Heb je moeite om elk detail van je sollicitatiegesprekken te onthouden?

Het opnemen van je sollicitatiegesprekken is een voor de hand liggende oplossing.

Maar misschien moet u op de hoogte zijn van de wettelijkheid, beste praktijken en handige hulpmiddelen voor het beheren van opnames.

Transformeer je interviewproces met deze gids.

Waarom een sollicitatiegesprek opnemen?

Alleen vertrouwen op het geheugen kan leiden tot gemiste details en misverstanden. Het opnemen van een sollicitatiegesprek kan uw wervingsproces aanzienlijk verbeteren:

• ‍Kandidaten eenvoudig beoordelen : Met opgenomen interviews kunt u eenvoudig kandidaten beoordelen en evalueren. Je kunt de opnames opnieuw bekijken om kandidaten rechtstreeks te vergelijken. Dit helpt je om beter onderbouwde beslissingen te nemen. Als u niet zeker bent over de reactie van een kandidaat, kan het opnieuw afspelen van de opname de antwoorden verduidelijken. Dit detailniveau is onmogelijk te bereiken met alleen handgeschreven notities.‍
• Interviewers opleiden: opnames zijn waardevol voor training en ontwikkeling. Nieuwe recruiters kunnen luisteren naar eerdere interviews om fouten aan het licht te brengen en de relevantie en nauwkeurigheid van hun lijst met vragen te beoordelen.
• Gepersonaliseerde feedback aan de kandidaat: opnames bieden een concrete basis voor feedback. Je kunt de geïnterviewden constructieve feedback geven op basis van daadwerkelijke interacties. Dit helpt hen hun sterke punten en verbeterpunten te begrijpen. ‍
• ‍Rechtsbescherming : het opnemen van interviews kan uw organisatie wettelijk beschermen. In geval van geschillen of beschuldigingen van vooringenomenheid levert een opgenomen interview het bewijs van wat er is gebeurd. Dit is cruciaal om uw organisatie te verdedigen tegen claims van oneerlijke aanwervingspraktijken.

Heb je het recht om een interview op te nemen?

Als het gaat om het opnemen van professionele gesprekken die veel op het spel staan, zoals sollicitatiegesprekken, er is geen definitief antwoord.

Jurisdicties hebben verschillende regels. Op sommige plaatsen is slechts toestemming van één partij, terwijl andere vereisen dat alle partijen instemmen.

In de Verenigde Staten hebben sommige staten bijvoorbeeld wetten voor „toestemming van één partij”, wat betekent dat u kunt opnemen als ten minste één persoon (meestal u) hiermee instemt. Andere staten hebben Wetten inzake „toestemming van twee partijen”, wat betekent dat je de toestemming nodig hebt van iedereen die bij het gesprek betrokken is.

Controleer ook het beleid van uw bedrijf met betrekking tot het opnemen van interviews. Sommige organisaties hebben strikte richtlijnen over wanneer en hoe opnames gemaakt kunnen worden. Zorg ervoor dat uw praktijken in overeenstemming zijn met dit beleid om interne problemen te voorkomen. Als uw bedrijf geen beleid heeft, is het misschien een goed idee om er een te ontwikkelen. Dit beleid moet aangeven wanneer opnames geschikt zijn, hoe toestemming kan worden verkregen en hoe opnames worden gebruikt en opgeslagen.

Om ook te voldoen aan de CCPA en GDPR, moet u ervoor zorgen dat de opnames vertrouwelijk worden behandeld. Alleen degenen die betrokken zijn bij het wervingsproces mogen toegang hebben tot de opnames. Dit handhaaft de integriteit van het proces en respecteert de privacy van de kandidaat.

Praktische tips voor het beheren van uw interviewopname

Als u deze voorwaarden kent, zijn hier enkele praktische tips om ervoor te zorgen dat uw opnamen correct worden verwerkt:

1. Deelnemers informeren

Informeer alle deelnemers altijd dat het interview wordt opgenomen. Transparantie is cruciaal. Laat de kandidaat aan het begin van het interview weten dat u de sessie gaat opnemen voor evaluatie- en trainingsdoeleinden.

Verkrijg hun uitdrukkelijke toestemming, mondeling of schriftelijk, voordat u verder gaat. Dit zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van en vertrouwd is met het opnameproces.

2. Veilige opslag

Sla je opnames veilig op. Gebruik versleutelde opslagoplossingen om de opnamen te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Beperk de toegang tot deze bestanden tot uitsluitend bevoegd personeel. Maak regelmatig een back-up van je opnames om gegevensverlies te voorkomen.

3. Opnames organiseren

Organiseer je opnames systematisch. Label elke opname met de naam van de kandidaat, de datum van het interview en de functie waarvoor ze hebben gesolliciteerd. Dit maakt het gemakkelijk om specifieke interviews te vinden en te bekijken wanneer dat nodig is. Overweeg om een speciale map of database te gebruiken om alle opnamen op één plek te bewaren.

