Aannemen brengt risico's met zich mee—niet alleen door het kiezen van de verkeerde kandidaat, maar ook door het overtreden van de wet.

Mag je vragen naar het salarisverleden? Mag je een sollicitatiegesprek opnemen zonder toestemming? Mag je AI gebruiken om kandidaten te screenen?

Deze gids biedt duidelijkheid. Je leest wat de wetgeving rondom sollicitatiegesprekken zegt in de VS, de EU en het VK.

Toegestane en verboden sollicitatievragen

Wat de wet zegt

In de VS verbiedt de federale wetgeving het stellen van vragen die gericht zijn op beschermde kenmerken. Je mag niet vragen naar iemands leeftijd, ras, religie, geslacht (inclusief zwangerschap, seksuele geaardheid of genderidentiteit), nationale afkomst, handicap of genetische achtergrond. Dit geldt ook voor indirecte of ogenschijnlijk vriendelijke vragen. Voorbeelden zijn:

• “Hoe oud ben je?” of “Wanneer ben je geboren?” – Verboden
• “Vertel me eens over je burgerlijke staat of kinderen.” – Verboden
• “Heb je een handicap?” of “Welke medicijnen gebruik je?” – Verboden‍

De wet staat echter wel toe dat je vraagt naar functiegerelateerde vaardigheden, zoals:

• “Ben je in staat om deze functie uit te voeren, met of zonder redelijke aanpassingen?” — Dat is toegestaan
• Je mag verduidelijken of de kandidaat aan essentiële taken kan voldoen, zoals het tillen van gewichten, reizen of specifieke werktijden — zolang dit direct gerelateerd is aan de functie (eeoc.gov)

Verenigd Koninkrijk

• De Equality Act 2010 beschermt kandidaten tegen discriminatie op basis van negen kenmerken: leeftijd, handicap, geslachtsverandering, huwelijk/geregistreerd partnerschap, zwangerschap/moederschap, ras, religie/overtuiging, geslacht en seksuele geaardheid.
• Direct of indirect vragen naar deze kenmerken is onrechtmatig. Voorbeeld: “In welk jaar ben je afgestudeerd?” kan iemands leeftijd onthullen.
• Toegestaan alternatief: je mag vragen of de sollicitant aan de werkvereisten kan voldoen—zoals avonddiensten of reizen—mits dit direct gekoppeld is aan de functie. (gov.uk)

Europese Unie

• Op grond van EU-richtlijnen (en nationale wetgeving zoals het Franse arbeidsrecht) zijn alleen vragen toegestaan die strikt relevant zijn voor het beoordelen van de geschiktheid voor de functie.
• Vragen over familie, religie, politieke overtuigingen of het privéleven zijn verboden.
• Juridisch alternatief: focus uitsluitend op vaardigheden, ervaring en het vermogen om de functie uit te voeren. In Frankrijk bevestigt de jurisprudentie: als een vraag niet essentieel is voor het beoordelen van de bekwaamheid, is deze illegaal.

Wat dit betekent voor uw wervingsproces

• Stel vragen zorgvuldig op. Richt ze op taken en functieomschrijvingen. Vermijd nieuwsgierigheid naar het privéleven.
• Train interviewers. Veel fouten ontstaan tijdens smalltalk. Vervang "Heb je kinderen?" door "Onze diensten zijn in de avonduren—ben je op die tijden beschikbaar?"
• Standaardiseer uw script. Gebruik gestructureerde interviewgidsen die voor alle kandidaten gelijk zijn. Dit houdt vooroordelen en risico's beperkt.
• Documenteer antwoorden objectief. Houd aantekeningen bij over vaardigheden en competenties, niet over persoonlijke indrukken met betrekking tot beschermde kenmerken.
• Grensoverschrijdend werven? Houd u aan de strengste regels (vaak EU/VK). Zo bent u veilig als u internationaal werft.

Aanpassingen voor mensen met een beperking

Wat de wet zegt

In de VS: De Americans with Disabilities Act (ADA) verbiedt discriminatie op grond van een beperking. Deze wet beschermt gekwalificeerde sollicitanten met een beperking. U moet voorzien in redelijke aanpassingen voor het sollicitatieproces en de functie, tenzij dit tot een onevenredige belasting leidt. Je mag ook geen vragen stellen over een beperking voordat je de baan hebt aangeboden, tenzij dit verband houdt met aanpassingen.

