Stellen Sie sich vor, Sie besiegeln das Geschäft mit einer einfachen E-Mail, die wichtige Diskussionen zusammenfasst und den Weg für eine zukünftige Zusammenarbeit ebnet.

Das ist die Bedeutung einer Nachverfolgung per E-Mail nach dem Meeting.

Dieser Artikel enthält eine umfassende Anleitung zum effektiven Verfassen von Folge-E-Mails nach Besprechungen, um sicherzustellen, dass Ihre Kommunikation sowohl professionell als auch effektiv ist.

Warum müssen Sie eine Folge-E-Mail senden

Aus den folgenden Gründen müssen Sie eine Folge-E-Mail senden:

1. Zeigen Sie, dass Sie ihre Zeit schätzen

Ihre Folge-E-Mail zeigt, dass Sie die Zeit und die Beiträge der anderen Person schätzen. Es zeigt, dass Sie in das Ergebnis investiert sind.

2. Stellen Sie sicher, dass alle auf derselben Seite bleiben

Besprechungen beinhalten oft viele Diskussionen und Entscheidungen. Eine Folge-E-Mail ermöglicht es Ihnen, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen und die nächsten Schritte strukturiert zu skizzieren.

Wenn Sie die Besprechung schriftlich zusammenfassen, beseitigen Sie Verwirrung und schaffen eine Referenz für alle Beteiligten.

3. Verstärken Sie Ihre Professionalität

Die Nachverfolgung zeigt, dass man sich auf Sie verlassen kann. Indem Sie umgehend eine E-Mail mit klaren Handlungspunkten und Verantwortlichkeiten senden, etablieren Sie sich als jemand, der die Initiative ergreift und Versprechen einhält.

Wie erstellen Sie eine effektive Folge-E-Mail?

So können Sie eine effektive Folge-E-Mail erstellen, die einen bleibenden Eindruck hinterlässt und umsetzbare Ergebnisse gewährleistet:

1. Schreiben Sie eine überzeugende Betreffzeile

Ihre Betreffzeile ist das Erste, was Ihr Empfänger sieht. Sorgen Sie also dafür, dass sie zählt. Formulieren Sie einen klaren und spezifischen Text, z. B. „Die nächsten Schritte nach unserem Meeting“ oder „Weitere Informationen zu [Thema der Besprechung]“. Eine starke Betreffzeile erregt Aufmerksamkeit und gibt den Ton für die E-Mail an.

2. Beginnen Sie mit einer höflichen Erinnerung an das Treffen

Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einem Verweis auf das Meeting. Dies hilft, das Gedächtnis des Empfängers aufzufrischen und den Kontext herzustellen. Zum Beispiel: „Mir hat unsere Diskussion über [Thema] heute früh gefallen. Es war toll, Ideen für [ein bestimmtes Projekt oder Ziel] zu erkunden.“

3. Drücken Sie Ihre Dankbarkeit für die Interaktion aus

Ein einfaches „Dankeschön“ reicht weit. Würdigen Sie ihre Zeit, Erkenntnisse oder Bemühungen. Zum Beispiel: „Vielen Dank, dass Sie Ihr Fachwissen geteilt und sich die Zeit genommen haben, mich zu treffen. Ich fand unser Gespräch wertvoll.“ Dankbarkeit hilft beim Aufbau einer Beziehung und hinterlässt einen positiven Eindruck.

4. Fassen Sie die wichtigsten besprochenen Punkte zusammen

Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse des Treffens kurz zusammen. Das zeugt von Aufmerksamkeit und stellt sicher, dass alle an einem Strang ziehen. Sie könnten schreiben: „Wie besprochen, haben wir drei Hauptprioritäten identifiziert: [Prioritäten oder Entscheidungen auflisten].“ Halten Sie es kurz und relevant.

5. Skizzieren Sie die nächsten Schritte klar

Klären Sie, welche Maßnahmen von wem und innerhalb welchem Zeitrahmen zu ergreifen sind. Zum Beispiel: „Ich werde den Angebotsentwurf bis zum [Datum] übersenden, und ich würde mich über Ihr Feedback bis [Frist] freuen.“ Klare nächste Schritte reduzieren Unklarheiten und fördern die Rechenschaftspflicht.

