas generales no están permitidas por la legislación de la UE, a menos que lo exija una legislación nacional específica.

Reino Unido

• La Ley de Igualdad de 2010 sigue un enfoque similar. La «acción positiva» es legal, pero la «discriminación positiva» no lo es.
• Los empleadores pueden llevar a cabo programas de divulgación para grupos subrepresentados. También pueden elegir a un candidato diverso frente a otro cuando las cualificaciones son equivalentes.
• Sin embargo, no pueden seleccionar a un candidato basándose únicamente en su característica protegida si esa persona está menos cualificada.

Qué significa esto para su proceso de contratación

1. Céntrese en la divulgación, no en las cuotas
Puede anunciar puestos de trabajo en lugares que lleguen a grupos de talento diversos. Por ejemplo, publique ofertas en redes comunitarias o universidades que atiendan a grupos subrepresentados. Esto amplía su base de candidatos sin infringir las leyes contra la discriminación.

2. Estandarice su evaluación
Utilice entrevistas estructuradas y cuadros de mando. Esto reduce la influencia de los sesgos y garantiza que los candidatos sean comparados en función de sus competencias profesionales.

3. Establezca objetivos de diversidad, no cuotas estrictas
Es correcto aspirar a una mayor presencia de mujeres en puestos directivos o a una mayor representación de las minorías. Pero trátelos como puntos de referencia internos, no como criterios de selección rígidos. Documéntelos como aspiraciones, no como normas.

4. Aplique las reglas de «desempate» con cuidado
Si dos candidatos tienen la misma cualificación, puede elegir legalmente al que pertenezca a un grupo subrepresentado. Pero debe documentar el empate y asegurarse de que la decisión sea proporcionada.

5. Evite el tokenismo
No destaques la diversidad, equidad e inclusión (DEI) de forma que parezca una actuación. Los candidatos se darán cuenta. En su lugar, céntrate en crear oportunidades justas durante todo el proceso.

6. Capacita a los entrevistadores
Asegúrate de que tu equipo entienda la diferencia entre la acción positiva (permitida) y la discriminación positiva (prohibida). Proporciona una lista clara de lo que se debe y no se debe hacer.

7. Mide los resultados
Haz un seguimiento de la diversidad en tu proceso de selección y en los resultados de contratación. Utiliza los datos para mejorar el alcance y reducir los sesgos. Eso sí, mantén los datos anónimos y agregados para proteger la privacidad.

Entrevistas con IA seguras y conformes a la normativa: Noota

Tus herramientas de entrevista deben cumplir con las normas de privacidad y seguridad, especialmente si recopilas datos personales de los candidatos. Noota cumple con estos requisitos:

• ‍Infraestructura conforme al RGPD : Todos tus datos de entrevistas con Noota permanecen cifrados en centros de datos de la UE (Francia, Bélgica, Países Bajos). El RGPD es fundamental en su arquitectura. ‍
• Certificaciones de nivel empresarial : Noota utiliza un modelo de seguridad desde el diseño. Tus grabaciones, transcripciones y metadatos están cifrados en tránsito (TLS 1.2/1.3) y en reposo mediante AES-256. Su infraestructura cumple con las normas SOC 2 Tipo II e ISO 27001. ‍
• Control sobre tus datos : Tú decides cuánto tiempo conservar los datos, desde un día hasta varios años, especialmente si tienes un plan empresarial. Las cuentas gratuitas, por su parte, eliminan los datos archivados después de un mes. También puedes eliminar tus datos por completo.‍
• Sin entrenamiento de IA con tus datos privados : Tus grabaciones y notas no se utilizarán para reentrenar la IA de Noota. Tú, y solo tú, tienes el control. Esto limita la exposición y cumple con las expectativas de privacidad. ‍
• Integraciones y transferencias seguras : Noota se conecta con tu ATS y herramientas como Salesforce, HubSpot, Slack y Notion. Todos los datos se transfieren de forma segura, sin filtrar información sobre tus candidatos o procesos de contratación. ‍
• Control de acceso y supervisión : Noota aplica normas internas de acceso estrictas, revisión de código por pares, RBAC (control de acceso basado en roles), MFA y análisis periódicos de vulnerabilidades. La supervisión en tiempo real mantiene un tiempo de actividad superior al 99,9 %.

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