Microsoft Teams guarda el historial de reuniones, pero ¿dónde se almacena y quién puede acceder a él? ¿Se puede exportar?

Esta guía le mostrará cómo gestionar el historial de reuniones de Microsoft Teams de forma eficiente.

¿Existe un registro de las reuniones pasadas de Teams?

Microsoft Teams mantiene un registro de las reuniones pasadas, aunque el nivel de detalle varía según cómo se haya grabado y almacenado la reunión.

A diferencia de otras plataformas que ofrecen un "registro de reuniones" centralizado, Teams distribuye el historial de reuniones en diferentes secciones, incluyendo Calendario, Chat, Historial de llamadas y Grabaciones. 

Microsoft Teams conserva varios detalles clave sobre las reuniones pasadas, entre ellos:

• Fecha y hora de la reunión: Cada reunión programada o improvisada se registra con una marca de tiempo.
• Lista de participantes: Los nombres de los asistentes que se unieron a la reunión.
• Duración de la reunión: La duración total de la sesión.
• Chat y archivos compartidos: Las conversaciones y los documentos intercambiados durante la reunión.
• Grabaciones y transcripciones (si están habilitadas): Si la reunión fue grabada, el archivo se guarda en OneDrive o SharePoint.

Sin embargo, Teams no guarda automáticamente las transcripciones o resúmenes completos de las reuniones a menos que se haya habilitado un servicio de grabación o transcripción durante la sesión.

¿Quién puede acceder a los registros de las reuniones de Teams?

El acceso al historial de reuniones de Teams depende de los roles y permisos de usuario establecidos por su organización. A continuación, se detalla quién puede ver los registros y las grabaciones de las reuniones:

• Organizador de la reunión: Tiene acceso total a los detalles de la reunión, incluida la lista de participantes, el contenido compartido y las grabaciones.
• Participantes: Pueden acceder al historial del chat de la reunión, los archivos compartidos y las grabaciones (si los permisos lo permiten). Sin embargo, no pueden modificar ni eliminar los registros de la reunión.
• Administradores de TI: Tienen la capacidad de recuperar registros detallados de las reuniones, incluidos el historial de llamadas y las grabaciones, mediante el Centro de cumplimiento de Microsoft 365 y el Centro de administración de Teams.
• Invitados externos: Si se permite, los invitados externos pueden acceder a los chats de las reuniones y a los archivos compartidos, pero sus permisos suelen estar restringidos según las políticas de la organización.

Cómo acceder al historial de llamadas de Teams

A continuación, explicamos cómo acceder a su historial de llamadas tanto en equipos de escritorio como en dispositivos móviles.

1. ¿Dónde encontrar el historial de llamadas de Teams?

Su historial de llamadas se almacena en la pestaña Llamadas dentro de Microsoft Teams, separado de los registros de reuniones que se encuentran en las pestañas Calendario o Chat.

Para acceder a él:

En escritorio (Windows y Mac)

1. Abra Microsoft Teams.
2. Haga clic en la pestaña Llamadas en la barra lateral izquierda.
3. Selecciona "Historial" para ver tus llamadas recientes.

En dispositivos móviles (iOS y Android)

1. Abre la aplicación de Microsoft Teams.
2. Toca el icono de Llamadas en la parte inferior de la pantalla.
3. Ve a la pestaña Historial para ver tus llamadas anteriores.

En la sección del historial de llamadas, verás el nombre del contacto, la duración de la llamada y si fue una llamada perdida, entrante o saliente.

2. ¿Hasta qué fecha se puede consultar el historial de llamadas?

Microsoft Teams suele conservar los registros de llamadas durante 30 días de forma predeterminada. Sin embargo, el periodo de retención depende de la configuración de su organización. Algunas empresas pueden ampliar el periodo de retención mediante directivas de Microsoft 365, lo que permite acceder a los registros de llamadas durante hasta 90 días o más.

Si necesita registros de llamadas más antiguos de los que están disponibles en Teams, un administrador de TI podría recuperarlos a través del Centro de cumplimiento de Microsoft 365.

