Haben Sie jemals eine Vorstandssitzung verlassen und sich gefragt, ob Sie alle wichtigen Details erfasst haben?

Das Protokoll der Vorstandssitzungen ist ein Eckpfeiler guter Unternehmensführung. Sie bieten eine transparente Darstellung der Geschehnisse, was sowohl für gewinnorientierte als auch für gemeinnützige Organisationen unerlässlich ist.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie genaue Vorlagen für Vorstandssitzungen verwalten und sich mit vorgefertigten Vorlagen vertraut machen.

Warum für jede Vorstandssitzung ein Protokoll führen?

Es ist von entscheidender Bedeutung, für jede Vorstandssitzung ein Protokoll zu führen. Hier ist der Grund, warum Sie für jedes Gespräch mit Führungskräften ein solches Gespräch führen sollten:

Rechtlicher Schutz

Das Protokoll der Vorstandssitzungen dient als offizielle Aufzeichnung Ihrer Sitzungen. Sie dokumentieren die getroffenen Entscheidungen und Maßnahmen, die bei rechtlichen Problemen von entscheidender Bedeutung sein können. Aufsichtsbehörden wie die IRS und Gerichte betrachten diese Protokolle als Rechtsdokumente.

Wenn eine Aktion nicht im Protokoll aufgezeichnet wird, ist es, als ob sie nie passiert wäre. Dies kann Ihr Unternehmen bei Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten schützen.

Rechenschaftspflicht sicherstellen

Minuten helfen dabei, Ihr Team zur Rechenschaft zu ziehen. Sie geben deutlich an, wer an der Sitzung teilgenommen hat, was besprochen wurde und welche Entscheidungen getroffen wurden. Indem Sie diese Informationen dokumentieren, stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied seine Verantwortlichkeiten und Aufgaben kennt.

Diese Klarheit hilft bei der Nachverfolgung von Fortschritten und gewährleistet die Weiterverfolgung von Entscheidungen und Maßnahmen.

Struktur bereitstellen

Das Protokoll strukturiert Ihre Besprechungen und Folgemaßnahmen. Sie helfen zu verdeutlichen, wie und warum Entscheidungen getroffen wurden, und bieten einen detaillierten Überblick über den Ablauf der Sitzung. Dies ist besonders nützlich für Teammitglieder, die nicht teilnehmen konnten.

Sie können das Protokoll überprüfen, um über die Diskussionen und Entscheidungen auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass alle auf derselben Wellenlänge sind.

Historischer Rekord

Das Protokoll dient als historische Aufzeichnung für Ihr Unternehmen. Im Laufe der Zeit erstellen sie ein detailliertes Archiv der Maßnahmen und Entscheidungen des Vorstands.

Dies ist von unschätzbarem Wert für neue Vorstandsmitglieder, Wirtschaftsprüfer und Interessenvertreter, die den Kontext vergangener Entscheidungen verstehen müssen. Es hilft auch bei der strategischen Planung, indem es Einblicke in frühere Maßnahmen und deren Ergebnisse bietet.

Was sollte in das Protokoll der Vorstandssitzung aufgenommen werden

Um sicherzustellen, dass das Protokoll Ihrer Vorstandssitzung umfassend und nützlich genug ist, müssen Sie mehrere wichtige Elemente angeben:

