Personalberatungen unter Druck: Wie man die operative Überlastung im Jahr 2026 bewältigt?

Uns wird ständig gesagt, dass der Rekrutierungsmarkt unter Druck steht. Und in den letzten Jahren haben sich die Anzeichen dafür gemehrt: ein Rückgang des Stellenangebots, längere Rekrutierungszeiten, weniger angenommene Angebote und eine geringe Sichtbarkeit.

Die Ergebnisse für das erste Quartal 2025 von PageGroup (-11,7 % Bruttogewinn), Hays (-9 % Nettohonorare) und Robert Walters (-16 % Nettohonorare) bestätigen dies: Ja, die Aktivität verlangsamt sich, während der Druck auf Personalvermittlungsagenturen unerbittlich weiter lastet.

Für Berater ist es eine doppelte Belastung. Komplexere Aufträge und trotzdem die Anforderung, schnell und gut zu liefern.

Sind dies also situative Effekte oder struktureller Druck? Was, wenn die Situation nuancierter ist?

Alle Antworten gibt es von Amaury de Moulins, Associate Director für Outsourcing und REC Partners bei FAB Group. Er gibt wertvolle Einblicke in die Besonderheiten der internen Personalbeschaffung und wie man rekrutiert, ohne (zu sehr) auszubrennen.

Der Mittelweg zwischen situativem und strukturellem Druck

„Wir sind einer der wenigen Berufe, in denen wir 2 Kunden haben. Wir verkaufen einem Kandidaten ein Unternehmen und einem Unternehmen einen Kandidaten. Nur verkaufen wir kein Objekt, wir verkaufen Menschen.“ Dieser Satz von Amaury spricht Bände über die inhärente Spannung der Rolle.

Es ist eine Tatsache. Die Personalvermittlung in Agenturen ist naturgemäß ein Beruf mit hohem Druck. Berater sind gefangen zwischen den manchmal vagen Erwartungen der Unternehmen und den unvorhersehbaren Reaktionen der Kandidaten. Selbst die beste Übereinstimmung garantiert keinen unterschriebenen Vertrag.

Für Junior-Berater, ohne ein solides Kundenportfolio, ist die Schwierigkeit noch spürbarer. Ohne Methoden oder Benchmarks erliegen sie dem Druck schneller.

„Ein erfahrener Senior weiß, wie man sich anpasst, aber ein Junior kann schnell den Halt verlieren.“ Amaury.

Man kann berechtigterweise die Verantwortung der Agenturen hinterfragen, intern gut zu rekrutieren, auszubilden, zu unterstützen und die ersten Jahre zu strukturieren. Und das ist noch nicht alles. Denn zu diesem „Grunddruck“ gesellt sich der Wettlauf um Geschwindigkeit und Qualität: schnell, gut und manchmal das Unmögliche zu liefern. Die perfekte Kombination, um maximale Spannung zu erzeugen.

Laut Amaury hat dieser strukturelle Druck schon immer existiert. Er wird jedoch durch das aktuelle Wirtschaftsklima verstärkt. Wirtschaftsabschwächung, Einstellungsstopps, Zurückhaltung bei der Verpflichtung zu unbefristeten Verträgen. Im Jahr 2024 sind einige Sektoren (insbesondere Start-ups) sahen, dass Aufträge knapp wurden, während andere, wie der große Einzelhandel, weiterhin rekrutierten.

Das Ergebnis: eine erhöhte Überlastung, zwischen geschäftlicher Dringlichkeit und Marktunsicherheit.

Überlastung in Agenturen: Ursachen und Konsequenzen verstehen

Wie verändert diese Überlastung den Alltag von Agenturen? Wie beeinflusst sie das Leben von Recruitern?

Eile = Weniger Präzision? Die sichtbaren Auswirkungen der Überlastung

Eine der ersten von Amaury hervorgehobenen Konsequenzen ist der Qualitätsverlust. Tatsächlich wird ein überlasteter Berater versuchen, schneller zu arbeiten, auf Kosten der Arbeitsqualität. Das Ergebnis? Weniger Zeit die Bedürfnisse des Kunden zu verstehen, Kandidaten zu unterstützen, Profile anzupassen.

Diese Eile erzeugt einen Dominoeffekt: schlecht vorbereitete Kandidaten, oberflächliche Briefings, mehr Hin und Her und eine geschwächte Kundenbeziehung.

Und je schneller der Berater sein will, desto mehr hetzt er sich, verschwendet Zeit, erschöpft sich, verliert das Vertrauen, und es nimmt kein Ende.

Es ist ein echter Teufelskreis.