Vragen als “Heb je een beperking?” zijn bijvoorbeeld niet toegestaan. Je mag echter wel vragen: “Heb je een redelijke aanpassing nodig om dit sollicitatiegesprek of de functie te kunnen vervullen?” Dit is toegestaan zodra je vermoedt of weet dat de kandidaat hulp nodig heeft.

In de EU: Werkgevers zijn verplicht om redelijke aanpassingen te bieden. Aanpassingen moeten realistisch zijn en mogen geen onevenredige kosten met zich meebrengen. De EU-richtlijnen benadrukken eerlijkheid en toegankelijkheid.

Wat dit betekent voor je wervingsproces

• Wees er vanaf het begin duidelijk over: Voeg in je vacaturetekst of uitnodigingsmail een zin toe als:
  “Laat het ons weten als je tijdens het sollicitatieproces aanpassingen nodig hebt. Wij helpen je graag.”
  Dit is zowel inclusief als juridisch correct.
• Wees duidelijk over het moment: Vraag niet direct naar een beperking. Laat de kandidaat dit uit eigen beweging aangeven, zeker wanneer dit gekoppeld is aan benodigde aanpassingen – niet om hen uit te sluiten.
• Bied aanpassingen flexibel aan: Denk hierbij aan extra tijd, gebarentolken, toegankelijke software of alternatieve interviewvormen.
• Beoordeel wat redelijk is: Gebruik de ADA- en EU-regels als leidraad. Een aanpassing mag je bedrijfsvoering niet verstoren of buitensporig duur zijn.
• Documenteer en evalueer: Controleer na het aanbieden van een aanpassing of deze werkt. Houd je aantekeningen beperkt tot de gevraagde wijziging – niet tot je eigen aannames.
• Train je team: Maak interviewers duidelijk dat aanpassingen voor een beperking bedoeld zijn om iemand in staat te stellen de functie uit te voeren, niet om prestatie-eisen te verlagen.

Interviews opnemen: eerst toestemming vragen

Het opnemen van interviews kan je tijd besparen. Je beschikt over nauwkeurige aantekeningen, transcripties en de mogelijkheid om details later nog eens terug te luisteren. Maar je kunt niet zomaar op "opnemen" drukken zonder erbij na te denken. Het opnemen van interviews is onderworpen aan zowel privacy- als toestemmingswetgeving.

Wat de wet zegt

EU en VK (AVG / Britse AVG)

• Het opnemen van een interview geldt als het verzamelen van persoonsgegevens.
• Je moet een wettelijke grondslag hebben voor de verwerking. De veiligste weg is expliciete toestemming.
• Toestemming moet geïnformeerd en vrijwillig zijn. Je moet kandidaten vertellen waarom je opneemt, hoe je het bestand gaat gebruiken en hoe lang je het bewaart.
• Er gelden bewaarregels. Je mag opnames niet voor onbepaalde tijd bewaren. Bewaar ze alleen voor het wervingsdoel. (ico.org.uk, gdpr.eu)

Frankrijk en andere EU-landen

• Het proportionaliteitsbeginsel is van toepassing. De opname moet noodzakelijk zijn voor het gestelde doel.
• De kandidaat informeren is essentieel. Stiekeme opnames zijn illegaal.

Verenigde Staten

• Toestemmingsregels verschillen per staat.
• In de meeste staten is "toestemming van één partij" voldoende; dit betekent dat als één persoon in het interview akkoord gaat, de opname legaal is.
• In ongeveer 11 staten, waaronder Californië en Florida, is "toestemming van alle partijen" vereist. In die staten moet elke deelnemer akkoord gaan voordat er wordt opgenomen.
• Ongeacht de staatswetgeving wordt werkgevers geadviseerd om kandidaten altijd te informeren en hun toestemming schriftelijk vast te leggen. (ncsl.org, eeoc.gov)

AI en transcriptietools

• Als je AI-assistenten zoals Noota gebruikt om op te nemen en uit te schrijven, moet je kandidaten hier nog steeds over informeren. De AVG en AI-regelgeving beschouwen transcripties als persoonsgegevens.
• Als de tool gegevens buiten je land opslaat, kunnen regels voor grensoverschrijdende gegevensoverdracht van toepassing zijn.

