Hoe maak je betere en snellere notities in je CRM?

Je hebt net een intens gesprek gehad met een prospect en bekijkt nu je notities in je CRM. Je merkt dat ze inconsistent zijn en dat er essentiële informatie ontbreekt. 

Dus vul je je notities aan met wat je je nog herinnert, maar je vraagt je af waarom je dat niet eerder hebt opgeschreven!

Hoe kun je beter en sneller notities maken en ervoor zorgen dat je CRM alle nodige informatie bevat?

Als experts in verkoopgerichte transcriptie helpen we je om je notitieproces te versnellen.

Waarom notities maken in je CRM?

Notitieblokken zijn verleden tijd voor verkopers. Met notitiesoftware zoals Evernote, Google Keep of OneNote kunnen ze al hun klantinteracties schriftelijk vastleggen in een beveiligde omgeving.

Maar er is een nog snellere en efficiëntere manier om notities te maken: de notitiefuncties die in je CRM zijn ingebouwd. 

Misschien gebruik je je CRM al om informatie over je prospects te delen. Waarom zou je het niet als je primaire manier gebruiken om notities bij te houden? 

Je zult zien, makkelijker kan niet. Notities maken in je CRM helpt je om: 

• Je klantgegevens op één veilige plek te verzamelen en op te slaan.
• Je notities eenvoudig toegankelijk te maken voor al je teamleden.
• De data-intelligentie van je CRM optimaal te benutten.

Waarom zou je je gesprek niet gewoon opnemen, vraag je je misschien af? Beide opties zijn mogelijk. Maar of je nu real-time notities maakt of op basis van gespreksopnames, je kunt net zo goed tijd besparen en het meteen goed doen.

Laten we eens kijken hoe je belangrijke prospectgegevens in je CRM kunt vastleggen.

5 stappen om efficiënt notities te maken in je CRM 

Vastleggen wat je hoort klinkt in theorie eenvoudig, maar is in de praktijk lastiger. 

Je wilt natuurlijk je volledige aandacht bij je gesprekspartner houden terwijl je alles opschrijft wat ze zeggen. Dit is nog lastiger bij een gesprek met een prospect met veel potentieel. Het is moeilijk om gefocust te blijven tijdens gesprekken met een hoog belang! 

Zo kun je in 5 stappen nauwkeurige notities maken in je CRM: 

#1 Je notities voorbereiden vóór de meeting

Zoals je weet, maak je een sterkere indruk tijdens je verkoopgesprek als je goed voorbereid bent. Dit geldt ook voor je notities. Om je gesprek met de prospect op koers te houden, kun je de structuur alvast in je notities opzetten. Sommige CRM-systemen bieden hiervoor vooraf gedefinieerde sjablonen aan. Hierin kun je zaken vermelden zoals: 

• Vragen die je moet stellen: wat zijn je zakelijke uitdagingen? Met welke bedrijven heb je eerder gewerkt? Waarom ben je niet tevreden over je huidige bedrijfsproces?
• Informatie die je moet weten: Namen van besluitvormers, het toegewezen budget en technische en operationele details.
• Call-to-actions: de volgende afspraken, stappen en deadlines.

Zo voorkom je dat je de volgende dag het gevoel hebt dat je iets bent vergeten! 

#2 Beknopt en synthetisch blijven 

Bij het notuleren hebben we vaak de neiging om het gesprek woord voor woord uit te typen. Zo weten we tenminste zeker dat we alles onthouden! 

Toch is het al snel duidelijk dat dit op de lange termijn niet vol te houden is. Alle ideeën die tijdens een gesprek naar voren komen in je CRM invoeren kost enorm veel energie.

En dat is precies waarom een beknopte en bondige schrijfstijl zo belangrijk is. Zo maak je to-the-point notities zonder essentiële informatie weg te laten:  

• Schrijf alleen met zelfstandige naamwoorden en werkwoorden.
• Gebruik afkortingen om tijd te besparen.
• Verbind je ideeën met streepjes, schuine strepen of pijlen.
• Gebruik regelmatig witregels of nieuwe alinea's om aan te geven dat het onderwerp verandert.

