So machen Sie bessere und schnellere Notizen in Ihrem CRM

Sie hatten gerade ein intensives Gespräch mit einem Interessenten und prüfen nun Ihre Notizen im CRM. Dabei stellen Sie fest, dass diese lückenhaft sind und wichtige Informationen fehlen. 

Sie ergänzen Ihre Notizen also mit dem, woran Sie sich noch erinnern können, fragen sich aber gleichzeitig, warum Sie das nicht schon früher aufgeschrieben haben!

Wie lassen sich Notizen besser und schneller erstellen, damit Ihr CRM alle notwendigen Informationen enthält?

Als Experten für vertriebsorientierte Transkription helfen wir Ihnen, Ihre Notizen effizienter zu gestalten.

Warum Notizen direkt im CRM erfassen?

Notizblöcke gehören für Vertriebsmitarbeiter der Vergangenheit an. Mit Software wie Evernote, Google Keep oder OneNote können sie alle Kundeninteraktionen sicher digital festhalten.

Es gibt jedoch einen noch schnelleren und effizienteren Weg: die in Ihr CRM integrierten Notizfunktionen. 

Vielleicht nutzen Sie Ihr CRM bereits, um Informationen über Interessenten auszutauschen. Warum machen Sie es nicht zu Ihrem zentralen Ort für alle Notizen? 

Sie werden sehen, einfacher geht es nicht. Notizen im CRM helfen Ihnen dabei: 

• Kundendaten an einem sicheren Ort zu sammeln und zu speichern.
• Ihren Teamkollegen den einfachen Zugriff auf Ihre Notizen zu ermöglichen.
• Die Datenintelligenz Ihres CRM optimal zu nutzen.

Warum nicht einfach das Gespräch aufzeichnen, fragen Sie sich? Beides ist möglich. Aber egal, ob Sie während des Gesprächs oder anhand einer Aufzeichnung Notizen machen: Sparen Sie Zeit und erledigen Sie es direkt richtig.

Schauen wir uns an, wie Sie wichtige Interessentendaten effizient in Ihrem CRM erfassen können.

5 Schritte für effiziente Notizen in Ihrem CRM 

Das Gesagte zu protokollieren klingt in der Theorie einfach, ist in der Praxis aber oft schwierig. 

Natürlich möchten Sie Ihrem Gesprächspartner die volle Aufmerksamkeit schenken und gleichzeitig alles Wichtige notieren. Bei einem vielversprechenden Interessenten ist das eine besondere Herausforderung. Es ist nicht leicht, sich bei wichtigen Gesprächen voll auf den Inhalt zu konzentrieren! 

So erstellen Sie in 5 Schritten präzise Notizen in Ihrem CRM: 

#1 Vorbereitung der Notizen vor dem Gespräch

Wie Sie wissen, hinterlassen Sie im Verkaufsgespräch einen besseren Eindruck, wenn Sie gut vorbereitet sind. Das gilt auch für Ihre Notizen. Um den roten Faden im Gespräch mit dem Interessenten nicht zu verlieren, können Sie den Ablauf vorab in Ihren Notizen skizzieren. Einige CRMs bieten hierfür bereits vorgefertigte Vorlagen an. Darin können Sie Elemente erwähnen wie: 

• Fragen, die Sie stellen müssen: Was sind Ihre geschäftlichen Herausforderungen? Mit welchen Unternehmen haben Sie bereits zusammengearbeitet? Warum sind Sie mit Ihren aktuellen Geschäftsprozessen nicht zufrieden?
• Informationen, die Sie benötigen: Namen der Entscheidungsträger, zugewiesenes Budget sowie technische und operative Details.
• Handlungsaufforderungen: die nächsten Termine, Schritte und Fristen.

So vermeiden Sie das Gefühl, am nächsten Tag etwas vergessen zu haben! 

#2 Kurz und prägnant bleiben 

Beim Notieren haben wir oft den ersten Impuls, das Gespräch wortwörtlich zu protokollieren. So haben wir zumindest das Gefühl, an alles gedacht zu haben! 

Doch schnell wird klar, dass dies auf Dauer nicht praktikabel ist. Alle Ideen, die während eines Gesprächs aufkommen, in Ihr CRM einzutippen, kostet viel Energie.

Genau hier ist ein knapper und prägnanter Schreibstil entscheidend. So erstellen Sie Notizen auf den Punkt, ohne wichtige Informationen auszulassen:  

• Schreiben Sie nur mit Substantiven und Verben.
• Nutzen Sie Abkürzungen, um Zeit zu sparen.
• Verbinden Sie Ihre Ideen mit Gedankenstrichen, Schrägstrichen oder Pfeilen.
• Nutzen Sie regelmäßig Zeilenumbrüche oder Absätze, um Themenwechsel hervorzuheben.