Berater unter Druck: Wenn der Job (zu sehr) belastet

Der Beruf eines Personalberaters ist anspruchsvoll. Und er ist nicht für jeden geeignet. „Ich glaube, wir spüren den Druck stärker, wenn wir nicht am richtigen Platz sind.“ Amaury.

Ja, es stimmt, es gibt eine Form von Spannung die bereits im Beruf selbst verankert ist, wie ein natürlicher Druck. Mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, monatlichen Zielen, menschlichen Überraschungen. Die mentale Belastung ist unsichtbar, aber allgegenwärtig.

Berater zu sein bedeutet, Verkäufer zu sein. Eine Realität, die oft von denen missverstanden wird, die sie entdecken. Die interne Rekrutierung hat dann direkte Auswirkungen; man muss die richtigen Motivationshebel (Leistung, Vergütung, Kundenbeziehung) identifizieren, um Fehlbesetzungen zu vermeiden.

Dann muss man den Kontext und das Umfeld hinzufügen: Das Management spielt hier eine Schlüsselrolle. Ein schlecht unterstützter, schlecht geführter Berater, ohne Struktur oder Orientierung, ist eine garantierte Überlastung für ihn, für seinen Manager, für die Agentur.

Keine Organisation, keine Methode. Keine Methode, mehr Druck.

Mit der Folge einer hohen Fluktuation, die Agenturen leider gut kennen, besonders unter Junioren. Sie verlassen schnell das Schiff, aus Mangel an Struktur oder einfach, weil es nicht der richtige Job ist.

5 konkrete Wege, um die Belastung für Agenturen zu verringern

1. Eine klare Organisation, vom Management getragen

Amaury betont: „Organisation und Disziplin sind es, die Junioren ermöglichen, sich nicht zu verlieren. Ohne sie improvisieren Berater improvisieren und brennen aus.“

2. Aufträge besser priorisieren (wenn möglich)

Ja, manche Aufträge sind fehlerhaft, anstrengend, kostspielig. Nein zu sagen ist in Agenturen selten, aber wir können anleiten, neu zuweisen, hinterfragen. Berater zu schützen bedeutet auch, intelligent ablehnen oder umleiten zu können.

3. Schulen und strukturieren, für Berater und Manager

Es ist an der Zeit, in der Beraterrolle, im Zeitmanagement, in der Kundenbetreuung zu schulen. Der Schlüssel: Reduzierung unnötiger Schritte, gemeinsame Gestaltung einer effektiven Rekrutierung, und vor allem vermeiden wir es, einem Einhorn hinterherzujagen.

4. Anders bewerten: Manager ist keine automatische Beförderung

Leistung rechtfertigt keine Beförderung. Gutes Management lernt man. Management ist eine Fähigkeit, kein Status. Und ohne Schulung besteht das Risiko, ein ganzes Team zu vergraulen.

Warum nicht Alternativen in Betracht ziehen, um Leistung zu würdigen, ohne Management aufzuzwingen: horizontale Entwicklung, Boni, berufliche Anerkennung.

5. Tools? Ja, aber mit Bedacht

Datenbanken, Lebenslauf-Bibliotheken, LinkedIn-Lizenzen usw. All diese Grundlagen, die sich direkt auf die Leistung auswirken, werden tatsächlich einen Unterschied machen.

Andererseits erleichtern Tools wie Noota oder ChatGPT können interessant sein, aber sie reichen nicht aus, um den gesamten organisatorischen Aspekt der Agentur, das Druckmanagement, die Liebe zum Beruf auszugleichen. Komfortbonus, ja. Wunderlösung, nein. Sie sind nur dann Verbündete, wenn die Grundlagen stimmen.

Amaury weist auf einen wichtigen Punkt hin: mehr Tools = mehr Erwartungen. Eine hochgerüstete Agentur könnte paradoxerweise mehr Ergebnisse fordern, ohne den Kontext zu berücksichtigen.

Unter Druck, aber nicht ohne Lösungen

Strukturelle oder situative Überlastung? Ein bisschen von beidem, Captain!

Die Personalbeschaffung in Agenturen ist von Haus aus ein sehr druckintensiver Beruf. Doch das wirtschaftliche Klima kann die Situation noch verschärfen.

Um durchzuhalten, geht es nicht nur darum, ein gutes ATS oder eine großartige KI -Tool zu haben: Man braucht Organisation, gute interne Personalbeschaffung, eine klare Führungskultur und intrinsische Motivation.

„Man muss diesen Job lieben. Ihn zu ertragen, ist schon zu spät.“ Amaury.

Besser zusammenzuarbeiten, zwischen Kunden, Managern und Beratern, ist zweifellos der nachhaltigste Hebel, um mit Überlastung umzugehen, ohne unterzugehen. Und weiterhin Personal zu rekrutieren, während man den Kopf über Wasser hält.

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