Der vollständige Leitfaden für Vorab-Interviews

Es ist frustrierend, Stunden damit zu verbringen, eine ganze Reihe von Kandidaten zu interviewen, ohne am Ende die passende Person zu finden.

Was wäre, wenn Sie das vermeiden könnten?

Ein gut durchgeführtes Pre-Screening-Interview kann Ihnen dabei helfen.

In diesem Artikel führen wir Sie durch alles, was Sie über Pre-Screening-Interviews wissen müssen – von den richtigen Fragen über das Erkennen von Warnsignalen bis hin zur Optimierung des gesamten Prozesses.

Was ist der Zweck eines Pre-Screening-Interviews?

Ein Pre-Screening-Interview ist ein kurzes Telefonat, das in der Regel 15 bis 20 Minuten dauert und es Ihnen ermöglicht, wichtige Details zu Ihren Kandidaten zu überprüfen. Es hilft bei der Einschätzung, ob sich ein ausführliches Vorstellungsgespräch lohnt, indem diejenigen herausgefiltert werden, die die grundlegenden Anforderungen für die Stelle nicht erfüllen.

Durch die Durchführung dieses ersten Gesprächs:

• Reduzieren Sie sofort die Anzahl der Kandidaten, auf die Sie sich konzentrieren müssen. Können Sie schnell feststellen, ob der Hintergrund des Kandidaten zur Stelle passt.
• Haben Sie die Möglichkeit, den Kommunikationsstil und die Persönlichkeit des Kandidaten zu bewerten jenseits ihres Lebenslaufs. Wenn sie vage sind oder uninteressiert wirken, wissen Sie sofort, dass sie möglicherweise nicht in Ihr Team passen.
• Erhalten Sie ein klares Bild von der Verfügbarkeit des Kandidaten. Wenn Sie jemanden brauchen, der sofort anfängt, der Kandidat aber eine lange Kündigungsfrist hat, wissen Sie frühzeitig, dass er möglicherweise nicht in Ihren Zeitplan passt.
• Können Sie zudem alle Fragen klären zur Rolle, um sicherzustellen, dass es später keine Unklarheiten gibt.

Tipps und Tricks für ein Pre-Screening-Interview

Bei der Durchführung eines Pre-Screening-Interviews ist es wichtig, einige bewährte Methoden zu beachten, um die benötigten Informationen zu sammeln und gleichzeitig eine positive Erfahrung für den Kandidaten zu schaffen. Hier sind die wichtigsten Dos and Don'ts.

Dos:

1. Seien Sie klar und präzise: Stellen Sie sich und das Unternehmen kurz vor und erläutern Sie die Rolle. Dies gibt den richtigen Ton an und stellt sicher, dass der Kandidat genau weiß, warum Sie ihn kontaktieren. Zeit ist wertvoll. Konzentrieren Sie sich daher im Gespräch auf wichtige Punkte wie Erfahrung, Verfügbarkeit und Gehaltsvorstellungen. Dadurch bleibt das Gespräch für beide Seiten effizient.
2. Standardisieren Sie Ihre Fragen: Eine festgelegte Liste von Fragen für alle Kandidaten ist entscheidend. Sie sorgt für Fairness und Konsistenz und ermöglicht es Ihnen, die Antworten der Bewerber besser zu vergleichen. Fragen Sie nach relevanten Erfahrungen, der Motivation für die Stelle und dem Verständnis für Ihr Unternehmen. So erhalten Sie die Informationen, die Sie benötigen, um schnell zu beurteilen, ob der Kandidat zu Ihnen passt.
3. Schaffen Sie einen offenen Dialog: Ermutigen Sie den Kandidaten, Fragen zu stellen und seine Erfahrungen näher zu erläutern. Sie suchen nicht nur jemanden mit den richtigen Fähigkeiten, sondern auch jemanden, der sich für Ihr Unternehmen begeistert. Wenn Sie zeigen, dass Sie offen für Fragen sind, fördern Sie ein Gespräch auf Augenhöhe statt eines einseitigen Verhörs.
4. Verkaufen Sie die Rolle: Denken Sie daran, dass ein Vorstellungsgespräch auch eine Gelegenheit ist, die Stelle und Ihr Unternehmen beim Kandidaten zu bewerben. Heben Sie die Vorteile der Position hervor und betonen Sie, was Ihr Unternehmen zu einem großartigen Arbeitgeber macht. Dies ist besonders bei schwer zu findenden Talenten entscheidend.

