Compte rendu de réunion : exemples et modèles

Les compte-rendu de réunions ne sont pas simplement des documents de routine ou des notes inutiles.

Ce sont des documents qui vous permettent d'aligner votre équipe longtemps après la fin de la réunion.

Ils s'assurent que chaque décision et tâche issues de vos réunions soient claires, traçables et suivies.

Voici les meilleurs exemples modèles de compte rendu de réunion que vous pouvez copier/coller, que vous organisez une réunion formelle ou informelle.

Pourquoi rédiger un compte rendu de réunion ?

Les compte-rendu de réunions ne sont pas qu'une simple formalité. Voici pourquoi vous ne devriez jamais omettre de documenter vos réunions :

Protection juridique

Les compte-rendu de vos réunions officielles (CSE, assemblée générale, etc...) sont votre protection juridique. Ils sont reconnus comme des documents officiels par des entités telles que les auditeurs, les impôts et les tribunaux. Ces documents confirment les décisions prises par vos dirigeants et sont essentiels si vos actions font l'objet d'un examen minutieux. Si quelque chose n'a pas été enregistré dans vos comptes rendu, légalement, c'est comme si cela ne s'était jamais produit.

Il est essentiel d'enregistrer avec précision les décisions prises dans chaque réunion. Cela consiste à noter comment les décisions ont été prises, qui y a participé, toutes les motions proposées et à s'assurer que ce procès-verbal est approuvé lors de votre prochaine réunion. Cela correspond non seulement aux attentes légales, mais permet également de structurer vos réunions et d'aligner votre équipe.

Actions à suivre

Les compte-rendus des réunions sont essentiels pour transformer les discussions en actions. En documentant clairement les décisions et en attribuant des mesures à prendre, vous vous assurez que rien de ce qui a été discuté n'est oublié ou négligé. Cette clarté est essentielle pour maintenir l'élan et garantir que les tâches sont achevées comme prévu.

Traçabilité

Ces documents servent à suivre les progrès. Ils vous permettent de revenir sur vos décisions passées, de voir le chemin que vous avez parcouru et de responsabiliser les membres de l'équipe. Il ne s'agit pas simplement de regarder en arrière ; il s'agit de s'assurer que vous allez dans la bonne direction, en effectuant les ajustements nécessaires.

Transparence et responsibilité

L'enregistrement des décisions et des tâches assignées dans les comptes rendu de vos réunion permet aussi d'indiquer la responsabilité de chacun. Cette transparence est vitale pour la responsabilisation.

Il indique qui est responsable de quoi et protège les personnes impliquées dans la prise de décisions.

Quels éléments inclure dans le compte-rendu d'une réunion ?

Maintenant que vous comprenez pourquoi vous devez rédiger des compte-rendu de réunion, voyons ce que vous devez y inclure exactement :

Elements de base d'un compte-rendu de réunion

À la base, les compte-rendu de réunion doivent inclure plusieurs éléments clés :

Détails de la réunion : Commencez par les éléments de base : la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que le type de réunion (régulière, spéciale, annuelle, etc.). Cela prépare le terrain pour ce qui va suivre.
Participants : Dressez la liste de toutes les personnes présentes et notez les absences. Cela est crucial pour la responsabilisation et garantit que chacun sait qui a participé aux discussions et aux décisions.
Points à l'ordre du jour : Pour chaque point de l'ordre du jour, résumez les principaux points de discussion. Vous n'avez pas besoin de saisir tous les détails, mais l'essence de la conversation doit être claire.
Décisions prises : Documentez clairement toutes les décisions qui ont été prises, y compris les votes. Il s'agit de l'une des parties les plus critiques des procès-verbaux de réunions, car il enregistre les résultats qui sous-tendent les actions futures.
Mesures à prendre : Les actions qui en découlent sont tout aussi importantes que les décisions. Dressez la liste des tâches à accomplir, qui est responsable de chaque tâche et leurs délais. Cela garantit la responsabilisation et le suivi.
Prochaines étapes : Parfois, les discussions aboutissent à la nécessité de prendre de nouvelles mesures ou de tenir des réunions de suivi. Notez tous les plans ou réunions futurs qui ont été convenus.

Quelques régles de rédaction

Pour rendre le compte rendu de votre réunion aussi clair que possible, tenez compte de ces règles de rédaction :

Soyez concis : Veillez à ce que vos phrases soient courtes et précises. Vous recherchez la clarté et la concision, et non une transcription détaillée de la réunion.
Utilisez un langage neutre : Les comptes rendus des réunions doivent être objectifs et exempts de commentaires personnels ou de préjugés.
Suivez un format standard : L'utilisation d'un format uniforme facilite la lecture et la consultation de vos comptes rendu par la suite. Que vous développiez votre propre modèle ou que vous utilisiez un modèle standardisé, la cohérence est essentielle.
Réviser et approuver : Avant de distribuer le procès-verbal, faites-le réviser et approuver par le président de la réunion ou un participant désigné. Cela garantit l'exactitude et l'accord sur ce qui a été discuté et décidé.