3. ¿Qué datos están disponibles en el historial de llamadas?

Al consultar su historial de llamadas, encontrará detalles clave como:

• Información de quien llama y quien recibe – Nombre, número de teléfono (si corresponde) y nombre de usuario de Teams.
• Fecha y hora de la llamada – La marca de tiempo exacta de cuándo se realizó la llamada.
• Duración de la llamada – La duración total de la llamada.
• Llamadas perdidas y mensajes de voz – Si perdió una llamada, Teams la registra y proporciona un mensaje de voz (si la persona que llamó dejó uno).

Sin embargo, el historial de llamadas de Teams no incluye las grabaciones ni las transcripciones de las reuniones—a estas se debe acceder por separado a través del Chat, el Calendario o las carpetas de OneDrive/SharePoint.

Cómo acceder al historial de reuniones de Teams mediante API

Si necesita registros detallados de reuniones, almacenamiento a largo plazo o automatización, Microsoft Teams ofrece una solución basada en API a través de Microsoft Graph API. Esto permite a desarrolladores y administradores de TI acceder al historial de reuniones de forma programática, recuperar metadatos e integrar los datos de las reuniones con otras aplicaciones empresariales.

A diferencia de Aplicación de Teams, que solo ofrece un historial de llamadas básico por tiempo limitado, la API de Graph permite informes personalizados, almacenamiento extendido e integración con herramientas de análisis. A continuación, le explicamos cómo acceder al historial de sus reuniones de Teams mediante la API.

1. ¿Qué puede obtener mediante la API de Teams?

La API de Microsoft Graph permite a las organizaciones recuperar, almacenar y analizar datos de reuniones. Algunos de los detalles clave a los que puede acceder incluyen:

• ID y asunto de la reunión – Identificadores únicos para cada reunión de Teams.
• Hora de inicio y fin – Marca de tiempo de cuándo comenzó y terminó la reunión.
• Lista de participantes – Nombres, roles (organizador/asistente) y direcciones de correo electrónico de los participantes.
• Grabaciones y transcripciones de reuniones – Si están habilitadas, enlaces a las grabaciones almacenadas y a los archivos de transcripción.
• Mensajes de chat y archivos compartidos – Contenido intercambiado durante la reunión.

2. Cómo acceder al historial de reuniones de Teams mediante API

Para recuperar el historial de reuniones mediante la API, siga estos pasos:

Paso 1: Registrar una aplicación en Microsoft Azure

1. Vaya al Portal de Azure y diríjase a Registros de aplicaciones.
2. Haga clic en "Nuevo registro" y asigne un nombre a su aplicación.
3. Configure los permisos necesarios para el acceso a Teams y a la API de Graph.

Paso 2: Obtener un token de autenticación

1. Utilice el proceso de autenticación OAuth 2.0 para obtener un token de acceso.
2. Asegúrese de que su token incluya permisos para Teams Meeting.Read y CallRecords.Read.

Paso 3: Obtener datos de la reunión mediante la API de Microsoft Graph

Una vez autenticado, utilice la siguiente solicitud de API para recuperar el historial de reuniones:

http

CopierModifier

GET https://graph.microsoft.com/v1.0/me/onlineMeetings

Authorization: Bearer YOUR_ACCESS_TOKEN

Para reuniones de toda la organización , un administrador puede utilizar:

http

CopierModifier

GET https://graph.microsoft.com/v1.0/users/{user-id}/onlineMeetings

Esto devuelve una respuesta JSON que contiene metadatos de la reunión, marcas de tiempo, participantes y grabaciones (si están disponibles).

3. ¿Quién puede utilizar la API de Teams?

• Administradores de TI – Recuperar el historial de reuniones de toda la empresa para fines de cumplimiento o informes.
• Desarrolladores – Crear paneles personalizados o integrar datos de reuniones de Teams con otras aplicaciones.
• Analistas de negocio – Utilizar los registros de reuniones para la automatización de flujos de trabajo y el seguimiento de la productividad.

