¿Estás cansado de tener que esforzarte por capturar cada detalle durante las reuniones?

Como secretaria, sabe lo importante que es documentar las discusiones, las decisiones y los elementos de acción con precisión.

‍Sin embargo, cuando las reuniones avanzan rápidamente, es fácil sentirse abrumado y correr el riesgo de perder puntos importantes.

En este artículo, descubrirás los elementos clave para que las actas de las reuniones sean eficaces y una plantilla para agilizar tu flujo de trabajo.

¿Por qué las secretarias necesitan hacer actas de reuniones perfectas?

Como secretaria, las actas de las reuniones son una parte clave para mantener a tu equipo organizado y al día. Las actas claras y precisas garantizan que todos sepan exactamente lo que se discutió, decidió y asignó.

También hay motivos legales y de cumplimiento que deben tenerse en cuenta. En muchas organizaciones, especialmente en entornos corporativos o de juntas directivas, la ley exige las actas de las reuniones. Estos registros sirven como documentos oficiales que pueden revisarse para confirmar las decisiones o acciones tomadas. Si su organización está regulada o tiene requisitos de cumplimiento, es esencial que las actas de las reuniones sean precisas para cumplir con esos estándares.

Las actas de las reuniones también son una herramienta para la rendición de cuentas. Cuando las tareas están claramente documentadas, es fácil ver quién es el responsable de cada acción y cuáles son los plazos. Esto ayuda a garantizar que las tareas se completen a tiempo y que no haya confusión sobre quién debe hacer qué. Con un registro claro, le das a tu equipo un punto de referencia en el que pueden confiar para cumplir sus compromisos.

¿Cuáles son los elementos de un buen acta de reunión para una secretaria?

Crear actas de reuniones eficaces implica algo más que escribir lo que se dice. Para que tus actas sean útiles y claras, deben incluir elementos clave específicos que proporcionen toda la información necesaria de un vistazo. Esto es en lo que debes concentrarte para asegurarte de que tus actas sean completas y fáciles de seguir.

• Los detalles básicos de la reunión. Esto debe incluir la fecha, la hora y el lugar de la reunión, así como una lista de asistentes. Es especialmente importante anotar quién estuvo presente y quién no, especialmente si se tomaron decisiones clave.
• Descripción general clara de la agenda. Estructura tus actas de acuerdo con los puntos de la agenda. Esto ayuda a organizar los puntos de discusión y garantiza que no se pierda nada. Si una decisión o acción está vinculada a un tema específico de la agenda, deje en claro a qué punto se refiere. ‍
• Decisiones y puntos de acción. Asegúrese de documentar todas las mociones, decisiones y tareas realizadas durante la reunión. Sea específico sobre lo que se decidió y quién es responsable de cada acción. Incluya fechas límite o plazos si se han acordado.
• Elementos de seguimiento. Si hay tareas que deben abordarse en la próxima reunión o que requieren más discusión, anótelas. Esto ayuda a establecer la agenda para la próxima reunión y mantiene los proyectos en curso por buen camino. Asegúrese de asignar la responsabilidad de estos puntos de seguimiento para que no se pasen por alto.

Plantilla para actas de reuniones de secretarios

Seguir una plantilla sencilla y fácil de usar le ayudará a elaborar actas claras y eficaces. A continuación encontrará una plantilla básica que puede copiar, pegar y rellenar para sus reuniones:

Título de la reunión: [Inserte el título de la reunión]
Fecha: [Introducir fecha]
Hora: [Insertar hora de inicio - hora de finalización]
Ubicación: [Insertar ubicación]
Asistentes: [Lista de nombres]
Ausentes: [Lista de nombres]

1. Llamar para hacer un pedido

Hora: [Inserte la hora en que comenzó la reunión]
[Inserte una breve nota sobre quién inició la reunión y cualquier comentario de apertura.]

2. Aprobación de actas anteriores

[¿Se aprobaron las actas de la reunión anterior? Si se hicieron correcciones, anótelas brevemente.]

3. Temas del orden del día

Tema 1: [Inserte el título del punto del orden del día]

• Resumen de la discusión: [Resuma los puntos clave de la discusión]
• Decisiones tomadas: [Detallar cualquier decisión o acuerdo tomado]
• Elementos de acción:
  • [Persona responsable] a [acción requerida] antes del [fecha límite].

Tema 2: [Inserte el título del punto del orden del día]

• Resumen de la discusión: [Resuma los puntos clave de la discusión]
• Decisiones tomadas: [Detallar cualquier decisión o acuerdo tomado]
• Elementos de acción:
  • [Persona responsable] a [acción requerida] antes del [fecha límite].

[Repita esta estructura para todos los puntos del orden del día.]

4. Otros negocios

[Tenga en cuenta cualquier punto o tema adicional que se haya planteado y que no estuviera en la agenda original.]

5. Próxima reunión

Fecha: [Inserte la fecha de la próxima reunión]
Hora: [Inserte la hora de la próxima reunión]
Ubicación: [Inserte la ubicación o indique si es virtual]
Agenda preliminar: [Opcional: incluya cualquier tema conocido para la próxima reunión.]

6. Aplazamiento

Hora: [Introduzca la hora en que finalizó la reunión]
[Tenga en cuenta quién solicitó que se suspendiera la reunión y cualquier comentario final.]

Actas de reuniones automatizadas para secretarias: Noota

Tomar las actas de las reuniones de forma manual puede llevar mucho tiempo y ser estresante como secretaria. Esto a menudo implica hacer malabares entre escuchar, escribir y mantenerse al día con las discusiones rápidas. Noota alivia la presión al automatizar el proceso, lo que facilita la elaboración de actas de reuniones precisas y completas en todo momento:

• Grabación y transcripción automatizadas: Noota graba toda la reunión y la transcribe al instante. Esto garantiza que capture cada palabra pronunciada sin perder ningún punto importante.
• Minutos personalizables: Cada reunión es diferente y Noota lo entiende. Puedes personalizar fácilmente el formato de las actas de tus reuniones para que se adapten a los diferentes tipos de reuniones, como las actualizaciones de proyectos, las reuniones de la junta directiva o las discusiones de equipo. También puedes editar las actas después de la reunión y ajustarlas según sea necesario para resaltar las decisiones clave o las acciones que más importan.
• Compartir sin esfuerzo: Distribuir las actas de las reuniones nunca ha sido tan fácil. Con Noota, puedes compartir las actas completadas con tu equipo o las partes interesadas con un solo clic.
• Almacenamiento seguro en la nube: No hay necesidad de preocuparse por perder documentos importantes. Noota almacena de forma segura las actas de sus reuniones en la nube, lo que facilita el acceso a ellas en cualquier momento. Ya sea que necesite revisar reuniones pasadas o prepararse para las futuras, todas sus actas están a solo unos clics de distancia.

¿Quiere decir adiós a los días de garabatear notas y tratar de mantenerse al día con las discusiones rápidas? Prueba Noota gratis.