Llamadas telefónicas de Salesforce: una guía completa

Si utiliza Salesforce, hay buenas noticias: puede gestionar cada llamada directamente desde su CRM.

Con la configuración adecuada, dedicará menos tiempo a registrar y más tiempo a interactuar.

En este artículo, aprenderá a configurar las llamadas telefónicas dentro de Salesforce y a solucionar problemas comunes de llamadas.

Cómo configurar las llamadas en Salesforce

Salesforce facilita realizar llamadas directamente desde su CRM. Puede contactar a clientes potenciales, registrar conversaciones y hacer seguimiento, todo sin cambiar de herramienta.

Paso 1: Elija su método de llamada

Salesforce le ofrece dos opciones principales:

• Salesforce Sales Dialer: Una herramienta de llamadas nativa integrada en Salesforce.
• Integración CTI de terceros: Conecte una plataforma de llamadas externa como Aircall, RingCentral o Zoom Phone.

Si desea una configuración sencilla, utilice el Sales Dialer.
Si ya utiliza otra herramienta telefónica, una integración CTI podría ser mejor.

Puede encontrar todas las integraciones disponibles en Salesforce AppExchange.

Paso 2: Habilite el Dialer en su organización

Para usar el Sales Dialer integrado, su administrador debe activarlo.

Vaya a Setup > Dialer Settings y habilítelo para los perfiles de usuario correctos.
También puede decidir quién puede grabar llamadas y cómo se registran las llamadas.

Una vez habilitado, los representantes verán el icono de teléfono en sus registros de prospectos, contactos u oportunidades.

Al hacer clic en él, se abre el teclado de marcación y se inicia la llamada.

Paso 3: Asignar números del marcador

Puede asignar un número virtual a cada usuario.
Este número aparece como identificador de llamadas cuando realizan llamadas.

Vaya a Setup > Dialer Numbers, compre números según la ubicación y asígnelos a los usuarios.

Este paso garantiza que su equipo no tenga que usar sus teléfonos personales.

Si utiliza un CTI de terceros, esta configuración se realiza en la propia aplicación.

Paso 4: Configurar el registro de llamadas y el buzón de voz

Es importante que cada llamada sea rastreada. En Dialer Settings, habilite el registro automático de llamadas.

También puede personalizar las opciones de resultado de la llamada, como «dejó un mensaje de voz» o «tuvo una conversación».

Salesforce le permite añadir mensajes de buzón de voz pregrabados también.
Esto ahorra tiempo al dejar el mismo mensaje para varios prospectos.

Paso 5: Pruebe su primera llamada

Una vez que todo esté configurado, pruébalo.

Ve a un registro de Contacto o Lead, haz clic en el icono del teléfono e intenta llamar.
Asegúrate de que el micrófono y los altavoces funcionen. Deberías ver que el registro de llamadas se actualiza automáticamente.

Si estás utilizando una integración CTI, abre el widget del teléfono y confirma que se sincroniza con Salesforce.

Paso 6: Capacita a tu equipo

Un breve recorrido es todo lo que tu equipo necesita. Muéstrales cómo:

• Iniciar llamadas desde cualquier registro
• Tomar notas en el registro de llamadas
• Usar mensajes de voz pregrabados
• Ver la actividad de llamadas anteriores

Solución de problemas del teléfono de Salesforce

Aquí te explicamos cómo solucionar problemas del teléfono de Salesforce sin estrés.

No encuentras el botón de llamada

Si el icono del teléfono no aparece en tus registros de Lead o Contacto, revisa tu configuración.

Comienza aquí:

• Ve a Configuración > Ajustes del Marcador y asegúrate de que la función esté habilitada.
• Verifica que tu perfil de usuario tenga permisos de Marcador.
• Confirma que el tipo de registro admita llamadas (Leads, Contactos, Oportunidades).

¿Todavía sin suerte? Actualiza tu navegador o cierra sesión y vuelve a iniciarla.
A veces, es así de simple.

Las llamadas no se conectan

Haces clic en el botón de llamada y no pasa nada. O la llamada se corta después de unos segundos.

Esto suele indicar problemas de red o del navegador.

Prueba estos pasos:

• Usa Google Chrome para un rendimiento óptimo.
• Asegúrate de que tu conexión a internet sea estable. Evita el Wi-Fi débil.
• Desactiva cualquier extensión del navegador que pueda bloquear ventanas emergentes o el acceso al micrófono.
• Borra la caché de tu navegador.

Si utilizas una integración CTI, asegúrate de que esté correctamente instalada y sincronizada con tu cuenta de Salesforce.

Reautoriza tu usuario si es necesario.

El audio no funciona

No puedes oír a la otra persona, o ellos no pueden oírte a ti.

Primero, comprueba tu dispositivo:

• ¿Están tus auriculares o micrófono conectados y funcionando?
• ¿Tus ajustes de audio apuntan al dispositivo correcto?

Luego, comprueba tu navegador:

• Haz clic en el icono del candado en la barra de URL.
• Asegúrate de que los permisos de micrófono y audio estén configurados en «Permitir».
• Reinicia el navegador si se realizaron cambios.

También es buena idea cerrar otras aplicaciones como Zoom o Teams.
Podrían estar acaparando tu micrófono o tus altavoces.

Los registros de llamadas no se guardan

Terminas la llamada, pero no aparece nada en la línea de tiempo de actividad.

En la mayoría de los casos, el problema está en las reglas de registro.