6. Stellen Sie zusätzliche Ressourcen oder Links bereit

Fügen Sie alle Dokumente, Links oder Verweise hinzu, die die Diskussion oder die nächsten Schritte unterstützen. Zum Beispiel: „Beigefügt ist der Bericht, den wir erwähnt haben, und hier ist ein Link zu dem Tool, das wir besprochen haben: [link].“ Dies erhöht den Wert Ihrer E-Mail.

7. Schließen Sie mit einer Einladung, die Kommunikation fortzusetzen

Beenden Sie mit einer offenen Notiz, die zum weiteren Dialog anregt. Zum Beispiel: „Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder eine Klarstellung benötigen. Ich freue mich, das weiter zu besprechen.“ Dies zeigt Ihre Bereitschaft, engagiert und kooperativ zu bleiben.

Timing Ihrer Follow-up-E-Mails für verschiedene Szenarien

Das Timing kann über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Folge-E-Mails entscheiden. Wenn Sie sie zu spät senden, verliert Ihre Nachricht an Wirkung. Wenn Sie sie zu früh senden, könnte sie sich aufdringlich anfühlen.

Wenn Sie den richtigen Zeitpunkt für verschiedene Szenarien kennen, stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails effektiv sind und gut ankommen. Hier ist ein praktischer Leitfaden:

Nachbereitung nach dem Meeting: Innerhalb von 24 Stunden

Nach einem Meeting möchten Sie den Schwung aufrechterhalten. Wenn Sie Ihre E-Mail innerhalb von 24 Stunden senden, wird sichergestellt, dass die Diskussion noch in aller Munde ist. Nutzen Sie diese Zeit, um das Meeting zusammenzufassen, die nächsten Schritte zu skizzieren und sich für die Zeit zu bedanken. Diese unmittelbare Weiterverfolgung vermittelt Professionalität und sorgt dafür, dass das Projekt oder die Beziehung weiter voranschreitet.

Netzwerkveranstaltungen: Innerhalb von 1-2 Tagen

Wenn Sie bei einer Netzwerkveranstaltung eine neue Verbindung hergestellt haben, ist es wichtig, zuzuschlagen, solange das Eisen heiß ist. Wenn Sie Ihre Folge-E-Mail innerhalb von 1-2 Tagen senden, können Sie die Beziehung festigen, während Ihre Interaktion noch unvergesslich ist. Erwähnen Sie bestimmte Details aus Ihrer Konversation, um Ihre Nachricht zu personalisieren und sie hervorzuheben.

Weiterverfolgung des Kundenvorschlags oder des Deals: Nach 3—5 Tagen

Bei der Weiterverfolgung eines Vorschlags oder Deals ist Geduld entscheidend. Warten Sie 3-5 Tage, um dem Empfänger Zeit zu geben, Ihr Angebot zu überprüfen, ohne sich unter Druck gesetzt zu fühlen. Beschreiben Sie in Ihrer E-Mail kurz den Wert Ihres Vorschlags und laden Sie den Empfänger ein, alle Fragen zu besprechen. Zum Beispiel: „Ich wollte den Vorschlag, den ich Anfang dieser Woche eingereicht habe, weiterverfolgen. Lassen Sie mich wissen, ob Sie einen Termin vereinbaren möchten, um alle Einzelheiten zu besprechen.“ Dieses ausgewogene Timing zeugt von Selbstvertrauen und hält gleichzeitig das Gespräch lebendig.

Erinnerungs-E-Mails für unbeantwortete Follow-ups: Nach 1 Woche

Wenn Sie keine Antwort erhalten haben, ist eine höfliche Erinnerung nach einer Woche angebracht. Bleiben Sie freundlich und professionell und wiederholen Sie die Wichtigkeit der Angelegenheit. Vermeiden Sie es, ungeduldig zu klingen; formulieren Sie es stattdessen als sanften Anstoß. Zum Beispiel: „Ich wollte mich nur bezüglich meiner vorherigen E-Mail erkundigen. Lassen Sie mich wissen, ob es einen günstigen Zeitpunkt gibt, um dies weiter zu besprechen.“ Dieser Ansatz bewahrt den guten Willen und veranlasst gleichzeitig zum Handeln.

