In het hectische dagelijkse werk van een recruiter telt elke minuut en elk detail.

Geen wonder dat je je verantwoordelijkheden altijd een stap voor wilt zijn.

Dat is wat het interviewverslag voor je doet.

Het stelt u in staat om een duidelijk en nauwkeurig beeld te geven van het potentieel van uw kandidaten, zodat u snel weloverwogen beslissingen kunt nemen.

Laten we eens kijken hoe u uw interviews kunt omzetten in nuttige en bruikbare gegevens en hoe u eerlijke en objectieve wervingskeuzes kunt maken.

Waarom een sjabloon voor een sollicitatiegesprek maken?

Op het eerste gezicht lijkt het maken van een interviewverslag misschien een extra taak in een toch al druk schema. Maar het is niet alleen een formele stap; het helpt je om je hele wervingsproces te versnellen.

Graaf een beetje dieper en je zult de onmiskenbare voordelen zien:

Tijd besparen

Een goed opgesteld rapport bespaart u op de lange termijn tijd. Geen uren meer verspild aan het zoeken naar informatie verspreid over je notities.

Een gestructureerde debriefing centraliseert alles wat u moet weten over elke kandidaat, zodat u gemakkelijk toegang hebt tot belangrijke informatie wanneer u die nodig hebt om een beslissing te nemen.

Betere besluitvorming

Interviewverslagen maken de vergelijking tussen kandidaten duidelijk en eenvoudig. Door systematisch hun vaardigheden, ervaring en motivaties op te sommen, heb je een solide basis om te beoordelen wie het beste bij de functie past.

Deze gestructureerde methode vermindert onzekerheden en begeleidt u naar een weloverwogen, gerechtvaardigde beslissing.

Vooringenomenheid verminderen

Gestandaardiseerde rapportage helpt onbewuste vooroordelen te neutraliseren. Door elke kandidaat te beoordelen op basis van dezelfde vooraf bepaalde criteria, zorgt u voor een eerlijke behandeling.

Dit draagt bij aan een objectieve beoordeling, gebaseerd op feiten in plaats van indrukken.

Faciliteerde communicatie

Een rapport is een effectief communicatiemiddel tussen de verschillende belanghebbenden die betrokken zijn bij uw aanwervingen. Of het nu gaat om het informeren van een ander lid van uw team, een manager, of zelfs om constructieve feedback te geven aan de kandidaat, het rapport vat uw observaties duidelijk en beknopt samen.

Zo kan iedereen snel uw beoordeling begrijpen zonder uw handmatige notities te hoeven ontcijferen.

Hoe maak je een goed interviewverslag

Een goed voorbereid en duidelijk interviewverslag is van onschatbare waarde voor het maken van weloverwogen en nauwkeurige wervingskeuzes. Het vergemakkelijkt de communicatie en optimaliseert niet alleen uw aantekeningsproces, maar het hele wervingsproces.

Zo leer je het maken van notities onder de knie:

Bereid een vooraf gedefinieerde notitiestructuur voor

Begin met het opstellen van een structuur voor het maken van notities.

Deze structuur moet vooraf gedefinieerde secties bevatten, zoals de persoonlijke informatie, professionele vaardigheden, persoonlijke vaardigheden, motivaties en gedragsobservaties van de kandidaat.

Als u dit overzicht in gedachten hebt, of beter nog, op een document of in software voor het maken van notities, kunt u uw observaties in realtime organiseren en ervoor zorgen dat alle belangrijke aspecten aan bod komen.

Notities maken van belangrijke elementen

De sleutel tot het effectief maken van notities ligt in je vermogen om de essentiële zaken vast te leggen. Concentreer u op elementen van de taal van de kandidaat, waaronder specifieke termen die worden gebruikt om ervaring en vaardigheden te beschrijven, evenals belangrijke paraverbale elementen, zoals stemgeluid of enthousiasme.

Dit zal u helpen om de persoonlijkheid en cultuur van de kandidaat beter te begrijpen die passen bij uw bedrijf. Houd er echter rekening mee dat het uw doel is om snel en efficiënt aantekeningen te maken, zonder te proberen woord voor woord te transcriberen.

Vermijd discriminerende elementen

Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat uw aantekeningen, en dus uw interviewverslag, nauwgezet voldoen aan de wetgeving inzake non-discriminatie bij aanwerving.