Was Sie vermeiden sollten:

1. Überstürzen Sie nichts: Auch wenn Pre-Screening-Interviews in der Regel kurz sind, sollten Sie sie nicht überhastet führen. Wenn sich das Gespräch gehetzt anfühlt, verpassen Sie möglicherweise wichtige Details oder hinterlassen beim Kandidaten einen schlechten Eindruck von Ihrem Unternehmen.
2. Ignorieren Sie keine Warnsignale: Wenn ein Kandidat vage antwortet, unvorbereitet wirkt oder es ihm an Begeisterung mangelt, sollten Sie dies notieren. Dies können erste Anzeichen dafür sein, dass der Kandidat nicht für die Stelle oder das Unternehmen geeignet ist.
3. Vergessen Sie nicht das Follow-up: Beenden Sie das Gespräch immer mit einem Ausblick auf die nächsten Schritte im Einstellungsprozess. Unabhängig davon, ob der Kandidat in die nächste Runde kommt oder nicht, zeugt eine klare Kommunikation von Professionalität und hinterlässt einen positiven Eindruck.

Beispiele für Fragen im Pre-Screening-Interview

In einem Pre-Screening-Interview ist es wichtig, die richtigen Fragen zu stellen, um fundierte Informationen über Ihre Kandidaten zu sammeln. Diese Fragen helfen Ihnen dabei, die Motivation, die Fähigkeiten, die Verfügbarkeit und die Eignung des Kandidaten für die Stelle einzuschätzen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Fragen, unterteilt in wichtige Kategorien.

1. Interesse und Motivation

Finden Sie zunächst heraus, warum sich der Kandidat für Ihr Unternehmen und die spezifische Position interessiert. So können Sie sein Engagement und seinen Enthusiasmus besser einschätzen.

Beispielfragen:

• „Was hat Sie dazu bewogen, sich auf diese Stelle zu bewerben?“
  
• „Was reizt Sie besonders an einer Mitarbeit in unserem Unternehmen?“
  

2. Verfügbarkeit

Es ist wichtig, die Verfügbarkeit eines Kandidaten zu kennen, insbesondere wenn Sie eine zeitnahe Besetzung anstreben. Klären Sie mögliche terminliche Konflikte lieber frühzeitig.

Beispielfragen:

• „Ab wann stünden Sie für einen Arbeitsbeginn zur Verfügung?“‍
• „Führen Sie derzeit Vorstellungsgespräche bei anderen Unternehmen?“‍

3. Gehaltsvorstellungen

Eine frühzeitige Klärung der Gehaltsvorstellungen spart im weiteren Verlauf Zeit. Sollten die Erwartungen des Kandidaten nicht mit Ihrem Budget übereinstimmen, ist es besser, dies so früh wie möglich zu erfahren.

Beispielfragen:

• „Welche Gehaltsvorstellungen haben Sie für diese Position?“‍
• „Gibt es einen bestimmten Gehaltsrahmen, den Sie anstreben?“
  

4. Fähigkeiten und Erfahrung

Es ist entscheidend, den Hintergrund des Kandidaten zu verstehen und zu prüfen, wie er zur Stelle passt. Nutzen Sie diese Fragen, um festzustellen, ob die erforderlichen Qualifikationen vorhanden sind.

Beispielfragen:

• „Können Sie mir von Ihren bisherigen Erfahrungen in einer ähnlichen Rolle berichten?“‍
• „Welche Fähigkeiten bringen Sie für diese Position mit, die Sie zu einem starken Kandidaten machen?“‍

5. Passung zur Rolle

Es ist wichtig zu beurteilen, wie gut der Kandidat zu Ihrer Unternehmenskultur und dem Team passt. Diese Fragen vermitteln Ihnen einen Eindruck von der Persönlichkeit und dem Arbeitsstil.

Beispielfragen:

• „Wie arbeiten Sie üblicherweise im Team?“‍
• „In welchem Arbeitsumfeld fühlen Sie sich am wohlsten?“‍

Wann ein Kandidat in die nächste Phase übergehen sollte

Woran erkennen Sie, ob ein Kandidat überzeugt? Hier ist eine Liste mit positiven und negativen Anzeichen, anhand derer Sie die Eignung bewerten können:

