Je ATS staat vol met data.

Maar de kans is groot dat je slechts een klein deel ervan bekijkt.

In dit artikel ontdek je de belangrijkste ATS-rapporten om in de gaten te houden.

1. Time to Fill versus Time to Hire

‍Time to Fill meet hoe lang het duurt voordat je bedrijf een openstaande vacature invult, vanaf het moment dat de vacature is goedgekeurd of geplaatst tot het moment dat de kandidaat het aanbod accepteert.

Door dit rapport in je ATS bij te houden, kun je vragen beantwoorden zoals:

• Duren vacatures te lang om in te vullen in vergelijking met branchebenchmarks?
• Werkt je wervingsstrategie snel genoeg?
• Vertragen interne goedkeuringen of knelpunten het proces?

Als je ATS laat zien dat de time to fill toeneemt, kan dit wijzen op de noodzaak om werving te stroomlijnen, screening te versnellen of besluitvormingsprocessen aan te scherpen.

2. Interview ATS-rapport met Noota

Noota verrijkt je ATS met diepgaande interviewanalyses die je niet kunt halen uit alleen eenvoudige statuswijzigingen.

• Gestructureerde interviewnotities en samenvattingen
Elk interview — online, persoonlijk of telefonisch — wordt opgenomen, uitgeschreven en samengevat.
Noota zet ruwe audio om in overzichtelijke notities waarin de belangrijkste antwoorden, actiepunten en evaluatiepunten voor wervingsbeslissingen worden uitgelicht.

• Evaluatieroosters en scorekaarten
In plaats van versnipperde feedback kan Noota automatisch gestandaardiseerde scorekaarten invullen op basis van door jou gedefinieerde criteria (zoals vaardigheden, communicatie, culturele fit). Dit betekent dat elke kandidaat volgens hetzelfde kader wordt beoordeeld — geen giswerk, geen vooroordelen.

• Kerncijfers van alle interviews
Je ATS-rapport kan nu zaken tonen zoals gemiddelde interviewscores, conversieratio's van interview naar aanbod, en zelfs de ratio van interview naar aanname — statistieken die je helpen bij het beoordelen van interviewefficiëntie en -kwaliteit. De ratio van interview naar aanname laat bijvoorbeeld zien hoeveel gesprekken er nodig zijn om iemand aan te nemen, zodat je het selectieproces of de vraagstelling in de loop van de tijd kunt verfijnen.

• Trends in gespreksintelligentie
Naast het scoren legt Noota inzichten vast over hoe het gesprek verloopt — zoals wie het meest aan het woord is, in hoeverre antwoorden overeenkomen met de verwachtingen of welke onderwerpen het vaakst ter sprake komen. Deze patronen helpen u om de sterke punten van kandidaten en de effectiviteit van sollicitatiegesprekken op grote schaal te begrijpen.

PROBEER NOOTA HIER GRATIS

3. Bron van aanname / Effectiviteit van kanalen

Het rapport 'Bron van aanname' onderverdeelt uw nieuwe medewerkers op basis van het kanaal via welk ze bij u terechtkwamen — vacaturesites, uw werken-bij-pagina, aanbevelingen door medewerkers, sociale media, wervingsbureaus of andere kanalen. Wat deze statistiek waardevol maakt, is dat de focus ligt op succesvolle aannames, en niet alleen op waar kandidaten voor het eerst in uw pipeline verschenen.

In plaats van te gokken welke kanalen effectief zijn, ziet u met dit rapport de werkelijke impact van elke bron op uw wervingsresultaten.

Effectiviteit van kanalen

De meeste moderne ATS-platformen kijken verder dan alleen ruwe aantallen per bron en bevatten statistieken over de effectiviteit van kanalen. Deze laten u niet alleen zien waar kandidaten vandaan komen, maar ook hoe goed elk kanaal talent omzet in daadwerkelijke aannames.

4. Trechter- & conversierapporten

Een conversierapport voor je funnel of pipeline verdeelt je wervingsproces in fasen — bijvoorbeeld: Gesolliciteerd → Gescreend → Geïnterviewd → Aanbod gedaan → Aangenomen.
Je ATS visualiseert dit als een trechter, waarbij het aantal kandidaten in elke fase afneemt. Dankzij dit visuele overzicht zie je eenvoudig waar de meeste kandidaten afhaken, zodat je je verbeteringen kunt richten op de stappen die dat het hardst nodig hebben.

