Las leyes de grabación telefónica cambian según el lugar donde se encuentren usted y la persona que llama.

Lo que es legal en un lugar puede hacer que te multen en otro.

En este artículo, verás qué leyes de grabación telefónica hay en cada país.

Leyes de grabación de los estados de los Estados Unidos

Regla federal básica

Según la ley federal de los EE. UU. (la Ley de privacidad de las comunicaciones electrónicas/Ley de escuchas telefónicas), únicamente consentimiento de una sola parte es obligatorio. Si eres parte de la llamada, puedes grabarla sin avisar a las otras partes. Sin embargo, las leyes estatales pueden imponer reglas más estrictas.

Estados de consentimiento de todos los partidos (bipartidistas)

Estos estados requieren todo las partes de la llamada deben dar su consentimiento antes de grabar. Si alguna persona no está de acuerdo, grabar es ilegal.

Estos son los que se enumeran comúnmente El «consentimiento de todas las partes» establece:

• California
• Connecticut
• Delaware
• Florida
• Illinois
• Maryland
• Massachusetts
• Michigan
• Montana
• Nevada
• Nuevo Hampshire
• Oregón
• Pensilvania
• Vermont
• Washington

Estados de consentimiento de una sola parte

Estos estados permiten grabar si eres parte de la conversación, o si una de las partes da su consentimiento. No es necesario que informe a todas las partes. Suelen ser más permisivas.

Algunos ejemplos:
Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, Colorado, Georgia, Idaho, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Luisiana, Maine, Minnesota, Misisipi, Misuri, Nebraska, Nueva Jersey, Nuevo México, Nueva York, Carolina del Norte, Dakota del Norte, Ohio, Oklahoma, Rhode Island, Carolina del Sur, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Utah, Virginia, Virginia Occidental, Wisconsin, Wyoming.

Estados con reglas y excepciones mixtas y específicas

Algunos estados tienen reglas más matizadas según el modo de comunicación (electrónico o presencial) o la responsabilidad civil frente a la penal.

• Connecticut: Para comunicaciones electrónicas (teléfono, etc.), por lo general, necesita el consentimiento de todas las partes. Para las conversaciones en persona, la participación de una sola parte puede ser suficiente en muchos casos.
• Oregón: consentimiento de una parte para las comunicaciones electrónicas; pero consentimiento de dos partes para las conversaciones en persona.
• Nevada: Para las llamadas telefónicas, las comunicaciones cableadas o electrónicas, todas las partes deben dar su consentimiento; pero para presencial grabaciones, puede bastar con que una sola parte sea suficiente.

Normas de la UE y de los principales países: lo que necesita saber

La grabación de llamadas en la UE se rige por dos grandes capas: (1) GDPR más (2) las leyes penales o de privacidad propias de cada país. Debes cumplir con ambas.

Este es un desglose de las normas del RGPD, según las cuales es probable que tú y tus equipos trabajen en algunos de los principales países.

GDPR (Reglamento general de protección de datos)

Según el RGPD:

• Cualquier grabación de llamadas que capture información identificable (voz, nombre, número de teléfono, posición) es «datos personales». Debe tratarlo en consecuencia.
• Necesitas un base legal grabar. Bases posibles:
  1. Consentimiento — dado libremente, específico, informado e inequívoco. El silencio o la falta de acción no servirán.
  2. Cumplimiento del contrato — la grabación puede ser necesaria para cumplir con las obligaciones contractuales.
  3. Obligación legal — a veces lo exige la ley.
  4. Intereses legítimos, siempre que no prevalezcan sobre los derechos de la persona grabada.
• Debe informar a todos los participantes con antelación. Dígales: el hecho de grabar, por qué lo hace, durante cuánto tiempo conservará las grabaciones, quién tendrá acceso a ellas y sus derechos. Luego, dales la oportunidad de negarse a hacerlo o de abandonarlo.
• Debe almacenar las grabaciones de forma segura, limitar la retención, restringir el acceso y eliminarlas o anonimizarlas cuando se cumpla el propósito.