• Datum, Uhrzeit und Ort: Fangen Sie mit den Grundlagen an. Notieren Sie Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung. Diese Informationen sind für Referenzzwecke und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung. Sie helfen bei der Nachverfolgung der Abfolge von Besprechungen und sind erforderlich, wenn rechtliche oder Compliance-Probleme auftreten.
• Teilnahme: Listen Sie alle Teilnehmer auf, einschließlich Vorstandsmitglieder, Führungskräfte und alle Gäste oder Teilnehmer ohne Stimmrecht. Notieren Sie, wer anwesend ist, wer abwesend ist und ob jemand aus der Ferne anwesend ist. Dies gewährleistet Transparenz und Rechenschaftspflicht und zeigt, wer am Entscheidungsprozess beteiligt war.
• Genehmigung des vorherigen Protokolls : Fügen Sie einen Abschnitt hinzu, in dem das Protokoll der vorherigen Sitzung überprüft und genehmigt wird. Dies ist ein Standardverfahren, um zu bestätigen, dass die Aufzeichnungen der letzten Sitzung korrekt waren und vom Vorstand akzeptiert wurden.
• Tagesordnungspunkte und Diskussionen: Beschreiben Sie die während der Sitzung erörterten Tagesordnungspunkte. Geben Sie für jeden Punkt eine Zusammenfassung der Diskussion, der getroffenen Entscheidungen und aller vorgeschlagenen Anträge. Dieser Abschnitt sollte den Kern der Diskussionen wiedergeben, ohne jedes Detail aufzuzeichnen. Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse und die wichtigsten angesprochenen Punkte.
• Anträge und Abstimmungsergebnisse: Dokumentieren Sie alle während der Sitzung gestellten Anträge. Geben Sie an, wer den Antrag gestellt hat, wer ihn unterstützt hat und was das Abstimmungsergebnis ist. Sie müssen nicht aufzeichnen, wie jeder Einzelne abgestimmt hat, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben. Notieren Sie sich stattdessen die Gesamtzahl der Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und aller Enthaltungen.
• Aktionselemente: Listen Sie alle Aktionspunkte auf, die sich aus dem Meeting ergeben haben. Geben Sie an, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, und geben Sie den voraussichtlichen Zeitplan für die Fertigstellung an. Dieser Abschnitt ist entscheidend für die Sicherstellung der Weiterverfolgung und der Rechenschaftspflicht. Er hilft dabei, die Fortschritte bei den während der Sitzung getroffenen Entscheidungen nachzuverfolgen.
• Berichte und Vorträge: Fassen Sie alle Berichte oder Präsentationen zusammen, die während des Treffens gehalten wurden. Notieren Sie sich die wichtigsten Punkte und alle Entscheidungen oder Maßnahmen, die sich daraus ergeben. Vermeiden Sie es, detaillierte Abschriften dieser Präsentationen beizufügen. Geben Sie stattdessen eine kurze Zusammenfassung an und geben Sie an, wo die vollständigen Berichte bei Bedarf abgerufen werden können.
• Vertagung: Schließen Sie mit dem Zeitpunkt ab, zu dem die Sitzung unterbrochen wurde. Dies markiert das offizielle Ende der Sitzung und gibt einen klaren Überblick über ihre Dauer.

Vorlagen für Vorstandssitzungen

Im Folgenden finden Sie Beispiele für Vorlagen sowohl für gewinnorientierte als auch für gemeinnützige Organisationen. Jede Vorlage hilft Ihnen dabei, alle notwendigen Details zu erfassen und eine übersichtliche Aufzeichnung Ihrer Besprechungen zu führen.

Sie können auch unsere integrierte Vorlage für das Protokoll der Vorstandssitzungen von Noota verwenden.

oder laden Sie es im Word-Format herunter.

Vorlage für das Protokoll der Profit-Vorstandssitzung

Titel der Sitzung: [Vorstandssitzung — Firmenname]
Datum: [Tag, DD Monat YYYY]
Uhrzeit: [Startzeit — Endzeit]
Standort: [Tagungsraum/Videolink]

Lehrstuhl: [Name]
Protokollführer: [Name]

Teilnahme

• Anwesende Vorstandsmitglieder: [Namen auflisten]
• Abwesende Vorstandsmitglieder: [Namen auflisten]
• Andere Teilnehmer: [Namen und Rollen auflisten]

1. Rufen Sie an, um zu bestellen

• Die Sitzung wurde um [Uhrzeit] zur Ordnung einberufen.
• Quorum bestätigt.

2. Genehmigung des vorherigen Protokolls

• Das Protokoll vom [Datum des vorherigen Treffens] wurde überprüft.
• Antrag auf Genehmigung von [Name], unterstützt von [Name].
• Genehmigt [wie geschrieben/mit Änderungen].

3. Berichte

• CEO-Bericht: [Zusammenfassung der Updates und wichtigsten Punkte].
• CFO-Bericht: [Zusammenfassung der Finanzergebnisse].
• Neuigkeiten aus dem Ausschuss:
  • Prüfungsausschuss: [Wichtigste Höhepunkte].
  • Verwaltungsausschuss: [Zusammenfassung].
  • Vergütungsausschuss: [Entscheidungen oder Maßnahmen].

4. Altes Geschäft

• [Punkt 1: Kurze Zusammenfassung, Diskussion, Fazit.]
• [Punkt 2: Kurze Zusammenfassung, Diskussion, Fazit.]

5. Neues Geschäft

• [Thema 1: Beschreibung, etwaige Anträge und Abstimmungsergebnis.]
• [Thema 2: Beschreibung, getroffene Entscheidungen.]

