Notizen zum Vorstellungsgespräch: Vorlagen und KI-Tools

Stellen Sie sich vor, Sie könnten mehrere starke Kandidaten nicht vergleichen, weil Ihre Notizen unvollständig oder inkonsistent sind — so frustrierend!

Hier finden Sie einige Tipps und eine vorgefertigte Vorlage, um Ihre Fähigkeiten zum Aufzeichnen von Notizen zu verbessern und so einen fairen und effizienten Interviewprozess zu gewährleisten.

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Was sind gute Interviewnotizen

Interviewnotizen sind deine objektive Aufzeichnung des Gesprächs und wie Sie faire, selbstbewusste Einstellungsentscheidungen sicherstellen.

Sie werden zu Ihrem Bezugspunkt für die Bewertung von Fähigkeiten, Verhaltensweisen, Motivationen und der Eignung für die Rolle. Machen Sie sich also besser die bestmögliche Notiz.

Gute Interviewnotizen beginnen mit Klarheit und Struktur. Anstatt jeden Satz aufzuschreiben, konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Teile des Gesprächs: wichtige Antworten auf Ihre Fragen, Beispiele dafür, wie Kandidaten Probleme gelöst haben, und spezifische Details, die einen Bewerber von einem anderen unterscheiden.

Sie sollten auch darauf abzielen Objektivität und Fairness in deinen Notizen. Das bedeutet, aufzuzeichnen, was tatsächlich gesagt wurde, und nicht Ihre Eindrücke davon, was es über die Person bedeuten könnte.

Ein weiteres Merkmal guter Interviewnotizen ist Konsistenz. Wenn Sie für jeden Kandidaten dieselbe Struktur verwenden — ganz gleich, ob es sich dabei um Abschnitte für Fähigkeiten, kulturelle Eignung und Bereiche mit Verbesserungsbedarf oder um eine Vorlage mit Überschriften handelt —, fällt es Ihnen viel leichter, einen Kandidaten mit einem anderen zu vergleichen. Außerdem werden Ihre Kollegen Ihre Notizen auf einen Blick verstehen.

Vorlage für eine Interviewnotiz

Unten finden Sie eine detaillierte Vorlage, die Sie für jedes Interview verwenden können — egal, ob es sich um einen Telefonbildschirm oder eine Finalrunde handelt

📄 Vorlage für Interviewnotizen (Kopieren/Einfügen bereit)

Informationen zum Kandidaten

Verwenden Sie diesen Abschnitt, um alle Ihre Notizen an die richtige Person zu binden.

• Name des Kandidaten:
• Stelle beworben für:
• Datum des Vorstellungsgesprächs:
• Interviewer (n):
• Art des Interviews: (z. B. Telefon, Video, Persönlich)

1. Hintergrund und Erfahrung

Erfassen Sie wichtige Fakten über den beruflichen Werdegang des Kandidaten.

• Ausbildung und Zertifizierungen:
  (Abschlüsse, Institutionen, relevante Zertifizierungen)
• Höhepunkte der Arbeitsgeschichte:
  (Schlüsselpositionen, Unternehmen, Dauer der Betriebszugehörigkeit)
• Wichtigste Erfolge:
  (Quantifizierbare Siege oder bemerkenswerte Erfolge)
• Überwundene Herausforderungen der Vergangenheit:
  (Spezifische Beispiele, die Widerstandsfähigkeit oder Wachstum belegen)

2. Bewertung der Fähigkeiten

Unterteilen Sie die Fähigkeiten des Kandidaten in Hard- und Softskills.

Technische Fähigkeiten

• Tools und Technologien:
• Projekte, die technische Fähigkeiten unter Beweis stellen:
• Leistungsniveau (Anfänger/Fortgeschritten/Experte):

Soziale Fähigkeiten

• Kommunikation:
  (Klarheit, Selbstvertrauen, Artikulation)
• Teamarbeit:
  (Beispiele für Zusammenarbeit oder Konfliktlösung)
• Problemlösung:
  (Spezifische Situationen, in denen der Kandidat kritisches Denken zeigte)
• Führung (falls zutreffend):
  (Beispiele für die Leitung von Projekten oder Mentoring)

3. Antworten der Kandidaten

Fassen Sie die Antworten des Kandidaten auf Ihre wichtigsten Fragen zusammen. Sie können diesen Abschnitt so anpassen, dass er Ihrem Leitfaden für Vorstellungsgespräche entspricht.

