Stanco di doverti affannare per catturare ogni dettaglio durante le riunioni?

Come segretaria, sai quanto sia fondamentale documentare con precisione le discussioni, le decisioni e le azioni intraprese.

‍Ma quando le riunioni si svolgono rapidamente, è facile sentirsi sopraffatti e rischiare di perdere punti importanti.

In questo articolo, scoprirai gli elementi chiave di un verbale di riunione efficace e un modello per semplificare il flusso di lavoro.

Perché i segretari devono rendere perfetti i verbali delle riunioni?

In qualità di segretaria, i verbali delle riunioni sono una parte fondamentale per mantenere il team organizzato e in linea. I verbali chiari e accurati assicurano che tutti sappiano esattamente cosa è stato discusso, deciso e assegnato.

Ci sono anche motivi legali e di conformità da considerare. In molte organizzazioni, specialmente in ambito aziendale o direttivo, i verbali delle riunioni sono obbligatori per legge. Questi registri fungono da documenti ufficiali che possono essere esaminati per confermare le decisioni o le azioni intraprese. Se la tua organizzazione è regolamentata o ha requisiti di conformità, i verbali delle riunioni accurati sono essenziali per soddisfare tali standard.

I verbali delle riunioni sono anche uno strumento di responsabilità. Quando le attività sono chiaramente documentate, è facile vedere chi è responsabile di ciascuna azione e quali sono le scadenze. Questo aiuta a garantire che le attività siano completate in tempo e che non ci sia confusione su chi debba fare cosa. Con una documentazione chiara, offri al tuo team un punto di riferimento su cui contare per rispettare i propri impegni.

Quali sono gli elementi di un buon verbale di riunione per un segretario?

La creazione di verbali di riunione efficaci implica molto più della semplice scrittura di ciò che viene detto. Per rendere i verbali utili e chiari, devono includere elementi chiave specifici che forniscano tutte le informazioni necessarie a colpo d'occhio. Ecco su cosa concentrarti per assicurarti che i verbali siano completi e facili da seguire.

• I dettagli fondamentali dell'incontro. Questo dovrebbe includere la data, l'ora e il luogo della riunione, nonché un elenco dei partecipanti. È particolarmente importante notare chi era presente e chi no, soprattutto se sono state prese decisioni chiave.
• Chiara panoramica dell'agenda. Struttura i tuoi verbali in base ai punti all'ordine del giorno. Questo aiuta a organizzare i punti di discussione e assicura che non manchi nulla. Se una decisione o un'azione è legata a un punto specifico dell'ordine del giorno, chiarisci a quale punto si riferisce. ‍
• Decisioni e azioni. Assicurati di documentare tutte le mozioni, le decisioni e gli incarichi presi durante la riunione. Sii specifico su ciò che è stato deciso e su chi è responsabile di ogni azione. Includi scadenze o tempistiche se sono stati concordati.
• Elementi di follow-up. Se ci sono compiti che devono essere affrontati nella prossima riunione o richiedono ulteriori discussioni, prendine nota. Questo aiuta a stabilire l'agenda per la prossima riunione e mantiene i progetti in corso sulla buona strada. Assicurati di assegnare la responsabilità di questi elementi di follow-up in modo che non vengano trascurati.

Modello di verbale della riunione del segretario

Seguire un modello semplice e facile da usare ti aiuta a rendere i verbali chiari ed efficaci. Di seguito è riportato un modello di base che puoi copiare, incollare e compilare per le tue riunioni:

Titolo della riunione: [Inserisci il titolo della riunione]
Data: [Inserisci data]
Ora: [Inserisci ora di inizio - ora di fine]
Ubicazione: [Inserisci posizione]
Partecipanti: [Elenco dei nomi]
Assenti: [Elenco dei nomi]

1. Chiama per ordinare

Ora: [Inserisci l'ora di inizio della riunione]
[Inserire una breve nota su chi ha avviato la riunione e gli eventuali commenti di apertura.]

2. Approvazione dei verbali precedenti

[I verbali delle riunioni precedenti sono stati approvati? Se sono state apportate delle correzioni, annotatele brevemente.]

3. Punti all'ordine del giorno

Elemento 1: [Inserire il titolo dell'articolo dell'ordine del giorno]

• Riepilogo della discussione: [Riassumi i punti chiave della discussione]
• Decisioni prese: [Dettagliare eventuali decisioni o accordi presi]
• Elementi d'azione:
  • [Persona responsabile] a [azione richiesta] entro il [termine].

Elemento 2: [Inserire il titolo dell'articolo dell'ordine del giorno]

• Riepilogo della discussione: [Riassumi i punti chiave della discussione]
• Decisioni prese: [Dettagliare eventuali decisioni o accordi presi]
• Elementi d'azione:
  • [Persona responsabile] a [azione richiesta] entro il [termine].

[Ripetere questa struttura per tutti i punti all'ordine del giorno.]

4. Altre attività

[Annota eventuali punti o argomenti aggiuntivi sollevati che non erano nell'ordine del giorno originale.]

5. Prossima riunione

Data: [Inserire la data della prossima riunione]
Ora: [Inserisci l'ora della prossima riunione]
Ubicazione: [Inserisci posizione o indica se virtuale]
Agenda preliminare: [Facoltativo: includi eventuali argomenti noti per la prossima riunione.]

6. Interruzione

Ora: [Inserisci ora di fine riunione]
[Nota chi ha chiesto di interrompere la riunione ed eventuali commenti finali.]

Verbali automatici delle riunioni per i segretari: Noota

La redazione manuale dei verbali delle riunioni può richiedere molto tempo e stress per una segretaria. Ciò significa spesso destreggiarsi tra l'ascolto, la scrittura e il tenere il passo con le discussioni frenetiche. Noota allevia la pressione automatizzando il processo, rendendo più facile produrre ogni volta verbali di riunione accurati e completi:

• Registrazione e trascrizione automatiche: Noota registra l'intera riunione e la trascrive istantaneamente. Questo ti assicura di catturare ogni parola pronunciata senza perdere punti importanti.
• Minuti personalizzabili: Ogni incontro è diverso e Noota lo capisce. È possibile personalizzare facilmente il formato dei verbali delle riunioni per adattarli a diversi tipi di riunioni, ad esempio aggiornamenti di progetto, riunioni del consiglio di amministrazione o discussioni di gruppo. Puoi anche modificare i verbali successivi alla riunione, adattandoli secondo necessità per evidenziare le decisioni chiave o le azioni che contano di più.
• Condivisione senza sforzo: Distribuire i verbali delle riunioni non è mai stato così facile. Con Noota, puoi condividere i verbali completati con il tuo team o le parti interessate con un solo clic.
• Archiviazione sicura nel cloud: Non c'è bisogno di preoccuparsi di perdere documenti importanti. Noota archivia in modo sicuro i verbali delle riunioni nel cloud, rendendoli facilmente accessibili in qualsiasi momento. Che tu debba rivedere le riunioni passate o prepararti per quelle future, tutti i tuoi minuti sono a portata di clic.

Vuoi dire addio ai giorni in cui si scrivevano appunti e si cercava di tenere il passo con le discussioni frenetiche? Prova Noota gratuitamente.