Ein „Ja“ zu bekommen, ist nicht einfach. Die Leute sind beschäftigt. Ihre Posteingänge sind voll.

Wie schreibt man also eine Terminanfrage, die auch wirklich funktioniert?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Terminanfragen formulieren, die persönlich und nicht aufdringlich wirken – inklusive Vorlagen zum einfachen Kopieren und Einfügen.

So sorgen Sie dafür, dass Ihre Terminanfrage gut ankommt

Eine erfolgreiche Terminanfrage nutzt subtile psychologische Auslöser, die die Wahrscheinlichkeit für ein „Ja“ erhöhen.

So gehen Sie dabei vor.

1. Beginnen Sie mit Relevanz

Bevor alles andere kommt, möchte die Person, die Ihre Nachricht liest, wissen: Warum sollte mich das interessieren?

Zeigen Sie es ihr.

Verwenden Sie eine Sprache, die Ihre Anfrage mit den Zielen, Problemen oder der aktuellen Arbeit Ihres Gegenübers verknüpft. Erwähnen Sie etwas Konkretes, das die Person getan, veröffentlicht oder geteilt hat.

• „Ich habe gesehen, wie Sie [letzter Erfolg] umgesetzt haben…“
• „Ich habe gesehen, dass Sie [gemeinsamer Kontakt] kennen…“
• „Ich verfolge Ihre Arbeit zu [Thema] schon seit einer Weile…“

Menschen reagieren instinktiv, wenn sie sich wahrgenommen fühlen.

2. Schaffen Sie Vertrauen durch Glaubwürdigkeit

Sie haben genau einen Satz Zeit, um zu zeigen, dass Sie Ihre Zeit wert sind. Verschwenden Sie ihn nicht.

Fügen Sie einen Satz ein, der Vertrauen aufbaut:

• „Ich arbeite mit [bekannter Kunde] zusammen…“
• „Ich komme auf Empfehlung von [gemeinsamer Kontakt]…“

Dies nutzt die Autorität und soziale Bewährtheit – zwei der wirkungsvollsten psychologischen Instrumente. Wenn Menschen Sie für glaubwürdig halten oder Sie weiterempfohlen wurden, ist die Wahrscheinlichkeit einer Zusage deutlich höher.

3. Halten Sie die Hürde niedrig

Wenn Ihre Anfrage nach einem großen Zeitaufwand klingt, erhalten Sie ein höfliches Nein – oder gar keine Antwort.

Machen Sie es Ihrem Gegenüber also leicht, zuzustimmen. Bitten Sie um ein kurzes, konkretes Zeitfenster:

• „Nur 15 Minuten“
• „Ein kurzes Telefonat am kommenden Dienstag oder Mittwoch“
• „Ein kurzes Gespräch, um zu sehen, ob das für Sie passt“

Dies basiert auf dem Prinzip von Commitment und Konsistenz. Sobald jemand einer kleinen Bitte zugestimmt hat, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass er auch bei weiteren Schritten dabei bleibt.

4. Nutzen Sie das richtige Timing

Die meisten Menschen reagieren am Vormittag am besten auf E-Mails, besonders zu Beginn der Woche. Vermeiden Sie das Chaos am Montagmorgen und die Erschöpfung am Freitagnachmittag.

Die Nachricht, die Sie am Dienstag um 10:15 Uhr senden? Genau die wird geöffnet.

5. Bleiben Sie respektvoll – und menschlich

Die besten Terminanfragen sind direkt, aber rücksichtsvoll. Ein wenig Herzlichkeit bewirkt oft Wunder.

• „Kein Druck – ich wollte mich nur kurz bei Ihnen melden.“
• Falls es gerade nicht passt, habe ich volles Verständnis dafür.

Dieser Tonfall lädt zu einer Antwort ein – selbst wenn sie „nicht jetzt“ lautet. Das ist immer noch besser als Funkstille.

So schreiben Sie die perfekte E-Mail für eine Terminanfrage

Sie haben nur einen Versuch. Wenn jemand Ihre E-Mail öffnet, bleiben Ihnen nur wenige Sekunden, um zu überzeugen.

Deshalb ist die Struktur entscheidend.

Schritt 1: Formulieren Sie einen Betreff, der zum Klicken anregt

Werden Sie nicht kreativ. Werden Sie konkret.

Ihr Betreff sollte sofort verraten, worum es in der E-Mail geht und warum sie wichtig ist.