• Frage 1: (z. B. „Beschreiben Sie eine Zeit, in der Sie ein Projekt geleitet haben.“)
  Antwort: (Kernpunkte und wörtliche Zitate)
• Frage 2:
  Antwort:
• Frage 3:
  Antwort:

4. Kulturelle Eignung und Motivation

Hier stellen Sie fest, wie gut die Person mit Ihren Unternehmenswerten und Ihrer Teamdynamik übereinstimmt.

• Ausrichtung auf Unternehmenswerte:
  (Beispiele für Verhaltensweisen oder Interessen, die Ihre Kultur widerspiegeln)
• Anpassungsfähigkeit und Teamfit:
  (Beobachtungen zu Flexibilität, Zusammenarbeit, Neugier)
• Motivation für die Rolle:
  (Warum der Kandidat diesen Job will, langfristige Ziele)

5. Gehalt und Verfügbarkeit

Erfassen Sie schnell wichtige Logistikdaten.

• Gehaltsvorstellungen:
• Kündigungsfrist/ Frühestes Startdatum:
• Andere Einschränkungen:
  (z. B. Umzugsbedarf, Präferenzen aus der Ferne oder vor Ort)

6. Stärken, Schwächen und Warnsignale

Dies ist Ihre Momentaufnahme für die Entscheidungsfindung.

• Top-Stärken:
• Entwicklungsbereiche:
• Mögliche rote Flaggen:
  (Alles, was möglicherweise weiterverfolgt werden muss oder Bedenken aufwirft)

7. Allgemeine Bewertung und Empfehlung

Beenden Sie mit einer kurzen Zusammenfassung, die Ihre Notizen zusammenhält.

• Gesamteindruck:
  (Ein bis drei Sätze, die Ihr Urteil festhalten)
• Empfehlung:
  • ☐ Gehe zur nächsten Runde
  • ☐ Weitere Überprüfung erforderlich
  • ☐ Nicht empfohlen
• Begründung:
  (Kurze Begründung auf der Grundlage der von Ihnen gesammelten Beweise)

Beste KI-Interviewnotizen für Personalvermittler

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Wenn Sie Kandidaten interviewen, ist das Letzte, was Sie wollen, fleißig tippen statt zuhören und beurteilen. An dieser Stelle kommen die Notizzettel für KI-Interviews ins Spiel. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Tools, die Sie für Ihren Rekrutierungsworkflow in Betracht ziehen können.

Noota: Auf Personalvermittler zugeschnittene Gesprächsnotizen leicht gemacht

Noota wurde speziell für Profis wie Sie entwickelt, die Tag für Tag Interviews führen. Es ist mehr als nur ein Rekorder — es ist ein vollständiger KI-Rekrutierungsassistent das optimiert Ihren gesamten Prozess der Interviewdokumentation.

📍 Hauptvorteile von Noota

• Automatisierte Aufzeichnung und Transkription von Interviews: Noota zeichnet sowohl Videoanrufe als auch Telefoninterviews auf und stellt sicher, dass nichts übersehen wird.
• Strukturierte Kandidatenberichte: Innerhalb weniger Minuten erhalten Sie KI-generierte Zusammenfassungen, in denen Fähigkeiten, Antworten und wichtige Erkenntnisse hervorgehoben werden — fertig zum Teilen oder Hinzufügen zu Ihrem ATS.
• Benutzerdefinierte Vorlagen und Einblicke: Verwenden Sie vorgefertigte Vorlagen oder personalisieren Sie Ihre eigenen, um sie an Ihren Rekrutierungsprozess anzupassen, egal ob es sich um technische Stellen, Vertriebspositionen oder die Einstellung von Führungskräften handelt.
• Tiefe Integration: Noota kann ATS-Updates automatisieren, Folge-E-Mails auf der Grundlage von Interview-Inhalten senden und Ihnen mit einfachen Befehlen helfen, vergangene Konversationen zu durchsuchen.
• Zeitersparnis und besserer Fokus: Personalvermittler berichten von einem drastisch reduzierten Verwaltungsaufwand, sodass sie mehr Zeit für Strategie und Kandidatenbindung aufwenden können.

