Processo di intervista: come strutturarlo e migliorarlo

Tra conflitti di pianificazione, interminabili appunti e destreggiarsi tra più candidati, il processo di intervista può essere travolgente.

Come semplificare tutto concentrandosi su ciò che conta: trovare la soluzione migliore per il tuo team?

In questo articolo, analizzeremo ogni fase del processo di intervista, offriremo strategie pratiche per migliorare il flusso di lavoro e mostreremo come risparmiare tempo ed eliminare le attività manuali.

Le diverse fasi del processo di intervista

Quando assumi, è essenziale suddividere il processo di intervista in fasi chiare. Questo ti aiuta a valutare a fondo i candidati senza tralasciare i dettagli chiave:

1. Fase di screening

La fase di screening è il tuo primo filtro per eliminare i candidati che non soddisfano i requisiti di base. In genere, si tratta di una breve telefonata o videochiamata in cui si verificano le loro qualifiche e si valuta l'idoneità iniziale al lavoro. Probabilmente chiederai informazioni sulla loro esperienza, competenze e disponibilità.

Questa fase ti fa risparmiare tempo concentrandoti solo sull'essenziale: sono qualificati per il ruolo e vale la pena andare avanti? Inoltre, offre al candidato la possibilità di comprendere meglio la posizione e di porre eventuali domande iniziali.

Alcune aziende utilizzano ora strumenti di screening asincroni, in cui i candidati rispondono a una serie di domande preregistrate. Questo approccio consente ai candidati di rispondere a loro piacimento e puoi rivedere le loro risposte quando si adatta alle tue tempistiche. È un modo efficace per gestire grandi volumi di candidati senza compromettere la qualità.

2. Fase di intervista approfondita

Una volta che un candidato supera lo screening, ti immergi più a fondo con un'intervista approfondita. Qui esplorerai sia le loro competenze tecniche sia il modo in cui affrontano la risoluzione dei problemi.

In questa fase, concentrati sia sulle competenze specifiche del lavoro che sulle competenze trasversali. Ad esempio, se stai assumendo per un ruolo di project management, potresti chiedere: «Puoi parlarmi di un momento in cui un progetto è andato in ritardo e come lo hai gestito?» Questo ti aiuta a capire come gestiscono la pressione e le dinamiche del team.

Le interviste strutturate sono particolarmente utili in questo caso. Ponendo le stesse domande a tutti i candidati, ti assicuri che il processo sia equo e coerente. Inoltre, sarà più facile confrontare i candidati in un secondo momento.

3. Valutazioni delle competenze e dell'idoneità al ruolo

In molti casi, ti consigliamo di includere una valutazione delle competenze per assicurarti che il candidato possa effettivamente svolgere il lavoro. Potrebbe trattarsi di un test di codifica, di un incarico di scrittura o di qualsiasi attività che rifletta le responsabilità quotidiane del ruolo.

Un test pratico ti consente di vedere il candidato in azione, quindi non devi fare affidamento solo su ciò che dice durante il colloquio. Riduce anche le possibilità di assumere qualcuno che intervista bene ma non riesce a ottenere risultati quando è importante. Ad esempio, se stai assumendo un designer, potresti chiedergli di creare un modello basato su un brief fornito.

Anche le valutazioni asincrone sono un'opzione, in cui i candidati completano le attività nel loro tempo libero. Ciò è utile quando si hanno più candidati e si desidera semplificare il processo.

4. Valutazione dell'idoneità culturale

L'adattamento culturale è importante tanto quanto le competenze tecniche. Anche se un candidato ha la giusta esperienza, se non è in linea con i valori o lo stile di lavoro della tua azienda, potrebbe non avere successo nel ruolo.

Durante questa fase, ti concentrerai sulla comprensione se il candidato si adatta alla cultura della tua azienda. Si tratta spesso di una conversazione più informale, in cui si fanno domande su come piace lavorare, come gestiscono il feedback e cosa apprezzano in un ambiente di lavoro.

Ad esempio, potresti chiedere: «In che tipo di ambiente di lavoro ti comporti meglio?» oppure «Puoi descrivere un momento in cui hai dovuto collaborare con un collega difficile?» Queste domande ti aiutano a valutare se si adattano alla dinamica del tuo team esistente.

5. Colloquio finale e processo decisionale

Quando raggiungerai la fase finale, dovresti avere una buona idea se il candidato è adatto.

A questo punto, potresti coinvolgere dirigenti senior o membri del team per un ultimo round di input. Il loro feedback può essere prezioso per garantire che il candidato non solo sia adatto al ruolo, ma sia anche un buon investimento a lungo termine per l'azienda.

