Sollicitatiegesprekken voeren is een vaardigheid die vaak wordt onderschat.

Het goed doen vereist meer dan alleen een script volgen.

In dit artikel verkennen we de 8 belangrijkste vaardigheden die elke goede interviewer moet beheersen om betere aannamebeslissingen te nemen.

1. Actief luisteren

Door actief te luisteren pik je belangrijke details op die een minder betrokken interviewer zou missen. Het stelt je in staat om verder te kijken dan oppervlakkige antwoorden en dieper in te gaan op het probleemoplossend vermogen, de emotionele intelligentie en de culturele fit van de kandidaat.

Aandachtig luisteren laat de kandidaat bovendien zien dat je hun inbreng waardeert, wat hen op hun gemak kan stellen en aanzet tot meer open en eerlijke antwoorden.

Hoe je je vaardigheden in actief luisteren verbetert

Actief luisteren verbeteren is eenvoudig, maar vereist oefening:

• Focus je volledig op de kandidaat wanneer deze spreekt. Leg afleidingen weg, zoals je telefoon of zelfs je aantekeningen. ‍
• Parafraseer wat de kandidaat heeft gezegd om er zeker van te zijn dat je het correct hebt begrepen. ‍
• Stel vervolgvragen om te laten zien dat je niet alleen naar de woorden luistert, maar ook echt betrokken bent bij de betekenis erachter.

Voorbeeld van actief luisteren in de praktijk

Stel je voor dat een kandidaat vertelt over een uitdagend project waarbij ze moesten bijsturen vanwege last-minute eisen van een klant. In plaats van door te gaan naar de volgende vraag, zou een actieve luisteraar dieper graven: "Welke specifieke acties heb je ondernomen om de verwachtingen van de klant te managen tijdens deze koerswijziging?"

2. Eerlijke communicatie

Veel interviewers maken de fout om tijdens sollicitatiegesprekken een te rooskleurig beeld van de functie of het bedrijf te schetsen. Ze willen indruk maken op de kandidaat, maar deze aanpak werkt vaak averechts. Door niet eerlijk te zijn over de uitdagingen, loop je het risico iemand aan te nemen die niet bij de functie past, wat leidt tot verloop en tijdverlies.

Hoe je eerlijke communicatie verbetert

• Loop de lastigste aspecten van de functie na en denk na over hoe je deze positief maar eerlijk kunt verwoorden. In plaats van uitdagingen te verhullen, kun je ze presenteren als groeikansen.
• Bereid je voor op lastige vragen over de bedrijfscultuur, de managementstijl en eventuele knelpunten in de functie.

Voorbeeld van eerlijke communicatie in de praktijk

Stel dat een kandidaat vraagt naar de teamdynamiek op een afdeling waar communicatieproblemen bekend zijn. In plaats van het probleem te verbloemen, zou je kunnen zeggen: “We hebben uitdagingen gehad met de communicatie tussen teams, maar we werken er actief aan om dit te verbeteren. Dit is een gebied waar jouw sterke samenwerkingsvaardigheden echt een verschil kunnen maken.”

3. Open vragen

Nog steeds vertrouwen te veel interviewers op ja/nee-vragen die de kandidaat beperken in het tonen van hun vaardigheden en ervaringen.

Open vragen gaan verder dan oppervlakkige antwoorden en dwingen kandidaten om praktijkvoorbeelden te delen die hun vaardigheden en ervaringen aantonen. Deze vragen onthullen hoe kandidaten denken, problemen oplossen en met uitdagingen omgaan, waardoor je een duidelijker beeld krijgt van hun capaciteiten.

Hoe je het gebruik van open vragen verbetert

• Bereid doordachte, specifieke vragen voor die aansluiten bij de functie waarvoor je werft.
• Stel vervolgvragen om meer details te krijgen; dit helpt je in te schatten hoe ze problemen aanpakken en met druk omgaan.
• Gebruik gedragsgerichte of situationele vragen die zich richten op specifieke scenario's.

Voorbeeld van open vragen in de praktijk

Stel je voor dat je werft voor een leidinggevende functie. Vraag in plaats van “Ben je comfortabel met het aansturen van teams?” liever: “Kun je een situatie beschrijven waarin je een gedemotiveerd team moest motiveren? Hoe pakte je dat aan en wat was het resultaat?” Hiermee kan de kandidaat concrete voorbeelden geven van hun leiderschapsstijl en effectiviteit.

