Ti è mai capitato di uscire da una riunione del consiglio chiedendoti se hai catturato tutti i dettagli cruciali?

I verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione sono una pietra miliare del buon governo. Forniscono un resoconto trasparente di ciò che è accaduto, essenziale sia per le organizzazioni a scopo di lucro che per quelle senza scopo di lucro.

In questo articolo, scoprirai come mantenere modelli accurati per le riunioni del consiglio di amministrazione e imparerai i modelli già pronti.

Perché tenere i verbali di ogni riunione del consiglio?

La redazione dei verbali di ogni riunione del consiglio è fondamentale. Ecco perché dovresti crearne uno per ogni conversazione con i dirigenti:

Protezione legale

I verbali delle riunioni del consiglio fungono da registri ufficiali delle riunioni. Documentano le decisioni e le azioni intraprese, che possono essere fondamentali in caso di problemi legali. Gli organismi di regolamentazione come l'IRS e i tribunali considerano questi verbali come documenti legali.

Se un'azione non viene registrata nei verbali, è come se non fosse mai avvenuta. Questo può proteggere la tua organizzazione durante gli audit o le controversie legali.

Garantire la responsabilità

I minuti aiutano a responsabilizzare il tuo team. Indicano chiaramente chi ha partecipato alla riunione, di cosa si è discusso e quali decisioni sono state prese. Documentando queste informazioni, ti assicuri che ogni membro conosca le proprie responsabilità e i propri compiti.

Questa chiarezza aiuta a tenere traccia dei progressi e garantisce il seguito delle decisioni e delle azioni.

Struttura fornitrice

I verbali forniscono una struttura alle riunioni e alle azioni di follow-up. Aiutano a chiarire come e perché sono state prese le decisioni, offrendo un resoconto dettagliato degli atti della riunione. Ciò è particolarmente utile per i membri del team che non hanno potuto partecipare.

Possono rivedere i verbali per rimanere informati sulle discussioni e sulle decisioni, assicurandosi che tutti siano sulla stessa pagina.

Record storico

I verbali fungono da record storico per la tua organizzazione. Nel tempo, creano un archivio dettagliato delle azioni e delle decisioni del consiglio.

Ciò è prezioso per i nuovi membri del consiglio di amministrazione, i revisori e le parti interessate che devono comprendere il contesto delle decisioni passate. Inoltre, aiuta nella pianificazione strategica fornendo informazioni sulle azioni precedenti e sui loro risultati.

Cosa includere nei verbali delle riunioni del consiglio

Per garantire che i verbali delle riunioni del consiglio siano sufficientemente completi e utili, è necessario includere diversi elementi chiave:

• Data, ora e luogo: Inizia con le basi. Registra la data, l'ora e il luogo della riunione. Queste informazioni sono fondamentali per il riferimento e la conformità legale. Aiutano a tracciare la sequenza delle riunioni ed è necessario in caso di problemi legali o di conformità.
• Frequenza: Elenca tutti i partecipanti, inclusi i membri del consiglio di amministrazione, i dirigenti e gli eventuali ospiti o partecipanti senza diritto di voto. Annota chi è presente, chi è assente e se qualcuno partecipa a distanza. Ciò garantisce trasparenza e responsabilità, mostrando chi è stato coinvolto nel processo decisionale.
• Approvazione dei verbali precedenti : include una sezione in cui i verbali della riunione precedente vengono esaminati e approvati. Questa è una procedura standard per confermare che i registri dell'ultima riunione siano accurati e accettati dal consiglio.
• Argomenti e discussioni all'ordine del giorno: Delinea i punti all'ordine del giorno discussi durante la riunione. Per ogni punto, fornisci un riassunto della discussione, delle decisioni prese e delle eventuali mozioni proposte. Questa sezione dovrebbe catturare l'essenza delle discussioni senza registrare ogni dettaglio. Concentrati sui risultati e sui punti chiave sollevati.
• Mozioni e risultati delle votazioni: Documenta tutte le mozioni fatte durante la riunione. Includi chi ha presentato la mozione, chi l'ha appoggiata e l'esito della votazione. Non è necessario registrare il voto di ogni individuo a meno che non sia un requisito legale. Annota invece il numero totale di voti favorevoli, contrari ed eventuali astensioni.
• Elementi d'azione: Elenca tutte le azioni risultanti dalla riunione. Specifica chi è responsabile di ogni attività e la tempistica prevista per il completamento. Questa sezione è fondamentale per garantire il follow-up e la responsabilità. Aiuta a tenere traccia dei progressi nelle decisioni prese durante la riunione.
• Rapporti e presentazioni: Riassumi eventuali rapporti o presentazioni forniti durante la riunione. Annota i punti chiave e le eventuali decisioni o azioni che ne derivano. Evita di includere trascrizioni dettagliate di queste presentazioni; fornisci invece un riepilogo conciso e indica dove è possibile accedere ai report completi, se necessario.
• Interruzione: Concludi con l'ora in cui la riunione è stata interrotta. Ciò segna la fine ufficiale della riunione e fornisce una chiara registrazione della sua durata.