4. Neem de tijd om uw interviewopnames te bekijken

Gebruik de opnames voor beoordelings- en feedbackdoeleinden. Plan tijd in om de opnames grondig te bekijken. Dit helpt je om details vast te leggen die je tijdens het live interview misschien hebt gemist.

5. Vertrouwelijkheid handhaven

Houd je opnames vertrouwelijk. Zorg ervoor dat alleen degenen die betrokken zijn bij het wervingsproces toegang hebben tot de opnames. Deel de opnames niet buiten het benodigde personeel.

Welke tools om je interview op te nemen?

In de afgelopen tien jaar zijn er veel tools op de markt gekomen om interviewopnames en -gegevens te beheren. Sommige van deze platforms kunnen u helpen de opname van uw sollicitatiegesprek te stroomlijnen. Bijvoorbeeld:

inzoomen

Zoom is een populaire keuze voor het opnemen van interviews. Het biedt hoogwaardige audio- en video-opnamemogelijkheden. Met Zoom kunt u eenvoudig zowel persoonlijke als externe interviews opnemen. Het biedt ook functies zoals cloudopslag en transcripties van vergaderingen, waardoor het een veelzijdige tool is voor uw wervingsproces.

Microsoft Teams

Microsoft Teams is een ander uitstekend hulpmiddel voor het opnemen van interviews. Het integreert goed met andere Microsoft Office-toepassingen, wat handig is voor het organiseren en delen van interviewopnames. Met Teams kun je vergaderingen opnemen met heldere audio- en videokwaliteit. Het biedt ook veilige opslagopties om uw opnamen veilig te houden.

Google Meet

Google Meet is een eenvoudig hulpmiddel voor het opnemen van interviews. Het biedt videoconferenties van hoge kwaliteit met de mogelijkheid om vergaderingen op te nemen. Google Meet integreert naadloos met Google Workspace, waardoor het eenvoudig is om opnames te organiseren en te delen. De gebruiksvriendelijke interface is ideaal voor snelle en efficiënte opnames.

Noota

Noota is een gespecialiseerde tool die is ontworpen voor het opnemen en beheren van interviews. Het registreert interviews die zijn gehouden op verschillende platforms, zoals Meet, Teams en Zoom. Noota neemt niet alleen audio en video van hoge kwaliteit op, maar transcribeert ook de opnames en genereert gestructureerde interviewnotities. Dit maakt het een uitgebreide oplossing voor uw behoeften op het gebied van interviewopnames. Het neemt ook beveiliging en privacy zeer serieus.

Toegewijde interviewsoftware

Er zijn verschillende speciale software-opties voor het opnemen van interviews beschikbaar, zoals InterviewStream en HireVue. Deze tools zijn specifiek ontworpen voor het opnemen en evalueren van sollicitatiegesprekken. Ze bevatten vaak functies zoals aanpasbare interviewsjablonen, geautomatiseerde transcripties en integratie met systemen voor het volgen van sollicitanten (ATS).

Noota: de beste AI-interviewrecorder

Noota biedt een uitgebreide oplossing voor het opnemen en beheren van uw sollicitatiegesprekken. Het biedt verschillende functies waardoor het zich onderscheidt als een ideaal hulpmiddel voor recruiters en managers:

• Opname op meerdere platforms : Noota kan interviews opnemen die zijn afgenomen op verschillende platforms, waaronder Google Meet, Microsoft Teams, Zoom en telefoongesprekken. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat u het kunt gebruiken ongeacht uw favoriete communicatiemiddel.‍
• Automatische transcriptie : Noota transcribeert automatisch je interviews. Dit bespaart u tijd en moeite om handmatig notities te schrijven. De transcripties zijn nauwkeurig en kunnen worden gebruikt om de reacties van kandidaten grondig te beoordelen en te evalueren.‍
• Gestructureerde interviewnotities : Noota genereert gestructureerde interviewnotities op basis van aanpasbare sjablonen. Dit helpt je om de informatie efficiënt te organiseren. U kunt de sjablonen aanpassen aan uw specifieke behoeften, zodat alle relevante gegevens worden vastgelegd.‍
• ATS-integratie : Noota integreert naadloos met Applicant Tracking Systems (ATS) zoals Greenhouse, Workable en BambooHR. Met deze integratie kunt u uw gespreksnotities en verslagen eenvoudig overbrengen naar uw ATS. Het stroomlijnt je workflow en bewaart al je wervingsinformatie op één plek.‍
• Veilig en vertrouwelijk : Noota geeft prioriteit aan de beveiliging van je opnames. Het maakt gebruik van versleutelde opslagoplossingen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Alleen bevoegd personeel heeft toegang tot de opnames, waardoor vertrouwelijkheid en naleving van de gegevensbeschermingsvoorschriften worden gegarandeerd

U wilt al uw kandidaatgegevens effectief vastleggen en de vergelijking objectiever en eerlijker maken? Probeer Noota gratis uit.