Sind Sie es leid, bei Besprechungen jedes Detail festzuhalten?

Als Sekretärin wissen Sie, wie wichtig es ist, Diskussionen, Entscheidungen und Maßnahmen genau zu dokumentieren.

‍Aber wenn Besprechungen schnell voranschreiten, fühlt man sich leicht überfordert und riskiert, wichtige Punkte zu übersehen.

In diesem Artikel lernen Sie die wichtigsten Elemente eines effektiven Sitzungsprotokolls und eine Vorlage zur Optimierung Ihres Workflows kennen.

Warum müssen Sekretäre perfekte Sitzungsprotokolle erstellen?

Als Sekretärin sind Ihre Sitzungsprotokolle ein wichtiger Bestandteil, um Ihr Team zu organisieren und auf Kurs zu halten. Klare und genaue Protokolle stellen sicher, dass jeder genau weiß, was besprochen, entschieden und zugewiesen wurde.

Es gibt auch rechtliche und Compliance-Gründe, die zu berücksichtigen sind. In vielen Organisationen, insbesondere in Unternehmens- oder Vorstandsumgebungen, sind Sitzungsprotokolle gesetzlich vorgeschrieben. Diese Aufzeichnungen dienen als offizielle Dokumente, die überprüft werden können, um die getroffenen Entscheidungen oder Maßnahmen zu bestätigen. Wenn Ihre Organisation reguliert ist oder Compliance-Anforderungen hat, sind genaue Sitzungsprotokolle unerlässlich, um diese Standards zu erfüllen.

Sitzungsprotokolle sind auch ein Instrument zur Rechenschaftspflicht. Wenn die Aufgaben klar dokumentiert sind, ist leicht zu erkennen, wer für jede Aktion verantwortlich ist und welche Fristen gelten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Aufgaben pünktlich erledigt werden und dass keine Verwirrung darüber besteht, wer was tun sollte. Mit einer klaren Bilanz geben Sie Ihrem Team einen Bezugspunkt, auf den es sich verlassen kann, um seine Verpflichtungen einzuhalten.

Was sind die Elemente eines guten Sitzungsprotokolls für eine Sekretärin?

Um effektive Sitzungsprotokolle zu erstellen, müssen Sie mehr als nur das Gesagte aufschreiben. Damit Ihre Protokolle nützlich und übersichtlich sind, müssen sie bestimmte Schlüsselelemente enthalten, die alle notwendigen Informationen auf einen Blick enthalten. Hier erfahren Sie, worauf Sie sich konzentrieren sollten, um sicherzustellen, dass Ihr Protokoll sowohl gründlich als auch leicht nachvollziehbar ist.

• Die grundlegenden Details des Treffens. Dies sollte Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens sowie eine Teilnehmerliste umfassen. Es ist besonders wichtig zu notieren, wer anwesend war und wer nicht, vor allem, wenn wichtige Entscheidungen getroffen wurden.
• Klare Agendaübersicht. Strukturieren Sie Ihr Protokoll nach den Tagesordnungspunkten. Dies hilft bei der Organisation der Diskussionspunkte und stellt sicher, dass nichts verpasst wird. Wenn eine Entscheidung oder Aktion an einen bestimmten Tagesordnungspunkt gebunden ist, machen Sie deutlich, auf welchen Punkt sie sich bezieht. ‍
• Entscheidungen und Aktionspunkte. Stellen Sie sicher, dass Sie alle während des Treffens gestellten Anträge, Entscheidungen und Aufgaben dokumentieren. Geben Sie genau an, was entschieden wurde und wer für jede Aktion verantwortlich ist. Geben Sie Termine oder Zeitrahmen an, sofern diese vereinbart wurden.
• Folgeartikel. Wenn es Aufgaben gibt, die in der nächsten Sitzung behandelt werden müssen oder die einer weiteren Diskussion bedürfen, notieren Sie sich diese. Dies hilft bei der Aufstellung der Tagesordnung für das nächste Meeting und hält laufende Projekte auf Kurs. Stellen Sie sicher, dass Sie die Verantwortung für diese Folgepunkte zuweisen, damit sie nicht übersehen werden.

