Interviewproces: hoe het te structureren en te verbeteren

Tussen planningsconflicten, eindeloos aantekeningen maken en het jongleren met meerdere kandidaten kan het sollicitatieproces overweldigend zijn.

Hoe kun je alles stroomlijnen en tegelijkertijd focussen op wat belangrijk is: de beste match vinden voor je team?

In dit artikel geven we een overzicht van elke fase van het sollicitatieproces, bieden we praktische strategieën om uw workflow te verbeteren en laten we zien hoe u tijd kunt besparen en handmatige taken kunt elimineren.

De verschillende fasen van het interviewproces

Wanneer u mensen aanneemt, is het essentieel om het sollicitatieproces in duidelijke fasen op te splitsen. Dit helpt u kandidaten grondig te evalueren zonder belangrijke details te missen:

1. Screeningsfase

De screeningsfase is je eerste filter om kandidaten uit te schakelen die niet aan de basisvereisten voldoen. Meestal gaat het om een kort telefoon- of videogesprek waarin u hun kwalificaties verifieert en beoordeelt of ze in eerste instantie geschikt zijn voor de functie. Je zult waarschijnlijk vragen stellen over hun ervaring, vaardigheden en beschikbaarheid.

Deze fase bespaart u tijd door u alleen te concentreren op de essentiële zaken: zijn ze gekwalificeerd voor de functie en zijn ze de moeite waard om verder te gaan? Het geeft de kandidaat ook de kans om de functie beter te begrijpen en eventuele eerste vragen te stellen.

Sommige bedrijven maken nu gebruik van asynchrone screeningtools, waarbij kandidaten een reeks vooraf opgenomen vragen beantwoorden. Met deze aanpak kunnen kandidaten antwoorden wanneer het hen uitkomt, en kunt u hun antwoorden bekijken wanneer dat in uw schema past. Het is een efficiënte manier om grote aantallen sollicitanten te behandelen zonder aan kwaliteit in te boeten.

2. Fase van een diepgaand interview

Zodra een kandidaat geslaagd is voor de screening, duik je dieper met een diepte-interview. Hier ontdek je zowel hun technische vaardigheden als hoe ze omgaan met het oplossen van problemen.

Richt je in dit stadium op zowel functiespecifieke vaardigheden als soft skills. Als u bijvoorbeeld mensen aanneemt voor een functie als projectmanager, vraagt u zich misschien af: „Kunt u me iets vertellen over een moment waarop een project achterliep op schema en hoe u daarmee bent omgegaan?” Dit helpt je te begrijpen hoe ze omgaan met druk en hoe ze omgaan met de teamdynamiek.

Gestructureerde interviews zijn hier bijzonder nuttig. Door aan elke kandidaat dezelfde vragen te stellen, zorgt u ervoor dat het proces eerlijk en consistent verloopt. Je zult het later ook makkelijker vinden om kandidaten te vergelijken.

3. Beoordelingen van vaardigheden en rolgeschiktheid

In veel gevallen u wilt een vaardigheidsbeoordeling toevoegen om er zeker van te zijn dat de kandidaat het werk ook daadwerkelijk kan doen. Dit kan een coderingstest zijn, een schrijfopdracht of een andere taak die de dagelijkse verantwoordelijkheden van de rol weerspiegelt.

Met een praktische test kun je de kandidaat in actie zien, zodat je niet alleen afgaat op wat ze tijdens het interview zeggen. Het verkleint ook de kans om iemand aan te nemen die goed solliciteert, maar niet kan presteren wanneer het er toe doet. Als u bijvoorbeeld een ontwerper inhuurt, kunt u hem vragen een model te maken op basis van een opdracht die u verstrekt.

Asynchrone beoordelingen zijn ook een optie, waarbij kandidaten de taken in hun eigen tijd voltooien. Dit is handig als je meerdere kandidaten hebt en het proces wilt stroomlijnen.

4. Beoordeling van de culturele geschiktheid

Culturele fit is net zo belangrijk als technische vaardigheden. Zelfs als een kandidaat de juiste ervaring heeft en niet past bij de waarden of werkstijl van uw bedrijf, is het mogelijk dat hij of zij niet tot zijn recht komt in de functie.

Tijdens deze fase concentreer je je op het begrijpen of de kandidaat past in de cultuur van je bedrijf. Dit is vaak een meer informeel gesprek, waarbij je vragen stelt over hoe ze graag werken, hoe ze omgaan met feedback en wat ze waarderen op een werkplek.

U kunt zich bijvoorbeeld afvragen: „In welke werkomgeving presteert u het beste?” of „Kun je een tijd beschrijven waarin je moest samenwerken met een moeilijke collega?” Deze vragen helpen je te bepalen of ze passen in de dynamiek van je bestaande team.

5. Eindgesprek en besluitvorming

Tegen de tijd dat u de laatste fase bereikt, moet u een goed idee hebben of de kandidaat geschikt is.

Op dit moment kunt u senior leiders of teamleden binnenhalen voor een laatste inputronde. Hun feedback kan van onschatbare waarde zijn om ervoor te zorgen dat de kandidaat niet alleen bij de functie past, maar ook een goede investering op lange termijn is voor het bedrijf.