In de Amerikaanse en Europese wetgeving zijn alle vormen van discriminatie meestal illegaal. Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat uw notities en opmerkingen vrij zijn van inhoud die als discriminerend kan worden beschouwd. Vermijd opmerkingen op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst, seksuele geaardheid, religie of enig ander criterium dat niet relevant is voor de beoordeling van de professionele en persoonlijke vaardigheden van de kandidaat.

Duidelijke feedback

Als het interview voorbij is en je aantekeningen hebt gemaakt, is het tijd om je observaties samen te vatten. Maak van je notities een gestructureerd document, gebruik opsommingstekens om vaardigheden, ervaring, motivaties en gedragsobservaties te verduidelijken. Het gebruik van een aantrekkelijk ontworpen Word- of PDF-sjabloon kan dit proces enorm vergemakkelijken.

Een goed ontworpen document is niet alleen prettiger om te lezen; het maakt het delen van informatie ook eenvoudiger en professioneler. Zorg ervoor dat het sjabloon dat u kiest eenvoudig kan worden aangepast aan verschillende kandidaatprofielen en de specifieke vereisten van elke functie.

Belangrijke elementen om op te nemen in een sollicitatiegesprekverslag

1. Informatie over de kandidaat: Het verslag van het sollicitatiegesprek moet beginnen met de naam van de kandidaat, de contactgegevens en de functie waarvoor hij solliciteert. Dit deel vormt de context voor de evaluatie en dient als een beknopt naslagwerk voor toekomstig gebruik.

2. Details van het interview: Vermeld de datum, tijd en locatie van het interview. Vermeld ook de namen en rollen van de interviewers. Deze informatie zorgt ervoor dat het rapport goed gedocumenteerd is en dat het gemakkelijk kan worden vergeleken indien nodig.

3. Beoordelingscriteria: Definieer de vereisten waaraan de kandidaat zal worden beoordeeld. Technische vaardigheden, communicatieve vaardigheden, probleemoplossend vermogen, teamwerk en alle andere relevante kwaliteiten of vaardigheden die vereist zijn voor de functie kunnen worden opgenomen.

4. Sterke en zwakke punten: Geef op basis van de prestaties van de kandidaat tijdens het interview een eerlijke beoordeling van zijn sterke en zwakke punten. Benadruk specifieke voorbeelden of situaties om uw beoordeling te onderbouwen. Wees positief in je feedback en geef waar nodig suggesties voor verbetering.

5. Aanbevelingen: Beëindig het verslag van het sollicitatiegesprek door aanbevelingen te doen over de geschiktheid van de kandidaat voor de functie. Geef redenen waarom de kandidaat geschikt is. Als er problemen zijn, vermeld deze dan samen met aanbevelingen voor verdere evaluatie of verbeterpunten.

Sjablonen voor interviewverslagen

Om u tijd en moeite te besparen bij het maken van uw rapport, kunt u vooraf gedefinieerde sjablonen gebruiken.

Hier zijn twee voorbeelden van sjablonen die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van wervingsbureaus en interne HR-afdelingen:

(Deze sjablonen zijn ingebouwd in onze Noota-tool voor interviewassistenten)

Sjabloon voor rapportage van het agentschap:

[Logo van het wervingsbureau]
‍
[Datum]
‍
Naam van het bedrijf
Adres van het bedrijf
stad. Staat. Postcode
‍
Onderwerp: Verslag van het sollicitatiegesprek - [naam van de kandidaat]
‍
Beste team van [Bedrijfsnaam],
‍
Ik schrijf om een uitgebreid verslag te geven van het sollicitatiegesprek met [naam kandidaat] voor de functie bij ons bedrijf. We waarderen de mogelijkheid om de geschiktheid van de kandidaat voor de functie te beoordelen en willen onze bevindingen graag delen.

