Interviewprozess: wie man ihn strukturiert und verbessert

Zwischen Terminkonflikten, endlosen Notizen und dem Jonglieren mit mehreren Kandidaten kann der Interviewprozess überwältigend sein.

Wie können Sie alles optimieren und sich gleichzeitig auf das Wesentliche konzentrieren: die beste Lösung für Ihr Team zu finden?

In diesem Artikel werden wir jede Phase des Vorstellungsgesprächs aufschlüsseln, praktische Strategien zur Verbesserung Ihres Workflows anbieten und zeigen, wie Sie Zeit sparen und manuelle Aufgaben vermeiden können.

Die verschiedenen Phasen des Interviewprozesses

Bei der Einstellung von Mitarbeitern ist es wichtig, den Bewerbungsprozess in klare Phasen zu unterteilen. Auf diese Weise können Sie Kandidaten gründlich bewerten, ohne wichtige Details zu übersehen:

1. Screening-Phase

Die Screening-Phase ist Ihr erster Filter, um Kandidaten auszusondern, die die grundlegenden Anforderungen nicht erfüllen. In der Regel beinhaltet dies einen kurzen Telefon- oder Videoanruf, in dem Sie ihre Qualifikationen überprüfen und die anfängliche Eignung für die Stelle beurteilen. Sie werden wahrscheinlich nach ihrer Erfahrung, ihren Fähigkeiten und ihrer Verfügbarkeit fragen.

In dieser Phase sparen Sie Zeit, da Sie sich nur auf das Wesentliche konzentrieren: Sind sie für die Rolle qualifiziert und lohnt es sich, weiterzumachen? Es gibt dem Kandidaten auch die Möglichkeit, die Position besser zu verstehen und erste Fragen zu stellen, die er möglicherweise hat.

Einige Unternehmen verwenden heute asynchrone Screening-Tools, bei denen Kandidaten auf eine Reihe von vorab aufgezeichneten Fragen antworten. Bei diesem Ansatz können Kandidaten nach Belieben antworten, und Sie können ihre Antworten überprüfen, wenn es in Ihren Zeitplan passt. Es ist eine effiziente Methode, um große Mengen an Bewerbern zu bearbeiten, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.

2. Phase des ausführlichen Interviews

Sobald ein Kandidat das Screening bestanden hat, tauchen Sie tiefer ein mit einem ausführlichen Interview. Hier erfährst du sowohl ihre technischen Fähigkeiten als auch ihre Herangehensweise an die Problemlösung.

Konzentrieren Sie sich in dieser Phase sowohl auf berufsspezifische Fähigkeiten als auch auf soziale Kompetenzen. Wenn Sie beispielsweise Mitarbeiter für eine Stelle im Projektmanagement suchen, fragen Sie sich vielleicht: „Können Sie mir etwas über eine Situation erzählen, in der ein Projekt hinter dem Zeitplan zurückgeblieben ist, und wie Sie damit umgegangen sind?“ Das hilft Ihnen zu verstehen, wie sie mit Druck umgehen und mit Teamdynamiken umgehen.

Strukturierte Interviews sind hier besonders hilfreich. Indem Sie jedem Kandidaten dieselben Fragen stellen, stellen Sie sicher, dass der Prozess fair und konsistent ist. Später wird es Ihnen auch leichter fallen, Kandidaten zu vergleichen.

3. Bewertungen von Fähigkeiten und Rolleneignung

In vielen Fällen Sie sollten eine Bewertung Ihrer Fähigkeiten einbeziehen, um sicherzustellen, dass der Kandidat die Aufgabe tatsächlich erledigen kann. Dies kann ein Kodierungstest, eine Schreibaufgabe oder eine andere Aufgabe sein, die die täglichen Aufgaben der Rolle widerspiegelt.

Ein Praxistest ermöglicht es Ihnen, den Kandidaten in Aktion zu sehen, sodass Sie sich nicht nur auf das verlassen, was er während des Interviews sagt. Es verringert auch die Wahrscheinlichkeit, jemanden einzustellen, der ein gutes Vorstellungsgespräch führt, aber nicht auftreten kann, wenn es darauf ankommt. Wenn Sie beispielsweise einen Designer beauftragen, könnten Sie ihn bitten, ein Modell zu erstellen, das auf einem von Ihnen bereitgestellten Auftrag basiert.

