Acabas de tener una conversación intensa con un cliente potencial y ahora revisas tus notas en el CRM. Te das cuenta de que son inconsistentes y que les falta información clave. 

Así que completas tus notas con lo que aún recuerdas, ¡pero no puedes evitar preguntarte por qué no lo escribiste antes!

¿Cómo tomar notas mejores y más rápidas, y asegurar que tu CRM proporcione toda la información necesaria?

Como expertos en transcripción de ventas, te ayudamos a acelerar tu proceso de toma de notas.

¿Por qué tomar notas en tu CRM?

Las libretas son cosa del pasado para los vendedores. Con software de toma de notas como Evernote, Google Keep o OneNote, pueden mantener un registro escrito de todas sus interacciones con los clientes en una interfaz segura.

Pero existe una forma aún más rápida y eficiente de crear notas: las funciones de toma de notas integradas en tu CRM. 

Quizás ya uses tu CRM para compartir información sobre tus clientes potenciales. ¿Por qué no convertirlo en tu método principal para tomar notas? 

Ya verás, no hay nada más sencillo. Tomar notas en el CRM te ayuda a: 

• Almacenar y recopilar los datos de tus clientes en un lugar seguro.
• Hacer que tus notas sean fácilmente accesibles para todos tus compañeros de equipo.
• Aprovechar la inteligencia de datos de tu CRM.

¿Por qué no simplemente grabar la llamada, te preguntarás? Ambas cosas son posibles. Pero tanto si tomas notas en tiempo real como si lo haces a partir de grabaciones, más vale ahorrar tiempo y hacerlo bien desde el principio.

Echemos un vistazo a cómo puedes registrar datos clave de tus clientes potenciales en tu CRM.

5 pasos para tomar notas de forma eficiente en tu CRM 

Registrar lo que escuchas parece fácil en teoría, pero es más difícil en la práctica. 

Naturalmente, quieres prestar toda tu atención a la persona con la que hablas mientras escribes todo lo que dice. Esto es aún más difícil cuando te reúnes con un cliente potencial de alto valor. ¡Es complicado mantener la concentración en conversaciones de gran importancia! 

Aquí te mostramos cómo, en 5 pasos, puedes elaborar notas precisas en tu CRM: 

#1 Preparar tus notas antes de la reunión

Como sabes, causarás una mejor impresión en tu llamada de ventas si vienes preparado. Esto también se aplica a la toma de notas. Para mantener el rumbo de tu conversación con el cliente potencial, puedes esbozar su estructura en tus notas. Algunos CRM pueden proporcionarte plantillas predefinidas. En ellos, puedes mencionar elementos como: 

• Preguntas que debes hacer: ¿cuáles son tus problemas de negocio? ¿Con qué empresas has trabajado anteriormente? ¿Por qué no estás satisfecho con tu proceso comercial actual?
• Información que debes conocer: Nombres de los responsables de la toma de decisiones, presupuesto asignado y detalles técnicos y operativos.
• Llamadas a la acción: las próximas reuniones, pasos y plazos.

¡Esto evitará que sientas que olvidaste algo al día siguiente! 

#2 Mantener la concisión y la síntesis 

Al tomar notas, nuestro primer impulso es hacer una transcripción palabra por palabra de la conversación. ¡Al menos así nos aseguramos de no olvidar nada! 

Sin embargo, es fácil darse cuenta de que eso no es sostenible a largo plazo. Escribir todas las ideas que surgen durante una conversación en tu CRM consume mucha energía.

Y ahí es donde tener un estilo de escritura condensado y conciso es fundamental. Aquí tienes cómo puedes tomar notas directas al grano sin dejar fuera información esencial:  

• Escribir solo con sustantivos y verbos.
• Hacer buen uso de abreviaturas para ahorrar tiempo.
• Conectar tus ideas con guiones, barras o flechas.
• Hacer saltos de línea o de párrafo con frecuencia para enfatizar los cambios de tema.

#3 Mencionar información no verbal

En una llamada de ventas, cada pequeño detalle cuenta. Las señales emocionales o visuales pueden indicar dudas y preguntas ocultas que es importante detectar. Por eso, es una buena idea anotar en tu CRM cualquier observación que hayas hecho durante la interacción: 

¿Tu cliente potencial parecía escéptico cuando explicaste los beneficios de tu solución? ¿Frustrado cuando mencionaste el precio? ¿Interesado cuando hablaste de una característica específica?

Para entender mejor lo que piensa su cliente potencial, le conviene seguir la pista de todas estas claves esenciales.

#4 Revise y optimice sus notas

Ahora que ha registrado todos los detalles de su conversación, es momento de poner orden en sus notas. Al revisar y optimizar sus apuntes, se asegurará de tener toda la información necesaria para la próxima llamada con el cliente.

Esto también es importante si desea compartir sus notas con su gerente o con compañeros que trabajen en la misma cuenta. Puede corregir errores ortográficos, añadir puntuación, estructurar el texto visualmente y añadir detalles específicos que recuerde. 

Si sus notas están claras, ¡es muy probable que su mente también lo esté! 

#5 Organice estas notas cuidadosamente en el CRM

Un CRM es una herramienta poderosa para recopilar y aprovechar los datos de los clientes. Si se utiliza correctamente, puede ofrecerle una visión clara de su embudo de ventas. 

Pero para lograrlo, debe saber cómo incorporar toda la información que recopila en su CRM. Esto significa añadir nuevos perfiles de cliente y completar las fichas de información sobre el nombre de la empresa, su tamaño, presupuesto... 

En algunos CRM, también puede añadir categorías personalizadas para agilizar su proceso de recopilación de datos. Para organizar mejor estos datos, puede definir campos de texto y preguntas personalizadas como: 

• Su proyecto
• Sus puntos de dolor 
• Su nivel de interés percibido
• Su horizonte de compra
• Herramientas y competidores contactados previamente

Esto le facilitará distinguir a los clientes con alto potencial de aquellos que no merece tanto la pena prospectar. 

¿Cuáles son los mejores CRM para tomar notas?

La toma de notas no es igual de efectiva en todos los CRM. Existen algunas marcas de CRM que ofrecen funciones de toma de notas más prácticas que otras: 

Copper 

En Copper, puedes personalizar la estructura de tus notas con preguntas y campos para rellenar. Puedes conectar estos datos con Google Calendar para recordar información esencial antes y durante la reunión. También puedes añadir notas personales en el perfil de cada uno de tus clientes potenciales. 

HubSpot

En HubSpot, puedes añadir notas y comentarios en cada una de tus fichas de contacto, empresa, negocio o ticket. También puedes personalizar estas tarjetas del CRM. Puedes añadir categorías numéricas, archivos adjuntos y comentarios de texto. 

Con una sola ficha, tienes acceso a toda la información sobre un trato o un cliente potencial. También puedes beneficiarte de la integración con aplicaciones comunes de toma de notas. 

Zoho

Zoho te permite ir aún más rápido. En esta herramienta, puedes añadir notas en cada etapa de la venta y consultar a tus compañeros sobre asuntos urgentes. Puedes grabar notas de audio si no tienes tiempo para escribirlas. También puedes hacer que las notas sean obligatorias para cada registro y definir plantillas predeterminadas. ¡De esta forma, tu equipo de ventas siempre podrá encontrar la información que necesita!

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