Proceso de entrevista: cómo estructurarlo y mejorarlo

Entre los conflictos de programación, la toma de notas sin fin y la necesidad de hacer malabares con varios candidatos, el proceso de entrevista puede resultar abrumador.

¿Cómo simplificarlo todo y, al mismo tiempo, centrarse en lo que importa: encontrar la mejor opción para tu equipo?

En este artículo, desglosaremos cada etapa del proceso de entrevista, ofreceremos estrategias prácticas para mejorar tu flujo de trabajo y te mostraremos cómo ahorrar tiempo y eliminar las tareas manuales.

Las diferentes etapas del proceso de entrevista

Cuando contratas, es esencial dividir el proceso de entrevista en etapas claras. Esto te ayuda a evaluar minuciosamente a los candidatos sin perder detalles clave:

1. Etapa de cribado

La etapa de proyección es su primer filtro para eliminar a los candidatos que no cumplen con los requisitos básicos. Por lo general, esto implica una breve llamada telefónica o videollamada en la que se verifican sus calificaciones y se evalúa la aptitud inicial para el trabajo. Es probable que les preguntes sobre su experiencia, habilidades y disponibilidad.

Esta etapa le ahorra tiempo al centrarse únicamente en lo esencial: ¿están calificados para el puesto y vale la pena seguir adelante con ellos? También le da al candidato la oportunidad de entender mejor el puesto y hacer las preguntas iniciales que pueda tener.

Algunas empresas ahora utilizan herramientas de selección asincrónicas, en las que los candidatos responden a una serie de preguntas pregrabadas. Este enfoque permite a los candidatos responder a su conveniencia, y usted puede revisar sus respuestas cuando mejor se adapte a su horario. Es una forma eficaz de gestionar grandes volúmenes de candidatos sin comprometer la calidad.

2. Etapa de entrevista en profundidad

Una vez que un candidato pasa la evaluación, profundizas con una entrevista en profundidad. Aquí, explorará tanto sus habilidades técnicas como la forma en que abordan la resolución de problemas.

En esta etapa, concéntrese tanto en las habilidades específicas del trabajo como en las habilidades interpersonales. Por ejemplo, si estás contratando para un puesto de gestión de proyectos, podrías preguntar: «¿Puedes hablarme de un momento en el que un proyecto se retrasó y cómo lo gestionaste?» Esto te ayuda a entender cómo manejan la presión y gestionan la dinámica del equipo.

Las entrevistas estructuradas son especialmente útiles aquí. Al hacer las mismas preguntas a todos los candidatos, se asegura de que el proceso sea justo y coherente. También te resultará más fácil comparar a los candidatos más adelante.

3. Evaluaciones de habilidades y adecuación a los roles

En muchos casos, querrá incluir una evaluación de habilidades para asegurarse de que el candidato realmente pueda hacer el trabajo. Puede ser una prueba de codificación, una tarea de escritura o cualquier tarea que refleje las responsabilidades diarias del puesto.

Una prueba práctica te permite ver al candidato en acción, por lo que no te basas solo en lo que diga durante la entrevista. También reduce las posibilidades de contratar a alguien que haga buenas entrevistas, pero que no pueda rendir cuando es necesario. Por ejemplo, si contratas a un diseñador, puedes pedirle que cree una maqueta basada en un resumen que tú proporciones.

Las evaluaciones asincrónicas también son una opción, en las que los candidatos completan las tareas en su tiempo libre. Esto es útil cuando tienes varios candidatos y deseas agilizar el proceso.

4. Evaluación de la adecuación cultural

El ajuste cultural es tan importante como las habilidades técnicas. Incluso si un candidato tiene la experiencia adecuada, si no se alinea con los valores o el estilo de trabajo de su empresa, es posible que no prospere en el puesto.

Durante esta etapa, se centrará en comprender si el candidato se ajusta a la cultura de su empresa. Suele ser una conversación más informal, en la que haces preguntas sobre cómo les gusta trabajar, cómo gestionan los comentarios y qué valoran en un lugar de trabajo.

Por ejemplo, podrías preguntar: «¿En qué tipo de entorno laboral te desempeñas mejor?» o «¿Puedes describir un momento en el que tuviste que colaborar con un colega difícil?» Estas preguntas te ayudan a evaluar si se ajustarán a la dinámica de tu equipo actual.

5. Entrevista final y toma de decisiones

Cuando llegues a la etapa final, deberías tener una buena idea de si el candidato es adecuado.

En este punto, puede traer a líderes sénior o miembros del equipo para una ronda final de aportaciones. Sus comentarios pueden ser invaluables para garantizar que el candidato no solo se ajuste al puesto, sino que también sea una buena inversión a largo plazo para la empresa.