Francia

• Francia exige consentimiento de todas las partes. Según el artículo 226-1 del Código Penal francés, grabar a alguien sin el consentimiento de todos es un delito penal.
• Incluso cuando se obtiene el consentimiento, las grabaciones se procesan de acuerdo con las leyes de GDPR/privacidad electrónica; se aplican el propósito, el período de retención y las reglas de acceso.
• Recientemente, los tribunales franceses han determinado que las grabaciones no autorizadas podrían, en algunos casos excepcionales de litigios, ser admisibles si la proporcionalidad está justificada y si son la única prueba. Pero esta es la excepción, no la regla.

Alemania

• Alemania tiene normas estrictas. Requiere consentimiento de todas las partes en virtud del artículo 201 del Código Penal alemán («violación de la confidencialidad de la palabra hablada») antes de grabar las llamadas.
• Grabar sin consentimiento es delictivo, incluso para llamadas de negocios. El RGPD añade obligaciones adicionales: base legal, transparencia, retención, etc.

España

• España sigue un régimen de consentimiento estricto. Todas las partes deben estar informadas y dar su consentimiento antes de la grabación. Según la ley española (LOPDGDD y otros derechos constitucionales), las comunicaciones privadas están protegidas.
• Hay casos excepcionales (por ejemplo, investigaciones de fraude) en los que se pueden permitir ciertas formas de grabación incluso sin el consentimiento expreso, pero siempre bajo una estricta supervisión legal.

Reino Unido

• El Reino Unido permite consentimiento de una sola parte en muchos casos: si participa en la llamada, puede grabarla para su propio uso. No necesitas legalmente el consentimiento de todos para las grabaciones privadas.
• Pero en entornos empresariales, especialmente cuando las grabaciones se comparten, divulgan o utilizan como prueba, también debes cumplir con el RGPD o la Ley de Protección de Datos del Reino Unido. Esto significa informar a los participantes, tener una base legal (como el consentimiento o los intereses legítimos), aclarar el propósito, etc.

Otros países de la UE y variantes

• Holanda: Si eres un participante, puedes grabar. Si no lo eres, grabar es generalmente ilegal. Además, la privacidad electrónica y la legislación penal nacional protegen las conversaciones privadas.
• Suecia: Al igual que en muchos estados de la UE, los participantes pueden grabar, pero deben cumplir con las leyes de protección de datos. Los contextos privados frente a los públicos importan.

Otros países y regiones clave: normas de Australia y Canadá

Cuando contratas a personal internacional o tienes miembros de tu equipo en el extranjero, debes entender las leyes locales de grabación de llamadas. Australia y Canadá tienen sus propias normas que varían según el estado o la provincia. Esto es lo que necesita saber.

Australia

Australia tiene ambos ley federal y leyes estatales/territoriales que rige la grabación de llamadas. La regla general es: se necesita el consentimiento en la mayoría de los lugares, pero hay excepciones.

• Queensland
  • Se requiere consentimiento: Aceptación para un solo grupo (si formas parte de la conversación)
  • Excepción: puedes grabar sin el consentimiento de todas las partes si participas.
• Victoria y Territorio del Norte
  • Se requiere consentimiento: Se permite un solo grupo si eres participante
  • Excepción: Es posible que se restrinja el intercambio o la publicación de grabaciones sin el consentimiento de otras personas.
• Nueva Gales del Sur (NSW), Tasmania, Territorio de la Capital Australiana (ACT)
  • Se requiere consentimiento: Por lo general se requiere el consentimiento de todas las partes
  • Excepciones: Se permite si la grabación protege intereses legales o si no está destinada a la comunicación o publicación a personas que no son partes.
• Australia del Sur y Australia Occidental
  • Se requiere consentimiento: En general, se requiere el consentimiento de todas las partes
  • Excepciones: posibles subsidios de interés público o «interés legal».

