So fragen Sie nach der Verfügbarkeit für ein Meeting: 13 Beispiele

Sie haben wahrscheinlich schon auf Ihren Posteingang gestarrt und versucht herauszufinden, wie Sie jemanden nach seiner Verfügbarkeit fragen können, ohne zu aufdringlich oder vage zu klingen.

Klingt das höflich genug? Zu ergebnisoffen? Werden sie überhaupt antworten?

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie selbstbewusst nach Verfügbarkeit fragen und das endlose Hin und Her vermeiden können.

Warum es schwierig sein kann, nach Verfügbarkeit zu fragen

Eine der größten Herausforderungen ist Einhaltung von Zeitzonen und Verpflichtungen. Wenn Sie sich an den Empfänger wenden, ohne dessen Öffnungszeiten oder Termineinschränkungen zu berücksichtigen, schlagen Sie möglicherweise Zeiten vor, die mit dem Tag des Empfängers kollidieren und den Eindruck erwecken, dass Sie nicht auf dem Laufenden sind. Tatsächlich kann dies das Risiko von Nichterscheinen oder Stornierungen erhöhen, wenn Sie ohne Kontext nach Verfügbarkeit fragen.

Ein weiterer kniffliger Punkt ist Unklarheit in Ihrer Anfrage. Die Frage „Wann haben Sie Zeit für ein Meeting?“ lässt zu viel Freiraum und erschwert oft das Follow-up. Klare Anfragen, die konkrete Optionen anbieten oder nach einem bevorzugten Zeitfenster fragen, werden in der Regel viel besser aufgenommen. Zum Beispiel: „Wären Sie für ein Treffen am Dienstag um 14 Uhr oder Donnerstag um 10 Uhr verfügbar? Falls nicht, könnten Sie mir zwei Zeitfenster nennen, die für Sie passen?“ — Diese Art der Formulierung erhöht die Klarheit und die Antwortrate.

Dann ist da noch das Problem Überbuchung und Terminprobleme. Wenn Sie eine Uhrzeit anfragen, aber die Kalenderbelastung des Empfängers oder Ihren eigenen Puffer zwischen den Besprechungen ignorieren, riskieren Sie Doppelbuchungen oder eine überstürzte Besprechungsumgebung. In einem Leitfaden zu Planungsfehlern wird davor gewarnt, dass das Versäumnis, Pufferzeiten festzulegen oder Buchungen zu kontrollieren, zu unnötigem Stress und Zeitverschwendung führt.

Außerdem auf ungeschickte Weise nach Verfügbarkeit fragen kann für das Meeting selbst einen wackeligen Ton angeben. Wenn die von Ihnen gesendete Nachricht unklar, unhöflich oder übermäßig anspruchsvoll ist, kommen die Teilnehmer möglicherweise weniger vorbereitet oder weniger engagiert an.

Die besten Beispiele für Besprechungsanfragen

Wenn Sie ein Meeting vereinbaren müssen, ist Ihre erste Frage – die nach der Verfügbarkeit – einer der wichtigsten Teile. Gut gemacht, ebnet sie den Weg und hilft Ihnen, schnell einen Termin festzulegen. Schlecht gemacht, sorgt sie für Reibung, Verzögerungen und Verwirrung. Hier finden Sie eine Reihe realistischer, abwechslungsreicher Beispiele, die Sie anpassen können Ihr Besprechungen, gefolgt von praktischen Tipps, damit sie funktionieren.

📧 Beispiele für realistische E-Mail-Anfragen

Unkomplizierter, direkter Ansatz

Betreff: Schneller 30-minütiger Chat auf [Project X]

Hallo [Name],
Ich hoffe du hast eine gute Woche. Ich würde mich gerne treffen, um die nächste Phase von Projekt X zu besprechen und die Ergebnisse abzustimmen. Wären Sie verfügbar unter Dienstag, 12. Mai um 14 Uhr MESZ oder Donnerstag, 14. Mai um 11 Uhr MESZ für ein 30-minütiges Gespräch? Wenn beides nicht funktioniert, teilen Sie mir zwei Slots mit, die zu Ihnen passen, und ich passe mich an.
Am besten,
[Dein Name]

Flexiblerer, kollaborativer Ton

Betreff: Buchung einer 15-minütigen Synchronisation nächste Woche

Hallo [Name],
Ich bereite unsere bevorstehende Strategieüberprüfung für das dritte Quartal vor und würde mich über Ihre Meinung freuen. Ich bin frei Montag nach 15 Uhr, Mittwoch zwischen 10-12 Uhr, oder Freitag morgen. Könnten Sie mir sagen, welches dieser Werke es ist — oder schicken Sie mir ruhig dreimal so viel? Ich schicke die Einladung umgehend, sobald wir uns einig sind.
Vielen Dank,
[Dein Name]

