Hai difficoltà a ricordare ogni dettaglio dei tuoi colloqui di lavoro?

Registrare i colloqui di lavoro è una soluzione ovvia.

Ma potrebbe essere necessario conoscere gli aspetti legali, le migliori pratiche e gli strumenti utili per la gestione delle registrazioni.

Trasforma il tuo processo di intervista con questa guida.

Perché registrare un colloquio di lavoro?

Affidarsi solo alla memoria può portare a mancare dettagli e incomprensioni. La registrazione di un colloquio di lavoro può migliorare notevolmente il processo di assunzione:

• ‍Esamina facilmente i candidati : con le interviste registrate, puoi facilmente esaminare e valutare i candidati. Puoi rivedere le registrazioni per confrontare direttamente i candidati. Questo ti aiuta a prendere decisioni più informate. Se non siete sicuri della risposta di un candidato, la riproduzione della registrazione può chiarire le sue risposte. Questo livello di dettaglio è impossibile da raggiungere con le sole note scritte a mano.‍
• Intervistatori di formazione: le registrazioni sono preziose per la formazione e lo sviluppo. I nuovi reclutatori possono ascoltare le interviste passate per evidenziare gli errori e valutare la pertinenza e l'accuratezza del loro elenco di domande.
• Feedback personalizzato per il candidato: le registrazioni forniscono una base concreta per il feedback. Puoi fornire un feedback costruttivo agli intervistati in base alle interazioni effettive. Questo li aiuta a comprendere i loro punti di forza e le aree di miglioramento. ‍
• ‍Protezione legale : la registrazione delle interviste può proteggere legalmente la tua organizzazione. In caso di controversie o accuse di parzialità, la registrazione di un'intervista fornisce la prova di ciò che è accaduto. Ciò è fondamentale per difendere la propria organizzazione dalle denunce relative a pratiche di assunzione sleali.

Hai il diritto di registrare un'intervista?

Quando si tratta di registrare conversazioni professionali ad alto rischio come colloqui di lavoro, non c'è una risposta definitiva.

Le giurisdizioni hanno normative diverse. Alcuni luoghi richiedono solo il consenso di una parte, mentre altri richiedono che tutte le parti siano d'accordo.

Ad esempio, negli Stati Uniti, alcuni stati hanno leggi sul «consenso di una parte», il che significa che puoi registrare se almeno una persona (in genere tu) acconsente. Altri stati hanno leggi sul «consenso bilaterale», il che significa che è necessario il consenso di tutte le persone coinvolte nella conversazione.

Dovresti anche controllare le politiche della tua azienda relative alla registrazione delle interviste. Alcune organizzazioni hanno linee guida rigorose su quando e come è possibile effettuare le registrazioni. Assicurati che le tue pratiche siano in linea con queste politiche per evitare problemi interni. Se la tua azienda non ha una politica, potrebbe essere una buona idea svilupparne una. Questa politica dovrebbe indicare quando le registrazioni sono appropriate, come ottenere il consenso e come verranno utilizzate e archiviate le registrazioni.

Per conformarsi anche al CCPA e al GPDR, assicurati che le registrazioni siano mantenute riservate. Solo le persone coinvolte nel processo di assunzione dovrebbero avere accesso alle registrazioni. Ciò mantiene l'integrità del processo e rispetta la privacy del candidato.

Le migliori pratiche per gestire la registrazione delle interviste

Conoscendo queste condizioni, ecco alcune best practice per garantire che le registrazioni siano gestite correttamente:

1. Informare i partecipanti

Informa sempre tutti i partecipanti che l'intervista verrà registrata. La trasparenza è fondamentale. All'inizio del colloquio, fai sapere al candidato che registrerai la sessione per scopi di revisione e formazione.

Ottenere il loro consenso esplicito, verbalmente o per iscritto, prima di procedere. Ciò garantisce che tutti siano consapevoli e a proprio agio con il processo di registrazione.

2. Archiviazione sicura

Archivia le tue registrazioni in modo sicuro. Utilizza soluzioni di archiviazione crittografate per proteggere le registrazioni da accessi non autorizzati. Limita l'accesso a questi file solo al personale autorizzato. Effettua regolarmente il backup delle registrazioni per evitare la perdita di dati.

3. Organizza le registrazioni

Organizza le tue registrazioni in modo sistematico. Etichetta ogni registrazione con il nome del candidato, la data del colloquio e la posizione per cui si è candidato. Ciò semplifica l'individuazione e la revisione di interviste specifiche quando necessario. Prendi in considerazione l'utilizzo di una cartella o di un database dedicato per conservare tutte le registrazioni in un unico posto.