Wat dit betekent voor je wervingsproces

1. Vraag altijd om toestemming
Ga er nooit vanuit dat kandidaten het prettig vinden om opgenomen te worden. Voeg aan het begin van het proces een zin toe zoals:
“We willen dit gesprek graag opnemen voor notitiedoeleinden. De opname wordt veilig opgeslagen, uitsluitend gebruikt voor evaluatie en na zes maanden verwijderd. Ga je hiermee akkoord?”

2. Leg het schriftelijk vast
Mondelinge toestemming is goed, maar schriftelijke toestemming is sterker. Voeg een selectievakje toe aan je planningsformulier of bevestigingsmail. Zo heb je bewijs als er ooit naar gevraagd wordt.

3. Wees duidelijk over het doel
Leg uit waarom je opneemt. Bijvoorbeeld: “om een eerlijke beoordeling te garanderen” of “om te delen met de selectiecommissie.” Vermijd vage redenen. Transparantie schept vertrouwen.

4. Beperk opslag en toegang
Sla opnames op in je beveiligde ATS of HR-systeem. Beperk de toegang tot uitsluitend recruiters en commissieleden. Stel een verwijderdatum in—meestal 6 tot 12 maanden als de kandidaat niet wordt aangenomen.

5. Bied alternatieven aan
Als een kandidaat geen toestemming geeft, mag dit geen negatieve gevolgen hebben. Bied aan om in plaats daarvan schriftelijke aantekeningen te maken. Discriminatie op basis van een weigering is in strijd met de privacywetgeving en de wetgeving voor gelijke behandeling.

6. Train je team
Zorg dat interviewers de regels begrijpen. Een achteloos “laten we dit gesprek opnemen” zonder toestemming brengt juridische risico's met zich mee.

7. Wees voorzichtig met AI
Als je transcriptietools zoals Noota gebruikt, leg dan duidelijk uit dat er een AI-assistent aan het gesprek zal deelnemen. Vertel kandidaten waar de gegevens worden verwerkt en hoe deze worden beveiligd.

AI gebruiken bij sollicitatiegesprekken en screening

AI verandert het wervingsproces. Je kunt AI nu inzetten om cv's te screenen, kandidaten te rangschikken of zelfs gesprekken te analyseren. Deze tools besparen tijd, maar roepen ook juridische en ethische vragen op. De regels veranderen snel en het is belangrijk dat je hiervan op de hoogte blijft.

Wat de wet zegt

Europese Unie (EU AI Act)

• De nieuwe EU AI Act classificeert veel wervingstools als “hoog risico.”
• Systemen met een hoog risico zijn onder meer AI die wordt gebruikt voor de beoordeling van kandidaten, het rangschikken van cv's of geautomatiseerde sollicitatiegesprekken.
• Werkgevers moeten zich aan strikte regels houden: risicobeheer, menselijk toezicht, documentatie en transparantie.
• Kandidaten moeten worden geïnformeerd wanneer AI wordt gebruikt om hen te beoordelen. Ze hebben bovendien het recht om een menselijke beoordeling aan te vragen.

Verenigde Staten

• Op federaal niveau past de EEOC bestaande antidiscriminatiewetgeving toe op AI-tools. Als jouw AI-screening vooroordelen in de hand werkt, ben je aansprakelijk.
• Lokale wetgeving gaat verder. New York City’s Local Law 144 vereist bias-audits voor geautomatiseerde besluitvormingstools (AEDT's). De resultaten moeten openbaar worden gemaakt en kandidaten moeten voorafgaand aan het gebruik van de tool op de hoogte worden gesteld.
• Andere staten, zoals Illinois en Maryland, hebben wetten aangenomen over de analyse van AI-video-interviews. Deze vereisen openbaarmaking en toestemming van de kandidaat.

