Privacy & gegevensgebruik van de Noota-APP

Voor wie is ons Privacybeleid bedoeld?

Ons Privacybeleid is op u van toepassing, ongeacht uw woonplaats, mits u ten minste 15 jaar oud bent en ons platform app.noota.io gebruikt.

Indien u jonger bent dan de hierboven vermelde wettelijke leeftijd, bent u niet gemachtigd onze diensten te gebruiken zonder de voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van een van uw ouders of wettelijke voogden. Deze toestemming moet ons per e-mail worden toegestuurd op: dpo@noota.io.

Indien u meent dat wij zonder toestemming persoonsgegevens over uw kinderen hebben verzameld, neem dan contact met ons op via het hierboven vermelde adres.

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens en op welke rechtsgrond?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voornamelijk om de volgende redenen:
‍
• Om gebruik te maken van en te profiteren van onze professionele vergaderopnamedienst, die het mogelijk maakt gestructureerde samenvattingen te produceren, alsmede om toegang te krijgen tot alle functies van het platform, op basis van onze Gebruiksvoorwaarden.
• Om gebruikersaccounts te beheren (bijv. aanmaken, toegang en verwijderen van accounts), op basis van onze Gebruiksvoorwaarden.
• Om vrije opmerkingen mogelijk te maken met betrekking tot het beheer van uw projecten, op basis van onze Gebruiksvoorwaarden.
• Om via interne berichten te communiceren met ons supportteam, op basis van onze Gebruiksvoorwaarden.
• Om technische e-mails te versturen (bijv. wachtwoordherstel), die essentieel zijn voor de goede werking van onze dienst, op basis van onze Gebruiksvoorwaarden.
• Om functies voor het afspelen van video te laten werken teneinde de kwaliteit van de dienst te waarborgen, op basis van onze Gebruiksvoorwaarden.
• Om de beveiliging en kwaliteit van onze diensten te waarborgen en te verbeteren (bijv. analyses, gegevensbeveiliging, enz.), op basis van wettelijke verplichtingen, onze Gebruiksvoorwaarden en ons gerechtvaardigd belang bij de goede werking van onze diensten.

Uw gegevens worden rechtstreeks bij u verzameld wanneer u ons platform app.noota.io gebruikt, en wij verbinden ons ertoe uw gegevens uitsluitend te verwerken om de hierboven beschreven redenen.

Welke gegevens verwerken wij en voor hoe lang?

Hieronder hebben wij de categorieën persoonsgegevens en hun respectieve bewaartermijnen samengevat:

‍Professionele identificatiegegevens (bijv. naam, achternaam, functie, bedrijf, enz.) en contactgegevens (bijv. professioneel e-mailadres en telefoonnummer, enz.) worden bewaard gedurende de gehele duur van de dienstverlening, vermeerderd met de toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen, die doorgaans 5 jaar bedragen.

‍E-mailadres dat wordt gebruikt om technische berichten te ontvangen, wordt bewaard totdat uw account is verwijderd. Opnamegegevens (stem en beeld) worden bewaard gedurende de gehele duur van het gebruik van de dienst.

‍Verbindingsgegevens (bijv. logbestanden, IP-adres, enz.) worden bewaard gedurende een periode van 1 jaar.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen is de verwijdering van uw persoonsgegevens onomkeerbaar en kunnen wij deze niet meer aan u verstrekken. Hooguit mogen wij uitsluitend anonieme gegevens bewaren voor statistische doeleinden.
‍
Houd er ook rekening mee dat wij in geval van een geschil verplicht zijn alle gegevens die u betreffen te bewaren gedurende de gehele duur van de behandeling van de zaak, ook na het verstrijken van de bovenstaande bewaartermijnen.

Welke rechten hebt u om het gebruik van uw persoonsgegevens te controleren?

De toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming verleent u specifieke rechten die u te allen tijde en kosteloos kunt uitoefenen om te controleren hoe wij uw gegevens gebruiken:
‍
• Recht op inzage in en kopie van uw persoonsgegevens, mits het verzoek niet in strijd is met bedrijfsgeheimen, vertrouwelijkheid of het briefgeheim.
• Recht op rectificatie van persoonsgegevens die onjuist, verouderd of onvolledig kunnen zijn.
• Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”) van uw persoonsgegevens die niet essentieel zijn voor de goede werking van onze diensten.
• Recht op beperking van de verwerking, waarmee het gebruik van uw gegevens tijdelijk kan worden "bevroren" in geval van een geschil over de rechtmatigheid van de verwerking.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid, waarmee u een deel van uw persoonsgegevens kunt opvragen om deze op te slaan of van het ene systeem naar het andere over te dragen.
• Recht om postmortale instructies te geven over het lot van uw gegevens, hetzij door uzelf, hetzij via een vertrouwde derde of erfgenaam.

Om in behandeling te worden genomen, moet elk verzoek rechtstreeks door u worden gedaan bij dpo@noota.io. Elk verzoek dat niet via dit kanaal wordt gedaan, kan niet worden verwerkt. Verzoeken kunnen niet door een ander namens u worden gedaan. Wij kunnen u vragen een identiteitsbewijs te overleggen indien er twijfel bestaat over de identiteit van de verzoeker. Wij zullen uw verzoek zo spoedig mogelijk beantwoorden, uiterlijk binnen drie maanden na ontvangst indien het verzoek technisch complex is of indien wij meerdere verzoeken tegelijk ontvangen. Houd er rekening mee dat wij elk buitensporig of ongegrond verzoek kunnen weigeren, met name indien het van repetitieve aard is.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend met het oog op de exploitatie van onze dienst verwerkt door onze interne teams en onze technische dienstverleners. Wij preciseren dat wij al onze technische dienstverleners zorgvuldig screenen voordat wij hen inschakelen, om te garanderen dat zij de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming strikt naleven.

BOVENDIEN GARANDEREN WIJ DAT WIJ UW GEGEVENS NOOIT DOORGEVEN OF VERKOPEN AAN DERDEN OF ZAKELIJKE PARTNERS.

Kunnen uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie worden doorgegeven?

Tenzij strikt noodzakelijk en onder uitzonderlijke omstandigheden, geven wij uw gegevens nooit door buiten de Europese Unie, en worden uw gegevens altijd op Europees grondgebied gehost. Bovendien doen wij er alles aan om uitsluitend samen te werken met aanbieders die uw gegevens binnen de EU hosten.
‍
Indien onze aanbieders desondanks persoonsgegevens over u buiten de EU moeten doorgeven, zorgen wij er nauwgezet voor dat zij passende waarborgen treffen om de vertrouwelijkheid en bescherming van uw gegevens te garanderen.
‍
U bent verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van het wachtwoord dat u gebruikt om toegang te krijgen tot onze website; wij zullen u niet om uw wachtwoord vragen (behalve wanneer u inlogt op onze website).

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen de volgende technische en organisatorische maatregelen om dagelijks de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, met name ter bescherming tegen risico's van vernietiging, verlies, wijziging of openbaarmaking.

Gebruiken wij cookies wanneer u ons platform bezoekt?

Wij informeren u dat wij cookies gebruiken wanneer u ons platform bezoekt. Raadpleeg voor meer informatie ons Cookiebeleid.

Met wie kunt u contact opnemen voor meer informatie over het gebruik van uw persoonsgegevens?

Om de best mogelijke bescherming en integriteit van uw gegevens te waarborgen, hebben wij officieel een onafhankelijke functionaris voor gegevensbescherming (“FG”) aangesteld bij onze toezichthoudende autoriteit.

Hoe kunt u contact opnemen met de CNIL?

U kunt te allen tijde contact opnemen met de Commission nationale de l’informatique et des libertés of CNIL op het volgende adres: CNIL Complaints Department, 3 Place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07, Frankrijk, of telefonisch op +33 (0)1 53 73 22 22.

Kan het Privacybeleid worden gewijzigd?

Wij mogen ons Privacybeleid te allen tijde wijzigen om het aan te passen aan nieuwe wettelijke vereisten of nieuwe verwerkingen die wij in de toekomst mogen invoeren.

Conformiteit gecertificeerd door Dipeeo®