Con Notion AI Meeting Notes, ahora puede grabar, transcribir y resumir sus reuniones sin salir de su espacio de trabajo.

Pero, ¿cómo funciona exactamente?

En este artículo, le mostraremos lo que pueden hacer las funciones de notas de reuniones de Notion, cómo configurarlas y cómo solucionar problemas comunes.

¿Qué es Notion Meeting Notes?

En 2025, Notion lanzó su asistente de inteligencia artificial integrado, que incluye la función Meeting Notes. Está integrado directamente en Notion para que las notas de las reuniones, las acciones y los proyectos permanezcan conectados.

Esto es lo que aporta para ti:

• Transcripción en tiempo real de ambos micrófonos y sistema de audio. Ya sea que estés en Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o incluso en persona, Notion te escucha.
• Conversión instantánea de sus reuniones en resúmenes estructurados y elementos de acción. Una vez finalizada la reunión, Notion AI se encarga del trabajo pesado para que puedas seguir adelante.
• Integración perfecta: dado que la función se encuentra dentro de Notion, puede vincular las notas de las reuniones directamente a las tareas, los proyectos y las bases de datos sin cambiar de aplicación.

Cómo configurar y usar Notion AI Meeting Notes

Así es como configuras, lanzas e integras, paso a paso, la función de notas de reuniones de Notion:

Paso 1: Crea tu bloque de notas de reunión
Abre una página en Notion (aplicación de escritorio). Escriba /conocer o elige el bloque «Reunirse» en el menú. Esto creará un bloque dedicado a las notas de la reunión donde se realizará la transcripción y el resumen.

Una vez que aparezca, normalmente harás clic en «Iniciar grabación» (o equivalente) para empezar a capturar audio. El sistema escucha ambos micrófonos y audio del sistema: para que cuando estés en una videollamada, la herramienta pueda captar las voces.

Paso 2: Elige el formato y la estructura de la reunión
Antes de iniciar la llamada, modifique la configuración del bloque de reuniones. Notion le permite elegir entre los formatos de reunión, como «reunión de equipo», «reunión de pie», «llamada de ventas», «cara a cara», etc. Esto es importante porque el formato elegido ayuda a la herramienta a estructurar la transcripción y el resumen de acuerdo con el flujo esperado.

Además: decide dónde estarán las notas. Puedes adjuntar las notas de la reunión a una base de datos dedicada a las «Reuniones» o vincularlas a la página de un proyecto. En la configuración del calendario de Notion, puede establecer una ubicación predeterminada para las notas nuevas para que se organicen automáticamente.

Paso 3: Durante la reunión: participar, grabar, colaborar
Una vez iniciada la grabación, te concentras en la reunión en sí: escuchar, hablar y participar. Mientras tanto, tú o tu equipo podéis añadir notas manuales en una pestaña o sección de «Notas» dentro del bloque.

¿Por qué hacer esto? Porque la IA de Notion usa tanto la transcripción en vivo y sus notas manuales (incluidas las etiquetas, @mentions, etc.) para generar un mejor resumen y elementos procesables.

Consejo: Utilice @ menciones dentro de tus notas para etiquetar a colegas o decisiones. El sistema las reconocerá y las convertirá en acciones o seguimientos.

Paso 4: Después de la reunión: revisión, enlace, seguimiento
Una vez que finaliza la reunión (y hace clic en «Detener grabación»), Notion genera: una transcripción completa, un resumen estructurado y una lista de las acciones a tomar. Por lo general, el resumen clasificará los temas de discusión, las decisiones y los pasos a seguir, para que no te preguntes «¿qué acaba de pasar?».

Ahora puede vincular la nota de la reunión al proyecto, la tarea o la base de datos correspondiente. Si configuraste una plantilla de base de datos anteriormente, tu nota ya está en el lugar correcto. A partir de ahí, convierte los elementos de acción en tareas, asigna la propiedad y establece fechas. Usa las relaciones y los resúmenes de las bases de datos para que las notas de las reuniones se conecten a tu sistema de trabajo más amplio.

Paso 5: Mejores prácticas para que esto funcione para tú

• Crea una plantilla para los tipos de reuniones recurrentes (p. ej., sincronización semanal del equipo, reuniones individuales). Añade previamente el /conocer bloque, encabezados de agenda, etiquetas. Esto le ahorra tiempo.
• Comparte la agenda delante de la reunión dentro de la página de Notion, para que los participantes estén preparados y puedas tener mejores discusiones.
• Estandarice el lugar donde almacena las notas. Utilice una base de datos de reuniones con nombres, fechas y etiquetas coherentes. Esto hace que la búsqueda posterior sea mucho más fácil.
• Tras la reunión, asigna seguimientos dentro del mismo espacio de trabajo. No dejes los elementos de acción dispersos en el chat. Cuando se vinculan a tus tareas/proyectos, aumentas la responsabilidad.
• Archive periódicamente las notas antiguas de las reuniones o limpie su base de datos (por ejemplo, filtre por fecha o estado) para mantener un espacio de trabajo reducido.

Solución de problemas de Notion AI Meeting Notes

Incluso las mejores herramientas pueden hacerte perder la cabeza si no sabes qué buscar. Cuando utilizas Notion AI Meeting Notes, es posible que te encuentres con algunos inconvenientes. He aquí cómo tú puede solucionarlos y mantener fluido el flujo de trabajo de las notas de la reunión.