Positive Anzeichen, auf die Sie achten sollten

1. Klares Interesse an der Stelle und dem Unternehmen: Wenn der Kandidat seine Hausaufgaben gemacht hat und klar erklären kann, warum er von Ihrem Unternehmen und der Position begeistert ist, ist dies ein starker Indikator. Kandidaten, die durchdachte Fragen zu Ihrem Unternehmen oder den beruflichen Aufgaben stellen, zeigen echtes Interesse und Motivation.
2. Einschlägige Erfahrung und Fähigkeiten: Ein guter Kandidat wird nicht nur seine relevante Erfahrung hervorheben, sondern auch klare Verbindungen zwischen seinen früheren Rollen und den Verantwortlichkeiten der Stelle herstellen, für die er sich bewirbt. Achten Sie auf konkrete Beispiele, in denen sie die für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten unter Beweis gestellt haben.
3. Gute Kommunikation und Begeisterung: Achten Sie darauf, wie der Kandidat kommuniziert. Beantwortet er Ihre Fragen klar und sicher? Scheint er von der Rolle begeistert zu sein? Eine positive Einstellung und Energie während des Gesprächs sind gute Anzeichen dafür, dass der Kandidat diese Einstellung auch in die Stelle einbringt.
4. Angleichung der Erwartungen: Wenn die Gehaltsvorstellungen, die Verfügbarkeit und das Verständnis des Bewerbers für die Stelle mit dem übereinstimmen, was Ihr Unternehmen zu bieten hat, deutet dies auf eine gute Passung hin. Kandidaten, die in Bezug auf diese Aspekte flexibel oder realistisch sind, werden mit größerer Wahrscheinlichkeit reibungslos vorankommen.

Rote Flaggen , auf die man achten sollte

1. Vage oder ausweichende Antworten: Wenn der Kandidat Schwierigkeiten hat, klare Antworten zu geben, oder bestimmten Fragen auszuweichen scheint, könnte dies auf mangelnde Vorbereitung oder Transparenz hindeuten. Dies ist besonders besorgniserregend, wenn es um Lücken im Lebenslauf, Jobwechsel oder Gehaltsvorstellungen geht.
2. Mangelnder Enthusiasmus: Ein Kandidat, der an der Stelle oder Ihrem Unternehmen nicht besonders interessiert zu sein scheint, ist ein Warnsignal. Wenn er während des Gesprächs unmotiviert wirkt, kann dies darauf hindeuten, dass er sich wahllos auf mehrere Stellen bewirbt – oder schlimmer noch, dass er auch nach einer Einstellung nicht motiviert sein wird.
3. Fehlausrichtung der Erwartungen: Wenn die Erwartungen des Bewerbers in Bezug auf Gehalt, Leistungen oder berufliche Verpflichtungen weit von dem abweichen, was Sie anbieten können, ist es besser, dies frühzeitig zu erkennen. Eine erhebliche Lücke kann zu einem späteren Zeitpunkt im Prozess zu Zeitverschwendung führen.

Automatisieren Sie Ihren Pre-Screening-Prozess: Noota

Nach Abschluss Ihrer Vorstellungsgespräche ist es wichtig, die gesammelten Daten zu organisieren und zu analysieren. Hier kommen Tools wie Noota kann Ihre Prozesse erheblich straffen, Ihnen Zeit sparen und die Genauigkeit Ihrer Bewertungen steigern:

• ‍Automatische Transkription : Konzentrieren Sie sich bei Vorab-Interviews voll und ganz auf Ihr Gegenüber, anstatt sich mit hektischen Notizen aufzuhalten. Mit Noota wird das gesamte Gespräch automatisch transkribiert. So stellen Sie sicher, dass jedes Wort festgehalten wird, ohne dass Sie die Diskussion manuell protokollieren müssen.
• Strukturierte Zusammenfassungen: Eine der größten Herausforderungen nach einer Reihe von Vorstellungsgesprächen ist der Vergleich mehrerer Kandidaten. Noota erstellt für jedes Interview strukturierte Zusammenfassungen, mit denen Sie die wichtigsten Punkte auf einen Blick erfassen können. Die Aufbereitung aller Daten in einem einheitlichen Format erleichtert Ihnen die Entscheidungsfindung erheblich.‍
• Gesprächsanalyse : Die Analysefunktion von Noota geht noch einen Schritt weiter und erkennt Muster im Gesprächsverlauf – etwa den Grad der Begeisterung des Kandidaten, seinen Kommunikationsstil sowie die zentralen Kompetenzen, die er anspricht. ‍
• Verbessertes Bewerbererlebnis : Dank automatisierter Nachfassaktionen und des schnellen Zugriffs auf strukturierte Zusammenfassungen können Sie Kandidaten zügiger Feedback geben und so deren Gesamterfahrung positiv beeinflussen.

Sie möchten fundiertere Entscheidungen treffen? Testen Sie Noota kostenlos.