Cómo exportar su historial de llamadas de Teams

Microsoft Teams no ofrece un botón de "Exportar" directo para el historial de llamadas. En su lugar, deberá descargar los datos manualmente o utilizar Microsoft Graph API o el Centro de administración de Teams para exportaciones masivas. A continuación, exploraremos diferentes métodos para exportar el historial de llamadas de Teams de manera eficiente.

1. Exportación manual del historial de llamadas de Teams

Para usuarios individuales que necesiten guardar sus propios registros de llamadas:

En escritorio (Windows/Mac)

1. Abra Microsoft Teams y vaya a la pestaña Llamadas.
2. Haga clic en “Historial” para ver las llamadas recientes.
3. Tome una captura de pantalla o copie manualmente los detalles en una hoja de cálculo (limitado a las entradas visibles).

En dispositivos móviles (iOS/Android)

1. Abra la aplicación Microsoft Teams.
2. Toque la pestaña Llamadasy luego seleccione Historial.
3. Anote los detalles manualmente o tome una captura de pantalla como referencia.

✅ Ideal para: Usuarios que necesitan una exportación rápida y puntual de su historial de llamadas.
❌ Limitaciones: No ofrece datos estructurados y requiere esfuerzo manual para registros de llamadas extensos.

2. Exportación del historial de llamadas mediante el Centro de administración de Teams (para administradores de TI)

Los administradores pueden exportar registros de llamadas de toda la organización desde el Centro de administración de Microsoft Teams:

1. Inicia sesión en el Centro de administración de Microsoft Teams (admin.microsoft.com).
2. Ve a Análisis e informes > Informes de uso.
3. Selecciona “Informe de uso de llamadas de Teams” para generar los datos de las llamadas.
4. Haz clic en Exportar y descarga el archivo en formato CSV o Excel.

✅ Ideal para: administradores de TI que necesitan registros de llamadas de toda la empresa .
❌ Limitaciones: Opciones de personalización limitadas, requiere permisos de administrador.

3. Exportación del historial de llamadas mediante Microsoft Graph API (método avanzado)

Para organizaciones que necesiten exportaciones automatizadas de registros de llamadas, la Microsoft Graph API permite el acceso directo al historial de llamadas.

1. Autentíquese a través de Azure Active Directory.
2. Utilice la siguiente solicitud de API para recuperar los registros de llamadas:

http

CopiarModificador

GET https://graph.microsoft.com/v1.0/communications/callRecords

Authorization: Bearer YOUR_ACCESS_TOKEN

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3. Exporte los datos como JSON, CSV o intégrelos con herramientas de BI.

✅ Ideal para: Desarrolladores y equipos de TI que necesiten recuperación automatizada de datos.
❌ Limitaciones: Requiere configuración y permisos de API.

Realice un seguimiento, resuma y organice sus reuniones de Teams con Noota

Revisar manualmente el historial de reuniones de Microsoft Teams es lento e ineficiente. Ahí es donde Noota AI marca la diferencia:

• Transcripciones instantáneas En lugar de volver a ver largas grabaciones de Teams para encontrar los puntos clave, Noota ofrece una transcripción en tiempo real que captura todo a medida que avanza la reunión.
• Búsqueda inteligente: ¿Alguna vez le ha costado encontrar una decisión o tarea específica en una reunión pasada? La función de búsqueda inteligente de Noota le permite localizar al instante momentos clave buscando palabras clave, fechas o nombres de los participantes.
• Información práctica: Las reuniones no deberían grabarse y olvidarse. Noota garantiza que se traduzcan en pasos a seguir: los resúmenes generados por IA destacan los puntos clave, ahorrándole la tarea de tomar notas manualmente.
• Uso compartido y colaboración sencillos: Con Noota, compartir las conclusiones de las reuniones es muy fácil. En lugar de reenviar vídeos largos o historiales de chat, puede exportar transcripciones y resúmenes en varios formatos (PDF, DOCX, CSV) y automatizar correos electrónicos de seguimiento basados en lo tratado en la reunión.

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