Modelli per riunioni del consiglio

Di seguito sono riportati alcuni esempi di modelli per organizzazioni a scopo di lucro e no profit. Ogni modello ti aiuta a catturare tutti i dettagli necessari e a mantenere un registro chiaro delle tue riunioni.

Puoi anche utilizzare il nostro modello di verbale delle riunioni del consiglio di amministrazione di Noota integrato.

oppure scaricalo in formato word.

Modello di verbale della riunione del consiglio di amministrazione

Titolo della riunione: [Riunione del Consiglio di Amministrazione — Nome della Società]
Data: [Giorno, GG Mese AAAA]
Ora: [Ora di inizio — Ora di fine]
Ubicazione: [Sala riunioni/collegamento video]

Sedia: [Nome]
Minute-taker: [Nome]

Frequenza

• Membri del Consiglio presenti: [Nomi elenco]
• Membri del Consiglio assenti: [Nomi delle liste]
• Altri partecipanti: [Elenco nomi e ruoli]

1. Chiama per ordinare

• Riunione convocata per l'ordine alle [Ora].
• Il quorum è confermato.

2. Approvazione dei verbali precedenti

• Verbale di [Data riunione precedente] rivisto.
• Proposta di approvazione da parte di [Nome], sostenuta da [Nome].
• Approvato [come scritto/con modifiche].

3. Rapporti

• Rapporto del CEO: [Riepilogo degli aggiornamenti e dei punti chiave].
• Rapporto del CFO: [Riepilogo dei risultati finanziari].
• Aggiornamenti del Comitato:
  • Comitato di revisione: [Punti salienti].
  • Comitato di governance: [Riepilogo].
  • Comitato per la remunerazione: [Decisioni o azioni].

4. Vecchia attività

• [Elemento 1: Breve riassunto, discussione, conclusione.]
• [Elemento 2: Breve riassunto, discussione, conclusione.]

5. Nuovi affari

• [Argomento 1: Descrizione, eventuali mozioni ed esito della votazione.]
• [Argomento 2: Descrizione, decisioni prese.]

6. Risoluzioni

• [Titolo della risoluzione]
  • Proposta da: [Nome]
  • Sostenuto da: [Nome]
  • Voto: [pro/contro/astenersi]
  • Risultato: [Approvato/Rifiutato]

7. Elementi d'azione

• [Attività d'azione] — Assegnata a [Nome] — Scadenza entro [Data]
• [Attività d'azione] — Assegnata a [Nome] — Scadenza entro [Data]

8. Prossimo incontro

• Data: [Giorno, GG Mese AAAA]
• Orario: [HH:MM]
• Luogo: [Office/Zoom Link]

9. Interruzione

• Seduta interrotta alle [Ora]

Firma:
[Nome sedia] [Data]
[Nome del verbale] [Data]

Allegati:

• Rendiconti finanziari
• Rapporti del comitato
• Documenti di supporto

Modello di verbale di riunione del consiglio di amministrazione senza scopo di

1. Chiama per ordinare

• Data:
• Ora:
• Ubicazione:
• Chiamato da:
• Conferma del numero legale.

2. Frequenza

• Elenco dei membri del consiglio presenti:
• Elenco dei membri del consiglio assenti:
• Nota se ci sono membri che partecipano da remoto.

3. Approvazione dei verbali precedenti

• Revisione e approvazione del verbale dell'ultima riunione.
• Mozione di approvazione:
• Distaccato da:
• Risultati delle votazioni (pro, contro, astensione):

4. Rapporti

• Riepilogo del rapporto del direttore esecutivo:
• Riepilogo del rapporto finanziario:
• Rapporti del Comitato:

5. Vecchia attività

• Revisione dei problemi irrisolti:
• Punti di discussione e decisioni:
• Azioni di follow-up:
• Persone responsabili e scadenze:

6. Nuovi affari

• Introduzione di nuovi punti all'ordine del giorno:
• Riepiloghi delle discussioni:
• Mozioni ed esiti delle votazioni:
• Compiti e scadenze assegnati:

7. Aggiornamenti del programma

• Riepilogo delle attività del programma:
• Rapporti sullo stato di avanzamento del progetto:
• Decisioni prese e azioni da intraprendere:

8. Elementi d'azione

• Elenco dettagliato delle attività:
• Assegnato a:
• Tempistiche di completamento:

9. Commenti pubblici

• Riepilogo di eventuali commenti o domande del pubblico (se applicabile).

10. Interruzione

• Periodo di aggiornamento:
• Data e ora della prossima riunione:
• Firma del verbale:
• Firma del presidente:

Modello di verbale di riunione di emergenza del consiglio

Titolo della riunione: [Riunione straordinaria del consiglio di amministrazione — Oggetto]
Data: [Giorno, GG Mese AAAA]
Ora: [Ora di inizio — Ora di fine]
Ubicazione: [Link ufficio/videochiamata]

Sedia: [Nome]
Minute-taker: [Nome]

Frequenza

• Direttori presenti: [Nomi]
• Direttori assenti: [Nomi]

1. Chiama per ordinare

• Riunione di emergenza convocata per affrontare [Questione urgente].
• La riunione è iniziata alle [Ora] con la presenza del quorum.