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🛠 Top-Alternativen, die Sie in Betracht ziehen sollten

Wenn Sie nach Optionen suchen oder ein Tool suchen, das zu einer bestimmten Nische passt, finden Sie hier weitere hervorragende KI-Notizgeräte, die von Personalvermittlern verwendet werden:

🔹 Fireflies.ai

Ein vielseitiger KI-Meeting-Assistent, der Konversationen in Echtzeit transkribiert und generiert wichtige Punkte und Erkenntnisse. Es lässt sich in Zoom, Teams und Google Meet integrieren und eignet sich sowohl für Interviews als auch für interne Besprechungen.

✅ Geeignet für: Teams, die Zusammenfassungen von Mehrzweck-Besprechungen.
✅ Stärke: Funktionen und Aktionspunkte für die Zusammenarbeit.

🔹 Otter.ai

Otter.ai bietet robuste Transkription mit automatisierten zusammenfassenden Highlights und eine KI-Chat-Funktion, um Ihre Notizen später abzufragen. Es wird häufig in Geschäftsumgebungen verwendet und unterstützt Team-Workflows gut.

✅ Gut für: Personalvermittler, die auch wollen eine durchsuchbare Meeting-Wissensdatenbank.
✅ Stärke: Starke Transkriptionsgenauigkeit und KI-gestützte Erkenntnisse.

🔹 Metaview

Metaview basiert auf Rekrutierungsworkflows: Es erfasst automatisch Interviews und strukturiert Zusammenfassungen mithilfe von anpassbare Vorlagenund hilft Ihnen bei der Erstellung konsistenter Bewertungen für Kandidaten.

✅ Gut für: Teams, die sich darauf verlassen strukturierte Interview-Frameworks.
✅ Stärke: Maßgeschneiderte Vorlagen, die auf Rollen oder Interviewphasen zugeschnitten sind.

🔹 Dover

Dover kombiniert KI-Notizen mit einem ATS-Workflow und füllt automatisch strukturierte Scorecards direkt aus Interviews aus. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Notizen manuell in Ihre Kandidatenpipeline zu übertragen.

✅ Gut für: Teams auf der Suche nach reibungslose ATS-Integration.
✅ Stärke: Die Scorecards sind bereit, sobald das Interview beendet ist.

Tipps, um gute Notizen aus Ihren Interviews zu machen

Effektives Aufzeichnen von Notizen verbessert Ihren Interviewprozess erheblich. So können Sie sich Notizen machen, die sowohl umfassend als auch nützlich sind:

Bereite dich vor dem Interview vor‍

Es ist wichtig für gehe gut vorbereitet in jedes Interview. Machen Sie sich mit der Stellenbeschreibung und den spezifischen Fähigkeiten und Eigenschaften vertraut, die Sie suchen.

Dieses Wissen sollte Ihnen bei der Erstellung von Notizen helfen und Ihnen helfen, sich auf die Erfassung von Informationen zu konzentrieren, die sich direkt auf die Eignung des Kandidaten für die Stelle beziehen. Bereiten Sie Ihre Fragen im Vorstellungsgespräch im Voraus vor und planen Sie in Ihren Notizen Platz ein, um Antworten und Beobachtungen direkt neben jeder Frage zu notieren.

Entwickeln Sie ein konsistentes Notationssystem‍

Entwickeln Sie ein System von Abkürzungen oder Symbolen, damit Ihre Notizen übersichtlich und leicht überprüfbar sind. Verwenden Sie beispielsweise „+“ für Stärken oder Schlüsselqualifikationen und „-“ für Schwächen oder Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind.

Diese Methode spart Zeit während des Interviews und vereinfacht den späteren Überprüfungsprozess.

