Mit einer Teams-Rufnummer machen Sie Ihre Teams-App zu einem vollwertigen Geschäftstelefon.

Sie können Anrufe von Ihrem Laptop oder Mobilgerät aus tätigen und entgegennehmen – ganz ohne zusätzliche Hardware.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre Teams-Rufnummer erhalten und im Arbeitsalltag nutzen.

So erhalten Sie eine Teams-Rufnummer

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Teams-Rufnummer zu erhalten. Die richtige Option hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist.

🛠 Option 1: Rufnummern direkt von Microsoft beziehen

Als Administrator können Sie Rufnummern direkt über das Microsoft Teams Admin Center beziehen.

So gehen Sie vor:

1. Melden Sie sich an unter admin.teams.microsoft.com.
2. Navigieren Sie zu Sprache > Telefonnummern.
3. Klicken Sie auf Hinzufügenund wählen Sie dann Ihr Land, Ihren Standort sowie die Art der Rufnummer aus.
4. Wählen Sie aus, wie viele Rufnummern Sie benötigen.
5. Klicken Sie auf Bestellung aufgeben.

Sobald die Nummern erstellt sind, können Sie diese Benutzern zuweisen.

Dies ist der schnellste Weg für den Einstieg – ganz ohne Drittanbieter.

🔄 Option 2: Bestehende Nummern portieren

Nutzen Sie bereits Telefonnummern bei einem anderen Anbieter? Sie können diese zu Teams mitnehmen.

Dies nennt man Rufnummernportierung. Ihre aktuellen Nummern bleiben erhalten, sodass Kunden und Bewerber ihre Kontakte nicht aktualisieren müssen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Füllen Sie das Formular für die Portierungsanfrage im Teams Admin Center aus.
• Geben Sie die Daten Ihres aktuellen Anbieters sowie eine Liste der Nummern an.
• Microsoft übernimmt den Wechsel für Sie.

Der Vorgang dauert einige Tage, lohnt sich aber, wenn Sie Wert auf Kontinuität legen.

📄 Option 3: Spezifische Nummern anfordern

Benötigen Sie eine bestimmte Vorwahl oder einen Nummerntyp, der standardmäßig nicht verfügbar ist?

Sie können eine entsprechende Anfrage bei Microsoft einreichen.

Dies ist nützlich, wenn Sie in einem Nischenmarkt tätig sind oder in einer bestimmten Region rekrutieren.

Das Formular finden Sie im Teams Admin Center unter Telefonnummern > Rufnummern anfordern.

Sobald Sie Ihre Nummer haben, ist die Zuweisung ganz einfach:

1. Gehen Sie zu Telefonnummern im Admin Center.
2. Wählen Sie die Nummer aus, die Sie zuweisen möchten.
3. Klicken Sie auf Zuweisenund wählen Sie dann einen Benutzer aus.
4. Bestätigen und speichern.

So verwenden Sie eine Teams-Telefonnummer

Sobald Sie Ihre Teams-Telefonnummer haben, können Sie direkt über die Teams-App Anrufe tätigen und empfangen.

So legen Sie los.

📞 Anruf über Teams tätigen

Sie können Anrufe genau wie mit einem herkömmlichen Telefon tätigen.

Und so geht's:

1. Öffnen Sie Microsoft Teams.
2. Gehen Sie zu Anrufe Registerkarte im linken Menü.
3. Verwenden Sie das Wählfeld , um eine Nummer einzugeben.
4. Klicken Sie auf die Anrufen -Schaltfläche.

Das war's schon. Der Anruf erfolgt über Ihre Teams-Telefonnummer.

Wenn die Person in Ihren Kontakten gespeichert ist, suchen Sie einfach nach ihrem Namen und klicken Sie auf „Anrufen“.

Dies funktioniert auf dem Desktop, im Web und auf Mobilgeräten – so bleiben Sie immer erreichbar.