4. Gestructureerde evaluatie

Hoewel intuïtie soms nuttig kan zijn, is het een riskante en inconsistente methode om kandidaten te beoordelen. Gestructureerde evaluatie zorgt ervoor dat je kandidaten beoordeelt op basis van objectieve criteria in plaats van subjectieve indrukken. Het zorgt bovendien voor consistentie tijdens sollicitatiegesprekken.

Hoe je jouw gestructureerde evaluatieproces verbetert

• Gebruik beoordelingsrubrieken of scorekaarten. Met deze hulpmiddelen kun je kandidaten rangschikken op basis van specifieke vaardigheden of kwaliteiten die essentieel zijn voor de functie.
• Gebruik methoden zoals de STARR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat, Reflectie) om te evalueren hoe goed kandidaten reageren op gedragsvragen.

Voorbeeld van gestructureerde evaluatie in de praktijk

Stel dat je meerdere kandidaten interviewt voor een klantenservicefunctie. Je gebruikt een scoresysteem op basis van hun antwoorden op vragen over het oplossen van klantconflicten. Je stelt alle kandidaten dezelfde vragen en beoordeelt ze aan de hand van dezelfde criteria.

5. Emotionele intelligentie

Het vermogen om emotionele signalen op te pikken kan het verschil maken in de kwaliteit van de informatie die je uit het gesprek haalt. Kandidaten zijn eerder geneigd zich open te stellen en eerlijk te antwoorden wanneer ze zich begrepen en gerespecteerd voelen.

Emotionele intelligentie helpt je ook om kalm te blijven tijdens lastige gesprekken. Als een kandidaat in de verdediging schiet of als je spanning voelt, stelt je emotionele intelligentie je in staat om de situatie rustig te hanteren, een potentieel conflict te sussen en het gesprek weer in goede banen te leiden

Hoe je jouw emotionele intelligentie als interviewer verbetert

• Herken hoe je reageert onder druk en begrijp hoe je emoties je beslissingen kunnen beïnvloeden. Oefen in aanwezig zijn tijdens gesprekken en focus niet alleen op de woorden van de kandidaat, maar ook op hun lichaamstaal, toon en gezichtsuitdrukking.
• Doe moeite om het perspectief van de kandidaat te begrijpen. Als een kandidaat nerveus lijkt, benoem dit dan en creëer een comfortabelere sfeer door geruststelling te bieden of de toon van het gesprek aan te passen.
• Vermijd onderbrekingen en reageer in plaats daarvan doordacht op wat de kandidaat zegt.

Voorbeeld van emotionele intelligentie in de praktijk

Stel je voor dat een kandidaat zichtbaar nerveus wordt bij een lastige vraag over een fout uit het verleden. In plaats van door te drammen of te snel door te gaan, zou een interviewer met een hoge emotionele intelligentie het ongemak benoemen en zeggen: “Ik begrijp dat dit een lastige vraag is. Neem gerust de tijd.”

6. Tijdmanagement

Wanneer je je tijd tijdens een interview niet goed beheert, loop je het risico belangrijke inzichten over de kandidaat te missen. Tijdmanagement zorgt ervoor dat je de benodigde informatie krijgt en tegelijkertijd een ontspannen en georganiseerde sfeer behoudt.

Daarnaast beoordelen kandidaten het bedrijf vaak op basis van hoe goed het sollicitatiegesprek is georganiseerd.

Hoe u uw timemanagementvaardigheden kunt verbeteren

• Structureer het gesprek vooraf. Deel het op in onderdelen, zoals de introductie, kernvragen, vragen van de kandidaat en de afsluiting. Wijs voor elk onderdeel specifieke tijdsblokken toe.‍
• Bereid uw vragen voor op volgorde van prioriteit. Begin met de belangrijkste vragen om er zeker van te zijn dat deze beantwoord worden. Mocht de tijd krap worden, dan heeft u in ieder geval de kernpunten besproken die essentieel zijn voor de functie.
• Zet een timer of houd een klok in het zicht om te weten hoeveel tijd u nog heeft.

