Come prendere note migliori e più velocemente nel tuo CRM?

Hai appena avuto una conversazione intensa con un potenziale cliente e ora controlli i tuoi appunti sul CRM. Ti rendi conto che sono incoerenti e che mancano informazioni chiave. 

Così integri gli appunti con ciò che ricordi ancora, ma non puoi fare a meno di chiederti perché non l'abbia scritto prima!

Come prendere appunti meglio e più velocemente e assicurarsi che il CRM fornisca tutte le informazioni necessarie?

In qualità di esperti di trascrizione per le vendite, ti aiutiamo a velocizzare il processo di presa degli appunti.

Perché prendere appunti nel CRM?

I taccuini sono ormai un ricordo del passato per i venditori. Con software per prendere appunti come Evernote, Google Keep o OneNote, possono mantenere una traccia scritta di tutte le interazioni con i clienti su un'interfaccia sicura.

Ma esiste un modo ancora più rapido ed efficiente per creare note: le funzionalità di presa appunti integrate nel tuo CRM. 

Forse usi già il CRM per condividere informazioni sui tuoi potenziali clienti. Perché non renderlo il tuo strumento principale per prendere appunti? 

Vedrai, non c'è niente di più semplice. Prendere appunti nel CRM ti aiuta a: 

• Archiviare e raccogliere i dati dei tuoi clienti in un unico posto sicuro.
• Rendere i tuoi appunti facilmente accessibili a tutti i membri del tuo team.
• Sfruttare l'intelligenza dei dati del tuo CRM.

Perché non limitarsi a registrare la chiamata, potresti chiederti? Entrambe le cose sono possibili. Ma che tu stia prendendo appunti in tempo reale o partendo dalle registrazioni delle chiamate, tanto vale risparmiare tempo e farlo subito.

Diamo un'occhiata a come puoi registrare i dati chiave dei potenziali clienti nel tuo CRM.

5 passaggi per prendere appunti in modo efficiente nel CRM 

Registrare ciò che si sente sembra facile in teoria, ma è più difficile nella pratica. 

Vorresti naturalmente dedicare tutta la tua attenzione alla persona con cui stai parlando mentre scrivi tutto ciò che dice. Questo è ancora più difficile quando incontri un potenziale cliente ad alto potenziale. È difficile rimanere concentrati durante conversazioni importanti! 

Ecco come, in 5 passaggi, puoi creare appunti accurati sul tuo CRM: 

#1 Preparare gli appunti prima della riunione

Come sai, farai un'impressione migliore durante la chiamata di vendita se ti presenti preparato. Questo vale anche per la presa degli appunti. Per mantenere la discussione con il tuo potenziale cliente sui binari giusti, puoi delineare la sua struttura nei tuoi appunti. Alcuni CRM possono fornirti modelli predefiniti. In questi puoi menzionare elementi come: 

• Domande da porre: quali sono le vostre problematiche aziendali? Con quali aziende avete lavorato in precedenza? Perché non siete soddisfatti del vostro attuale processo aziendale?
• Informazioni da conoscere: nomi dei decisori, budget stanziato e dettagli tecnici e operativi.
• Call-to-action: prossimi incontri, passaggi e scadenze.

Questo ti eviterà la sensazione di aver dimenticato qualcosa il giorno dopo! 

#2 Essere concisi e sintetici 

Quando prendiamo appunti, il primo impulso è quello di trascrivere la discussione parola per parola. Almeno, siamo sicuri di non dimenticare nulla! 

Tuttavia, è facile capire che non è un metodo sostenibile a lungo termine. Digitare tutte le idee che emergono durante una conversazione nel proprio CRM richiede molta energia.

Ed è qui che uno stile di scrittura sintetico e conciso diventa fondamentale. Ecco come puoi prendere appunti mirati senza tralasciare le informazioni essenziali:  

• Scrivere usando solo sostantivi e verbi.
• Fare buon uso delle abbreviazioni per risparmiare tempo.
• Collegare le idee con trattini, barre o frecce.
• Andare regolarmente a capo o creare nuovi paragrafi per sottolineare i cambi di argomento.