📥 Eingehende Anrufe empfangen

Wenn jemand Ihre Teams-Nummer anruft, erhalten Sie ein Pop-up in der App.

Klicken Sie auf Annehmen , um den Anruf entgegenzunehmen, oder auf Ablehnen , um ihn an die Voicemail weiterzuleiten.

Sie hören einen Klingelton, genau wie bei einem normalen Telefonanruf. Wenn Sie ein Headset verwenden, wird der Ton direkt dorthin übertragen.

Wenn Sie sich in einer anderen Besprechung oder einem anderen Anruf befinden, können Sie in Teams wählen, wie Sie fortfahren möchten – wechseln, halten oder ignorieren.

🗣 Voicemail in Teams nutzen

Anruf verpasst? Kein Problem.

Teams verfügt über eine integrierte Voicemail.

So rufen Sie Ihre Voicemail ab:

1. Gehen Sie auf die Anrufe -Registerkarte.
2. Klicken Sie auf Voicemail.
3. Hören Sie sich die Nachricht an oder lesen Sie die automatische Transkription.

Sie können außerdem Ihre Begrüßung anpassen, eine Anrufweiterleitung einrichten oder Regeln für Ihre Abwesenheit festlegen.

Anrufe weiterleiten und halten

Müssen Sie einen Anruf an ein Teammitglied weiterleiten?

Klicken Sie während eines Anrufs auf das Symbol Weitere Optionen und wählen Sie dann Weiterleiten. Wählen Sie einen Kontakt aus, und Teams erledigt den Rest.

Sie können einen Anrufer auch mit einem Klick in die Warteschleife setzen – ideal, wenn Sie Informationen prüfen oder kurz Rücksprache halten müssen.

Anrufliste und Wahlwiederholung

Jeder Anruf, den Sie tätigen oder empfangen, wird protokolliert im Verlauf unter Anrufe.

Möchten Sie jemanden zurückrufen? Suchen Sie einfach den Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche Anrufen .

Sie sehen Zeitstempel, Anrufdauer sowie Informationen darüber, ob der Anruf verpasst oder erfolgreich war.

Fehlerbehebung bei häufigen Teams-Telefonproblemen

Hier finden Sie eine Liste der häufigsten Probleme – und was Sie dagegen tun können.

❌ Wähltastenfeld wird nicht angezeigt

Sie haben Teams geöffnet, aber das Wähltastenfeld fehlt?

Dies deutet meist auf ein Problem im Backend hin.

Überprüfen Sie Folgendes:

• Stellen Sie sicher, dass dem Benutzer eine Teams-Telefonlizenz zugewiesen ist. Keine Lizenz bedeutet kein Wähltastenfeld.
• Bestätigen Sie, dass dem Benutzer eine gültige Telefonnummer zugewiesen ist. Wechseln Sie zum Teams Admin Center > Sprache > Telefonnummern.
• Starten Sie die Teams-App neu. Manchmal dauert es einige Minuten, bis Änderungen wirksam werden.
• Melden Sie sich ab und wieder an. Dies kann Teams dazu zwingen, die Einstellungen zu aktualisieren.

Funktioniert es immer noch nicht? Überprüfen Sie mit Ihrem Administrator, ob alles korrekt eingerichtet wurde.

📵 Anrufe können nicht getätigt oder empfangen werden

Sie klicken auf „Anrufen“, aber es passiert nichts?

Versuchen Sie Folgendes:

• Testen Sie Ihre Internetverbindung. Eine schlechte WLAN-Verbindung kann den Verbindungsaufbau verhindern.
• Stellen Sie sicher, dass das Nummernformat korrekt ist. Geben Sie bei Bedarf die vollständige Ländervorwahl an.
• Überprüfen Sie Ihren Teams- Anrufplan. Wenn dieser abgelaufen ist oder fehlt, funktionieren Anrufe nicht.
• Starten Sie Teams neu.
• Aktualisieren Sie Ihre App. Eine veraltete Version kann Fehler verursachen.