4. Prenditi il tempo necessario per rivedere le registrazioni delle interviste

Usa le registrazioni per scopi di revisione e feedback. Pianifica un orario per rivedere accuratamente le registrazioni. Questo ti aiuta a cogliere i dettagli che potresti aver perso durante l'intervista dal vivo.

5. Mantieni la riservatezza

Mantieni riservate le tue registrazioni. Assicurati che solo le persone coinvolte nel processo di assunzione abbiano accesso alle registrazioni. Non condividere le registrazioni al di fuori del personale necessario.

Quali strumenti per registrare la tua intervista?

Negli ultimi dieci anni, sul mercato sono emersi molti strumenti per gestire la registrazione e i dati delle interviste. Alcune di queste piattaforme possono aiutarti a semplificare la registrazione dei colloqui di lavoro. Ad esempio:

Zoom

Zoom è una scelta popolare per la registrazione delle interviste. Offre funzionalità di registrazione audio e video di alta qualità. Con Zoom, puoi registrare facilmente interviste sia di persona che a distanza. Fornisce inoltre funzionalità come l'archiviazione su cloud e la trascrizione delle riunioni, rendendolo uno strumento versatile per il processo di assunzione.

Microsoft Teams

Microsoft Teams è un altro ottimo strumento per la registrazione delle interviste. Si integra bene con altre applicazioni Microsoft Office, il che è utile per organizzare e condividere le registrazioni delle interviste. Teams consente di registrare riunioni con una qualità audio e video chiara. Offre anche opzioni di archiviazione sicure per proteggere le registrazioni.

Google Meet

Google Meet è uno strumento semplice per la registrazione delle interviste. Offre videoconferenze di alta qualità con la possibilità di registrare le riunioni. Google Meet si integra perfettamente con Google Workspace, semplificando l'organizzazione e la condivisione delle registrazioni. La sua interfaccia intuitiva è ideale per registrazioni rapide ed efficienti.

Noota

Noota è uno strumento specializzato progettato per la registrazione e la gestione delle interviste. Registra le interviste condotte su varie piattaforme, come Meet, Teams e Zoom. Noota non solo acquisisce audio e video di alta qualità, ma trascrive anche le registrazioni e genera note strutturate per le interviste. Questo lo rende una soluzione completa per le esigenze di registrazione delle interviste. Inoltre, prende molto sul serio la sicurezza e la privacy.

Software dedicato alle interviste

Sono disponibili diverse opzioni software dedicate alla registrazione delle interviste, come InterviewStream e HireVue. Questi strumenti sono progettati specificamente per registrare e valutare i colloqui di lavoro. Spesso includono funzionalità come modelli di interviste personalizzabili, trascrizioni automatiche e integrazione con i sistemi di tracciamento dei candidati (ATS).

Noota: il miglior registratore di interviste AI

Noota offre una soluzione completa per la registrazione e la gestione dei colloqui di lavoro. Fornisce diverse funzionalità che lo rendono uno strumento ideale per reclutatori e manager:

• Registrazione multipiattaforma : Noota può registrare interviste condotte su varie piattaforme, tra cui Google Meet, Microsoft Teams, Zoom e telefonate. Questa flessibilità ti garantisce di poterlo utilizzare indipendentemente dal tuo strumento di comunicazione preferito.‍
• Trascrizione automatica : Noota trascrive automaticamente le tue interviste. Ciò consente di risparmiare tempo e fatica legati alla scrittura manuale delle note. Le trascrizioni sono accurate e possono essere utilizzate per esaminare e valutare a fondo le risposte dei candidati.‍
• Note strutturate per l'intervista : Noota genera note di intervista strutturate basate su modelli personalizzabili. Questo ti aiuta a organizzare le informazioni in modo efficiente. Puoi personalizzare i modelli in base alle tue esigenze specifiche, assicurandoti che vengano acquisiti tutti i dettagli pertinenti.‍
• Integrazione ATS : Noota si integra perfettamente con Applicant Tracking Systems (ATS) come Greenhouse, Workable e BambooHR. Questa integrazione ti consente di trasferire facilmente le note e i report delle interviste nel tuo ATS. Semplifica il flusso di lavoro e mantiene tutte le informazioni sulle assunzioni in un unico posto.‍
• Sicuro e riservato : Noota dà la priorità alla sicurezza delle tue registrazioni. Utilizza soluzioni di archiviazione crittografate per proteggere i dati da accessi non autorizzati. Solo il personale autorizzato può accedere alle registrazioni, garantendo la riservatezza e il rispetto delle normative sulla protezione dei dati

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