Come migliorare il processo di intervista

Migliorare il processo di intervista non solo ti aiuta a risparmiare tempo, ma ti aiuta anche a prendere decisioni di assunzione migliori. Alcune modifiche possono elevare notevolmente la qualità dei candidati che proponi. Ecco cinque modi per rendere più efficace il processo di intervista:

Ridurre i turni di interviste

Un errore comune nel processo di assunzione è condurre troppi colloqui. I candidati si sentono frustrati e tu perdi tempo. Invece, ottimizza concentrandoti su ciò che conta di più nelle prime interviste. Ad esempio, combinate le valutazioni tecniche e la valutazione delle competenze trasversali in un unico round, anziché separarle.

Se non sei ancora sicuro di un candidato dopo due round, è un segno che potresti dover rivalutare i criteri o la struttura del colloquio.

Aggiungi tempo di riflessione dopo il colloquio

Un miglioramento trascurato è il tempo impiegato subito dopo il colloquio per riflettere. Dedica da 10 a 15 minuti dopo ogni intervista per annotare appunti mentre la conversazione è ancora fresca. Ritardare questa fase può portare a dimenticanze o giudizi errati in seguito.

Ancora più importante, questa riflessione consente di esaminare il candidato in modo olistico. Erano in linea con la descrizione del lavoro? Le loro risposte erano autentiche o eccessivamente raffinate? Queste informazioni ti aiuteranno a prendere decisioni più ponderate ed equilibrate.

Standardizza le domande del colloquio

Uno dei modi più semplici per migliorare il processo è standardizza le tue domande. Crea una serie base di domande da porre a ogni candidato, concentrandoti sulle competenze e sui comportamenti pertinenti al lavoro. Ciò garantisce la coerenza tra i colloqui e consente un confronto più semplice tra i candidati.

Usa criteri di valutazione strutturati

Oltre alle domande standard, è importante utilizzare un quadro di valutazione coerente. Sviluppa una rubrica di punteggio che ti consenta di valutare i candidati in base a competenze specifiche, come la risoluzione dei problemi, la comunicazione e le capacità tecniche. Questo ti aiuta a prendere decisioni basate sui dati anziché basarti su impressioni soggettive.

Ad esempio, se stai assumendo un project manager, crea un elenco di competenze chiave (ad esempio leadership, gestione del tempo) e valuta ogni candidato su questi aspetti dopo il colloquio. Questo metodo garantisce l'equità e facilita l'identificazione dei migliori candidati.

Sfrutta i dati comportamentali per una migliore valutazione dell'idoneità culturale

L'adattamento culturale è complicato perché può essere soggettivo. Invece di affidarsi ai sentimenti viscerali, utilizzare la valutazione comportamentales per ottenere informazioni sullo stile di lavoro e sui valori di un candidato. Strumenti come i test della personalità o i test di giudizio situazionale possono aiutarti a valutare se un candidato è in linea con i valori della tua azienda.

Ad esempio, un candidato potrebbe essere tecnicamente forte ma potrebbe avere difficoltà in un ambiente altamente collaborativo. Queste valutazioni forniscono dati concreti sulle sue preferenze lavorative, sullo stile decisionale e sull'adattabilità, che sono più difficili da valutare in un colloquio standard.

Automatizzare il processo di intervista: Noota

Il colloquio richiede molto tempo e, quando ci si destreggia tra più candidati, è facile perdere la concentrazione su ciò che conta: valutare correttamente il candidato. È qui che interviene Noota, un assistente per le interviste basato sull'intelligenza artificiale:

• ‍Registrazione e trascrizione automatiche : Noota registra e trascrive automaticamente tutte le tue interviste, così non devi prendere appunti mentre cerchi di interagire con il candidato. Ciò significa che puoi dedicare tutta la tua attenzione alla conversazione senza preoccuparti di perdere dettagli chiave. Una volta terminato il colloquio, avrai una trascrizione pulita e accurata pronta per la revisione.
• Approfondimenti e analisi basati sui dati : Noota non si ferma alla trascrizione. Fa un ulteriore passo avanti analizzando il contenuto dell'intervista per estrarre punti chiave, abilità e competenze. Questo ti aiuta a valutare i candidati in modo più obiettivo, utilizzando i dati anziché solo la tua memoria o le prime impressioni.‍
• Collaborazione semplificata tra i team : Con Noota, condividere le informazioni relative ai colloqui con il tuo team addetto alle assunzioni è semplice. Noota genera report strutturati che puoi distribuire facilmente ad altri decisori. Ciò garantisce che tutti abbiano le stesse informazioni ed evita qualsiasi problema di comunicazione.

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