Konzentrieren Sie sich auf wichtige Punkte, nicht auf Wort-für-Wort-Transkripte‍

Anstatt zu versuchen, jedes Wort festzuhalten, sollten Sie sich auf die wichtigsten Punkte konzentrieren, die der Kandidat vorbringt, insbesondere auf diejenigen, die den Stellenanforderungen entsprechen. Notieren Sie sich alle spezifischen Beispiele für frühere Leistungen oder Fähigkeiten, die für die Stelle besonders relevant sind.

Dieser Ansatz hilft Ihnen, sich aktiv an der Konversation zu beteiligen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Informationen verpassen.

Achten Sie auf nonverbale Hinweise‍

Achten Sie nicht nur darauf, was die Kandidaten sagen, sondern auch darauf, wie sie es sagen. Beachten Sie alle wichtigen nonverbalen Hinweise wie Augenkontakt, Körpersprache und allgemeines Verhalten.

Diese Beobachtungen können zusätzliche Erkenntnisse über das Selbstvertrauen und die Eignung des Kandidaten für die Stelle liefern.

Überprüfen und organisieren Sie Ihre Notizen nach dem Interview‍

Verbringen Sie nach jedem Interview einige Zeit damit, Ihre Notizen zu organisieren und auszufüllen. Dies geschieht am besten kurz nach dem Interview, solange die Details noch aktuell sind.

Dieser Schritt hilft Ihnen, alle Punkte zu klären, die während des Vorstellungsgesprächs nicht vollständig erfasst wurden, und stellt sicher, dass Ihre Notizen umfassend und nützlich für Einstellungsentscheidungen sind.

Verwenden Sie Ihre Notizen, um ein Bewertungsformular auszufüllen

Verwenden Sie Ihre Interviewnotizen zum Ausfüllen ein Bewertungsformular hilft sicherzustellen, dass Ihre Einstellungsentscheidungen sowohl objektiv als auch präzise sind. Wenden Sie die gesammelten detaillierten Informationen direkt an, um jeden Kandidaten anhand der auf dem Formular angegebenen Kriterien zu bewerten.

Diese Methode reduziert persönliche Vorurteile und ermöglicht es Ihnen, konsistente, datengestützte Entscheidungen zu treffen.‍

FAQ

🧠 Q1: Tue ich wirklich Müssen Sie Interviewnotizen machen?

Ja — Notizen zum Vorstellungsgespräch sind nicht optional, wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit Klarheit und Fairness einstellen möchten. Sie helfen dir sich die Kandidatendetails genau merken, vergleichen Sie mehrere Bewerber objektiv und erstellen Sie eine nachvollziehbare Aufzeichnung darüber, warum Sie eine Entscheidung getroffen haben. Ohne strukturierte Notizen riskieren Sie, sich auf ein unvollkommenes Gedächtnis oder Bauchgefühl zu verlassen, was zu Vorurteilen und Inkonsistenzen führen kann.

Wenn Sie sich während oder unmittelbar nach Vorstellungsgesprächen Notizen machen, stellt dies auch sicher, dass Ihr Einstellungsteam wichtige Punkte später noch einmal überprüfen kann — insbesondere, wenn sich Vorstellungsgespräche über Tage oder Wochen erstrecken.

📝 Q2: Wann sollte ich meine Notizen machen — während oder nach dem Interview?

Sie kombinieren am besten beide Ansätze.

• Während des Interviews: Notieren Sie kurze Stichwörter, Zeitstempel oder Aufzählungspunkte, die aussagekräftige Beispiele oder Fragen enthalten, die Sie noch einmal aufgreifen möchten.
• Unmittelbar nach dem Interview: Konkretisieren Sie diese Punkte, solange das Gespräch noch frisch in Ihrem Kopf ist.

Diese zweistufige Methode stellt sicher, dass Sie bleiben anwesend mit dem Kandidaten im Moment doch ende mit vollständige, genaue Dokumentation kurz nach dem Anruf.

📄 Q3: Kann ich Notizen in das Interview mit mir bringen?