Cómo mejorar su proceso de entrevista

Mejorar tu proceso de entrevistas no solo te ayuda a ahorrar tiempo, sino que también te ayuda a tomar mejores decisiones de contratación. Unos pocos ajustes pueden mejorar significativamente la calidad de los candidatos que traigas. Estas son cinco maneras de hacer que tu proceso de entrevista sea más efectivo:

Reduzca las rondas de entrevistas

Un error común en el proceso de contratación es realizar demasiadas rondas de entrevistas. Los candidatos se frustran y tú pierdes tiempo. En su lugar, optimice centrándose en lo que más importa en las primeras entrevistas. Por ejemplo, combine las evaluaciones técnicas y la evaluación de habilidades interpersonales en una sola ronda, en lugar de separarlas.

Si aún no estás seguro de un candidato después de dos rondas, es una señal de que es posible que tengas que volver a evaluar los criterios o la estructura de la entrevista.

Añadir tiempo de reflexión posterior a la entrevista

Una mejora que se pasa por alto es tomarse un tiempo inmediatamente después de la entrevista para reflexionar. Dedica de 10 a 15 minutos después de cada entrevista para tomar notas mientras la conversación aún esté fresca. Retrasar esto puede provocar olvidos o errores de juicio más adelante.

Y lo que es más importante, esta reflexión le permite revisar al candidato de manera integral. ¿Se alinearon con la descripción del puesto? ¿Fueron sus respuestas genuinas o demasiado pulidas? Estas ideas le ayudarán a tomar decisiones más meditadas y equilibradas.

Estandarice las preguntas de su entrevista

Una de las maneras más sencillas de mejorar su proceso es estandariza tus preguntas. Crea un conjunto básico de preguntas para cada candidato, centrándote tanto en las habilidades como en los comportamientos relevantes para el puesto. Esto garantiza la coherencia en las entrevistas y permite realizar comparaciones más fáciles entre los candidatos.

Utilice criterios de evaluación estructurados

Junto con las preguntas estándar, es importante utilizar un marco de evaluación coherente. Desarrolle una rúbrica de puntuación que le permita calificar a los candidatos según sus competencias específicas, como la resolución de problemas, la comunicación y las habilidades técnicas. Esto le ayuda a tomar decisiones basadas en datos en lugar de confiar en impresiones subjetivas.

Por ejemplo, si vas a contratar a un director de proyecto, crea una lista de habilidades clave (por ejemplo, liderazgo, gestión del tiempo) y califica a cada candidato en función de estos aspectos después de la entrevista. Este método garantiza la equidad y facilita la identificación de los mejores candidatos.

Aproveche los datos de comportamiento para una mejor evaluación de la adecuación cultural

El ajuste cultural es complicado porque puede ser subjetivo. En lugar de confiar en los instintos, utilizar la evaluación del comportamientoes obtener información sobre el estilo de trabajo y los valores de un candidato. Herramientas como las pruebas de personalidad o las pruebas de juicio situacional pueden ayudarte a evaluar si un candidato se alinea con los valores de tu empresa.

Por ejemplo, un candidato puede ser técnicamente fuerte, pero podría tener dificultades en un entorno altamente colaborativo. Estas evaluaciones proporcionan datos fidedignos sobre sus preferencias laborales, su estilo de toma de decisiones y su capacidad de adaptación, que son más difíciles de evaluar en una entrevista estándar.

Automatizar el proceso de entrevistas: Noota

Entrevistar lleva mucho tiempo y, cuando haces malabares con varios candidatos, es fácil perder el enfoque en lo que importa: evaluar al candidato correctamente. Aquí es donde interviene Noota, un asistente de entrevistas con tecnología de inteligencia artificial:

• ‍Grabación y transcripciones automatizadas : Noota graba y transcribe automáticamente todas tus entrevistas, por lo que no tienes que tomar notas mientras intentas interactuar con el candidato. Esto significa que puedes prestar toda tu atención a la conversación sin preocuparte por perder detalles clave. Una vez finalizada la entrevista, tendrás una transcripción limpia y precisa lista para su revisión.
• Perspectivas y análisis basados en datos : Noota no se detiene en la transcripción. Va un paso más allá al analizar el contenido de la entrevista para extraer puntos, habilidades y competencias clave. Esto le ayuda a evaluar a los candidatos de manera más objetiva, utilizando datos en lugar de solo su memoria o primeras impresiones.‍
• Colaboración en equipo simplificada : Con Noota, compartir las opiniones de las entrevistas con tu equipo de contratación es sencillo. Noota genera informes estructurados que puedes distribuir fácilmente a otros responsables de la toma de decisiones. Esto garantiza que todos tengan la misma información y evita cualquier falta de comunicación.

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