Vorlage für das Sitzungsprotokoll des Sekretärs

Wenn Sie einer einfachen, benutzerfreundlichen Vorlage folgen, können Sie klare und effektive Protokolle erstellen. Im Folgenden finden Sie eine einfache Vorlage, die Sie für Ihre Besprechungen kopieren, einfügen und ausfüllen können:

Titel der Sitzung: [Titel der Besprechung einfügen]
Datum: [Datum einfügen]
Uhrzeit: [Startzeit - Endzeit einfügen]
Standort: [Ort einfügen]
Teilnehmer: [Liste der Namen]
Abwesende: [Liste der Namen]

1. Rufen Sie an, um zu bestellen

Uhrzeit: [Uhrzeit einfügen, zu der das Meeting begonnen hat]
[Fügen Sie eine kurze Notiz dazu ein, wer die Sitzung begonnen hat, und alle einleitenden Kommentare.]

2. Genehmigung des vorherigen Protokolls

[Wurde das vorherige Sitzungsprotokoll genehmigt? Falls Korrekturen vorgenommen wurden, notieren Sie sich diese kurz.]

3. Tagesordnungspunkte

Punkt 1: [Titel des Tagesordnungspunkts einfügen]

• Zusammenfassung der Diskussion: [Fassen Sie die wichtigsten Diskussionspunkte zusammen]
• Entscheidungen getroffen: [Beschreiben Sie alle getroffenen Entscheidungen oder Vereinbarungen]
• Aktionselemente:
  • [Verantwortliche Person] bis [Maßnahme erforderlich] bis [Frist].

Punkt 2: [Titel des Tagesordnungspunkts einfügen]

• Zusammenfassung der Diskussion: [Fassen Sie die wichtigsten Diskussionspunkte zusammen]
• Entscheidungen getroffen: [Beschreiben Sie alle getroffenen Entscheidungen oder Vereinbarungen]
• Aktionselemente:
  • [Verantwortliche Person] bis [Maßnahme erforderlich] bis [Frist].

[Wiederhole diese Struktur für alle Tagesordnungspunkte.]

4. Anderes Geschäft

[Notieren Sie alle zusätzlichen Punkte oder Themen, die angesprochen wurden und nicht auf der ursprünglichen Tagesordnung standen.]

5. Nächstes Treffen

Datum: [Datum der nächsten Sitzung einfügen]
Uhrzeit: [Uhrzeit der nächsten Sitzung einfügen]
Standort: [Standort eingeben oder angeben, ob virtuell]
Vorläufige Tagesordnung: [Optional — füge alle bekannten Themen für das nächste Meeting hinzu.]

6. Vertagung

Uhrzeit: [Uhrzeit einfügen, zu der die Besprechung beendet wurde]
[Notieren Sie sich, wer die Vertagung der Sitzung beantragt hat, und alle abschließenden Kommentare.]

Automatisiertes Sitzungsprotokoll für Sekretäre: Noota

Das manuelle Erstellen von Sitzungsprotokollen kann als Sekretärin zeitaufwändig und stressig sein. Das bedeutet oft, zwischen Zuhören, Schreiben und dem Durchhalten schneller Diskussionen zu jonglieren. Noota entlastet, indem es den Prozess automatisiert und es einfacher macht, jedes Mal genaue und vollständige Sitzungsprotokolle zu erstellen:

• Automatisierte Aufnahme und Transkription: Noota zeichnet das gesamte Meeting auf und transkribiert es sofort. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie jedes gesprochene Wort erfassen, ohne wichtige Punkte zu übersehen.
• Individuell anpassbare Minuten: Jedes Treffen ist anders, und Noota versteht das. Sie können das Format Ihrer Sitzungsprotokolle ganz einfach an verschiedene Arten von Besprechungen anpassen, z. B. an Projektaktualisierungen, Vorstandssitzungen oder Teamdiskussionen. Sie können das Protokoll auch nach der Besprechung bearbeiten und es nach Bedarf anpassen, um wichtige Entscheidungen oder Aktionspunkte hervorzuheben, die am wichtigsten sind.
• Müheloses Teilen: Das Verteilen von Sitzungsprotokollen war noch nie so einfach. Mit Noota können Sie das fertige Protokoll mit nur einem Klick mit Ihrem Team oder Ihren Stakeholdern teilen.
• Sicherer Cloud-Speicher: Sie müssen sich keine Sorgen machen, wichtige Dokumente zu verlieren. Noota speichert Ihre Sitzungsprotokolle sicher in der Cloud, sodass Sie jederzeit darauf zugreifen können. Egal, ob Sie vergangene Besprechungen überprüfen oder sich auf zukünftige vorbereiten müssen, alle Ihre Protokolle sind nur ein paar Klicks entfernt.

Möchten Sie sich von den Tagen verabschieden, in denen Sie Notizen geschrieben und versucht haben, mit rasanten Diskussionen Schritt zu halten? Testen Sie Noota kostenlos.