Verenigd Koninkrijk

• De Britse AVG is van toepassing op geautomatiseerde besluitvorming. Als AI een "belangrijk" besluit neemt over een kandidaat, moet u deze hierover informeren en voorzien in menselijke tussenkomst.
• Transparantie is essentieel. Kandidaten moeten begrijpen hoe AI hun resultaat beïnvloedt.

Wat dit betekent voor uw wervingsproces

1. Informeer kandidaten wanneer AI wordt gebruikt
Laat AI niet onopgemerkt op de achtergrond draaien. Wees transparant:
"Wij gebruiken AI om ons te helpen bij het screenen van sollicitaties. De tool beoordeelt cv's op relevante vaardigheden. Een recruiter beoordeelt altijd de uiteindelijke shortlist."
Dit beschermt u juridisch en bouwt vertrouwen op.

2. Houd altijd een mens in de loop
Zelfs als AI kandidaten rangschikt, moet een recruiter de uiteindelijke beslissing nemen. Dit waarborgt naleving van de AVG en de EU AI-verordening. Het vermindert ook het risico op oneerlijke afwijzingen.

3. Eis bias-audits van leveranciers
Als u een AI-tool aanschaft, vraag dan om bewijs van eerlijkheidstests. In New York is dit wettelijk verplicht. Ook buiten New York is dit een goede gewoonte. Documenteer de audit en bewaar deze in uw administratie.

4. Documenteer uw proces
Houd bij hoe AI wordt gebruikt bij werving. Noteer welke tools u gebruikt, wat ze meten en hoe beslissingen worden genomen. Deze documentatie helpt u als u ooit juridisch wordt uitgedaagd.

5. Informeer kandidaten over hun rechten
Vermeld in uw privacyverklaring hoe AI wordt gebruikt. Leg uit dat zij het recht hebben om een menselijke beoordeling aan te vragen. Verstrek een contact-e-mailadres voor vragen of zorgen.

6. Beperk AI tot duidelijke, functiegerelateerde factoren
Vermijd tools die uitsluitend scoren op basis van persoonlijkheid of emotiedetectie. Deze brengen grotere juridische en ethische risico's met zich mee. Houd u aan vaardigheden, ervaring en functievereisten.

7. Train uw wervingsteam
Recruiters en managers moeten begrijpen hoe de AI werkt. Ze moeten op de hoogte zijn van de beperkingen, sterke punten en wat ze moeten doen als een kandidaat hier vragen over heeft.

Salarishistorie & loontransparantie

Praten over salaris tijdens sollicitatiegesprekken lijkt eenvoudig, maar het is aan strikte regels gebonden. In veel regio's is het verboden om naar het salarisverleden te vragen. Tegelijkertijd nemen wetten rond loontransparantie toe. Je moet weten wat je mag vragen en wat je verplicht bent te delen.

Wat de wet zegt

Verenigde Staten

• In meer dan 20 staten en vele steden is het werkgevers inmiddels verboden om naar het salarisverleden van een kandidaat te vragen. Voorbeelden hiervan zijn Californië, New York, Massachusetts en Illinois.
• Het doel is om te voorkomen dat loondiscriminatie mensen blijft achtervolgen in hun carrière.
• De boetes variëren, maar overtredingen kunnen leiden tot geldboetes of juridische claims.
• Wetten voor loontransparantie breiden zich ook uit. In staten als Colorado, Californië en New York ben je verplicht om salarisbereiken in vacatures te vermelden of deze op verzoek bekend te maken.

Europese Unie

• De EU-richtlijn loontransparantie werd in 2023 aangenomen. Deze verplicht werkgevers om kandidaten vóór het sollicitatiegesprek, of in ieder geval op verzoek, informatie over het salaris te verstrekken.
• Werkgevers met 100+ werknemers moeten rapporteren over de loonkloof tussen mannen en vrouwen.
• Vragen naar het salarisverleden wordt ontmoedigd. De focus ligt op gelijk loon voor gelijk werk.