6. Auflösungen

• [Titel der Auflösung]
  • Vorgeschlagen von: [Name]
  • Mit Unterstützung von: [Name]
  • Abstimmung: [dafür/dagegen/sich der Stimme enthalten]
  • Ergebnis: [Genehmigt/Abgelehnt]

7. Aktionselemente

• [Aktionsaufgabe] — [Name] zugewiesen — Fällig bis [Datum]
• [Aktionsaufgabe] — [Name] zugewiesen — Fällig bis [Datum]

8. Nächstes Treffen

• Datum: [Tag, DD Monat YYYY]
• Uhrzeit: [HH:MM]
• Ort: [Büro/Zoom Link]

9. Vertagung

• Sitzung am [Uhrzeit] unterbrochen

Signatur:
[Name des Lehrstuhls] [Datum]
[Name des Protokollschreibers] [Datum]

Anlagen:

• Jahresabschlüsse
• Berichte des Ausschusses
• Unterstützende Dokumente

Vorlage für das Protokoll einer Vorstandssitzung für gemeinnützige

1. Rufen Sie an, um zu bestellen

• Datum:
• Uhrzeit:
• Standort:
• Angerufen von:
• Bestätigung des Quorums.

2. Teilnahme

• Liste der anwesenden Vorstandsmitglieder:
• Liste der abwesenden Vorstandsmitglieder:
• Beachten Sie, ob Mitglieder aus der Ferne teilnehmen.

3. Genehmigung des vorherigen Protokolls

• Überprüfung und Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung.
• Antrag auf Genehmigung von:
• Gebilligt von:
• Abstimmungsergebnisse (dafür, dagegen, Enthaltung):

4. Berichte

• Zusammenfassung des Berichts des Exekutivdirektors:
• Zusammenfassung des Finanzberichts:
• Berichte des Ausschusses:

5. Altes Geschäft

• Überprüfung ungelöster Probleme:
• Diskussionspunkte und Entscheidungen:
• Folgemaßnahmen:
• Verantwortliche Personen und Termine:

6. Neues Geschäft

• Einführung neuer Tagesordnungspunkte:
• Zusammenfassungen der Diskussionen:
• Anträge und Abstimmungsergebnisse:
• Zugewiesene Aufgaben und Termine:

7. Aktualisierungen des Programms

• Zusammenfassung der Programmaktivitäten:
• Berichte über den Projektfortschritt:
• Gefasste Entscheidungen und zu ergreifende Maßnahmen:

8. Aktionselemente

• Detaillierte Liste der Aufgaben:
• Zugewiesen an:
• Zeitpläne für die Fertigstellung:

9. Öffentliche Kommentare

• Zusammenfassung aller Kommentare oder Fragen aus der Öffentlichkeit (falls zutreffend).

10. Vertagung

• Zeitpunkt der Vertagung:
• Datum und Uhrzeit der nächsten Sitzung:
• Unterschrift des Protokollschreibers:
• Unterschrift des Vorsitzenden:

Vorlage für das Protokoll der Notfallvorstandssitzung

Titel der Sitzung: [Notfallvorstandssitzung — Betreff]
Datum: [Tag, DD Monat YYYY]
Uhrzeit: [Startzeit — Endzeit]
Standort: [Büro-/Videoanruf-Link]

Lehrstuhl: [Name]
Protokollführer: [Name]

Teilnahme

• Anwesende Direktoren: [Namen]
• Abwesende Regisseure: [Namen]

1. Rufen Sie an, um zu bestellen

• Eine Dringlichkeitssitzung wurde einberufen, um [Dringende Angelegenheit] zu behandeln.
• Die Sitzung begann um [Zeit], als das Quorum anwesend war.

2. Diskussion über dringende Themen

• Zusammenfassung der Ausgabe, präsentiert von [Name].
• Wichtige Diskussionspunkte:
  • [Punkt 1]
  • [Punkt 2]
  • [Punkt 3]

3. Entscheidungen getroffen

• Antrag: [Vorgeschlagene Maßnahme]
  • Vorgeschlagen von: [Name]
  • Mit Unterstützung von: [Name]
  • Abstimmung: [Einstimmig/Mehrheit]
  • Ergebnis: [Bestanden/Fehlgeschlagen]

4. Sofortige Maßnahmen

• [Aktion] wurde [Name] zugewiesen, fällig bis [Datum]
• [Aktion] wurde [Name] zugewiesen, fällig bis [Datum]

5. Vertagung

• Das Treffen endete um [Uhrzeit].

Signatur:
[Name des Lehrstuhls] [Datum]
[Name des Protokollschreibers] [Datum]

Anlagen:

• Zusammenfassung des Vorfalls
• Internes Memo
• Rechtliche Überprüfung (falls zutreffend)

Welche Vorsichtsmaßnahmen sind beim Protokoll der Vorstandssitzungen zu beachten?