Informatie over de kandidaat:

Naam van de kandidaat: [Naam van de kandidaat]
Functie gesolliciteerd voor: [Functietitel]
Datum van het interview: [Datum van het interview]
Interviewer (s): [Naam van de recruiter] en [Andere interviewers, indien van toepassing]
Evaluatie van het interview:
‍
Overzicht:
[Geef een kort overzicht van de algemene prestaties en indruk van de kandidaat tijdens het interview]
‍
Vaardigheden en kwalificaties:
[Evalueer de vaardigheden, kwalificaties en relevante ervaring van de kandidaat met betrekking tot de functie-eisen. Geef specifieke voorbeelden of voorbeelden die hun competentie aantonen]
‍
Culturele pasvorm:
[Beoordeel hoe goed de waarden, werkstijl en persoonlijkheid van de kandidaat aansluiten bij de cultuur van uw bedrijf. Overweeg hun aanpassingsvermogen, teamwerk en afstemming op de missie en waarden van de organisatie]
‍
Communicatieve vaardigheden:
[Evalueer de mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden van de kandidaat, inclusief zijn vermogen om ideeën te verwoorden, actief luisteren, duidelijkheid en professionaliteit]
‍
Technische vaardigheden:
[Evalueer de bekwaamheid van de kandidaat in de vereiste technische vaardigheden voor de functie. Noem eventuele specifieke tools, talen of systemen waarmee ze vertrouwd zijn en evalueer hun expertiseniveau]
‍
Sterke punten:
Benadruk de opvallende sterke punten van de kandidaat die hem of haar geschikt maken voor de functie. [Geef specifieke voorbeelden of voorbeelden die deze sterke punten aantonen]
‍
Gebieden voor ontwikkeling:
[Identificeer alle gebieden waar de kandidaat verbetering of ontwikkeling nodig heeft. Richt je op constructieve feedback in plaats van op kritiek en geef suggesties voor hoe ze deze gebieden kunnen aanpakken]
‍
Aanbeveling:
‍
Op basis van de beoordeling van het sollicitatiegesprek raden we [naam kandidaat] aan als potentiële kandidaat voor de functie [Functietitel]. Hun vaardigheden, kwalificaties en culturele fit maken hen tot een veelbelovende keuze voor onze organisatie. Wij geloven dat ze het potentieel hebben om een positieve bijdrage te leveren aan uw team.
‍
Houd er rekening mee dat deze aanbeveling is gebaseerd op onze beoordeling en moet worden overwogen naast andere factoren die relevant zijn voor uw aanwervingsbeslissing.
‍
Als u meer informatie nodig heeft of de aanbeveling in meer detail wilt bespreken, neem dan gerust contact met ons op. We waarderen onze samenwerking met uw bedrijf en kijken ernaar uit u verder te helpen bij het wervingsproces.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]
[Titel van de recruiter]
[Naam van het wervingsbureau]
[Contactgegevens]

Op het bedrijf gebaseerd rapportagesjabloon:

[Het logo van uw bedrijf]
‍
[Datum]
‍
[Bedrijfsnaam]
[Adres van het bedrijf]
[Stad, staat, postcode]
‍
Beste team van [Bedrijfsnaam],
‍
Betreft: Aanbeveling van de kandidaat
‍
Ik schrijf om een uitzonderlijke kandidaat aan te bevelen die ik onlangs heb geïnterviewd voor een functie binnen ons bedrijf. Na een zorgvuldige evaluatie van hun kwalificaties, vaardigheden en geschiktheid voor onze organisatie, ben ik van mening dat deze persoon een uitstekende aanvulling op ons team zou zijn.
‍
Informatie over de kandidaat:
‍
Naam van de kandidaat: [Naam van de kandidaat]
Functie gesolliciteerd voor: [Functietitel]
Datum van het interview: Datum van het interview
Interviewer (s): [Uw naam] en [Andere interviewers, indien van toepassing]
‍
Overzicht:
[Geef een korte samenvatting van de kwalificaties, vaardigheden en ervaring van de kandidaat]
‍
Sterke punten:
[Benadruk de sterke punten van de kandidaat en hoe deze aansluiten bij de vereisten van ons bedrijf. Geef specifieke voorbeelden of voorbeelden die deze kracht aantonen]
‍
Ervaring en kwalificaties:
[Evalueer de relevante werkervaring, opleiding en kwalificaties van de kandidaat. Evalueer hoe goed hun achtergrond aansluit bij de behoeften van ons bedrijf]
‍
Technische vaardigheden:
[Evalueer de vaardigheid van de kandidaat in de vereiste technische vaardigheden voor de functie. Noem eventuele specifieke tools, talen of systemen waarmee ze vertrouwd zijn en evalueer hun expertiseniveau]
‍
Culturele pasvorm:
[Beoordeel hoe goed de waarden, werkstijl en persoonlijkheid van de kandidaat aansluiten bij onze bedrijfscultuur. Overweeg hun aanpassingsvermogen, flexibiliteit en afstemming op de missie en waarden van onze organisatie]
‍
Aanbeveling:
Op basis van mijn beoordeling raad ik ten zeerste aan om [naam kandidaat] te overwegen voor de functie [Functietitel]. Hun vaardigheden, ervaring en culturele fit maken hen tot een sterke kandidaat die het potentieel heeft om aanzienlijk bij te dragen aan het succes van ons bedrijf.
‍
Ik ben beschikbaar om deze aanbeveling verder te bespreken of indien nodig aanvullende informatie te verstrekken. Bedankt dat je mijn aanbeveling in overweging hebt genomen en ik kijk uit naar je beslissing.
‍