Asynchrone Assessments sind ebenfalls eine Option, bei der die Kandidaten die Aufgaben in ihrer eigenen Zeit erledigen. Dies ist nützlich, wenn Sie mehrere Kandidaten haben und den Prozess rationalisieren möchten.

4. Bewertung der kulturellen Eignung

Kulturelle Eignung ist genauso wichtig wie technische Fähigkeiten. Selbst wenn ein Kandidat über die richtige Erfahrung verfügt, kann es sein, dass er in der Rolle nicht erfolgreich ist, wenn er nicht den Werten oder dem Arbeitsstil Ihres Unternehmens entspricht.

In dieser Phase konzentrieren Sie sich darauf, zu verstehen, ob der Kandidat in die Kultur Ihres Unternehmens passt. Dies ist oft ein informelleres Gespräch, in dem Sie Fragen dazu stellen, wie sie gerne arbeiten, wie sie mit Feedback umgehen und was sie an einem Arbeitsplatz schätzen.

Du könntest zum Beispiel fragen: „In welcher Arbeitsumgebung schneidest du am besten ab?“ oder „Können Sie eine Situation beschreiben, in der Sie mit einem schwierigen Kollegen zusammenarbeiten mussten?“ Anhand dieser Fragen können Sie beurteilen, ob sie in Ihre bestehende Teamdynamik passen.

5. Abschlussgespräch und Entscheidungsfindung

Wenn Sie die letzte Phase erreichen, sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, ob der Kandidat gut zu Ihnen passt.

Zu diesem Zeitpunkt könnten Sie leitende Führungskräfte oder Teammitglieder hinzuziehen für eine letzte Input-Runde. Ihr Feedback kann von unschätzbarem Wert sein, um sicherzustellen, dass der Kandidat nicht nur für die Stelle geeignet ist, sondern auch eine gute langfristige Investition für das Unternehmen darstellt.

So verbessern Sie Ihren Interviewprozess

Die Verbesserung Ihres Interviewprozesses hilft Ihnen nicht nur, Zeit zu sparen, sondern hilft Ihnen auch, bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen. Ein paar Änderungen können die Qualität der Kandidaten, die Sie mitbringen, erheblich verbessern. Hier sind fünf Möglichkeiten, Ihren Interviewprozess effektiver zu gestalten:

Reduzieren Sie die Anzahl der Interviewrunden

Ein häufiger Fehler im Einstellungsprozess ist die Durchführung zu vieler Interviewrunden. Kandidaten sind frustriert und Sie verschwenden Zeit. Optimieren Sie stattdessen, indem Sie sich in den ersten Vorstellungsgesprächen auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist. Kombinieren Sie beispielsweise technische Assessments und die Bewertung von Soft Skills in einer Runde, anstatt sie voneinander zu trennen.

Wenn Sie sich nach zwei Runden immer noch nicht sicher sind, was einen Kandidaten angeht, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie Ihre Kriterien oder die Struktur des Vorstellungsgesprächs möglicherweise überdenken müssen.

Reflexionszeit nach dem Interview hinzufügen

Eine übersehene Verbesserung besteht darin, sich unmittelbar nach dem Interview Zeit zum Nachdenken zu nehmen. Nehmen Sie sich nach jedem Interview 10 bis 15 Minuten Zeit, um sich Notizen zu machen, solange das Gespräch noch im Gange ist. Wenn Sie dies hinauszögern, kann dies später zu Vergesslichkeit oder Fehleinschätzungen führen.

Noch wichtiger ist, dass Sie mit dieser Reflexion den Kandidaten ganzheitlich überprüfen können. Entsprachen sie der Stellenbeschreibung? Waren ihre Antworten echt oder übermäßig ausgefeilt? Diese Erkenntnisse werden Ihnen helfen, durchdachtere und ausgewogenere Entscheidungen zu treffen.

