¿Te cuesta recordar cada detalle de tus entrevistas de trabajo?

Grabar tus entrevistas de trabajo es una solución evidente.

Pero debes conocer los aspectos legales y las mejores prácticas.

¿Puedes grabar una entrevista sin permiso?

La respuesta honesta es casi siempre, no. No puedes grabar legalmente a alguien sin su conocimiento o consentimiento, especialmente en el contexto de una entrevista de trabajo. Las leyes varían según el país y la región, pero la regla fundamental en la mayoría de las jurisdicciones es clara: el consentimiento es importante.

En muchos lugares —incluyendo toda Europa y la mayor parte de EE. UU.— grabar una conversación sin el acuerdo de las personas involucradas puede violar las leyes de privacidad y acarrear consecuencias legales. Por ejemplo, en Francia, el Código Penal (artículo 226-1) prohíbe por lo general grabar una conversación sin el consentimiento de los participantes, y hacerlo puede derivar en sanciones penales como multas e incluso penas de prisión. Asimismo, el RGPD y normativas de privacidad similares tratan las grabaciones de audio y vídeo como datos personales, lo que significa que debes contar con una base legal, como el consentimiento explícito, para recopilarlos y almacenarlos en contextos de contratación.

Incluso en jurisdicciones con normas de grabación más flexibles, como algunos estados de EE. UU., los requisitos de consentimiento varían. EE. UU. tiene leyes de consentimiento de una parte y de todas las partes dependiendo del estado. En un estado de consentimiento de una parte, solo una persona en la conversación (como el entrevistador) necesita estar de acuerdo para que la grabación sea legal. Esto significa que técnicamente podrías grabar sin avisar a la otra persona, pero solo bajo leyes locales muy específicas.

Por el contrario, en los estados de “consentimiento de todas las partes” —incluyendo California, Florida e Illinois— todos los participantes deben estar informados y dar su consentimiento antes de que comience cualquier grabación. Grabar sin ese consentimiento unánime puede exponerle a cargos penales.

En el Reino Unido y otras regiones se aplican principios similares: aunque la ley pueda ser más matizada, las mejores prácticas y el cumplimiento normativo generalmente exigen que usted notifique y obtenga el consentimiento de los candidatos antes de grabar cualquier parte del proceso de entrevista.

Mejores prácticas para gestionar la grabación de sus entrevistas

Conociendo estas condiciones, aquí tiene algunas mejores prácticas para garantizar que sus grabaciones se manejen correctamente:

1. Informe a los participantes

Informe siempre a todos los participantes de que la entrevista será grabada. La transparencia es clave. Al inicio de la entrevista, comunique al candidato que grabará la sesión con fines de revisión y formación.

Obtenga su consentimiento explícito, ya sea verbalmente o por escrito, antes de continuar. Esto garantiza que todos estén al tanto y se sientan cómodos con el proceso de grabación.

2. Almacenamiento seguro

Guarde sus grabaciones de forma segura. Utilice soluciones de almacenamiento cifrado para proteger las grabaciones contra accesos no autorizados. Limite el acceso a estos archivos únicamente al personal autorizado. Realice copias de seguridad periódicas de sus grabaciones para evitar la pérdida de datos.

3. Organice las grabaciones

Organice sus grabaciones de manera sistemática. Etiquete cada grabación con el nombre del candidato, la fecha de la entrevista y el puesto al que postula. Esto facilita la localización y revisión de entrevistas específicas cuando sea necesario. Considere utilizar una carpeta o base de datos dedicada para mantener todas las grabaciones en un solo lugar.

4. Tómese el tiempo para revisar las grabaciones de sus entrevistas

Utilice las grabaciones con fines de revisión y retroalimentación. Reserve tiempo para revisar las grabaciones minuciosamente. Esto le ayudará a captar detalles que pudo haber pasado por alto durante la entrevista en vivo.

5. Mantenga la confidencialidad

Mantenga sus grabaciones bajo confidencialidad. Asegúrese de que solo las personas involucradas en el proceso de contratación tengan acceso a ellas. No comparta las grabaciones fuera del personal necesario.

¿Qué herramientas seguras utilizar para grabar sus entrevistas?

En los últimos diez años, han surgido muchas herramientas en el mercado para gestionar la grabación y los datos de las entrevistas. Algunas de estas plataformas pueden ayudarte a optimizar la grabación de tus entrevistas de trabajo. Por ejemplo:

Noota — Grabación con IA e inteligencia para entrevistas estructuradas

Noota va más allá de una simple grabación. captura entrevistas (audio/video), las transcribe automáticamentey genera resúmenes estructurados que destacan los puntos clave, las decisiones y las respuestas, todo ello sin esfuerzo manual.