Hoe u uw interviewproces kunt verbeteren

Door uw sollicitatieproces te verbeteren, bespaart u niet alleen tijd, maar kunt u ook betere wervingsbeslissingen nemen. Een paar aanpassingen kunnen de kwaliteit van de kandidaten die u binnenbrengt aanzienlijk verbeteren. Hier zijn vijf manieren om uw interviewproces effectiever te maken:

Verminder het aantal interviewrondes

Een veelgemaakte fout in het wervingsproces is dat er te veel interviewrondes worden gehouden. Kandidaten raken gefrustreerd en je verspilt tijd. Optimaliseer in plaats daarvan door je te concentreren op wat het belangrijkst is in de eerste paar interviews. Combineer bijvoorbeeld technische beoordelingen en evaluatie van soft skills in één ronde, in plaats van ze van elkaar te scheiden.

Als je na twee rondes nog steeds niet zeker bent over een kandidaat, is dat een teken dat je misschien je interviewcriteria of -structuur opnieuw moet beoordelen.

Reflectietijd na het interview toevoegen

Een over het hoofd geziene verbetering is dat je direct na het interview de tijd neemt voor reflectie. Maak na elk interview 10 tot 15 minuten vrij om aantekeningen te maken terwijl het gesprek nog vers is. Als u dit uitstelt, kan dit later leiden tot vergeetachtigheid of verkeerde inschattingen.

Wat nog belangrijker is, deze reflectie stelt u in staat om de kandidaat holistisch te beoordelen. Kwamen ze overeen met de functiebeschrijving? Waren hun antwoorden echt of overdreven gepolijst? Deze inzichten zullen u helpen om meer doordachte, evenwichtige beslissingen te nemen.

Standaardiseer uw interviewvragen

Een van de eenvoudigste manieren om uw proces te verbeteren is standaardiseer je vragen. Stel een kernset van vragen die u aan elke kandidaat stelt, waarbij u zich richt op zowel vaardigheden als gedragingen die relevant zijn voor de functie. Dit zorgt voor consistentie tussen interviews en maakt het makkelijker om kandidaten te vergelijken.

Gebruik gestructureerde evaluatiecriteria

Naast standaardvragen is het belangrijk om gebruik te maken van een consistent evaluatiekader. Ontwikkel een scorerubriek waarmee u kandidaten kunt beoordelen op specifieke competenties, zoals probleemoplossing, communicatie en technische vaardigheden. Dit helpt je om datagestuurde beslissingen te nemen in plaats van te vertrouwen op subjectieve indrukken.

Als u bijvoorbeeld een projectmanager aanneemt, maak dan een lijst met belangrijke vaardigheden (zoals leiderschap, timemanagement) en beoordeel elke kandidaat op deze aspecten na het interview. Deze methode zorgt voor eerlijkheid en maakt het makkelijker om topkandidaten te identificeren.

Gebruik gedragsgegevens voor een betere beoordeling van de culturele fit

Culturele fit is lastig omdat het subjectief kan zijn. In plaats van te vertrouwen op onderbuikgevoelens, gebruik gedragsbeoordelings om inzicht te krijgen in de werkstijl en waarden van een kandidaat. Tools zoals persoonlijkheidstests of situationele beoordelingstests kunnen u helpen te beoordelen of een kandidaat past bij de waarden van uw bedrijf.

Een kandidaat kan bijvoorbeeld technisch sterk zijn, maar kan het moeilijk hebben in een omgeving waarin veel wordt samengewerkt. Deze beoordelingen geven u harde gegevens over hun werkvoorkeuren, besluitvormingsstijl en aanpassingsvermogen, die moeilijker te meten zijn in een standaard interview.

Je sollicitatieproces automatiseren: Noota

Interviewen is tijdrovend, en als je met meerdere kandidaten jongleert, verlies je gemakkelijk de focus op wat belangrijk is: de kandidaat goed beoordelen. Dit is waar Noota, een interviewassistent op basis van AI, tussenbeide komt:

• ‍Geautomatiseerde opname en transcripties : Noota neemt automatisch al uw interviews op en transcribeert ze, zodat u geen aantekeningen hoeft te maken terwijl u probeert in contact te komen met de kandidaat. Dit betekent dat u uw volledige aandacht aan het gesprek kunt besteden zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over het missen van belangrijke details. Zodra het interview voorbij is, heb je een schoon, nauwkeurig transcript klaar voor beoordeling.
• Datagestuurde inzichten en analyses : Noota stopt niet bij de transcriptie. Het gaat nog een stap verder door de inhoud van het interview te analyseren om de belangrijkste punten, vaardigheden en competenties te extraheren. Dit helpt u kandidaten objectiever te beoordelen, met behulp van gegevens in plaats van alleen uw geheugen of eerste indrukken.‍
• Gestroomlijnde teamsamenwerking : Met Noota is het delen van interviewinzichten naadloos met je wervingsteam. Noota genereert gestructureerde rapporten die u eenvoudig kunt verspreiden onder andere besluitvormers. Dit zorgt ervoor dat iedereen over dezelfde informatie beschikt en voorkomt miscommunicatie.

Wil je je interviewproces automatiseren? Probeer Noota gratis uit.