Verenigd Koninkrijk

• Hoewel er geen volledig verbod is op vragen naar het salarisverleden, raden toezichthouders werkgevers aan dit te vermijden.
• De Equality and Human Rights Commission adviseert om niet naar het eerdere salaris te vragen om te voorkomen dat de loonkloof op basis van gender of afkomst in stand wordt gehouden.
• Discussies over loontransparantie nemen toe en veel grote bedrijven maken salarisbereiken al op vrijwillige basis bekend.

Wat dit betekent voor je wervingsproces

1. Verwijder vragen over het salarisverleden
Vraag niet: "Wat verdiende je in je vorige functie?" Zelfs als dit in jouw regio nog legaal is, is het riskant. Het kan vooroordelen in de hand werken, de eerlijkheid beperken en kandidaten frustreren.

2. Focus op verwachtingen, niet op het verleden
Een betere vraag is: "Wat zijn je salarisverwachtingen voor deze rol?" Dit houdt het gesprek toekomstgericht en compliant.

3. Bepaal salarisbereiken
Zorg dat je je salarisbereik al vroeg kunt delen. In sommige regio's ben je verplicht dit in de vacaturetekst te vermelden. In andere gevallen moet je het op verzoek bekendmaken. Hoe dan ook, transparantie helpt je om je te onderscheiden.

4. Train interviewers en recruiters
Zorg dat iedereen weet dat ze niet uit gewoonte naar het salarisverleden mogen vragen. Bied duidelijke scripts en alternatieven aan.

5. Update vacatureteksten
Als je in een regio werkt met regels voor loontransparantie, neem dan salarisbereiken op in je vacatures. Gebruik realistische cijfers; kandidaten prikken door vage of opgeblazen bereiken heen.

6. Leg je beleid vast
Schrijf je aanpak op: geen vragen over het salarisverleden, openheid over salarisbereiken en naleving van de lokale wetgeving. Deel dit met je hiring managers.

7. Gebruik transparantie als verkoopargument
Kandidaten verwachten steeds vaker duidelijkheid over het salaris. Zelfs waar het niet verplicht is, bouwt openheid over beloning vertrouwen op en trek je sterker talent aan.

DEI en rechtmatig werven

Diversiteit, gelijkheid en inclusie (DEI) zijn topprioriteiten bij het werven. Je wilt diverse kandidaten aantrekken en eerlijke teams bouwen. Maar DEI-initiatieven moeten wel voldoen aan de antidiscriminatiewetgeving. Als je te ver gaat, riskeer je beschuldigingen van omgekeerde discriminatie.

Wat de wet zegt

Verenigde Staten

• De federale wetgeving, onder Title VII van de Civil Rights Act, verbiedt discriminatie op basis van ras, geslacht, religie en andere beschermde kenmerken. Dat betekent dat je geen aannamebeslissingen mag nemen die uitsluitend gebaseerd zijn op iemands identiteit.
• "Quota's" voor beschermde groepen zijn in de meeste gevallen illegaal. Je kunt doelen stellen om diversiteit te vergroten, maar je mag een gekwalificeerde kandidaat niet afwijzen omdat deze niet in een demografisch doelplaatje past.
• De EEOC ondersteunt outreach, gerichte werving en het wegnemen van vooroordelen in het wervingsproces. Ze waarschuwt echter voor rigide regels die andere groepen benadelen.

Europese Unie

• De EU-wetgeving voor gelijke behandeling verbiedt ook discriminatie op basis van geslacht, ras, leeftijd, handicap, religie of seksuele geaardheid.
• Positieve actie is in beperkte gevallen toegestaan. Als twee kandidaten bijvoorbeeld even gekwalificeerd zijn, mag je de voorkeur geven aan een kandidaat uit een ondervertegenwoordigde groep. Deze voorkeur moet echter proportioneel zijn en gerechtvaardigd door een duidelijk gebrek aan diversiteit.
• Algemene quota zijn onder EU-recht niet toegestaan, tenzij dit door specifieke nationale wetgeving wordt vereist.

Verenigd Koninkrijk

• De Equality Act 2010 hanteert een vergelijkbare aanpak. "Positieve actie" is legaal, maar "positieve discriminatie" niet.
• Werkgevers mogen outreach-programma's opzetten voor ondervertegenwoordigde groepen. Ze mogen ook de voorkeur geven aan een diverse kandidaat wanneer de kwalificaties gelijk zijn.
• Ze mogen echter niet uitsluitend op basis van een beschermd kenmerk een kandidaat selecteren als deze persoon minder gekwalificeerd is.