#3 Nonverbale Informationen festhalten

In einem Verkaufsgespräch zählt jedes Detail. Emotionale oder visuelle Signale können auf verborgene Zweifel und Fragen hindeuten, die es zu erkennen gilt. Deshalb ist es sinnvoll, alle Beobachtungen, die Sie während der Interaktion gemacht haben, in Ihrem CRM zu notieren: 

Wirkte Ihr Interessent skeptisch, als Sie die Vorteile Ihrer Lösung erläuterten? Frustriert, als Sie den Preis nannten? Interessiert, als Sie über eine bestimmte Funktion sprachen?

Um die Gedanken Ihrer Interessenten besser zu verstehen, sollten Sie all diese wichtigen Hinweise im Blick behalten.

#4 Notizen Korrektur lesen und optimieren

Nachdem Sie alle Details Ihres Gesprächs festgehalten haben, ist es an der Zeit, Ihre Notizen zu ordnen. Durch das Korrekturlesen und Optimieren stellen Sie sicher, dass Sie für das nächste Kundengespräch über alle notwendigen Informationen verfügen.

Dies ist auch wichtig, wenn Sie Ihre Notizen mit Ihrem Vorgesetzten oder Kollegen teilen möchten, die am selben Kundenkonto arbeiten. Sie können Rechtschreibfehler korrigieren, Zeichensetzung ergänzen, den Text visuell strukturieren und spezifische Details aus Ihrer Erinnerung hinzufügen. 

Wenn Ihre Notizen klar strukturiert sind, ist es Ihr Kopf meist auch! 

#5 Notizen übersichtlich im CRM organisieren

Ein CRM ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um Kundendaten zu sammeln und zu nutzen. Bei richtiger Anwendung bietet es Ihnen einen klaren Überblick über Ihren Verkaufstrichter. 

Um dies zu erreichen, müssen Sie jedoch wissen, wie Sie alle gesammelten Informationen in Ihr CRM integrieren. Das bedeutet, neue Kundenprofile anzulegen und die Informationsblätter zu Firmenname, Größe, Budget usw. auszufüllen. 

In manchen CRMs können Sie zudem benutzerdefinierte Kategorien hinzufügen, um Ihren Datenerfassungsprozess zu optimieren. Um diese Daten besser zu organisieren, können Sie benutzerdefinierte Textfelder und Fragen definieren, wie zum Beispiel: 

• Ihr Projekt
• Ihre Schwachstellen 
• Ihr wahrgenommenes Interesse
• Ihr zeitlicher Rahmen für den Kauf
• Bereits kontaktierte Tools und Wettbewerber

Dies erleichtert es Ihnen, Kunden mit hohem Potenzial von weniger aussichtsreichen Interessenten zu unterscheiden. 

Welche CRMs eignen sich am besten für Notizen?

Die Effektivität der Notizfunktion hängt stark vom verwendeten CRM ab. Einige CRM-Anbieter bieten komfortablere Funktionen für die Notizverwaltung als andere: 

Copper 

Bei Copper können Sie die Struktur Ihrer Notizen mit Fragen und auszufüllenden Feldern individuell anpassen. Sie können diese Daten mit Google Kalender verknüpfen, um sich vor und während des Meetings an wichtige Informationen zu erinnern. Zudem können Sie persönliche Notizen in den Profilen Ihrer Interessenten hinterlegen. 

HubSpot

Bei HubSpot können Sie Notizen und Kommentare zu jeder Kontakt-, Unternehmens-, Geschäfts- oder Ticketkarte hinzufügen. Diese CRM-Karten lassen sich zudem individuell anpassen. Sie können numerische Kategorien, Anhänge und Textkommentare ergänzen. 

Mit einer einzigen Karte haben Sie Zugriff auf alle Informationen zu einem Geschäftsabschluss oder einem Interessenten. Zudem profitieren Sie von der Integration gängiger Notiz-Apps. 

Zoho

Zoho ermöglicht Ihnen ein noch schnelleres Arbeiten. In diesem Tool können Sie in jeder Verkaufsphase Notizen hinzufügen und Ihre Teamkollegen bei dringenden Fragen direkt ansprechen. Wenn Sie keine Zeit zum Schreiben haben, können Sie Audionotizen aufnehmen. Sie können Notizen für jeden Datensatz als Pflichtfeld festlegen und Vorlagen definieren. So findet Ihr Vertriebsteam immer genau die Informationen, die es benötigt!

Noota: Automatische Meeting-Notizen direkt in Ihrem CRM

Als Experten für Transkription haben wir ein Tool entwickelt, das Ihre Prozesse bei der Erfassung von Vertriebsnotizen beschleunigt. Mit diesem Tool erstellen Sie im Handumdrehen automatische Notizen aus Ihren Kundengesprächen und integrieren diese direkt in Ihr CRM.

Noota bietet Ihnen zahlreiche Funktionen:

• Anruf- und Bildschirmaufzeichnung.
• Transkription und automatische Notizenerstellung.
• KI-gestützte Zusammenfassungen.
• Integrierte Software zur Gesprächsanalyse, um die Kundenstimmung zu bewerten und Ihr Verkaufsgespräch zu optimieren.

Sie möchten Notizen für Verkaufsgespräche sofort generieren? Testen Sie Noota.