#3 Non-verbale informatie noteren

Tijdens een verkoopgesprek telt elk detail. Emotionele of visuele signalen kunnen wijzen op verborgen twijfels en vragen die belangrijk zijn om op te pikken. Daarom is het slim om je observaties tijdens het gesprek direct in je CRM te noteren: 

Leek je prospect sceptisch toen je de voordelen van je oplossing uitlegde? Gefrustreerd toen je de prijs noemde? Geïnteresseerd toen je over een specifieke functie sprak?

Om de gedachten van je prospect beter te begrijpen, kun je al deze essentiële aanwijzingen bijhouden.

#4 Je notities nalezen en optimaliseren

Nu je de ins en outs van je gesprek hebt vastgelegd, is het tijd om je notities te ordenen. Door je notities na te lezen en te optimaliseren, weet je zeker dat je over alle informatie beschikt die je nodig hebt voor het volgende klantgesprek.

Dit is ook belangrijk als je je notities wilt delen met je manager of collega's die aan hetzelfde account werken. Je kunt spelfouten corrigeren, interpunctie toevoegen, de tekst visueel structureren en specifieke details uit je eigen geheugen toevoegen. 

Als je notities helder zijn, is je hoofd dat waarschijnlijk ook! 

#5 Orden deze notities netjes in het CRM

Een CRM is een krachtig hulpmiddel om klantgegevens te verzamelen en te benutten. Bij correct gebruik geeft het je een helder beeld van je verkooptrechter. 

Maar om dit te bereiken, moet je weten hoe je alle informatie die je verzamelt in je CRM verwerkt. Dit betekent nieuwe klantprofielen toevoegen en de informatiebladen invullen over de bedrijfsnaam, omvang, budget... 

In sommige CRM-systemen kun je ook aangepaste categorieën toevoegen om je gegevensverzameling te stroomlijnen. Om deze gegevens beter te ordenen, kun je aangepaste tekstvelden en vragen definiëren, zoals: 

• Hun project
• Hun pijnpunten 
• Hun waargenomen interessepeil
• Hun aankooptermijn
• Tools en concurrenten die al zijn gecontacteerd

Hierdoor kun je gemakkelijker klanten met een hoog potentieel onderscheiden van degenen die minder de moeite waard zijn om te benaderen. 

Wat zijn de beste CRM-systemen voor het maken van notities?

Notities maken is niet overal even effectief; dit hangt af van het CRM dat je gebruikt. Er zijn CRM-merken die handigere functies voor notities bieden dan andere: 

Copper 

In Copper kun je de structuur van je notities aanpassen met vragen en invulvelden. Je kunt deze gegevens koppelen aan Google Calendar om essentiële informatie voor en tijdens de vergadering bij de hand te hebben. Daarnaast kun je persoonlijke notities toevoegen aan de profielen van al je prospects. 

HubSpot

In HubSpot kun je notities en opmerkingen toevoegen aan al je contact-, bedrijfs-, deal- of ticketkaarten. Je kunt deze CRM-kaarten ook aanpassen. Zo kun je numerieke categorieën, bijlagen en tekstuele opmerkingen toevoegen. 

Met één enkele kaart heb je toegang tot alle informatie over een deal of prospect. Bovendien profiteer je van integraties met veelgebruikte notitie-apps. 

Zoho

Zoho stelt je in staat om nog sneller te werken. In deze tool kun je in elke verkoopfase notities toevoegen en je teamgenoten vragen stellen over dringende zaken. Heb je geen tijd om te typen? Dan kun je audio-notities opnemen. Je kunt notities ook verplicht stellen voor elk dossier en vooraf gedefinieerde sjablonen instellen. Zo vindt je verkoopteam altijd de informatie die ze nodig hebben!

Noota: Automatische notulen van vergaderingen in je CRM

Als experts in transcriptie hebben we een tool ontworpen die je proces voor het maken van verkoopnotities versnelt. Hiermee genereer je in een handomdraai automatische notulen van je klantgesprekken en integreer je deze direct in je CRM.

Noota biedt je diverse functies:

• Opname van gesprekken en schermen.
• Transcriptie en automatische notitievorming.
• AI-gestuurde samenvattingsfunctie.
• Ingebouwde software voor gespreksanalyse om klantgevoelens te peilen en je verkooppraatje te optimaliseren.

Wil je direct notulen van verkoopgesprekken genereren? Probeer Noota.