Wat dit betekent voor je wervingsproces

1. Focus op outreach, niet op quota
Je kunt vacatures plaatsen op plekken waar je diverse talentenpools bereikt. Plaats rollen bijvoorbeeld in gemeenschapsnetwerken of bij universiteiten die zich richten op ondervertegenwoordigde groepen. Dit verbreedt je instroom zonder de antidiscriminatiewetgeving te schenden.

2. Standaardiseer je evaluatie
Gebruik gestructureerde interviews en scorecards. Dit vermindert de invloed van vooroordelen en zorgt ervoor dat kandidaten worden vergeleken op basis van functiegerelateerde vaardigheden.

3. Stel diversiteitsdoelen, geen harde quota
Het is prima om te streven naar meer vrouwen in leidinggevende posities of meer vertegenwoordiging van minderheden. Maar behandel deze als interne benchmarks, niet als rigide selectiecriteria. Documenteer ze als ambities, niet als regels.

4. Pas "tie-break"-regels zorgvuldig toe
Als twee kandidaten even gekwalificeerd zijn, mag je wettelijk kiezen voor de kandidaat uit een ondervertegenwoordigde groep. Je moet de gelijke stand echter wel documenteren en ervoor zorgen dat de beslissing proportioneel is.

5. Vermijd tokenisme
Benadruk DEI niet op een manier die gekunsteld overkomt. Kandidaten prikken daar zo doorheen. Richt je in plaats daarvan op het creëren van gelijke kansen gedurende het hele proces.

6. Train interviewers
Zorg dat je team het verschil begrijpt tussen positieve actie (toegestaan) en positieve discriminatie (niet toegestaan). Geef duidelijke do's en don'ts.

7. Meet de resultaten
Houd de diversiteit in je pipeline en wervingsresultaten bij. Gebruik data om je bereik te verbeteren en vooroordelen te verminderen. Maar houd data anoniem en geaggregeerd om de privacy te waarborgen.

Veilig en compliant AI-interviewen: Noota

Je interviewtools moeten voldoen aan privacy- en beveiligingsregels, zeker als je persoonlijke gegevens van kandidaten verzamelt. Noota voldoet hieraan:

• ‍GDPR-compliant infrastructuur : Al je interviewdata bij Noota blijft versleuteld in EU-datacenters (Frankrijk, België, Nederland). De AVG staat centraal in de architectuur. ‍
• Certificeringen op enterprise-niveau : Noota hanteert een security-by-design model. Je opnames, transcripties en metadata worden tijdens transport (TLS 1.2/1.3) en in rust (AES-256) versleuteld. De infrastructuur ondersteunt SOC 2 Type II- en ISO 27001-normen. ‍
• Controle over je data : Jij bepaalt hoe lang data bewaard blijft—van één dag tot meerdere jaren—zeker als je een enterprise-abonnement hebt. Bij gratis accounts wordt gearchiveerde data na een maand verwijderd. Je kunt je data ook volledig verwijderen.‍
• Geen AI-training op jouw privégegevens : Je opnames en notities worden niet gebruikt om de AI van Noota te hertrainen. Jij — en alleen jij — hebt de controle. Dat beperkt risico's en voldoet aan de privacyverwachtingen. ‍
• Veilige integraties en overdrachten : Noota koppelt met je ATS en tools zoals Salesforce, HubSpot, Slack en Notion. Alle gegevens worden veilig verwerkt, zonder dat er informatie over kandidaten of het wervingsproces lekt. ‍
• Toegangsbeheer & monitoring : Noota hanteert strikte interne toegangsregels, peer-reviewed code, RBAC (op rollen gebaseerd toegangsbeheer), MFA en regelmatige kwetsbaarheidsscans. Dankzij real-time monitoring blijft de uptime boven de 99,9%.

Wil je dat AI conforme gespreksverslagen genereert voor je sollicitatiegesprekken? Probeer Noota hier gratis.