Dwalen jullie teamvergaderingen vaak af en worden belangrijke zaken niet besproken?  

Dat is waar de Level 10 Meeting uitkomst biedt: een bewezen, gestructureerd vergaderformat dat leidinggevende teams helpt om op koers te blijven.

In dit artikel bieden we je een gestructureerd sjabloon om deze aanpak te implementeren in je  managementvergaderingen.

Wat is een Level 10 Meeting?

Een Level 10 Meeting (L10) is een krachtig, gestructureerd vergaderformat dat leidinggevende teams helpt om op één lijn te blijven, problemen effectief op te lossen en de focus te behouden op hun belangrijkste doelen.

Het is een essentieel onderdeel van het Entrepreneurial Operating System (EOS), dat tot doel heeft de bedrijfsvoering te verbeteren door middel van eenvoudige maar effectieve werkwijzen.

De naam "Level 10" komt voort uit het gebruik om de vergadering aan het einde op een schaal van 1 tot 10 te beoordelen. Een score van 10 betekent dat de vergadering zeer productief en waardevol was—het type vergadering dat elk team wil hebben.

Level 10 Meetings zijn ontworpen om elke week op dezelfde dag en tijd plaats te vinden. Ze duren strikt 90 minuten en elke minuut is ingepland, wat zorgt voor een gerichte en efficiënte discussie.

Elke vergadering volgt een specifieke agenda die prioriteit geeft aan de grootste uitdagingen van het team en helpt om elkaar verantwoordelijk te houden voor belangrijke resultaten. Deze structuur helpt tijdverspilling te elimineren, houdt iedereen op één lijn en zorgt ervoor dat belangrijke kwesties worden aangepakt in plaats van vooruitgeschoven.

De agenda voor een Level 10 Meeting bevat verschillende vaste onderdelen :

• Een korte 'segue', waarbij iedereen goed nieuws deelt om een positieve toon te zetten.
• Een beoordeling van de scorecard
• Een check van de voortgang op kwartaaldoelen (ook wel "Rocks" genoemd),
• Een bespreking van belangrijke klant- of medewerkersupdates.
• "IDS"-sectie (Identify, Discuss, Solve), waarin het team samenwerkt om problemen te identificeren, de bronoorzaken te bespreken en ze op te lossen.
• Een samenvatting van de actiepunten en een korte beoordeling door de deelnemers over de effectiviteit van de vergadering.

Level 10 Meeting-sjabloon

Een goed gestructureerd sjabloon dat je helpt bij het leiden van een effectieve Level 10 Meeting. Hieronder vind je een gebruiksvriendelijk sjabloon dat je kunt personaliseren en kopiëren/plakken voor je eigen vergaderingen.

• Vergaderdetails
  • Datum: [Datum invoegen]
  • Tijd: [Tijd invoegen]
  • Facilitator: [Naam invoegen]
  • Notulist: [Naam invoegen]
• 1. Segue (5 minuten)
  • Doel: Een positieve toon zetten voor de vergadering.
  • Elke deelnemer deelt een stukje goed nieuws (persoonlijk of professioneel) om de vergadering op een positieve manier te beginnen.
• 2. Scorecard-review (5 minuten)
  • Doel: Belangrijke statistieken doornemen om te zorgen dat het team op koers ligt.
  • Loop de 5 tot 15 belangrijkste statistieken na. Elke eigenaar van een statistiek geeft aan of deze "op koers" of "niet op koers" is. Punten die niet op koers liggen, worden verplaatst naar de Problemenlijst om later te bespreken.
• 3. Rock-review (5 minuten)
  • Doel: De voortgang van kwartaaldoelen (Rocks) controleren.
  • Elke eigenaar van een Rock geeft een update: "op koers" of "niet op koers". Punten die niet op koers liggen, worden toegevoegd aan de Problemenlijst.
• 4. Klant-/medewerkersnieuws (5 minuten)
  • Doel: Belangrijk nieuws delen met betrekking tot klanten of medewerkers.
  • Teamleden delen opvallende updates, of deze nu positief of negatief zijn. Positieve updates worden gevierd en problemen worden naar de Problemenlijst verplaatst voor latere bespreking.
• 5. Review van de actielijst (5 minuten)
  • Doel: De actiepunten uit de vorige vergadering doornemen.
  • Loop elk actiepunt na. Markeer items als "klaar" of "niet klaar". Onvoltooide items worden meegenomen naar de volgende keer of toegevoegd aan de Problemenlijst.
• 6. IDS (Identificeren, Bespreken, Oplossen) (60 minuten)
  • Doel: De belangrijkste problemen waar het team voor staat aanpakken en oplossen.
  • Identificeren: Maak een lijst van de problemen die aandacht vereisen.
  • Bespreken: Prioriteer de top 3 problemen en voer een open discussie om de kernoorzaak te achterhalen.
  • Oplossen: Ontwikkel concrete oplossingen en wijs verantwoordelijkheden toe om de problemen op te lossen.
• 7. Afronding (5 minuten)
  • Doel: De vergadering afsluiten en zorgen voor onderlinge afstemming.
  • Vat alle nieuwe actiepunten en toewijzingen samen.
  • Elke deelnemer beoordeelt de vergadering op een schaal van 1 tot 10. Bespreek eventuele feedback om toekomstige vergaderingen te verbeteren.

Agenda en notulen voor de Level 10 Meeting met Noota

Noota helpt om Level 10 Meetings nog effectiever te maken door het notuleren te automatiseren en de verslaglegging te stroomlijnen:

• Geautomatiseerde opname en transcriptie: Met Noota hoef je je geen zorgen meer te maken over het maken van gedetailleerde notities tijdens vergaderingen. Noota neemt de volledige discussie op en transcribeert deze in real-time, zodat elk woord nauwkeurig wordt vastgelegd. Zo kan je team zich volledig concentreren op het gesprek in plaats van op het notuleren.
• Aanpasbare agendatemplate: Met Noota kun je je agendatemplate aanpassen aan je specifieke behoeften. Of het nu gaat om een projectupdate of een strategische planningssessie, de flexibele templates van Noota maken het eenvoudig om de agenda aan te passen aan het type vergadering dat je leidt.
• Aanpasbare samenvatting: Elke vergadering heeft andere prioriteiten. Of je nu werkt aan een financiële beoordeling, een projectupdate of een brainstormsessie met het team, met Noota kun je je vergaderverslag aanpassen om precies datgene te benadrukken wat voor die specifieke sessie van belang is. Zo weet iedereen na afloop precies wat de belangrijkste conclusies zijn.
• Snel en eenvoudig delen: Zodra de vergadering is afgelopen, kun je de notulen eenvoudig delen met je team via Noota. Met slechts één klik verstuur je het gestructureerde verslag naar alle betrokkenen, zodat iedereen op de hoogte blijft en op één lijn zit.
• Integreert met je dagelijkse tools: Noota integreert naadloos met de tools die je al gebruikt, zoals projectmanagementsoftware, e-mail en agenda's. Dankzij deze integratie kun je de resultaten en actiepunten van vergaderingen bijhouden zonder tussen verschillende platforms te hoeven schakelen, wat het hele proces efficiënter maakt.

Wil je het maximale uit je level 10-vergaderingen halen? Probeer Noota gratis.