Wenn alles andere fehlschlägt, versuchen Sie, von einem anderen Gerät aus anzurufen, um festzustellen, ob das Problem gerätespezifisch ist.

📭 Voicemail funktioniert nicht

Anruf verpasst – aber keine Sprachnachricht?

Beginnen Sie hier:

• Gehen Sie zu Einstellungen > Anrufe. Stellen Sie sicher, dass die Voicemail aktiviert ist.
• Überprüfen Sie Ihre Voicemail-Begrüßung. Wenn diese nicht eingerichtet ist, werden Anrufe möglicherweise nicht durchgestellt.
• Überprüfen Sie die Anrufweiterleitungsregeln. Möglicherweise werden Ihre Anrufe an ein anderes Ziel weitergeleitet.
• Schauen Sie in Ihrem Voicemail-Tab unter Anrufe nach, um nach verpassten Nachrichten zu suchen.

Wenn keine Nachrichten angezeigt werden, versuchen Sie sich über das Web anzumelden, um Probleme mit der App auszuschließen.

🔁 Anrufweiterleitung fehlgeschlagen

Sie möchten einen Anruf weiterleiten, aber er bricht ab oder wird nicht verbunden?

Gehen Sie wie folgt vor:

• Stellen Sie sicher, dass die Person, an die Sie weiterleiten möchten, in Teams aktiv ist.
• Wenn Sie eine Kontaktgruppe verwenden, überprüfen Sie, ob die Gruppe synchronisiert ist.
• Nutzen Sie Rücksprache halten und dann weiterleiten , falls die direkte Weiterleitung fehlschlägt.
• Aktualisieren Sie Teams auf die neueste Version.

Damit eine Weiterleitung funktioniert, müssen beide Benutzer erreichbar sein. Wenn jemand offline ist, kann die Weiterleitung fehlschlagen.

🧩 Fehlende Anrufliste

Sie finden Ihr Anrufprotokoll nicht?

Versuchen Sie es mit diesen Tipps:

• Prüfen Sie, ob Sie mit dem richtigen Konto angemeldet sind.
• Warten Sie einen Moment – die Synchronisierung der Anrufliste kann manchmal etwas dauern.
• Aktualisieren Sie die App oder prüfen Sie die Browser-Version von Teams.
• Leeren Sie den Cache, wenn Sie die Desktop-App verwenden (navigieren Sie zu %appdata%\Microsoft\Teams und löschen Sie den Inhalt).

Lohnt sich ein Teams-Telefonie-Tarif?

Sie nutzen bereits Teams für Chats, Besprechungen und die Zusammenarbeit.

Lohnt es sich aber, extra zu zahlen, um es auch als Telefonsystem zu nutzen?

Schauen wir uns das genauer an.

✅ Die Vorteile eines Teams-Telefonplans

Eine Teams-Telefonlizenz bietet Ihnen eine echte geschäftliche Telefonnummer. Das bedeutet, dass Sie Anrufe außerhalb von Teams tätigen und empfangen können – genau wie mit einem normalen Telefon.

Sie können Kandidaten, Kunden oder Kollegen direkt anrufen, auch wenn diese Teams nicht nutzen.

Keine separaten Apps oder Geräte erforderlich. Einfach Teams öffnen und wählen.

Warum das wichtig ist:

• Alles an einem Ort: Kein Hin- und Herwechseln mehr zwischen Zoom, Ihrem Mobiltelefon und Ihrem Festnetzanschluss.
• Professionelle Anruferkennung: Zeigen Sie Ihre Firmennummer anstelle Ihrer privaten Handynummer.
• Integrierte Voicemail und Anrufliste: Jeder verpasste Anruf und jede Nachricht wird in Teams gespeichert.
• Anrufweiterleitung und -vermittlung: Leiten Sie Anrufe jederzeit an die richtige Person weiter.
• Skalierbarkeit: Fügen Sie ganz einfach Benutzer hinzu oder entfernen Sie diese, wenn Ihr Team wächst.