Met vriendelijke groet,
[Je naam]
[Jouw titel]
[Contactgegevens

Genereer een automatisch rapport met NOOTA!

‍

Stel je een tool voor waarmee je je sollicitatiegesprekken kunt opnemen, transcriberen en samenvatten op basis van een aangepast sjabloon.

Dat is wat Noota, onze AI-vergaderassistent, je laat doen.

Dit zijn de functies waarmee u in 3 klikken uw interviewverslag kunt maken:

• Automatische transcriptie: met Noota hoef je tijdens interviews je aandacht niet te verdelen tussen je kandidaat en het maken van aantekeningen. Noota neemt het hele interview op en transcribeert het, zodat er geen belangrijke details verloren gaan.
• Geautomatiseerd interviewrapport: na het interview maakt Noota gebruik van AI om het transcript te analyseren en belangrijke informatie te extraheren.
• Sjabloon op maat: Met Noota kunt u uw rapport structureren volgens een aangepast sjabloon dat voldoet aan uw specifieke behoeften en verwachtingen.
• Eenvoudigere communicatie: zodra het rapport is voltooid, kan het eenvoudig worden gedeeld en geëxporteerd in elk formaat, waardoor snelle en geïnformeerde besluitvorming mogelijk is.

Wilt u met één klik interviewverslagen genereren en eenvoudig een objectief en eerlijk beeld van uw kandidaten delen? Probeer Noota gratis uit.

Veelgestelde vragen

Q1. Hoe lang moet een sollicitatiegesprekverslag zijn?
‍
‍Een sollicitatiegesprekverslag moet beknopt en bondig zijn, meestal van één tot drie pagina's, afhankelijk van de complexiteit van de functie en de diepgang van de evaluatie.
‍

Q2. Kan ik een sjabloon voor een sollicitatiegesprek aanpassen?
‍
‍Absoluut! Sjablonen voor sollicitatiegesprekken kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften en vereisten van uw organisatie. Door het sjabloon af te stemmen op uw evaluatiecriteria, wordt de relevantie en effectiviteit ervan gegarandeerd.
‍

Q3. Moet ik persoonlijke meningen opnemen in het verslag?

‍Hoewel het verslag van het sollicitatiegesprek uw professionele beoordeling moet weerspiegelen, is het belangrijk om u te concentreren op objectieve observaties en op bewijzen gebaseerde evaluaties in plaats van op persoonlijke meningen of vooroordelen.
‍

Q4. Zijn de verslagen van sollicitatiegesprekken vertrouwelijk?

‍Ja, verslagen van sollicitatiegesprekken worden als vertrouwelijk beschouwd en mogen alleen worden gedeeld met relevante belanghebbenden die betrokken zijn bij het wervingsproces. Het is van cruciaal belang dat de richtlijnen inzake privacy en gegevensbescherming worden nageleefd.
‍

Q5. Kunnen verslagen van sollicitatiegesprekken worden gedeeld met kandidaten?
‍
‍Doorgaans zijn sollicitatieverslagen alleen voor intern gebruik en worden ze niet gedeeld met kandidaten. Organisaties kunnen er echter voor kiezen om als onderdeel van het wervingsproces feedbacksamenvattingen of observaties op hoog niveau aan kandidaten te verstrekken, waarbij vertrouwelijkheid en privacy in het achterhoofd worden gehouden.

‍