Por qué es útil para los reclutadores.

• Graba llamadas telefónicas, entrevistas por video y reuniones en plataformas como Google Meet, Zoom, Teams y Webex.
• Su transcripción automática y la identificación de los interlocutores te ahorran horas de toma de notas manual.
• Las entrevistas se convierten en texto con capacidad de búsqueda que puedes consultar, compartir o adjuntar a los perfiles de los candidatos.
• Alta seguridad, control de datos y notificación de consentimiento.

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Zoom

Zoom es una opción popular para grabar entrevistas. Ofrece capacidades de grabación de audio y video de alta calidad. Con Zoom, puedes grabar fácilmente entrevistas tanto presenciales como remotas. También proporciona funciones como almacenamiento en la nube y transcripciones de reuniones, lo que la convierte en una herramienta versátil para tu proceso de contratación.

Microsoft Teams

Microsoft Teams es otra herramienta excelente para grabar entrevistas. Se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft Office, lo cual es muy útil para organizar y compartir las grabaciones de las entrevistas. Teams te permite grabar reuniones con una calidad de audio y video nítida. También ofrece opciones de almacenamiento seguro para mantener tus grabaciones protegidas.

Google Meet

Google Meet es una herramienta sencilla para grabar entrevistas. Ofrece videoconferencias de alta calidad con la opción de grabar las reuniones. Google Meet se integra a la perfección con Google Workspace, lo que facilita la organización y el uso compartido de las grabaciones. Su interfaz intuitiva es ideal para realizar grabaciones de forma rápida y eficiente.

Preguntas frecuentes

➡️ ¿Siempre necesito pedir permiso antes de grabar una entrevista?

Sí, como buena práctica, pide siempre el consentimiento. En la mayoría de los países y regiones, debes informar a los candidatos antes de grabarlos y obtener su acuerdo. Esto protege la privacidad del candidato, cumple con las leyes locales y genera confianza en tu proceso de selección.

En la UE (incluida Francia), el consentimiento debe ser explícito e informado: debes explicar al candidato por qué vas a grabar, cómo se utilizará la grabación y durante cuánto tiempo se conservará.

En EE. UU., las leyes varían según el estado:

• Los estados de consentimiento de una sola parte permiten grabar si un participante está de acuerdo (por ejemplo, tú como reclutador).
• Los estados de consentimiento de todas las partes requieren que todos los involucrados acepten antes de grabar.

Independientemente de dónde te encuentres, el enfoque más seguro es pedir y documentar el consentimiento antes de empezar a grabar.

➡️ ¿Qué sucede si grabo sin consentimiento?

Grabar a alguien sin su permiso puede tener consecuencias graves. En muchas jurisdicciones, esto puede considerarse una invasión a la privacidad. En Francia, por ejemplo, grabar en secreto la voz o la imagen de alguien puede ser visto como una infracción de las leyes de privacidad y puede derivar en multas o sanciones.

Incluso si las grabaciones son técnicamente admisibles en ciertos contextos legales, utilizarlas sin consentimiento puede dañar la confianza con el candidato y exponer a su organización a desafíos legales o riesgos reputacionales.

➡️ ¿Es suficiente el consentimiento verbal o necesito uno por escrito?

Ambos pueden funcionar, pero para protegerse a sí mismo y a su empresa, es mejor obtener el consentimiento por escrito siempre que sea posible. Puede pedirle al candidato que firme o marque una casilla en una confirmación por correo electrónico, o leer una declaración de consentimiento clara al inicio de la entrevista grabada y dejarla registrada.

Grabar el acuerdo verbal del candidato en la propia grabación —diciendo “Doy mi consentimiento para ser grabado en esta entrevista”— también cumple con los requisitos de consentimiento y pasa a formar parte del registro.

➡️ ¿Puede un candidato negarse a ser grabado?

Absolutamente. Si un candidato rechaza la grabación, debe respetar esa decisión. Ofrezca alternativas como tomar notas detalladas y asegúrele cómo garantizará la equidad en el proceso.

➡️ ¿Existen motivos legales para grabar entrevistas?

Sí: cuando se hace correctamente, grabar entrevistas con consentimiento puede ayudar a tu equipo a cumplir con la normativa y ser transparente, especialmente cuando hay varias personas involucradas en las decisiones de contratación. También promueve la equidad al permitir que los evaluadores revisen las conversaciones, valoren las habilidades comunicativas con mayor precisión y reduzcan los sesgos en las evaluaciones.

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