Ja — und das solltest du. Ich werde vorbereitet mit einem Liste der Fragen, gewünschte Kompetenzen und Bereiche, die Sie untersuchen möchten, helfen dabei, das Gespräch zu leiten und sorgen für Konsistenz zwischen den Kandidaten. Vermeiden Sie es jedoch, während des Gesprächs aus einem Drehbuch zu lesen oder den Kopf in Ihre Notizen zu stecken. Behandeln Sie Ihre vorbereiteten Notizen als Leitfaden für Konversationen, keine Rede.

🤖 Q4: Ist es in Ordnung, KI zu verwenden, um Interviewnotizen für mich zu machen?

Absolut — solange du noch überprüfe und validiere die Ausgabe. KI-Notizen wie Noota und andere können alles festhalten, was gesagt wurde, Zusammenfassungen erstellen und Ihnen helfen, die Notizen für alle Interviews zu standardisieren. Die Rolle der KI sollte jedoch darin bestehen, vermehren Ihr Prozess, ersetzt nicht Ihr professionelles Urteilsvermögen.

KI reduziert Ihren Verwaltungsaufwand und ermöglicht es Ihnen, sich auf den Kandidaten zu konzentrieren, aber Sie sollten die Notizen trotzdem auf Nuancen und Kontext überprüfen, bevor Sie sie fertigstellen.

📊 Q5: Wie detailliert sollten meine Gesprächsnotizen sein?

Ihre Notizen sollten detailliert genug sein, um:

• erfasse das Die wichtigsten Antworten und Beispiele des Kandidaten,
• hervorheben Kompetenzen und Verbesserungsmöglichkeiten, und
• unterstütze eine begründete Einstellungsentscheidung später.

Das bedeutet nicht, Absätze wörtlich zu schreiben — verwenden Kugeln mit Beweisen, kurze Anführungszeichen und Zeitstempel. Du willst nützlicher Inhalt, keine Details auf Transkriptebene.

🧩 Q6: Sollten Interviewnotizen subjektiv oder objektiv sein?

Konzentrieren Sie sich auf objektive Fakten und Beweise statt Eindrücke oder Gefühle. Notieren Sie sich zum Beispiel, was der Kandidat ist besagt, was Beispiel, das sie gegeben haben, und was Kompetenz, die veranschaulicht. Vermeiden Sie Aussagen wie „schien uninteressiert zu sein“, ohne sie mit konkreten Hinweisen oder Zitaten zu untermauern. Dies macht Ihre Notizen fairer, einfacher zu vergleichen und aus Sicht der HR-Compliance sicherer.

🔍 Q7: Was passiert, wenn ich mehrere Kandidaten für dieselbe Stelle interviewe?

Benutze ein konsistente Struktur oder Vorlage für alle Kandidaten (wie der in Abschnitt 2). Wenn jeder Kandidat anhand desselben Frameworks bewertet wird, wird es für Sie viel einfacher sein, Einstellungskriterien objektiv zu vergleichen und Entscheidungsmüdigkeit oder Neuheitsverzerrungen zu vermeiden. Ihr Team wird es Ihnen bei den Nachbesprechungen danken.

💬 Q8: Was soll ich mit meinen Notizen nach dem Interview machen?

Nachdem Sie Ihre ausführlichen Notizen fertiggestellt haben:

1. Teilen Sie sie Ihrem Einstellungsteam mit oder laden Sie sie auf Ihr ATS hoch.
2. Benutze sie um in Nachbesprechungsgesprächen informieren und stellen Sie sicher, dass alle auf derselben Seite sind.
3. Bewahren Sie sie in den Akten auf Unterstützung zukünftiger Einstellungsentscheidungen, Feedback oder Audit-Trails.

Gesprächsnotizen sind nicht nur Gedächtnishilfen — sie sind Teil Ihrer Einstellungsinfrastruktur.

📅 Q9: Wie schnell sollte ich meine Gesprächsnotizen fertigstellen?

Finalisiere sie so schnell wie möglich nach dem Interview, idealerweise innerhalb einer Stunde. Dieser Zeitrahmen sorgt dafür, dass Ihr Gedächtnis frisch ist, Ihre Notizen präzise sind und Sie den wichtigen Kontext zwischen dem Gespräch und Ihrer Dokumentation nicht verlieren.