Standardisieren Sie Ihre Interviewfragen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihren Prozess zu verbessern, ist standardisieren Sie Ihre Fragen. Erstellen Sie eine Reihe von Kernfragen, die Sie jedem Kandidaten stellen, und konzentrieren Sie sich dabei sowohl auf Fähigkeiten als auch auf Verhaltensweisen, die für die Stelle relevant sind. Dies gewährleistet die Konsistenz aller Vorstellungsgespräche und ermöglicht einfachere Vergleiche zwischen Kandidaten.

Verwenden Sie strukturierte Bewertungskriterien

Neben Standardfragen ist es wichtig, Folgendes zu verwenden ein einheitlicher Bewertungsrahmen. Entwickeln Sie eine Bewertungsrubrik, mit der Sie Kandidaten nach bestimmten Kompetenzen wie Problemlösung, Kommunikation und technischen Fähigkeiten bewerten können. Dies hilft Ihnen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, anstatt sich auf subjektive Eindrücke zu verlassen.

Wenn Sie beispielsweise einen Projektmanager einstellen, erstellen Sie eine Liste mit Schlüsselkompetenzen (z. B. Führung, Zeitmanagement) und bewerten Sie jeden Kandidaten nach dem Vorstellungsgespräch anhand dieser Aspekte. Diese Methode gewährleistet Fairness und erleichtert die Identifizierung von Top-Kandidaten.

Nutzen Sie Verhaltensdaten für eine bessere Bewertung der kulturellen Eignung

Kulturelle Anpassung ist schwierig, weil sie subjektiv sein kann. Anstatt sich auf Bauchgefühle zu verlassen, Verhaltensbeurteilung verwendens, um Einblicke in den Arbeitsstil und die Werte eines Kandidaten zu gewinnen. Mithilfe von Tools wie Persönlichkeitstests oder Tests zur situativen Beurteilung können Sie beurteilen, ob ein Kandidat den Werten Ihres Unternehmens entspricht.

Zum Beispiel könnte ein Kandidat technisch stark sein, aber in einem Umfeld, in dem die Zusammenarbeit sehr hoch ist, Schwierigkeiten haben. Diese Bewertungen liefern Ihnen aussagekräftige Daten zu ihren Arbeitspräferenzen, ihrem Entscheidungsstil und ihrer Anpassungsfähigkeit, die in einem Standardinterview schwieriger einzuschätzen sind.

Automatisieren Sie Ihren Interviewprozess: Noota

Vorstellungsgespräche sind zeitaufwändig, und wenn Sie mit mehreren Kandidaten jonglieren, verlieren Sie leicht den Fokus auf das Wesentliche — die richtige Bewertung des Kandidaten. An dieser Stelle kommt Noota, ein KI-gestützter Interview-Assistent, ins Spiel:

• ‍Automatisierte Aufzeichnungen und Transkriptionen : Noota zeichnet automatisch alle Ihre Interviews auf und transkribiert sie, sodass Sie sich keine Notizen machen müssen, während Sie versuchen, mit dem Kandidaten in Kontakt zu treten. Das bedeutet, dass Sie Ihre volle Aufmerksamkeit dem Gespräch widmen können, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, dass wichtige Details fehlen. Sobald das Interview beendet ist, haben Sie ein sauberes, genaues Protokoll, das zur Überprüfung bereit steht.
• Datengestützte Einblicke und Analysen : Noota hört nicht bei der Transkription auf. Es geht noch einen Schritt weiter und analysiert den Inhalt des Interviews, um wichtige Punkte, Fähigkeiten und Kompetenzen herauszuarbeiten. Dies hilft Ihnen, Kandidaten objektiver zu bewerten, indem Sie Daten verwenden und nicht nur Ihr Gedächtnis oder Ihre ersten Eindrücke.‍
• Optimierte Teamzusammenarbeit : Mit Noota ist es einfach, Erkenntnisse aus Vorstellungsgesprächen mit Ihrem Einstellungsteam zu teilen. Noota generiert strukturierte Berichte, die Sie problemlos an andere Entscheidungsträger verteilen können. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder über dieselben Informationen verfügt, und jegliche Fehlkommunikation wird vermieden.

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