Belangrijke conversiestatistieken om bij te houden

• Conversieratio's per fase: Dit geeft aan welk percentage kandidaten doorstroomt van de ene naar de volgende stap — bijvoorbeeld van sollicitatie naar screening, van screening naar interview, of van interview naar aanbod. Dalende cijfers op deze punten laten zien welke overgangsmomenten optimalisatie behoeven.
• Uitvalpercentages: Deze laten zien waar kandidaten voortijdig de funnel verlaten. Een hoog uitvalpercentage in een specifieke fase wijst meestal op een knelpunt in het proces — zoals te veel screeningsvragen of lange wachttijden voor uitnodigingen voor een gesprek.
• Totale funnelconversie: Dit is het totaalplaatje — het percentage van de oorspronkelijke sollicitanten dat uiteindelijk wordt aangenomen. Door dit cijfer te vergelijken tussen verschillende rollen of periodes, zie je waar de doorstroom het sterkst of het zwakst is.

5. Kosten per aanname & Analyse van wervingsuitgaven

‍Kosten per aanname meet de totale kosten die je bedrijf maakt om een vacature in te vullen — niet alleen het salaris, maar alle wervingskosten die gedurende het proces zijn gemaakt.

In de praktijk omvat dit interne kosten (de tijd van je recruiters, betrokkenheid van hiring managers, referralbonussen, ATS-abonnementen) en externe kosten (kosten voor vacaturesites, bureaukosten, advertenties, reiskosten of verhuisvergoedingen voor kandidaten). Je berekent dit door al deze uitgaven bij elkaar op te tellen en te delen door het aantal aannames in een bepaalde periode.

6. Kwaliteit van de aanname & vroegtijdig verloop

‍Kwaliteit van de aanname is een maatstaf die de waarde evalueert die je nieuwe medewerkers toevoegen aan het team nadat ze zijn begonnen.
Het kijkt naar hoe goed nieuwe medewerkers presteren, hoe snel ze ingewerkt zijn en hoe goed ze passen bij de doelen en cultuur van je organisatie.

Een hoge kwaliteit van aanname betekent meestal een hogere productiviteit, een soepeler inwerktraject en betere resultaten op de lange termijn

Hoe een ATS je helpt de kwaliteit van aanname te meten

Je ATS kan verschillende signalen bijhouden om deze maatstaf te kwantificeren, waaronder:

• Prestatie-indicatoren uit je HR-gegevens (zoals beoordelingen door managers of het behalen van doelen).
• Retentiegegevens — of een nieuwe medewerker na een kritieke periode (meestal 6 of 12 maanden) in dienst blijft.
• Tijd tot productiviteit, wat laat zien hoe snel nieuwe medewerkers het verwachte prestatieniveau bereiken.
• Vroegtijdig verloop, wat inzicht geeft in medewerkers die kort na hun start weer vertrekken.

7. Rapporten over kandidaatactiviteit en -betrokkenheid

Moderne ATS-platformen houden statistieken over kandidaatactiviteit en -betrokkenheidbij, waardoor u inzicht krijgt in hoe actief kandidaten omgaan met uw vacatures, communicatie en selectieprocedures. Dit helpt u knelpunten te identificeren en de algehele ervaring te verbeteren.

Voorbeelden van belangrijke betrokkenheidsstatistieken in uw ATS

• Openings- en responspercentages van e-mails: Zie hoe kandidaten reageren op uw benadering.
• Conversiepercentage van sollicitaties: Houdt afhakers bij tijdens het invullen van formulieren of selectiestappen.
• Opkomstpercentage bij sollicitatiegesprekken: Laat zien hoe vaak geplande gesprekken daadwerkelijk plaatsvinden.
• Acceptatiepercentage van aanbiedingen: Geeft aan of kandidaten uw aanbod accepteren of afwijzen.
• Kandidaat-NPS: Meet de algehele tevredenheid over uw wervingservaring.

8. Rapporten over aanbodacceptatie en sollicitatie-uitkomsten

Het acceptatiepercentage van aanbiedingen is een van de eenvoudigste maar krachtigste rapporten die uw ATS kan genereren. Het toont het percentage kandidaten dat uw aanbod accepteert in verhouding tot het totaal aantal uitgebrachte aanbiedingen. Een hoog acceptatiepercentage betekent meestal dat uw vacatureaanbod — inclusief de duidelijkheid van de rol, de arbeidsvoorwaarden en uw werkgeversmerk — aansluit bij het talent dat u wilt aantrekken. Omgekeerd wijst een laag acceptatiepercentage op hiaten in de verwachtingen, communicatie of marktconformiteit.

Dit rapport is belangrijk omdat het betrekking heeft op de laatste en meest impactvolle stap van de wervingstrechter — of een kandidaat "ja" zegt of afhaakt.

‍