Problema #1: El comando no aparece o no se inicia

Si escribes /conocer y el bloque de notas de la reunión no aparece o no puedes iniciar la transcripción, probablemente se deba a un problema de configuración o de permisos. Según los documentos de ayuda de Notion, la función debe estar habilitada en la configuración de tu espacio de trabajo.
Qué debes hacer:

• Comprueba que estás usando la versión más reciente de la aplicación de escritorio Notion (y si estás en Mac, macOS 13 o posterior).
• Confirme que los propietarios del espacio de trabajo hayan activado las «Notas de reuniones de IA» en Configuración → Notion AI.
• Si solo usa el navegador: tenga en cuenta que la captura de audio del sistema es limitada o no está disponible allí, lo que puede causar problemas.

Problema #2: La transcripción no captura a todos los participantes o falta el audio del sistema

Tú quieres todo altavoces capturados y el audio del sistema (si estás realizando una videollamada) incluido. A veces, te darás cuenta de que la transcripción solo tiene tu voz o no ves a los participantes de la reunión. Según los revisores, Notion graba el audio del sistema solo a través de la aplicación de escritorio y es posible que no escuche el audio por completo si usa auriculares.
Qué debes hacer:

• Utilice la aplicación de escritorio Notion en lugar del navegador para capturar todo el audio del sistema.
• Asegúrese de que la configuración de audio del sistema permita el acceso a la pantalla y al audio del sistema de Notion. Si se le pide permiso repetidamente, revoque, vuelva a conceder los permisos y reinicie la aplicación.
• Si los asistentes utilizan dispositivos o auriculares distintos, asegúrese de que sus voces sigan emitiendo el audio o el micrófono del sistema. De lo contrario, es posible que necesite un canal de grabación independiente.
• Para llamadas importantes (por ejemplo, demostraciones de ventas, reuniones con clientes), pruebe la configuración de antemano y pida a los participantes que hablen con claridad y que usen micrófonos silenciados.

Problema #3: Sin etiquetas de oradores ni confusión sobre quién dijo qué

Mientras se crean las transcripciones, es posible que descubras que faltan las etiquetas de los oradores (por ejemplo, todo el texto parece de una sola persona) y eso dificulta el seguimiento. La reseña de un usuario señala:

«No identifica quién está hablando».
Qué debes hacer:

• Cuando tome notas manuales durante la reunión, utilice @mention o anota los nombres de los ponentes en la sección del manual para que la IA pueda deducir el contexto.
• Después de la reunión, edita la transcripción si necesitas diferenciar claramente a los oradores. Aunque Notion no etiqueta automáticamente a los ponentes, puedes añadir claridad manualmente.
• Crea tu plantilla de reunión en Notion con una sección «Oradores o asistentes» o «Citas clave de...», de modo que puedas asignar la propiedad y evitar el ambiguo problema de «alguien dijo...».

Problema #4: Preocupaciones sobre el consentimiento, la privacidad y el almacenamiento de datos

Grabar y transcribir las reuniones significa que debe administrar el consentimiento y los datos de manera adecuada. La documentación de Notion advierte sobre los aspectos legales y reglamentarios de la grabación.
Qué debes hacer:

• Antes de pulsar «Iniciar» en el bloque /meet, pide verbalmente el consentimiento de todos los participantes o reproduce el mensaje de consentimiento incluido en la configuración de bloqueo de Notion.
• Compruebe los permisos: asegúrese de que las páginas de notas de la reunión tengan la configuración de uso compartido correcta: quién puede ver la transcripción o descargar el audio.
• Si tu espacio de trabajo tiene políticas de retención de datos, configura la eliminación automática de las transcripciones o grabaciones de audio cuando sea necesario.

Problema #5: Las notas no terminan vinculadas ni son procesables

Usas el bloque /meet, obtienes un resumen, pero semanas después no puedes encontrar los elementos de acción vinculados a un proyecto. El valor disminuye cuando las notas se guardan de forma aislada y no en tu flujo de trabajo.
Qué debes hacer:

• Cuando cree la página /meet, asegúrese de que esté en la base de datos de «Reuniones» o en la plantilla que haya configurado anteriormente. De esa forma, se puede buscar y vincular.
• Inmediatamente después de la reunión, convierta los elementos de acción en tareas con propietarios y fechas de vencimiento y vincúlelos al proyecto correspondiente en su espacio de trabajo de Notion.
• Audite regularmente la base de datos de sus reuniones (archive las entradas antiguas, etiquete a los responsables de la toma de decisiones, enlace cruzado con los proyectos) para mantener las cosas limpias y útiles.

El mejor tomador de notas para reuniones de Notion: Noota

A menudo vale la pena ir más allá de una herramienta básica para tomar notas. Ahí es donde entra Noota.

• Noota graba y transcribe automáticamente las reuniones en línea, telefónicas o presenciales, para que no tengas que preocuparte por perderte nada.
• A continuación, ofrece resúmenes generados por IA, conclusiones clave y puntos de acción, para que pueda salir de la reunión con claridad. Puedes personalizar y estructurar fácilmente las notas de las reuniones.
• Se conecta a sus herramientas (Notion, CRM, ATS, gestión de proyectos) para que la información sobre sus reuniones no se quede atrapada en un documento, sino que se incorpore a su flujo de trabajo.
• Le brinda acceso bajo demanda a reuniones anteriores a través de su función «Pregunte cualquier cosa»: puede consultar los detalles en lugar de volver a ver toda la reunión.

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