Formelle Anfrage an hochrangige Interessengruppen

Betreff: Anfrage für ein Treffen zu [Thema]

Sehr geehrter [Herr/Frau] [Nachname],
Ich hoffe, diese Nachricht findet dich gut. Ich möchte um eine Diskussion bitten, um [bestimmtes Thema/Initiative] und ihre Auswirkungen auf unsere Organisation zu überprüfen. Geschätzte Dauer: 20 Minuten. Könnten wir uns treffen am Donnerstag, 1. Juni um 9:30 Uhr oder Freitag, 2. Juni um 11:00 Uhr, über Teams? Wenn diese Zeiten ungünstig sind, teilen Sie mir bitte eine geeignete Alternative mit. Vielen Dank für Ihre Zeit.
Mit freundlichen Grüssen
[Dein Name]
[Dein Titel]

Weiterverfolgung oder Erinnerung nach der ersten Anfrage

Betrifft: Weiterverfolgung: Sitzungsanfrage zu [Thema]

Hallo [Name],
Ich wollte mich wegen meiner früheren Terminanfrage zu [Thema] melden. Ich kann verfügbar sein Dienstag zwischen 14 und 14 Uhr, Donnerstag 9-10 Uhr, oder Freitag nach 13 Uhr. Wenn nichts davon funktioniert, würde ich mich freuen, wenn du nächste Woche zwei- oder dreimal Zeit hast. Ich freue mich auf deine Antwort.
Vielen Dank,
[Dein Name]

Informeller „Nachholstil“ mit einem Team oder Kollegen

Betreff: Synchronisation zu [Projekt/Thema]?

Hallo [Name],
Ich hoffe, es geht dir gut! Es ist eine Weile her, seit wir uns das letzte Mal ausgetauscht haben. Ich würde dich gerne auf den neuesten Stand bringen und besprechen, wie es mit [Project] läuft. Hast du Zeit für einen kurzen 20-minütigen Anruf Mittwoch Nachmittag oder Donnerstagmorgen? Wenn nicht, schlag einfach eine Zeit vor, die für dich passt.
Prost,
[Dein Name]

Anfrage für große Gruppen- oder Teambesprechungen

Betreff: Abstimmung unserer Teams — Verfügbarkeit bitte

Hallo zusammen,
Um die Abstimmung vor der Produkteinführung im nächsten Monat sicherzustellen, sollten wir ein 45-minütiges Treffen mit Produkt, Marketing und Vertrieb vereinbaren. Bitte teilen Sie mir Ihre Verfügbarkeit mit, indem Sie eins der drei unten aufgeführten Steckplätze:
• Mittwoch, 20. Mai um 10:00 Uhr
• Donnerstag, 21. Mai um 15:00 Uhr
• Freitag, 22. Mai um 9:30 Uhr
Wenn welche nicht funktionieren, teilen Sie sich gerne zwei Fenster, Sie sind frei. Danke!
[Dein Name]

Ferngespräch/globales Treffen mit dem Gründer von Timezone

Betreff: Zeitzonenübergreifende Gesprächsplanung

Hallo [Name],
Ich würde mich gerne zu einer 30-minütigen Diskussion über den neuen globalen Rollout unserer Plattform verbinden. Ich habe die folgenden Zeiten blockiert (MESZ/EDT):
• Dienstag, 8. Juni, 15:00 Uhr MESZ/9:00 Uhr EDT
• Mi, 9. Juni, 11:00 Uhr MESZ/5:00 EDT
Wenn diese nicht passen, senden Sie bitte 2-3 Fenster in Ihrer Ortszeit und ich rechne entsprechend um.
Am besten,
[Dein Name]

Ein Interview mit einem Kandidaten vereinbaren

Betreff: Vorstellungsgespräch für [Berufsbezeichnung] bei [Unternehmen]

Lieber [Kandidat],
Vielen Dank für Ihr Interesse an der Position [Berufsbezeichnung] bei [Unternehmen]. Wir würden gerne ein 45-minütiges Vorstellungsgespräch über Zoom mit Ihnen vereinbaren. Sind Sie verfügbar am Dienstag, 15. Juni um 10:00 Uhr oder Donnerstag, 17. Juni um 14:00 Uhr? Falls Ihnen keiner der Termine passt, lassen Sie mich bitte zwei alternative Zeitfenster für nächste Woche wissen, und ich werde dies entsprechend arrangieren.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Titel des Personalvermittlers]

Internes Treffen mit Ihrem Team

Betreff: Projekt-Updates: Kurze Abstimmung (20 Min.)?

Hallo Team,

Ich möchte diese Woche eine kurze Abstimmung ansetzen, um unsere Ergebnisse und die nächsten Schritte für [Projektname] zu besprechen.

