Haben Sie Schwierigkeiten, sich an jedes Detail Ihrer Vorstellungsgespräche zu erinnern?

Die Aufzeichnung Ihrer Vorstellungsgespräche ist eine naheliegende Lösung.

Möglicherweise müssen Sie sich jedoch der rechtlichen Bestimmungen, bewährten Verfahren und nützlichen Tools für die Verwaltung von Aufzeichnungen bewusst sein.

Transformieren Sie Ihren Interviewprozess mit diesem Leitfaden.

Warum ein Vorstellungsgespräch aufzeichnen?

Sich allein auf das Gedächtnis zu verlassen, kann zu übersehenen Details und Missverständnissen führen. Die Aufzeichnung eines Vorstellungsgesprächs kann Ihren Einstellungsprozess erheblich verbessern:

• ‍Bewerben Sie sich ganz einfach : Mit aufgezeichneten Interviews können Sie Kandidaten einfach überprüfen und bewerten. Sie können die Aufzeichnungen erneut aufrufen, um Kandidaten direkt zu vergleichen. Dies hilft Ihnen, fundiertere Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie sich bezüglich der Antwort eines Bewerbers nicht sicher sind, kann das Wiedergeben der Aufzeichnung seine Antworten verdeutlichen. Dieser Detaillierungsgrad ist mit handschriftlichen Notizen allein nicht zu erreichen.‍
• Schulung von Interviewern: Aufzeichnungen sind wertvoll für die Aus- und Weiterbildung. Neue Personalvermittler können sich frühere Interviews anhören, um Fehler aufzuzeigen und die Relevanz und Richtigkeit ihrer Fragenkataloge zu beurteilen.
• Personalisiertes Feedback an den Kandidaten: Aufzeichnungen bieten eine konkrete Grundlage für Feedback. Sie können den Befragten konstruktives Feedback geben, das auf tatsächlichen Interaktionen basiert. Dies hilft ihnen, ihre Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten zu verstehen. ‍
• ‍Rechtlicher Schutz : Das Aufzeichnen von Interviews kann Ihr Unternehmen rechtlich schützen. Im Falle von Streitigkeiten oder Vorwürfen der Voreingenommenheit liefert ein aufgezeichnetes Interview den Beweis dafür, was passiert ist. Dies ist entscheidend, um Ihr Unternehmen vor unlauteren Einstellungspraktiken zu schützen.

Haben Sie das Recht, ein Interview aufzuzeichnen?

Wenn es darum geht, professionelle Gespräche mit hohem Risiko wie Vorstellungsgesprächen aufzuzeichnen, es gibt keine endgültige Antwort.

Gerichtsbarkeiten haben unterschiedliche Vorschriften. Für einige Orte ist nur Folgendes erforderlich Zustimmung einer Partei, während bei anderen die Zustimmung aller Parteien erforderlich ist.

In den Vereinigten Staaten gibt es beispielsweise in einigen Bundesstaaten Gesetze zur „Einparteien-Einwilligung“, was bedeutet, dass Sie aufzeichnen können, ob mindestens eine Person (in der Regel Sie) zustimmt. Andere Staaten haben Gesetze zur „Zustimmung von zwei Parteien“, was bedeutet, dass Sie die Zustimmung aller an der Konversation Beteiligten benötigen.

Sie sollten auch die Richtlinien Ihres Unternehmens zur Aufzeichnung von Interviews überprüfen. Einige Organisationen haben strenge Richtlinien, wann und wie Aufnahmen gemacht werden können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Praktiken diesen Richtlinien entsprechen, um interne Probleme zu vermeiden. Wenn Ihr Unternehmen keine Richtlinie hat, ist es möglicherweise eine gute Idee, eine zu entwickeln. In dieser Richtlinie sollte dargelegt werden, wann Aufzeichnungen angemessen sind, wie eine Einwilligung eingeholt werden kann und wie Aufzeichnungen verwendet und gespeichert werden.

Um auch CCPA und GPDR zu entsprechen, stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnungen vertraulich behandelt werden. Nur diejenigen, die am Einstellungsprozess beteiligt sind, sollten Zugriff auf die Aufzeichnungen haben. Dadurch wird die Integrität des Prozesses gewahrt und die Privatsphäre des Bewerbers respektiert.

Bewährte Methoden zur Verwaltung Ihrer Interviewaufzeichnung

In Kenntnis dieser Bedingungen finden Sie hier einige bewährte Methoden, um sicherzustellen, dass Ihre Aufzeichnungen korrekt verarbeitet werden:

1. Informieren Sie die Teilnehmer

Informieren Sie immer alle Teilnehmer darüber, dass das Interview aufgezeichnet wird. Transparenz ist der Schlüssel. Teilen Sie dem Kandidaten zu Beginn des Vorstellungsgesprächs mit, dass Sie die Sitzung zu Überprüfungs- und Schulungszwecken aufzeichnen werden.

Holen Sie deren ausdrückliche mündliche oder schriftliche Zustimmung ein, bevor Sie fortfahren. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder mit dem Aufnahmevorgang vertraut ist und sich damit auskennt.

2. Sicherer Speicher

Speichern Sie Ihre Aufnahmen sicher. Verwenden Sie verschlüsselte Speicherlösungen, um die Aufzeichnungen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Beschränken Sie den Zugriff auf diese Dateien nur autorisiertes Personal. Erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Aufzeichnungen, um Datenverlust zu vermeiden.

3. Organisieren Sie Aufzeichnungen

Organisieren Sie Ihre Aufnahmen systematisch. Beschriften Sie jede Aufnahme mit dem Namen des Kandidaten, dem Datum des Interviews und der Stelle, für die er sich beworben hat. Dies macht es einfach, bestimmte Interviews zu finden und bei Bedarf zu überprüfen. Erwägen Sie, einen speziellen Ordner oder eine Datenbank zu verwenden, um alle Aufzeichnungen an einem Ort aufzubewahren.

4. Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Interviewaufzeichnungen zu überprüfen

Verwenden Sie die Aufzeichnungen für Überprüfungs- und Feedback-Zwecke. Planen Sie Zeit ein, um die Aufzeichnungen gründlich zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie Details erfassen, die Sie während des Live-Interviews möglicherweise verpasst haben.

5. Vertraulichkeit wahren

Behandeln Sie Ihre Aufzeichnungen vertraulich. Stellen Sie sicher, dass nur die am Einstellungsprozess Beteiligten Zugriff auf die Aufzeichnungen haben. Geben Sie die Aufzeichnungen nicht außerhalb des erforderlichen Personals weiter.

Mit welchen Tools können Sie Ihr Interview aufzeichnen?

In den letzten zehn Jahren sind viele Tools auf den Markt gekommen, um die Aufzeichnung und Daten von Interviews zu verwalten. Einige dieser Plattformen können Ihnen dabei helfen, die Aufzeichnung von Vorstellungsgesprächen zu optimieren. Zum Beispiel:

Zoomen

Zoom ist eine beliebte Wahl für die Aufzeichnung von Interviews. Es bietet hochwertige Audio- und Videoaufzeichnungsfunktionen. Mit Zoom können Sie problemlos sowohl persönliche als auch Remote-Interviews aufzeichnen. Es bietet auch Funktionen wie Cloud-Speicher und Transkriptionen von Besprechungen und ist damit ein vielseitiges Tool für Ihren Einstellungsprozess.

Microsoft-Teams

Microsoft Teams ist ein weiteres hervorragendes Tool zum Aufzeichnen von Interviews. Es lässt sich gut in andere Microsoft Office-Anwendungen integrieren, was für die Organisation und gemeinsame Nutzung von Interviewaufzeichnungen von Vorteil ist. Mit Teams können Sie Besprechungen mit klarer Audio- und Videoqualität aufzeichnen. Es bietet auch sichere Speicheroptionen, um Ihre Aufzeichnungen sicher aufzubewahren.

Google Meet

Google Meet ist ein unkompliziertes Tool zum Aufzeichnen von Interviews. Es bietet qualitativ hochwertige Videokonferenzen mit der Option, Besprechungen aufzuzeichnen. Google Meet lässt sich nahtlos in Google Workspace integrieren, sodass Aufzeichnungen einfach organisiert und geteilt werden können. Die benutzerfreundliche Oberfläche ist ideal für schnelle und effiziente Aufnahmen.

Noota

Noota ist ein spezialisiertes Tool für die Aufzeichnung und Verwaltung von Interviews. Es zeichnet Interviews auf, die auf verschiedenen Plattformen wie Meet, Teams und Zoom geführt wurden. Noota erfasst nicht nur Audio- und Videodaten in hoher Qualität, sondern transkribiert auch die Aufzeichnungen und generiert strukturierte Interviewnotizen. Dies macht es zu einer umfassenden Lösung für Ihre Anforderungen an die Aufzeichnung von Interviews. Es nimmt auch Sicherheit und Datenschutz sehr ernst.

Dedizierte Interview-Software

Es stehen mehrere spezielle Softwareoptionen für die Aufzeichnung von Interviews zur Verfügung, z. B. InterviewStream und HireVue. Diese Tools wurden speziell für die Aufzeichnung und Auswertung von Vorstellungsgesprächen entwickelt. Sie enthalten häufig Funktionen wie anpassbare Vorlagen für Vorstellungsgespräche, automatisierte Transkriptionen und die Integration in Bewerbermanagementsysteme (ATS).

Noota: Der beste KI-Interview-Rekorder

Noota bietet eine umfassende Lösung für die Aufzeichnung und Verwaltung Ihrer Vorstellungsgespräche. Es bietet mehrere Funktionen, die es zu einem idealen Tool für Personalvermittler und Manager machen:

• Aufnahme auf mehreren Plattformen : Noota kann Interviews aufzeichnen, die auf verschiedenen Plattformen wie Google Meet, Microsoft Teams, Zoom und Telefonanrufe geführt wurden. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Sie es unabhängig von Ihrem bevorzugten Kommunikationstool verwenden können.‍
• Automatische Transkription : Noota transkribiert Ihre Interviews automatisch. Das erspart Ihnen die Zeit und Mühe, manuell Notizen zu schreiben. Die Transkriptionen sind korrekt und können verwendet werden, um die Antworten der Kandidaten gründlich zu überprüfen und zu bewerten.‍
• Strukturierte Gesprächsnotizen : Noota generiert strukturierte Interviewnotizen auf der Grundlage anpassbarer Vorlagen. Dies hilft Ihnen, die Informationen effizient zu organisieren. Sie können die Vorlagen an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und so sicherstellen, dass alle relevanten Details erfasst werden.‍
• ATS-Integration : Noota lässt sich nahtlos in Bewerberverfolgungssysteme (ATS) wie Greenhouse, Workable und BambooHR integrieren. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Ihre Gesprächsnotizen und Berichte einfach in Ihr ATS zu übertragen. Es optimiert Ihren Arbeitsablauf und speichert alle Ihre Einstellungsinformationen an einem Ort.‍
• Sicher und vertraulich : Noota priorisiert die Sicherheit Ihrer Aufnahmen. Es verwendet verschlüsselte Speicherlösungen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Nur autorisiertes Personal kann auf die Aufzeichnungen zugreifen, wodurch die Vertraulichkeit und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen gewährleistet werden

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