Marco federal:

• El Ley de Telecomunicaciones (Interceptación y Acceso) de 1979 prohíbe la interceptación de llamadas telefónicas a menos que todas las partes lo sepan o se apliquen otras excepciones legales específicas.
• En el caso de las llamadas de negocios, debes revelar la grabación al principio de la llamada o mediante un mensaje automático para que la otra parte pueda decidir finalizar la llamada si lo desea.

Canadá

Las reglas de Canadá son más simples en comparación, pero aún tienen detalles importantes. Se trata principalmente del consentimiento de una sola parte, con la obligación de informar en algunos casos.

• Bajo Artículo 184 del Código Penal, se puede grabar una conversación privada si al menos un participante da su consentimiento. Debes ser parte de la conversación. Si no lo eres, la grabación suele ser ilegal.
• Las organizaciones (empresas) se rigen por PIPEDA (Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos). Si grabas, debes informar a la otra parte desde el principio, explicarle por qué estás grabando y cómo se utilizará la grabación. Si se produce esa notificación, es posible que se dé el consentimiento implícito.
• Las provincias también pueden tener leyes o reglamentos laborales adicionales. Por ejemplo, en las conversaciones en el lugar de trabajo, algunas provincias hacen hincapié en obtener el consentimiento o, al menos, en dar a conocer la grabación.

10 mejores prácticas universales para grabar llamadas

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1) Indique siempre que está grabando.
Díselo a la gente al inicio de la llamada. Di por qué estás grabando y quién tendrá acceso. Pide un «sí» rotundo antes de continuar. El silencio no es consentimiento según las reglas del RGPD.

2) Elige una base legal y anótala.
Necesitas un motivo válido para procesar las voces y las transcripciones. El consentimiento y los intereses legítimos son los más comunes en las llamadas de negocios. Documente su elección y cuándo se aplica.

3) Guarde solo lo que necesita.
Registra el mínimo. No capture los canales laterales o las pantallas a menos que sea necesario. La minimización de los datos es un principio global: úsalo para acortar las revisiones y reducir el riesgo.

4) Establezca una política de retención clara.
Decide durante cuánto tiempo guardarás el audio, las transcripciones y los resúmenes. Vincula la retención con el propósito o la regulación y, a continuación, elimínala automáticamente según lo programado. Mantenga la política simple y auditable.

5) Almacenamiento y acceso seguros.
Cifre las grabaciones en reposo y en tránsito. Limite quién puede abrirlas mediante el acceso y los registros basados en roles. Siga las instrucciones reconocidas (por ejemplo, el NIST) para el cifrado del almacenamiento y los controles de acceso.

6) Capture el consentimiento en el registro.
Graba el «sí» hablado o regístralo en tu sistema. Guarde la marca de tiempo, el identificador de llamadas y el script utilizado. Los buenos registros ayudan con las auditorías y las disputas. La FTC también espera mantener registros sólidos en contextos de telemarketing regulados.

7) Ofrezca una alternativa cuando las personas se nieguen.
Ofrezca continuar sin grabar, cambiar a notas escritas o reprogramar. Haga la elección de forma explícita y amistosa. Proteges la confianza y cumples con las normas.

8) Evite los datos sensibles en las grabaciones.
Nunca guarde los códigos de seguridad de las tarjetas (CVV/CVC) en el audio o las transcripciones. Si los detalles del pago pueden ser hablados, oculte, pause o redacte. Las reglas de la PCI son estrictas en este sentido: incluso el almacenamiento cifrado puede no cumplir con los requisitos para ciertos datos.

9) Agregue un tono de pitido cuando sea útil.
Algunas organizaciones utilizan pitidos periódicos o indicaciones del sistema como aviso adicional. Es una señal clara de que la llamada se está grabando y se ajusta a los patrones de notificación de larga data. Combínelo con la revelación verbal.

10) Otorgue a las personas sus derechos.
Prepárate para cumplir con las solicitudes de acceso, eliminación o corrección de grabaciones y transcripciones. Publica una breve nota sobre cómo solicitarla en tu política de privacidad o en el pie de página de tu correo electrónico. Su base legal determina la forma en que maneja las denegaciones.

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