Vorlagen und Beispiele für Folge-E-Mails

Das Verfassen der richtigen Folge-E-Mail ist entscheidend, um die Professionalität aufrechtzuerhalten und umsetzbare Ergebnisse zu erzielen. Im Folgenden finden Sie 10 übersichtliche und anpassbare Vorlagen, die Sie durch verschiedene Szenarien führen:

1. Dankeschön-E-Mail nach dem Meeting

Betreff: Danke für das heutige Treffen

„Hallo [Name des Empfängers],

Danke, dass du dich heute mit mir getroffen hast. Ich freue mich über Ihre Erkenntnisse zu [einem bestimmten Thema]. Wie besprochen, werde ich bis [Frist] [konkrete Maßnahmen] ergreifen. Bitte lassen Sie mich wissen, ob ich Ihnen bei etwas anderem weiterhelfen kann.“

Mit freundlichen Grüssen

[Dein Name]

2. Folge-E-Mail zur Netzwerkveranstaltung

Betreff: Gute Kontakte bei [Name der Veranstaltung]

„Hallo [Name des Empfängers],

Es war toll, auf [Name der Veranstaltung] mit Ihnen in Kontakt zu treten. Ich habe unser Gespräch über [bestimmtes Thema] genossen. Lassen Sie uns einen Termin vereinbaren, um [eine bestimmte Idee oder Gelegenheit] weiter zu besprechen. Bist du nächste Woche verfügbar?“

Mit freundlichen Grüssen

[Dein Name]

3. E-Mail mit Aktionselementen zusammenfassen

Betreff: Weitere Informationen zu [Name des Treffens]

„Hallo [Name des Empfängers],

Hier ist eine Zusammenfassung unserer Diskussion:

• [Wichtiger Punkt/Aktionspunkt 1]
• [Wichtiger Punkt/Aktionspunkt 2]

Wie vereinbart, werde ich [konkrete Maßnahmen] ergreifen. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Ergänzungen oder Korrekturen haben.“

Mit freundlichen Grüssen

[Dein Name]

4. Folge-E-Mail nach Ausbleiben einer Antwort

Betreff: Einchecken

„Hallo [Name des Empfängers],

Ich wollte meine vorherige E-Mail zu [einem bestimmten Thema] weiterverfolgen. Lassen Sie mich wissen, ob es einen geeigneten Zeitpunkt gibt, um dies zu besprechen. Bei Bedarf gebe ich gerne weitere Informationen.“

Mit freundlichen Grüssen

[Dein Name]

5. Folge-E-Mail zur Einreichung des Vorschlags

Betreff: Feedback zum Vorschlag

„Hallo [Name des Empfängers],

Ich hoffe, Sie hatten die Gelegenheit, den Vorschlag, den ich am [Datum] gesendet habe, zu überprüfen. Ich würde mich freuen, Ihr Feedback zu hören und die nächsten Schritte zu besprechen. Lass mich wissen, welche Uhrzeit für dich am besten geeignet ist.“

6. E-Mail nach einer langen Pause erneut verbinden

Betreff: Erneute Verbindung herstellen

„Hallo [Name des Empfängers],

Ich hoffe, diese E-Mail findet dich gut. Es ist eine Weile her, seit wir das letzte Mal gesprochen haben. Ich würde gerne wieder Kontakt aufnehmen und über [ein bestimmtes Thema oder eine mögliche Zusammenarbeit] sprechen. Steht es dir frei, das nachzuholen?“

Mit freundlichen Grüssen

[Dein Name]

7. Folge-E-Mail zur Bestätigung der nächsten Schritte

Betreff: Bestätigung der nächsten Schritte

„Hallo [Name des Empfängers],

Im Anschluss daran bestätigen wir die nächsten Schritte, die wir besprochen haben:

• [Spezifischer Schritt 1]
• [Spezifischer Schritt 2]

Bitte teilen Sie mir mit, ob es Änderungen oder zusätzliche Details gibt.“

Mit freundlichen Grüssen

[Dein Name]

8. E-Mail zum Teilen von Besprechungsressourcen

Betreff: Ressourcen von unserem Treffen

„Hallo [Name des Empfängers],

Wie bereits erwähnt, sind hier die Ressourcen, die wir behandelt haben:

• [Ressource/Link 1]
• [Ressource/Link 2]

Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen.“

Mit freundlichen Grüssen

[Dein Name]

