Hoe structureer je je verkooprapportages het beste?

Net terug van een zeer positief verkoopgesprek? Geweldig!

Voordat je het viert, is het verstandig om een verslag te maken van het gesprek dat je zojuist hebt gevoerd.

Zo kun je de details later terughalen, je prospect opnieuw benaderen via e-mail en de belangrijkste informatie delen met je team.

Hier lees je hoe je het beste een verkoopverslag schrijft en structureert, zodat iedereen op de hoogte blijft! 

De voordelen van verkoopverslaglegging

Verkoopmedewerkers zijn al gewend om aantekeningen te maken bij elk klantgesprek. Verkoopverslaglegging is in feite notuleren, maar dan op een meer georganiseerde en systematische manier. 

Met verkoopverslagen kun je klantgesprekken op een overzichtelijke en overtuigende manier delen.

En dat heeft meerdere voordelen:

Voor de klant helpt het je om:

• De pijnpunten en je waardepropositie te onthouden.
• Argumenten aan te dragen voor intern overleg.
• Aan te sturen op actie.

Voor het team

• Je gesprekken te onthouden en vast te leggen in je CRM.
• Je prestaties en activiteiten te rapporteren aan je manager.
• Vervolgacties uit te zetten bij de betrokken teamleden.

Er is dus alle reden om deze gewoonte op te nemen in de routine van jou en je verkoopteam.

Je kunt je teamgenoten vragen hun gespreksverslagen in het CRM te delen, zodat iedereen regelmatig op de hoogte is. Zo zorg je ervoor dat de informatie op het juiste moment bij de juiste personen terechtkomt!

Voorbeeld van een verslag van een klantgesprek

De beste gespreksverslagen komen direct ter zake. Je lezers moeten in een paar regels weten wat de knelpunten en de uitkomsten van je gesprek waren.

Dat geldt ook voor een verslag van een verkoopgesprek.

Je wilt de details van het gesprek presenteren, evenals de kerninformatie die helpt om de deal te sluiten.

Hier is een sjabloon voor een goed gestructureerd verslag van een verkoopgesprek – aan te passen afhankelijk van of je het richt aan je prospect of aan je team:

Korte beschrijving van het bedrijf

Wat is de omvang van het bedrijf? En van het betrokken team?

Wat is de groeitrend van het bedrijf? En die van de markt?

Wat zijn de actuele thema's die door het management worden aangestuurd?

Pijnpunten

Wat zijn de huidige doelen van je prospect? Wat staat het behalen van deze doelen in de weg?

Welke tools en infrastructuren gebruiken ze al? En wat zijn de beperkingen daarvan?

Welke emotie roept dit op bij je prospect? Frustratie, ongeduld, angst?

Waardepropositie

Wat is de belangrijkste waarde die je naar voren brengt? Tijdsbesparing, prestaties, veiligheid...?

Welke functies van je product of dienst heb je aan hen beschreven?

Welke referenties en vergelijkbare klantcases heb je genoemd?

Wat is de voorgestelde prijsklasse?

Geuite bezwaren

Hoe reageerden je prospects op je waardepropositie?

Hebben ze concurrenten genoemd? Zo ja, welke? Wat was je reactie?

Hebben ze opmerkingen gemaakt over je prijs? Hoe heb je die onderbouwd?

Hebben ze externe problemen genoemd? Gebrek aan tijd, budget of vaardigheden?

Hebben ze vragen gesteld over je bedrijf of product? Waarop is hun oordeel gebaseerd?

Gemaakte beslissingen

Wat is de beslissing waar jullie aan het einde van het gesprek samen op zijn uitgekomen?

Hebben jullie afgesproken om een offerte te sturen, een demo in te plannen, een vervolgafspraak te maken om specifieke punten te bespreken, of de beslissing uit te stellen naar een latere datum?

Aanvullende details voor je team

Wie is de beslisser? De eindgebruiker? Een potentiële voorstander?

Welke punten werden aangekaart, welke woorden werden gebruikt en welke reacties van je prospect verrasten je?

Noota: automatiseer je verslaglegging van verkoopgesprekken

Het stroomlijnen van het notitieproces in je verkoopproces is soms lastig. Daarom heeft Noota een tool ontwikkeld om verkooprapportages te automatiseren.

Het helpt je vertegenwoordigers om:

• Je vergaderingen te structureren met vooraf gedefinieerde vragenlijsten.
• Je volledige gesprek uit te schrijven met een vergaderrecorder.
• Het automatisch samen te vatten per onderwerp met behulp van AI.

Wil je gespreksverslagen integreren in je verkoopproces? Probeer Noota gratis.