Das Protokoll der Vorstandssitzung sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Ihre Richtigkeit, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Vertraulichkeit sind von entscheidender Bedeutung:

Objektivität wahren

Ihr Protokoll sollte objektiv und unvoreingenommen sein. Vermeiden Sie es, persönliche Meinungen oder subjektive Kommentare aufzuzeichnen. Konzentrieren Sie sich auf die getroffenen Entscheidungen und die vereinbarten Maßnahmen, nicht auf einzelne Standpunkte. Dies hilft, potenzielle Streitigkeiten zu vermeiden und eine professionelle Bilanz zu führen.

Seien Sie genau und konsistent

Stellen Sie sicher, dass alle aufgezeichneten Informationen korrekt und konsistent sind. Überprüfen Sie die Schreibweise von Namen und Titeln und überprüfen Sie Zahlen und Daten. Die Konsistenz der Terminologie und des Formats aller Sitzungsprotokolle trägt dazu bei, eine klare und professionelle Aufzeichnung zu führen.

Vertrauliche Informationen schützen

Vertrauliche Informationen, die in Vorstandssitzungen erörtert werden, sollten mit Vorsicht behandelt werden. Wenn die Sitzung vertrauliche Themen wie Rechtsfragen oder Personalangelegenheiten beinhaltet, sollten Sie vorsichtig sein, wie diese aufgezeichnet werden. Es könnte angebracht sein, darauf hinzuweisen, dass eine vertrauliche Diskussion ohne Angabe der Einzelheiten stattgefunden hat. Dies trägt zum Schutz der Privatsphäre und Sicherheit der Informationen bei.

Beachten Sie die gesetzlichen Anforderungen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Protokoll den gesetzlichen Anforderungen entspricht. In verschiedenen Bundesstaaten und Ländern gibt es unterschiedliche Vorschriften, die regeln, was in das Protokoll der Vorstandssitzungen aufgenommen werden muss. Machen Sie sich mit diesen Vorschriften vertraut, um sicherzustellen, dass Ihr Protokoll den erforderlichen rechtlichen Standards entspricht. Die Nichteinhaltung kann zu rechtlichen Komplikationen für Ihr Unternehmen führen.

Rechtzeitige Überprüfung und Genehmigung

Das Protokoll sollte umgehend überprüft und genehmigt werden, in der Regel bei der nächsten Vorstandssitzung. Diese Vorgehensweise hilft, Fehler oder Auslassungen frühzeitig zu erkennen und stellt sicher, dass das Protokoll korrekt ist. Eine schnelle Genehmigung stärkt auch die Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit des Protokolls als offizielles Dokument.

Vorlagen für automatische Vorstandssitzungsprotokolle: Noota

Manuelles Aufzeichnen von Notizen in Vorstandssitzungen kann zu verpassten Entscheidungen, vagen Zusammenfassungen oder inkonsistenter Dokumentation führen. An dieser Stelle kommt Noota ins Spiel:

• Aufzeichnung und Transkription in Echtzeit: Noota zeichnet das Meeting auf und transkribiert das Gespräch, sobald es stattfindet. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, manuell Notizen zu machen oder sich auf den Speicher zu verlassen.
  
• Intelligente Vorlagen für Vorstandsprotokolle: Noota bietet anpassbare Vorlagen, die auf formelle Vorstandssitzungen zugeschnitten sind. Beginnen Sie mit einer klaren Struktur: Teilnahme, Berichte, Anträge, Abstimmungen und Aktionspunkte.
• Automatische Extraktion von Aktionselementen: Während des Treffens hebt Noota die Folgeaufgaben in Echtzeit hervor.
  Zugewiesene Aktionen werden eindeutig einzelnen Personen zugeordnet, einschließlich Fristen und Kontext.
• Teilen mit einem Klick: Nach dem Meeting kann das Protokoll überprüft, fertiggestellt und sofort geteilt werden.
  Senden Sie mit nur einem Klick eine Zusammenfassung an Vorstandsmitglieder, Stakeholder oder Compliance-Teams.
• Sichere Speicherung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Noota speichert Transkripte und Minuten sicher in der Cloud.
  Nur autorisierte Benutzer können auf vertrauliche Forumsdiskussionen zugreifen.
• Durchsuchbarer Besprechungsverlauf : Müssen Sie eine vor drei Monaten getroffene Entscheidung noch einmal überdenken? Noota macht jedes Meeting vollständig durchsuchbar. Dies ist ein großer Vorteil für Vorstandssekretäre und Rechtsteams, die sich mit wiederkehrenden Überprüfungen befassen.

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