Ihr Bewerbermanagementsystem steckt voller Daten.

Doch wahrscheinlich nutzen Sie nur einen Bruchteil davon.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche ATS-Berichte Sie unbedingt im Blick behalten sollten.

1. Time to Fill vs. Time to Hire

‍Die Time to Fill misst, wie lange es dauert, eine offene Stelle zu besetzen – von der Genehmigung oder Ausschreibung bis zur Annahme des Angebots durch den Kandidaten.

Die Auswertung dieses Berichts in Ihrem ATS hilft Ihnen bei der Beantwortung folgender Fragen:

• Dauert die Besetzung von Stellen im Vergleich zu Branchenstandards zu lange?
• Ist Ihre Sourcing-Strategie effizient genug?
• Bremsen interne Genehmigungsprozesse oder Engpässe den Ablauf?

Wenn Ihr ATS zeigt, dass die Time to Fill kontinuierlich steigt, könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass Sie das Sourcing optimieren, das Screening beschleunigen oder Entscheidungsprozesse straffen müssen.

2. Interview-Bericht im ATS mit Noota

Noota erweitert Ihr ATS um detaillierte Interview-Analysen, die über einfache Statusänderungen weit hinausgehen.

• Strukturierte Interviewnotizen und Zusammenfassungen
Jedes Interview – ob online, persönlich oder telefonisch – wird aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst.
Noota verwandelt rohe Audiodaten in strukturierte Notizen, die wichtige Antworten, Aufgaben und Bewertungspunkte für Einstellungsentscheidungen hervorheben.

• Bewertungsraster und Scorecards
Anstatt verstreutes Feedback zu sammeln, kann Noota automatisch standardisierte Scorecards auf Basis Ihrer definierten Kriterien (wie Fachkenntnisse, Kommunikation, kulturelle Passung) ausfüllen. So wird jeder Kandidat nach demselben Schema bewertet – ohne Rätselraten und ohne Voreingenommenheit.

• Wichtige Kennzahlen aus allen Interviews
Ihr ATS-Bericht kann nun Kennzahlen wie durchschnittliche Interviewbewertungen, Konversionsraten vom Interview zum Angebotund sogar das Verhältnis von Interviews zu Einstellungen anzeigen – Kennzahlen, die Ihnen helfen, Effizienz und Qualität der Interviewszu beurteilen. Ein Verhältnis von Interviews zu Einstellungen zeigt Ihnen beispielsweise, wie viele Gespräche für eine Einstellung nötig sind, sodass Sie Ihre Vorauswahl oder Fragetechniken kontinuierlich optimieren können.

• Trends durch Conversation Intelligence
Über die reine Bewertung hinaus liefert Noota Erkenntnisse darüber, wie die Gesprächsdynamik verläuft – zum Beispiel, wer am meisten spricht, wie Antworten den Erwartungen entsprechen oder welche Themen am häufigsten zur Sprache kommen. Diese Muster helfen Ihnen dabei, die Stärken von Kandidaten und die Effektivität von Vorstellungsgesprächen in großem Maßstab zu verstehen.

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3. Einstellungsquelle / Kanaleffektivität

Der Bericht zur Einstellungsquelle schlüsselt Ihre Einstellungen nach der Quelle auf, über die sie zustande kamen – Jobbörsen, Ihre Karriereseite, Mitarbeiterempfehlungen, soziale Medien, Personalvermittler oder andere Kanäle. Was diese Kennzahl so wertvoll macht, ist, dass sie sich auf erfolgreiche Einstellungenkonzentriert und nicht nur darauf, wo Kandidaten zum ersten Mal in Ihrem Bewerbungsprozess aufgetaucht sind.

Anstatt zu raten, welche Kanäle effektiv sind, zeigt Ihnen dieser Bericht den tatsächlichen Einfluss jeder Quelle auf Ihre Einstellungsergebnisse.

Kanaleffektivität

Die meisten modernen ATS-Plattformen gehen über reine Quellenstatistiken hinaus und beinhalten Kennzahlen zur Kanaleffektivität. Diese zeigen Ihnen nicht nur, woher Kandidaten kommen, sondern auch, wie gut jeder Kanal Talente in Einstellungen umwandelt .

4. Funnel- & Conversion-Berichte

Ein Conversion-Bericht für Ihren Recruiting-Prozess unterteilt diesen in verschiedene Phasen – zum Beispiel: Bewerbung → Vorauswahl → Vorstellungsgespräch → Angebot → Einstellung.
Ihr Bewerbermanagementsystem (ATS) stellt dies als Trichter dar, bei dem die Anzahl der Kandidaten in jeder Phase abnimmt. Diese Visualisierung macht es leicht zu erkennen, an welcher Stelle die meisten Bewerber abspringen, sodass Sie Ihre Optimierungsmaßnahmen gezielt auf die kritischen Schritte konzentrieren können.

