Vervaldatum van Teams-opnames: Wat u moet weten

Microsoft Teams-opnames blijven niet voor altijd beschikbaar.

Standaard verlopen ze na een vastgesteld aantal dagen.

In deze handleiding leert u hoe u vervaldatums beheert en wat u moet doen als een opname al is verdwenen.

Wanneer verlopen Teams-opnames?

Als u vergaderingen opneemt in Microsoft Teams, zou u kunnen aannemen dat die opnames voor altijd beschikbaar blijven. Dat is niet zo.

Standaard hanteert Microsoft een vervaltermijn van 120 dagen voor alle Teams-opnames. Daarna wordt het bestand automatisch verwijderd.

Dit geldt voor de meeste Microsoft 365-licenties. Maar als uw organisatie een A1-licentie gebruikt (vaak gebruikt in scholen), is de standaard vervaltermijn zelfs korter – slechts 30 dagen.

Dat aftellen begint op het moment dat de vergadering eindigt en de opname wordt opgeslagen. Dus als u een vergadering op 1 januari heeft opgenomen, is deze verdwenen tegen 1 mei – tenzij iemand de vervaldatum daarvoor verlengt of verwijdert.

Deze wijziging is ingevoerd om organisaties te helpen met opslagbeheer. Microsoft wilde voorkomen dat oude opnames zich opstapelden en ruimte innamen in OneDrive of SharePoint. Maar het betekent ook dat u alert moet blijven als uw team afhankelijk is van vergaderopnames.

Opnames verlopen echter niet zomaar geruisloos. Eigenaren van het bestand zien een waarschuwingsbanner wanneer de vervaldatum nadert. Het is een nuttige herinnering, maar alleen als iemand regelmatig controleert. Als niemand op tijd actie onderneemt, gaat de opname rechtstreeks naar de prullenbak.

Kunt u de vervaldatum wijzigen?

Ja, dat kan. Met Microsoft Teams kunt u bepalen wanneer uw opnames verlopen. U hoeft alleen te weten waar u moet zoeken.

Laten we het stap voor stap bekijken.

Stap 1: Zoek de opname

Nadat uw vergadering is afgelopen, slaat Teams de opname op in OneDrive of SharePoint.
Als het een één-op-één- of kleine groepsvergadering was, gaat het bestand naar de OneDrive van de organisator.
Als het een kanaalvergadering was, wordt het opgeslagen in de bijbehorende SharePoint-map.

Ga naar het opnamebestand. Open het in uw browser.

Stap 2: Open het detailvenster

Zodra de video geopend is, klikt u op de “Info” of “Details” optie (meestal een klein “i”-icoon rechtsboven).
Dit opent het detailvenster van het bestand. U ziet wie het heeft opgenomen, wanneer het is aangemaakt – en wanneer het verloopt.

Stap 3: De vervaldatum bewerken

Zoek naar het veld Vervaldatum . Klik op het potloodicoon ernaast.
Nu kunt u een nieuwe datum instellen of kiezen voor “Geen vervaldatum” om het bestand voor altijd te bewaren.
Klik op Opslaan wanneer u klaar bent.

Dat is alles – u hebt zojuist het aftellen gestopt.

Stap 4: Voor bulk- of standaardwijzigingen, vraag uw beheerder

Het één voor één wijzigen van datums werkt prima voor incidentele behoeften.
Maar als u de vervalregel voor alle vergaderingen wilt wijzigen, hebt u hulp nodig van uw IT-team.

Beheerders kunnen een nieuwe standaardvervaldatum instellen voor uw hele organisatie.
Dit gebeurt in het Teams Beheercentrum of met PowerShell opdrachten.
U kunt deze instellen op 180 dagen, 365 dagen, of zelfs 99.999 dagen (ja, echt).
Of stel het gewoon in op nooit verlopen standaard.

Kunt u verlopen Teams-opnamen herstellen?

Ja, dat kan—als u snel handelt.

Wanneer een Teams-opname verloopt, wordt deze niet onmiddellijk verwijderd. In plaats daarvan verplaatst Microsoft deze naar de prullenbak. U heeft nog steeds een kans om deze terug te krijgen. Maar de tijd dringt.

Zo herstelt u een verlopen Teams-opname, stap voor stap.

Stap 1: Weet waar de opname was opgeslagen

Het eerste wat u moet controleren, is waar de vergadering is opgenomen.
Als het een standaardvergadering was (zoals een 1-op-1 of groepsgesprek), bevindt het bestand zich in de OneDrive.
Als het een kanaalvergadering was, wordt het opgeslagen op de SharePoint -site van het team.

U moet naar de juiste locatie gaan om het te herstellen.

Stap 2: Open de Prullenbak

Ga naar OneDrive of SharePoint, afhankelijk van waar het bestand is opgeslagen.
Eenmaal daar, zoek naar de Prullenbak—deze vindt u meestal in het linkermenu.

Klik erop.

U ziet een lijst met verwijderde bestanden, inclusief verlopen Teams-opnamen.

Stap 3: Herstel de opname

Zoek de opname die u wilt herstellen.
Vink het vakje ernaast aan en klik dan op Herstellen.

Het bestand keert terug naar de oorspronkelijke locatie. U kunt het nu openen, delen of de vervaldatuminstellingen aanpassen om ervoor te zorgen dat het niet opnieuw verdwijnt.

Stap 4: Handel binnen 90 dagen

Er is één grote beperking: de prullenbak bewaart bestanden slechts voor 90 dagen.
Als u de opname niet binnen die termijn herstelt, is deze voorgoed verdwenen.
Na 90 dagen wordt het bestand permanent verwijderd en kan het niet meer worden hersteld – zelfs niet door Microsoft.

Dus als een opname verloopt, wacht dan niet. Controleer de prullenbak en haal het terug zolang het nog kan.‍

Permanente database van Teams-opnamen met Noota

Het handmatig beheren van Teams-opnamen kan frustrerend zijn. Vervaldatums, bestandslocaties en handmatig herstel maken het gemakkelijk om belangrijke gesprekken uit het oog te verliezen.

Noota biedt een betere manier; het fungeert als een permanente, georganiseerde database voor al uw vergaderingen:

• ‍Nooit meer eindeloos door notities spitten : Noota legt uw vergaderingen in realtime vast. Het neemt alles op, transcribeert het en organiseert het op één plek. U hoeft geen hectische notities meer te maken of op uw geheugen te vertrouwen.‍
• Realtime transcripties : Terwijl uw vergadering plaatsvindt, transcribeert Noota elk woord live. Dat betekent dat u zich kunt richten op het gesprek in plaats van alles te moeten noteren. Een detail gemist? Scroll gewoon achteraf door het transcript. Het is nauwkeurig, voorzien van tijdstempels en klaar om te delen.‍
• Taggen & Zoeken op trefwoord : Op zoek naar een specifieke update, beslissing of follow-up? Verspil geen tijd met het bekijken van volledige opnames. Met Noota kunt u belangrijke momenten tijdens de vergadering taggen – zoals actiepunten, knelpunten of vragen. Gebruik daarna de trefwoordzoekfunctie om direct naar de relevante informatie te gaan. Het is snel, betrouwbaar en bespaart u uren.‍
• Door AI gegenereerde samenvattingen : Lange vergaderingen hoeven geen lange nabesprekingen te betekenen. De AI van Noota vat de hele sessie samen in een heldere, gestructureerde samenvatting.

Wilt u uw database met Teams-opnames stroomlijnen? Probeer Noota gratis.