7. Aanpassingsvermogen

Strak vasthouden aan een script is een veelgemaakte fout door interviewers. Hoewel voorbereiding essentieel is, is het juist het aanpassingsvermogen dat goede interviewers onderscheidt. Geen enkele kandidaat is hetzelfde, dus geen enkel gesprek zou identiek moeten zijn.

Hoe u uw aanpassingsvermogen kunt verbeteren

Het verbeteren van uw aanpassingsvermogen begint bij comfortabel zijn met improvisatie. Hoewel het belangrijk is om een kader te hebben, moet u ruimte laten voor afwijkingen. Oefen in het stellen van vervolgvragen die direct aansluiten op de antwoorden van de kandidaat, in plaats van simpelweg door te gaan naar het volgende punt op uw lijst.

Voorbeeld van aanpassingsvermogen in de praktijk

Stel u voor dat u een kandidaat interviewt voor een marketingfunctie en deze persoon noemt een zijproject waarbij hij of zij een non-profit heeft geholpen de aanwezigheid op sociale media te verbeteren. Een flexibele interviewer houdt niet vast aan de volgende geplande vraag, maar vraagt: "Kun je me meenemen in de strategieën die je voor dat project hebt gebruikt?" Dit toont interesse en stelt de kandidaat in staat om zijn of haar vaardigheden op een praktische manier te demonstreren.

8. Een band opbouwen

Het opbouwen van een band is meer dan alleen koetjes en kalfjes; het is een strategie om barrières te doorbreken en de natuurlijke spanning van een sollicitatiegesprek te verminderen. Wanneer kandidaten het gevoel hebben dat ze een gesprek voeren in plaats van een verhoor ondergaan, zijn ze eerder geneigd om gedetailleerde en eerlijke antwoorden te geven.

Hoe u uw vaardigheden in het opbouwen van een band kunt verbeteren

• Begin het gesprek met luchtige vragen die niet werkgerelateerd zijn. Vraag naar het weekend van de kandidaat, hobby's of iets wat u opviel in het cv dat interessant maar minder formeel is, zoals een gedeelde interesse. ‍
• Spiegel de communicatiestijl van de kandidaat. Als zij formeel overkomen, doe dan hetzelfde. Als ze ontspannen en spraakzaam zijn, pas uw toon daar dan op aan.
• Laat zien dat je oprecht geïnteresseerd bent in de antwoorden van de kandidaat. Knik regelmatig en erken wat de kandidaat zegt.

Voorbeeld van een goede verstandhouding in de praktijk

Stel je voor dat je een sollicitatiegesprek begint door een opmerking te maken over een uniek aspect van de achtergrond van de kandidaat, zoals vrijwilligerswerk of een interessante carrièreswitch. Deze simpele erkenning kan het gesprek veranderen in een persoonlijkere, ontspannen dialoog. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: “Het viel me op dat je aan een buurtproject hebt gewerkt. Wat inspireerde je om daarbij betrokken te raken?”

Betere focus door je notities te automatiseren: Noota

Noota’s AI-vergaderassistent is ontworpen om het volledige sollicitatieproces te stroomlijnen, zodat jij je kunt concentreren op de kandidaat in plaats van op handmatige taken:

• ‍Automatische opname & transcriptie : Noota neemt sollicitatiegesprekken automatisch op en transcribeert ze in realtime. In plaats van tijdens het gesprek aantekeningen te krabbelen, legt de tool elk woord vast en biedt het een nauwkeurige transcriptie die je later kunt raadplegen.
• Gestructureerde samenvattingen : Na elk gesprek genereert Noota gestructureerde samenvattingen die de kernpunten van het gesprek belichten. In plaats van pagina's vol ruwe aantekeningen door te spitten, krijg je een beknopt en georganiseerd overzicht van de belangrijkste conclusies.
• Objectieve evaluatie : Noota gebruikt gestructureerde methoden zoals STAR (Situatie, Taak, Actie, Resultaat) om antwoorden van kandidaten objectief te beoordelen. Je kunt evaluatiesjablonen aanpassen aan je wervingscriteria, wat zorgt voor consistentie bij alle sollicitatiegesprekken.

Wil je je volledig op je interview concentreren dankzij automatische notities? Probeer Noota gratis.