Ve a Configuración del Marcador y asegúrate de que:

• El registro automático esté habilitado.
• La disposición de la llamada (resultado) se seleccione antes de finalizar la llamada.

Sin eso, Salesforce podría omitir el registro.

Si utilizas un CTI, comprueba si el registro está correctamente asignado a los campos adecuados.

La integración no se sincroniza

¿Utilizas un sistema telefónico de terceros? A veces deja de sincronizarse con Salesforce.

En ese caso:

• Reconecte su aplicación CTI a través de AppExchange.
• Asegúrese de que sus credenciales de inicio de sesión no hayan caducado.
• Revise los registros de integración en busca de errores recientes.

Póngase en contacto con el soporte del proveedor de CTI si el problema persiste.

Llamadas de Salesforce: Precio y Reseña

Antes de usar Salesforce para llamadas, es conveniente entender el costo.

Esto es lo que necesita saber.

¿Cuánto cuestan las llamadas de Salesforce?

Salesforce Sales Dialer no está incluido en el plan gratuito. Es un complemento de pago para usuarios de Sales Cloud y Service Cloud.

Paga según sus necesidades:

• Marcador de entrada – 5 $ por usuario/mes
  Permite a los usuarios recibir llamadas de prospectos o candidatos.
• Marcador de salida – 25 $ por usuario/mes
  Añade llamada con un clic, envío directo a buzón de voz y registro de llamadas.
• Paquete de minutos de voz – 15 $ por organización/mes por 1.000 minutos
  Útil si su equipo realiza un gran volumen de llamadas.

Puede asignar números virtuales a su equipo. Estos tienen un costo adicional, pero le ofrecen una configuración sencilla.
Se acabó compartir líneas personales o hacer malabares con varias aplicaciones.

Si optas por una herramienta CTI de terceros como Aircall o RingCentral, los precios varían.
Pagarás tanto por el proveedor externo como, posiblemente, por las funciones de integración dentro de Salesforce.

¿Qué incluye?

El Marcador de Ventas integrado de Salesforce incluye:

• Llamada con un clic desde registros de contactos, clientes potenciales u oportunidades
• Registro automático de llamadas
• Seguimiento de resultados de llamadas
• Buzón de voz automático (en llamadas salientes)
• Grabación de llamadas opcional
• Vistas de listas de llamadas para una mayor productividad

Está diseñado para mantener todo dentro de tu CRM. No tienes que cambiar entre herramientas.

Es una gran ventaja para equipos ocupados.

¿Qué opinan los usuarios?

A la mayoría de los equipos les gusta lo bien que el Marcador se integra en Salesforce.

Los representantes de ventas aprecian la capacidad de llamar con un solo clic y registrar llamadas al instante.
A los gerentes les encanta la visibilidad de la actividad y los resultados del equipo.

Los usuarios dicen que es limpio, fiable y fácil de aprender.

Esto es lo que destacan:

✅ Configuración rápida dentro de Salesforce
✅ Experiencia fluida para las llamadas diarias
✅ Registros de llamadas y resultados claros
✅ Ahorra tiempo en la entrada manual

Pero no es perfecto.

Algunos usuarios comentan que el conjunto de funciones es básico en comparación con los marcadores avanzados.
No hay transcripción integrada ni análisis de IA.
Otros mencionan problemas ocasionales de calidad de llamada si la red es inestable.

Aun así, para muchos equipos, la comodidad supera las desventajas.

Y si quieres funciones avanzadas, Salesforce se integra con decenas de las principales plataformas telefónicas a través de AppExchange.

Noota: Notas e informes de llamadas con IA personalizadas

Cada llamada importa. Pero lo que haces después de la llamada es lo que realmente impulsa los resultados.

Ahí es donde Noota entra en juego.

¿Qué es Noota?

Noota es tu asistente de reuniones con IA. Escucha tus llamadas, comprende lo que se dice y lo convierte instantáneamente en notas estructuradas.

No solo genera una transcripción en bruto. Destaca lo esencial.

Obtendrás:

• Transcripción en tiempo real
• Resúmenes inteligentes
• Puntos clave y decisiones
• Acciones a seguir y próximos pasos

Todo estará listo al finalizar la llamada.

Cómo funciona Noota con Salesforce

Noota se integra a la perfección con Salesforce.

Puedes conectar Noota a tu entorno de Salesforce y vincularlo a tus llamadas, ya sea que uses Sales Dialer o un sistema telefónico de terceros.

Esto es lo que sucede:

1. Noota se une o graba tu llamada.
2. Captura todo: preguntas, respuestas y momentos importantes.
3. Crea automáticamente un resumen adaptado a tu flujo de trabajo.
4. Sincronizas las notas directamente con el contacto o la oportunidad correctos en Salesforce.

Todo permanece centralizado.
Todo tu equipo se mantiene alineado.

Resúmenes de llamadas personalizados hechos para ti

Noota no cree en las notas de talla única.

Puedes personalizar la estructura de tu resumen según tus necesidades:

• ¿Entrevistas con gerentes de contratación? Utiliza un formato de evaluación de candidatos.
• ¿Revisiones con clientes? Concéntrate en las actualizaciones y las preocupaciones.
• ¿Llamadas de ventas? Destaca las objeciones, los puntos de valor y los próximos pasos.

Tú controlas el diseño. Tú defines lo que importa.
La IA se adapta a tu proceso, y no al revés.

¿Quieres hacer un seguimiento más rápido, tomar mejores decisiones y evitar repetir las mismas preguntas? Prueba Noota gratis.