Könntet ihr bitte bestätigen, ob ihr verfügbar seid am Mittwoch um 14:00 Uhr oder Donnerstag um 11:00 Uhr?

Das Meeting dauert maximal 20 Minuten – gerade genug, um Blockaden zu identifizieren und zu beseitigen.

Wenn keiner der Termine passt, antwortet bitte mit eurem nächstmöglichen Zeitpunkt, und ich richte mich danach.

Danke,
[Dein Name]

Abteilungsübergreifendes Treffen mit Kollegen, die Sie nicht gut kennen

Betreff: Anfrage für ein kurzes Einführungsgespräch

Hallo [Name],

Ich bin seit Kurzem Teil des Teams von [Abteilung] und würde mich freuen, mich vorzustellen und mehr darüber zu erfahren, wie Ihre Gruppe mit [Thema oder Prozess] umgeht.

Sind Sie frei Montag 14—15 Uhr oder Dienstag 10—11 Uhr für einen kurzen 15-minütigen Chat?

Ich schicke eine Kalendereinladung, sobald ich weiß, welche Zeit für Sie am besten geeignet ist.

Ich freue mich darauf, Kontakte zu knüpfen,
[Dein Name]

Kaltansprache mit einem potenziellen Partner

Betreff: Untersuchung einer möglichen Partnerschaft zwischen [Ihrem Unternehmen] und [ihrem Unternehmen]

Hallo [Name],

Ich bin auf Ihren letzten Beitrag zu [Thema] gestoßen und glaube, dass es eine interessante Gelegenheit zur Zusammenarbeit zwischen unseren Teams geben könnte.

Hättest du 20 Minuten an diesem Donnerstag um 16 Uhr MESZ oder Freitag um 10 Uhr MESZ für einen kurzen Intro-Call?

Wenn ein anderer Zeitpunkt besser zu dir passt, sende mir einfach deine Verfügbarkeit und ich werde dafür sorgen, dass es funktioniert.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]

Verwenden eines Planungslinks (wenn du vereinfachen möchtest)

Betreff: Lass uns eine Zeit finden, die am besten zu dir passt

Hallo [Name],

Ich würde gerne einen kurzen Anruf vereinbaren, um [Thema] zu besprechen. Um die Terminplanung zu vereinfachen, kannst du hier direkt aus meinem Kalender eine Uhrzeit auswählen: [Link zum Kalender/HubSpot/Buch einfügen].

Wenn du keinen passenden Zeitpunkt siehst, antworte mit deiner Verfügbarkeit und ich passe mich an.

Ich freue mich auf unser Gespräch,
[Dein Name]

Nachverfolgung nach Ausbleiben einer Antwort

Betreff: Ich werde meiner Besprechungsanfrage nachgehen

Hallo [Name],

Ich wollte kurz nachfragen, ob Sie meine vorherige E-Mail bezüglich der Terminfindung zur Besprechung von [Thema] bereits lesen konnten.

Hier sind noch einmal zwei Optionen: Mittwoch 14:00 Uhr oder Donnerstag 10:00 Uhr.

Wenn beides nicht passt, könnten Sie uns bitte Anfang nächster Woche mitteilen, wie Ihr Kalender aussieht?

Vielen Dank für Ihre Zeit – ich weiß, dass Sie viel zu tun haben!

Viele Grüße,
[Ihr Name]

Holen Sie das Beste aus Ihren Meetings heraus: Noota

Wenn Sie bereits richtig nach Verfügbarkeit fragen und Ihre Besprechungen gut planen, besteht der nächste Schritt darin, diese Besprechungen abzuhalten. Graf. Hier kommt Noota ins Spiel – ein Tool, das Besprechungen von bloßen Kalenderblöcken in umsetzbare Erkenntnisse und sorgt dafür, dass Sie Ihre Notizen immer auf dem neuesten Stand haben.

• Transkription in Echtzeit und automatisch generierte Zusammenfassungen, sodass Sie sich nicht auf das Gedächtnis verlassen oder hinterher nach Notizen suchen müssen.
• Alle wichtigen Punkte, Entscheidungen und nächsten Schritte sind zusammengefasst und können sofort geteilt werden – so wird das Zeitfenster zwischen dem Abschluss einer Besprechung und einer sinnvollen Ausführung drastisch verkürzt.
• Nahtlose Integration in Ihr Ökosystem (CRM/ATS/andere Tools), sodass Ihre Meeting-Ergebnisse nicht in einem Silo gespeichert werden, sondern direkt in Ihre Workflows einfließen.

Sie möchten das Beste aus Ihren wichtigen Besprechungen herausholen? Testen Sie Noota jetzt kostenlos.