9. E-Mail zur Planung eines Folgetreffens

Betreff: Planung unserer nächsten Diskussion

„Hallo [Name des Empfängers],

Ich möchte ein Folgetreffen vereinbaren, um [bestimmtes Thema] zu besprechen. Sind Sie am [Datum und Uhrzeit] verfügbar? Lass mich wissen, was für dich am besten funktioniert.“

Mit freundlichen Grüssen

[Dein Name]

10. Personalisierte Folge-E-Mail für Leads

Betreff: Ich freue mich über [Spezifische Gelegenheit]

„Hallo [Name des Empfängers],

Es war eine Freude, etwas über [das Interesse eines bestimmten Leads] zu erfahren. Ich bin mir sicher, dass [Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung] bei [spezifischen Herausforderungen] helfen kann. Lassen Sie uns ein Telefonat vereinbaren, um dies weiter zu besprechen.“

Mit freundlichen Grüssen

[Dein Name]

Optimieren Sie Ihre Follow-ups: Noota

Wenn Sie es ernst meinen, Ihr Nachfolgespiel zu verbessern, bietet Noota eine Reihe von Funktionen, die den Prozess vereinfachen und die Effizienz steigern sollen. So kann Noota Ihnen helfen, intelligentere Follow-ups zu erstellen und zu versenden:

• KI-gestützte Transkriptionen von Besprechungen für genaue Zusammenfassungen: Das Zusammenfassen von Besprechungen kann mühsam und zeitaufwändig sein. Die KI-Transkription von Noota erfasst detaillierte Diskussionen in Sekundenschnelle, sodass Sie wichtige Punkte mühelos herauslesen können. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Follow-ups korrekt und umsetzbar sind, was Ihnen Zeit und Ärger erspart.
• Umsetzbare Erkenntnisse zur Definition der nächsten Schritte: Noota identifiziert umsetzbare Elemente aus Ihren Besprechungen, wie Aufgaben oder Ergebnisse. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen dabei, Folgemaßnahmen zu strukturieren, um die Verantwortlichkeiten zu klären und die Dynamik aufrechtzuerhalten. Mit Noota verpassen Sie nie wichtige Details.
• Senden Sie eine personalisierte Folge-E-Mail mit einem Klick: Noota lässt sich nahtlos in E-Mail-Plattformen integrieren, sodass Sie Follow-ups mit nur einem Klick generieren und versenden können. Die E-Mail wird auf den wichtigsten Punkten Ihres Treffens basieren.

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Häufig gestellte Fragen zu Follow-ups nach dem Meeting

Wie lang sollte meine Folge-E-Mail sein?

Halten Sie es mit 4-5 kurzen Absätzen kurz. Konzentrieren Sie sich darauf, die wichtigsten Punkte und nächsten Schritte klar und ohne unnötige Details zusammenzufassen.

Was ist der beste Weg, Folge-E-Mails zu personalisieren?

Beziehen Sie sich auf das Treffen und erwähnen Sie bestimmte besprochene Themen. Verwenden Sie ihren Namen und sprechen Sie ihre Herausforderungen oder Ziele an, um zu zeigen, dass sie relevant sind.

Wie gehe ich mit Empfängern um, die nicht antworten?

Senden Sie nach 3-5 Tagen eine höfliche Erinnerung. Wenn du keine Antwort erhältst, melde dich nach einer Woche erneut mit zusätzlichem Kontext oder Mehrwert.

Sollte ich nachfragen, ob der Empfänger den nächsten Schritten bereits zugestimmt hat?

Ja, bestätige Termine und teile relevante Ressourcen. Dies verstärkt die Ausrichtung und hält die Dynamik aufrecht.

Wie strukturiere ich eine Folge-E-Mail für verschiedene Besprechungskontexte?

Halten Sie bei ungezwungenen Besprechungen den Ton freundlich und leicht. Betonen Sie in formellen Besprechungen die wichtigsten Erkenntnisse, die nächsten Schritte und die Termine.

Ist es besser, während der Geschäftszeiten Folge-E-Mails zu senden?

Ja, der Vormittag oder der frühe Nachmittag eignen sich am besten für die Sicht. Vermeiden Sie späte Nächte oder Wochenenden, es sei denn, es ist dringend.