7 modèles de compte rendu de réunion pour tous vos besoins

Chaque type de réunion, qu'il s'agisse de réunions d'équipe ou de discussions financières, a ses propres besoins en matière de tenue de registres. Nous vous proposons ici des modèles de compte-rendu prêts à l'emploi pour vous aider à saisir tous les détails essentiels de toutes vos réunions professionnelles.

Il suffit de les copier/coller et de remplir les instructions :

Modèle de compte-rendu de réunion d'équipe

Ce modèle garantit la clarté, facilite le suivi et tient chacun responsable de ses engagements après une réunion d'équipe.

Titre de la réunion : [Objectif de la réunion]
Date : [Date]
Heure : [Heure de début] - [Heure de fin]
Lieu : [Plateforme de géolocalisation et de vidéoconférence]
Participants : [Liste des participants]
Absents : [Liste des absents]

Sujets à l'ordre du jour :

[Sujet 1 à l'ordre du jour]
- Points de discussion :
  - [Bref résumé de la discussion]
- Décisions prises :
  - [Décisions]
- Mesures à prendre :
  - [Mesure à prendre] - [Personne responsable] - [Date limite]
[Sujet 2 à l'ordre du jour]
- Points de discussion :
  - [Bref résumé de la discussion]
- Décisions prises :
  - [Décisions]
- Mesures à prendre :
  - [Mesure à prendre] - [Personne responsable] - [Date limite]

Remarques supplémentaires :

[Toute autre information pertinente, observation ou nécessité de nouvelles réunions]

Prochaine réunion :

Date : [Date de la prochaine réunion]
Heure : [Heure de la prochaine réunion]
Lieu : [Lieu de la prochaine réunion/plateforme de vidéoconférence]

Modèle de compte rendu de CODIR

Ce modèle fournit un enregistrement clair et précis des actions et des décisions du comité de direction (COMEX), facilitant ainsi une meilleure gouvernance et une meilleure orientation stratégique pour votre organisation.

Nom de l'organisation : [Organisation]
Date de la réunion du conseil d'administration : [Date]
Heure de la réunion : [Heure de début] - [Heure de fin]
Lieu : [Lieu/Lien vers la vidéoconférence]
Réunion convoquée par : [Nom]
Type de réunion : [Régulier/Spécial]
Secrétaire : [Nom]
Participants : [Liste des membres du Conseil présents]
Absents : [Liste des membres du Conseil absents]

Ordre du jour de la réunion :

Ouverture de la séance
- Heure : [Heure de début de la réunion]
Approbation du procès-verbal précédent
- Résumé : [Bref résumé ou déclaration d'approbation]
- Action : [Approbation/amendements au procès-verbal]
Rapports
- Rapport financier
  - Présenté par : [Nom]
  - Résumé : [Points clés du rapport]
- Rapports des comités
  - [Nom du comité] : [Bref résumé]
Ancienne entreprise
- [Point de la réunion précédente]
  - Discussion : [Bref résumé]
  - Décision : [Décision prise]
Nouvelle activité
- [Nouveau point de l'ordre du jour]
  - Discussion : [Bref résumé]
  - Décision : [Décision prise]
  - Point d'action : [Tâche] - [Attribué à] - [Date limite]
Annonces
- [Toutes les annonces qui doivent être faites]
Ajournement
- Heure : [Heure de fin de la réunion]

Prochaine réunion :

Date : [Date]
Heure : [Heure]
Lieu : [Lieu/Lien]

Modèle de compte rendu de réunion de projet

Ce modèle garantit que toutes les parties prenantes d'un projet sont sur la même longueur d'onde, ce qui facilite une communication et une coordination fluides tout au long du cycle de vie du projet.

Nom du projet : [Projet]
Date de la réunion : [Date]
Heure : [Heure de début] - [Heure de fin]
Lieu : [Lieu/Lien vers la vidéoconférence]
Réunion convoquée par : [Nom]
Objectif : [Objectif spécifique de la réunion]
Participants : [Liste des participants]
Absents : [Liste des absents]

Ordre du jour de la réunion :

Présentation
- Vue d'ensemble : [Brève introduction et objectifs de la réunion]
Mise à jour du statut du projet
- Présenté par : [Nom]
- Résumé : [État actuel du projet, y compris les jalons atteints ou en attente]
Enjeux et défis
- [Numéro 1]
  - Discussion : [Bref résumé]
  - Solutions proposées : [Solutions ou actions proposées]
- [Numéro 2]
  - Discussion : [Bref résumé]
  - Solutions proposées : [Solutions ou actions proposées]
Éléments d'action
- [Point d'action 1]
  - Tâche : [Tâche spécifique à accomplir]
  - Assigné à : [Personne ou équipe responsable]
  - Date limite : [Date d'achèvement]
- [Mesure 2]
  - Tâche : [Tâche spécifique à accomplir]
  - Assigné à : [Personne ou équipe responsable]
  - Date limite : [Date d'achèvement]
Prochaines étapes
- [Étape 1 suivante]: [Désignation]
- [Étape 2 suivante]: [Désignation]
Questions et clôture
- Salle ouverte aux questions : [Toutes les questions des participants]
- Remarques de clôture : [Réflexions finales ou commentaires de la part du responsable de la réunion]

Prochaine réunion :

Date : [Date]
Heure : [Heure]
Lieu : [Lieu/Lien]

Modèle de compte rendu d'assemblée générale annuelle

Ce modèle permet de maintenir la clarté, la continuité et de se concentrer sur la mission et les objectifs stratégiques de l'organisation dans une assemblée générale, facilitant ainsi la prise de décisions éclairées et l'engagement des membres.