Wichtige Conversion-Kennzahlen

• Conversion-Raten zwischen den Phasen: Diese geben an, welcher Prozentsatz der Kandidaten von einem Schritt zum nächsten gelangt – z. B. von der Bewerbung zur Vorauswahl, von der Vorauswahl zum Vorstellungsgespräch oder vom Gespräch zum Angebot. Sinkende Zahlen zeigen Ihnen hier, welche Übergangspunkte optimiert werden müssen.
• Abbruchquoten: Diese zeigen, wo Kandidaten den Prozess vorzeitig verlassen. Eine hohe Abbruchquote in einer bestimmten Phase deutet meist auf ein Problem im Prozess hin – etwa zu viele Fragen bei der Vorauswahl oder lange Wartezeiten auf Einladungen zum Vorstellungsgespräch.
• Gesamt-Conversion des Trichters: Dies ist der Überblick über das Ganze – der Prozentsatz der ursprünglichen Bewerber, die letztlich eingestellt werden. Ein Vergleich dieser Zahl über verschiedene Rollen oder Zeiträume hinweg zeigt Ihnen, wo der Durchsatz am stärksten oder schwächsten ist.

5. Kosten pro Einstellung & Analyse der Recruiting-Ausgaben

‍Die Kosten pro Einstellung messen die Gesamtkosten , die Ihrem Unternehmen für die Besetzung einer Stelle entstehen – nicht nur das Gehalt, sondern sämtliche Ausgaben während des gesamten Recruiting-Prozesses.

Konkret umfasst dies interne Kosten (Zeitaufwand Ihrer Recruiter, Einbindung der Hiring Manager, Mitarbeiterempfehlungsprämien, ATS-Abonnements) sowie externe Kosten (Gebühren für Stellenbörsen, Agenturhonorare, Werbekosten, Reise- oder Umzugskostenzuschüsse für Kandidaten). Sie berechnen diese Kennzahl, indem Sie alle Ausgaben addieren und durch die Anzahl der Einstellungen in einem festgelegten Zeitraum teilen.

6. Einstellungsqualität & Frühfluktuation

‍Die Einstellungsqualität ist eine Kennzahl, die den Mehrwert bewertet, den Ihre neuen Mitarbeiter in das Team einbringen , nachdem sie ihre Stelle angetreten haben.
Sie betrachtet dabei, wie leistungsfähig die neuen Mitarbeiter sind, wie schnell sie eingearbeitet sind und wie gut sie zu den Zielen und der Kultur Ihres Unternehmens passen.

Eine hohe Einstellungsqualität führt in der Regel zu höherer Produktivität, einem reibungsloseren Onboarding und besseren langfristigen Ergebnissen

Wie Ihnen ein ATS bei der Messung der Einstellungsqualität hilft

Ihr ATS kann verschiedene Signale erfassen, um diese Kennzahl zu quantifizieren, darunter:

• Leistungsindikatoren aus Ihren HR-Daten (wie Managerbewertungen oder das Erreichen von Zielen).
• Bindungsdaten – ob ein neuer Mitarbeiter über einen kritischen Zeitraum (in der Regel 6 oder 12 Monate) im Unternehmen bleibt.
• Zeit bis zur Produktivität, die zeigt, wie schnell neue Mitarbeiter das erwartete Leistungsniveau erreichen.
• Frühzeitige Fluktuation, die diejenigen erfasst, die das Unternehmen kurz nach dem Start wieder verlassen.

7. Berichte zu Kandidatenaktivität und -engagement

Moderne ATS-Plattformen erfassen Kennzahlen zu Kandidatenaktivität und -engagement, die Ihnen einen Einblick geben, wie aktiv Kandidaten mit Ihren Stellenanzeigen, der Kommunikation und den Auswahlprozessen interagieren. Dies hilft Ihnen, Reibungspunkte zu erkennen und die Erfahrung insgesamt zu verbessern.

Beispiele für wichtige Engagement-Kennzahlen in Ihrem ATS

• Öffnungs- und Antwortraten bei E-Mails: Sehen Sie, wie Kandidaten auf Ihre Ansprache reagieren.
• Abschlussrate bei Bewerbungen: Erfasst Abbrüche während des Ausfüllens von Formularen oder bei Auswahlprozessen.
• Teilnahmequote bei Vorstellungsgesprächen: Zeigt, wie oft geplante Gespräche tatsächlich stattfinden.
• Annahmequote bei Stellenangeboten: Verrät Ihnen, ob Kandidaten Ihre Angebote annehmen oder ablehnen.
• Kandidaten-NPS: Misst die allgemeine Zufriedenheit mit Ihrem Rekrutierungsprozess.

8. Berichte zu Angebotsannahmen & Interviewergebnissen

Die Angebotsannahmequote ist einer der einfachsten und zugleich aussagekräftigsten Berichte, die Ihr ATS erstellen kann. Sie zeigt den Prozentsatz der Kandidaten, die Ihre Angebote annehmen, im Vergleich zur Gesamtzahl der unterbreiteten Angebote. Eine hohe Annahmequote bedeutet in der Regel, dass Ihr Stellenangebot – einschließlich Rollenklarheit, Vergütung und Arbeitgebermarke – bei den von Ihnen umworbenen Talenten gut ankommt. Umgekehrt weist eine niedrige Annahmequote auf Diskrepanzen bei den Erwartungen, der Kommunikation oder der Wettbewerbsfähigkeit am Markt hin.

Dieser Bericht ist wichtig, da er den letzten und wirkungsvollsten Schritt des Einstellungsprozesses betrifft – ob ein Kandidat „Ja“ sagt oder absagt.

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