Für hybride und remote arbeitende Teams ist das eine klare Sache. Ihre Recruiter können von überall aus arbeiten – und klingen dabei, als säßen sie im Büro.

💸 Die Kosten, die Sie berücksichtigen sollten

Ein Teams-Telefonplan ist nicht kostenlos.

Sie benötigen für jeden Benutzer eine Teams Phone-Lizenz. Darüber hinaus ist möglicherweise ein Anrufplan von Microsoft (oder einem Drittanbieter) erforderlich, um Einwahl- und ausgehende Anrufe zu ermöglichen.

Die Preise variieren, liegen aber in der Regel zwischen 8 und 20 US-Dollar pro Benutzer und Monat.

Sie benötigen außerdem ein Microsoft 365-Abonnement, über das viele Unternehmen bereits verfügen.

Ja, es entstehen Kosten. Wenn man diese jedoch mit herkömmlichen Telefonsystemen oder der Verwaltung zahlreicher verschiedener Tools vergleicht, ist es eine sinnvolle Investition.

🤔 Wann es sich lohnt

Ein Teams Phone-Plan ist besonders sinnvoll, wenn:

• Sie Ihren Tech-Stack vereinfachen möchten.
• Ihr Team bereits vollständig in Microsoft 365 arbeitet.
• Sie standortübergreifend zuverlässige Telefonie benötigen.
• Sie wachsen und skalierbare Kommunikationstools benötigen.
• Sie Vorstellungsgespräche oder Outreach-Aktivitäten koordinieren und alles in einer App bündeln möchten.

Wenn Sie noch private Telefone nutzen oder zwischen verschiedenen Apps hin- und herwechseln müssen, kann der Umstieg auf Teams Phone Zeit sparen – und Nerven schonen.

🙅‍♂️ Wann es sich möglicherweise nicht lohnt

Andererseits ist Teams Phone für Sie möglicherweise nicht die richtige Wahl, wenn:

• Ihr Team nur wenige Anrufe pro Monat tätigt.
• Sie bereits mit einem anderen VoIP-Anbieter zufrieden sind.
• Ihre Kommunikation hauptsächlich per E-Mail oder Video stattfindet.

In diesem Fall könnten die Kosten den Nutzen überwiegen.

Holen Sie das Beste aus jedem Teams-Anruf heraus : Noota

Microsoft Teams für Anrufe zu nutzen ist leistungsstark. Noch besser wird es in Kombination mit Noota.

Noota ist ein KI-gestützter Meeting-Assistent. Er zeichnet Ihre Gespräche auf, transkribiert sie und fasst sie zusammen – damit Ihnen kein Detail entgeht.

• Jeden Anruf aufzeichnen : Sobald Sie einen Teams-Anruf starten, kann Noota automatisch beitreten. Das Gespräch wird live aufgezeichnet und transkribiert.
• Sofortige Zusammenfassungen : Nach dem Anruf bietet Ihnen Noota mehr als nur ein Transkript. Sie erhalten eine übersichtliche Zusammenfassung mit Highlights, Entscheidungen und Aufgaben. Da diese KI-generiert ist, müssen Sie nichts mehr selbst schreiben.
• Intelligente Nummernerkennung : Noota findet Kontaktdaten, egal wo Sie arbeiten – ob auf LinkedIn, in E-Mail-Verläufen oder in Ihrem CRM. Suchen Sie nie wieder nach Telefonnummern. Noota ruft sie sofort ab und ermöglicht Ihnen, direkt zu handeln.
• Automatische ATS-Updates : Sobald Ihr Anruf endet, aktualisiert Noota Ihr CRM oder ATS. Es fügt Notizen, Zusammenfassungen und die wichtigsten Erkenntnisse hinzu – ganz ohne Ihr Zutun.

Möchten Sie Ihre Teams-Anrufe automatisch protokollieren und nachbereiten? Testen Sie Noota kostenlos.