¿Cómo estructurar mejor sus informes de llamadas de ventas?

¿Acabas de terminar una llamada de ventas muy positiva? ¡Genial!

Antes de celebrar, quizás quieras hacer un informe de la conversación que acabas de tener.

Esto te permitirá recordar los detalles más adelante, volver a contactar a tu cliente potencial por correo electrónico y compartir la información clave con tu equipo.

Aquí te explicamos cómo redactar y estructurar mejor tu informe de llamada de ventas para mantener a todos al tanto. 

Los beneficios de los informes de llamadas de ventas

Los representantes de ventas ya están acostumbrados a tomar notas de cada una de sus reuniones con clientes. Los informes de ventas son una forma de tomar notas, pero de manera más organizada y sistemática. 

A través de los informes de ventas, puedes compartir las conversaciones con los clientes de una manera presentable y convincente.

Y esto tiene múltiples beneficios:

Para el cliente, te ayuda a:

• Recordar los puntos débiles planteados y tu propuesta de valor.
• Dar argumentos para transmitir internamente.
• Impulsar la acción.

Para el equipo

• Recordar tus conversaciones y compartirlas en tu CRM.
• Informar sobre tu desempeño y actividad a tu gerente.
• Hacer seguimiento de las acciones con los miembros del equipo involucrados.

Así que hay buenas razones para incorporar esta práctica a tu rutina y a la de tu equipo de ventas.

Puedes pedir a tus compañeros de equipo que compartan sus informes de llamadas en el CRM para que todos estén actualizados regularmente. ¡De esta manera te aseguras de que la información fluya a las personas adecuadas en el momento adecuado!

Ejemplo de un informe de reunión con un cliente

Los mejores informes de reuniones van directo al grano. Tus lectores necesitan conocer en pocas líneas los problemas y los resultados de tu conversación.

Y lo mismo ocurre con un informe de llamada de ventas.

Quieres presentar los pormenores de la conversación y la información clave que ayude a cerrar el trato.

Aquí tienes una plantilla para un informe de llamada de ventas bien estructurado, que puedes adaptar según te dirijas a tu cliente potencial o a tu equipo:

Breve descripción de la empresa

¿Cuál es el tamaño de la empresa? ¿Y del equipo involucrado?

¿Cuál es la tendencia de crecimiento de la empresa? ¿Y la del mercado?

¿Cuáles son los temas actuales que impulsa la dirección?

Puntos de dolor

¿Cuáles son los objetivos actuales de tu cliente potencial? ¿Qué obstáculos le impiden alcanzarlos?

¿Qué herramientas e infraestructuras utilizan actualmente? ¿Cuáles son sus limitaciones?

¿Qué emoción siente tu cliente potencial al respecto? ¿Frustración, impaciencia, miedo?

Propuesta de valor

¿Cuál es el valor principal que destacas? ¿Ahorro de tiempo, rendimiento, seguridad...?

¿Qué características de tu producto o servicio les has descrito?

¿Qué referencias y casos de clientes similares has mencionado?

¿Cuál es el rango de precios propuesto?

Objeciones planteadas

¿Cómo reaccionaron tus clientes potenciales ante tu propuesta de valor?

¿Mencionaron algún competidor? En caso afirmativo, ¿cuáles? ¿Cuál fue tu respuesta?

¿Comentaron algo sobre el precio? ¿Cómo lo justificaste?

¿Mencionaron algún problema externo? ¿Falta de tiempo, presupuesto o habilidades?

¿Cuestionaron su empresa o producto? ¿En qué se basa su juicio?

Decisiones tomadas

Al final de la conversación, ¿a qué decisión han llegado de mutuo acuerdo?

¿Acordaron enviar un presupuesto, programar una demostración, tener otra reunión para discutir puntos específicos o posponer la decisión para una fecha posterior?

Detalles adicionales para su equipo

¿Quién es el responsable de la toma de decisiones? ¿El usuario final? ¿Un posible defensor?

¿Qué puntos plantearon, qué palabras utilizaron y qué reacciones de su cliente potencial le sorprendieron?

Noota: automatice sus informes de llamadas de ventas

Optimizar el proceso de toma de notas en sus ventas a veces resulta difícil. Por eso Noota ha diseñado una herramienta para automatizar los informes de ventas.

Ayuda a sus representantes a:

• Estructurar sus reuniones con guías de preguntas predefinidas.
• Transcribir toda la conversación con un grabador de reuniones.
• Resumirla automáticamente por temas mediante IA.

¿Quiere incorporar informes de llamadas en su proceso de ventas? Pruebe Noota gratis.