2. Discussione su argomenti di emergenza

• Riepilogo del problema presentato da [Nome].
• Punti chiave della discussione:
  • [Punto 1]
  • [Punto 2]
  • [Punto 3]

3. Decisioni prese

• Mozione: [Azione proposta]
  • Proposta da: [Nome]
  • Sostenuto da: [Nome]
  • Voto: [Unanimità/Maggioranza]
  • Risultato: [Passato/Fallito]

4. Fasi di azione immediate

• [Azione] assegnata a [Nome], con scadenza entro [Data]
• [Azione] assegnata a [Nome], con scadenza entro [Data]

5. Interruzione

• La riunione è terminata alle [Ora].

Firma:
[Nome sedia] [Data]
[Nome del verbale] [Data]

Allegati:

• Riepilogo dell'incidente
• Memo interno
• Revisione legale (se applicabile)

Quali sono le precauzioni da tenere con i verbali delle riunioni del consiglio?

I verbali delle riunioni del consiglio non sono cose da prendere alla leggera. La loro accuratezza, conformità legale e riservatezza sono fondamentali:

Mantieni l'obiettività

I tuoi verbali dovrebbero essere obiettivi e imparziali. Evita di registrare opinioni personali o commenti soggettivi. Concentrati sulle decisioni prese e sulle azioni concordate, non sui punti di vista individuali. Questo aiuta a prevenire potenziali controversie e mantiene un record professionale.

Sii accurato e coerente

Assicurati che tutte le informazioni registrate siano accurate e coerenti. Verifica l'ortografia di nomi e titoli e ricontrolla cifre e date. La coerenza nella terminologia e nel formato in tutti i verbali delle riunioni aiuta a mantenere un registro chiaro e professionale.

Proteggi le informazioni riservate

Le informazioni sensibili discusse nelle riunioni del consiglio devono essere gestite con cura. Se la riunione include argomenti riservati, come questioni legali o questioni relative al personale, fai attenzione a come questi vengono registrati. Potrebbe essere opportuno notare che si è svolta una discussione riservata senza fornire dettagli specifici. Questo aiuta a proteggere la privacy e la sicurezza delle informazioni.

Segui i requisiti legali

Assicurati che i tuoi verbali siano conformi ai requisiti legali. Diversi stati e paesi hanno diverse normative che regolano ciò che deve essere incluso nei verbali delle riunioni del consiglio. Acquisisci familiarità con queste normative per assicurarti che i tuoi verbali soddisfino gli standard legali necessari. La mancata osservanza può comportare complicazioni legali per l'organizzazione.

Revisione e approvazione tempestive

I verbali devono essere esaminati e approvati tempestivamente, in genere alla successiva riunione del consiglio. Questa pratica aiuta a rilevare tempestivamente eventuali errori o omissioni e garantisce che la registrazione sia accurata. La pronta approvazione rafforza inoltre la credibilità e l'affidabilità del verbale come documento ufficiale.

Modelli automatici di verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione: Noota

L'assunzione manuale di appunti durante le riunioni del consiglio può portare a decisioni errate, riassunti vaghi o documentazione incoerente. È qui che interviene Noota:

• Registrazione e trascrizione in tempo reale: Noota registra la riunione e trascrive la conversazione man mano che avviene. Ciò elimina la necessità di prendere appunti manualmente o di affidarsi alla memoria.
  
• Modelli intelligenti per i verbali del consiglio di amministrazione: Noota fornisce modelli personalizzabili su misura per le riunioni formali del consiglio di amministrazione. Inizia con una struttura pulita: presenze, rapporti, mozioni, voti e azioni.
• Estrazione automatica degli elementi d'azione: Durante la riunione, Noota evidenzia le attività di follow-up in tempo reale.
  Le azioni assegnate sono chiaramente attribuite alle persone, con scadenze e contesto inclusi.
• Condivisione con un clic: Dopo la riunione, i verbali possono essere rivisti, finalizzati e condivisi istantaneamente.
  Invia un riepilogo ai membri del consiglio di amministrazione, alle parti interessate o ai team di conformità con un solo clic.
• Archiviazione sicura e conformità: Noota archivia trascrizioni e minuti in modo sicuro nel cloud.
  Solo gli utenti autorizzati possono accedere alle discussioni sensibili del forum.
• Cronologia delle riunioni ricercabile : Hai bisogno di rivedere una decisione presa tre mesi fa? Noota rende ogni riunione completamente ricercabile. Questo è un grande vantaggio per i segretari del consiglio di amministrazione e i team legali che gestiscono le revisioni ricorrenti.

Vuoi semplificare la documentazione delle riunioni? Prova Noota gratuitamente.