Nom de l'organisation : [Organisation]
Date de la réunion annuelle : [Date]
Heure de la réunion : [Heure de début] - [Heure de fin]
Lieu : [Lieu/Lien vers la vidéoconférence]
Réunion convoquée par : [Nom, titre]
Type de réunion : Annuel
Secrétaire : [Nom]
Participants : [Liste des membres présents]
Absents : [Liste des membres absents]

Ordre du jour de la réunion :

Ouverture de la séance
- Heure de convocation : [Heure]
- Président : [Nom]
Approbation du procès-verbal de la précédente assemblée générale
- Mesures prises : [Approbation/Amendements]
Bilan de l'année
- Présenté par : [Nom]
- Points forts : [Principales réalisations, jalons, défis]
Rapport financier
- Présenté par : [Nom du trésorier]
- Résumé : [Performance financière, examen du budget et approbation]
Élection des membres du Conseil d'administration/du Bureau (Le cas échéant)
- Nominations : [Liste des nominations]
- Processus électoral : [Brève description]
- Résultats : [Personnalités élues]
Plan stratégique pour l'année à venir
- Présenté par : [Nom]
- Objectifs principaux : [Objectifs et stratégies futurs]
Discussion ouverte
- Sujets abordés : [Résumé des discussions]
Remerciements
- Par : [Nom]
- Remarques : [Reconnaissance des contributions, jalons]
Ajournement
- Heure d'ajournement : [Heure]

Prochaine assemblée générale:

Date prévue : [Date]
Heure : [Heure]
Lieu : [À décider/Lien]

Template de compte-rendu de Réunion du CSE

Ce template vise à s'assurer que toutes les parties prenantes sont bien informées des résultats et des actions à suivre d'une réunion du CSE, renforçant ainsi la transparence et l'efficacité au sein de votre organisation.

Nom de l'Entreprise : [Nom]
Date de la Réunion : [Date]
Heure de Début : [Heure]
Heure de Fin : [Heure]
Lieu : [Lieu/Plateforme de Visioconférence]
Présidé par : [Nom]
Secrétaire de séance : [Nom]
Participants : [Liste des participants]
Absents : [Liste des absents]

Ordre du Jour:

Ouverture de la séance
- Mot de bienvenue par le président.
- Vérification de la quorum.
Lecture et approbation du procès-verbal de la dernière réunion
- Commentaires.
- Approbation.
Présentation des points à l'ordre du jour
- - Résumé de la discussion.
  - Décisions prises.
  - Actions à entreprendre.
- - Résumé de la discussion.
  - Décisions prises.
  - Actions à entreprendre.
Rapports
- Rapport sur la santé et la sécurité au travail.
- Rapport sur les conditions de travail.
- Autres rapports spécifiques.
Questions diverses
- [Question 1]: Discussion et résolution.
- [Question 2]: Discussion et résolution.
Fixation de la date et de l'ordre du jour de la prochaine réunion
Clôture de la séance
- Remarques finales par le président.
- Heure de clôture.

Modèle de compte de réunion avec un client

Ce modèle permet d'entretenir une relation transparente et productive avec vos clients, en veillant à ce que toutes les parties soient d'accord sur les objectifs, les progrès et les prochaines étapes du projet.

Titre de la réunion : [Nom du projet/de la réunion]
Date : [Date]
Heure : [Heure de début] - [Heure de fin]
Lieu : [Lieu/Lien vers la vidéoconférence]
Nom du client : [Nom du client]
Représentant (s) de l'entreprise : [Nom (s)]
Participants : [Liste de tous les participants]
Absents : [Liste des absents]

Objectifs de la réunion :

Objectif 1 : [Descriptif]
Objectif 2 : [Descriptif]

Discussions :

Mise à jour du statut du projet
- Vue d'ensemble : [Bref résumé de l'état actuel du projet]
- Feedback des clients : [Commentaires et suggestions du client]
Défis et solutions
- Problème : [Description du problème]
- Solution proposée : [Solution discutée et commentaires éventuels du client]
Nouvelles exigences
- Exigence : [Description de la nouvelle exigence]
- Analyse d'impact : [Discussion sur l'impact sur la portée, le calendrier et le budget du projet]
Prochaines étapes
- Point d'action : [Tâche] - [Attribué à] - [Date limite]

Décisions clés :

Décision 1 : [Décision prise, y compris tout accord avec les clients]
Décision 2 : [Décision prise, y compris tout accord avec les clients]

Mesures à prendre :

[Mesure à prendre 1] : [Tâche] - [Personne responsable] - [Date limite]
[Mesure à prendre 2] : [Tâche] - [Personne responsable] - [Date limite]