#3 Menzionare le informazioni non verbali

In una chiamata di vendita, ogni piccolo dettaglio conta. I segnali emotivi o visivi possono suggerire dubbi e domande nascoste che è importante cogliere. Ecco perché è una buona idea annotare nel CRM qualsiasi osservazione fatta durante l'interazione: 

Il tuo potenziale cliente è sembrato scettico quando hai spiegato i vantaggi della tua soluzione? Frustrato quando hai menzionato il prezzo? Interessato quando hai parlato di una funzionalità specifica?

Per leggere meglio nella mente del tuo potenziale cliente, potresti tenere traccia di tutti questi indizi essenziali.

#4 Rileggi e ottimizza i tuoi appunti

Ora che hai registrato tutti i dettagli della conversazione, è il momento di mettere in ordine i tuoi appunti. Rileggendoli e ottimizzandoli, avrai la certezza di disporre di tutte le informazioni necessarie per la prossima chiamata con il cliente.

Questo è importante anche se desideri condividere i tuoi appunti con il tuo responsabile o con i colleghi che lavorano sullo stesso account. Puoi correggere gli errori di ortografia, aggiungere la punteggiatura, strutturare visivamente il testo e aggiungere dettagli specifici basati sui tuoi ricordi. 

Se i tuoi appunti sono chiari, probabilmente lo sarà anche la tua mente! 

#5 Organizza questi appunti in modo ordinato nel CRM

Un CRM è uno strumento potente per raccogliere e sfruttare i dati dei clienti. Se utilizzato correttamente, può offrirti una visione chiara del tuo funnel di vendita. 

Ma per riuscirci, devi sapere come incorporare tutte le informazioni che raccogli nel tuo CRM. Ciò significa aggiungere nuovi profili cliente e compilare le schede informative su nome dell'azienda, dimensioni, budget... 

In alcuni CRM, puoi anche aggiungere categorie personalizzate per semplificare il processo di raccolta dati. Per organizzare meglio questi dati, puoi definire campi testuali e domande personalizzate come: 

• Il loro progetto
• I loro punti critici 
• Il loro livello di interesse percepito
• Il loro orizzonte di acquisto
• Strumenti e concorrenti già contattati

Questo ti renderà più facile distinguere i clienti ad alto potenziale da quelli meno interessanti da acquisire. 

Quali sono i migliori CRM per prendere appunti?

L'efficacia della presa di appunti varia a seconda del CRM utilizzato. Alcuni marchi di CRM offrono funzionalità di annotazione più comode di altri: 

Copper 

Su Copper, puoi personalizzare la struttura delle tue note con domande e campi da compilare. Puoi collegare questi dati a Google Calendar per ricordare le informazioni essenziali prima e durante la riunione. Puoi anche aggiungere note personali sui profili di ciascuno dei tuoi potenziali clienti. 

HubSpot

Su HubSpot, puoi aggiungere note e commenti su ciascuna delle tue schede contatto, azienda, trattativa o ticket. Puoi anche personalizzare queste schede CRM. È possibile aggiungere categorie numeriche, allegati e commenti testuali. 

Con un'unica scheda, hai accesso a tutte le informazioni su una trattativa o un potenziale cliente. Puoi inoltre beneficiare dell'integrazione con le più comuni applicazioni per prendere appunti. 

Zoho

Zoho ti permette di andare ancora più veloce. In questo strumento, puoi aggiungere note in ogni fase della vendita e chiedere ai tuoi colleghi informazioni su questioni urgenti. Puoi registrare note audio se non hai tempo di scriverle. Puoi anche rendere le note obbligatorie per ogni registrazione e definire modelli predefiniti. In questo modo, il tuo team di vendita potrà sempre trovare le informazioni di cui ha bisogno!

Noota: trascrizione automatica delle riunioni nel tuo CRM

In qualità di esperti di trascrizione, abbiamo progettato uno strumento che velocizza i processi di presa di appunti durante le vendite. Con questo strumento, puoi generare in pochissimo tempo note automatiche delle tue riunioni con i clienti e integrarle nel tuo CRM.

Noota ti offre diverse funzionalità:

• Registrazione di chiamate e schermo.
• Trascrizione e presa di appunti automatica.
• Riassunto basato sull'intelligenza artificiale.
• Software di analisi della conversazione integrato per valutare il sentiment del cliente e ottimizzare il tuo pitch di vendita.

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