Probieren Sie diese Formeln:

• „Kurze Terminanfrage – [Thema oder Ziel]“
• „Vorstellung & Termin – [Gemeinsames Interesse oder Ziel]“
• „Nachfassen zu [Ereignis oder Gespräch] – Terminanfrage“

Beispiel:
📩 „Kurzer Termin – Abstimmung der Einstellungsstrategie für Q3“

Es ist fokussiert. Es respektiert die Zeit des Empfängers. Und es signalisiert Mehrwert.

Schritt 2: Beginnen Sie mit dem Kontext

Starten Sie mit einer freundlichen, direkten Einleitung. Erwähnen Sie, wer Sie sind und warum Sie sich melden.

Wenn Sie gemeinsame Kontakte haben, nutzen Sie diese. Wenn Sie etwas gelesen haben, das die Person geschrieben hat, erwähnen Sie es. Sorgen Sie für eine persönliche Note – kein Copy-Paste.

Beispiel:

„Hallo Sam, ich bin auf Ihren aktuellen Artikel über Best Practices im Onboarding gestoßen – sehr aufschlussreich. Ich würde mich gerne kurz mit Ihnen austauschen, um unseren Einstellungsprozess zu optimieren.“

Das schafft sofortige Relevanz und zeigt, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben.

Schritt 3: Erklären Sie den Mehrwert des Meetings

Jetzt denken sie: Was habe ich davon? Beantworten Sie das klar und deutlich.

Zeigen Sie auf, welchen Nutzen das Meeting für sie hat:

• Spart es ihnen Zeit?
• Löst es ein Problem, das für sie wichtig ist?
• Hilft es ihnen, bei einem wichtigen Ziel voranzukommen?

Beispiel:

„Wir untersuchen derzeit Möglichkeiten, die Zeit bis zur Einstellung in verteilten Teams zu verkürzen, und ich glaube, unsere Ergebnisse könnten für Sie hilfreich sein.“

Konzentrieren Sie sich auf ihren Gewinn – nicht auf Ihr Verkaufsgespräch.

Schritt 4: Schlagen Sie einen konkreten Termin vor

Vermeiden Sie Hin-und-her-E-Mails. Schlagen Sie einen konkreten Termin vor. Halten Sie ihn kurz und unverbindlich.

Beispiele:

„Würden Ihnen 15 Minuten am Dienstag- oder Donnerstagvormittag passen?“
„Ich richte mich gerne nach Ihrem Zeitplan, falls Ihnen ein anderer Zeitpunkt besser passt.“

Das macht es ihnen leicht, zu antworten.

Schritt 5: Abschluss mit einem klaren CTA

Beenden Sie die Nachricht mit einer Aufforderung zu einer schnellen Antwort – jedoch ohne Druck auszuüben.

Beispiel:

„Geben Sie mir kurz Bescheid, ob das für Sie passt oder ob Ihnen ein anderer Termin besser gelegen käme. Ich freue mich auf unser Gespräch.“

Das ist höflich, klar und hält die Tür offen.

Vorlagen für Terminanfragen, die für gute Rückmeldungen sorgen

Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, wenn Sie um einen Termin bitten. Eine gute Nachricht besteht zu 80 % aus Struktur und nur zu 20 % aus Personalisierung.

Nachfolgend finden Sie sechs bewährte Vorlagen für Terminanfragen. Sie sind kurz, respektvoll und einfach anzupassen. Füllen Sie einfach die Lücken aus und klicken Sie auf Senden.

🧑‍💼 Interne Terminanfrage – Team-Abstimmung

Betreff: Kurze Abstimmung – [Projektname] – [Datum]

Hallo [Name],

ich hoffe, es geht dir gut. Ich würde gerne einen kurzen Termin vereinbaren, um uns zu [Projekt/Thema] abzustimmen. Ich möchte sicherstellen, dass wir alle auf dem gleichen Stand sind, bevor [bevorstehendes Ereignis oder Deadline] ansteht.

Würde [Dienstag um 10:30 Uhr] bei dir passen? Falls dir ein anderer Zeitpunkt besser passt, richte ich mich gerne danach.

Gib mir kurz Bescheid – danke!

Beste Grüße
[Dein Name]

👥 Abteilungsübergreifendes Meeting – Fortschritts-Check-in

Betreff: Check-in – Fortschritt [Initiativenname]

[Name],

hätten Sie diese Woche 20 Minuten Zeit für ein kurzes Update zu [initiative]? Ich würde Ihnen gerne den aktuellen Stand erläutern, hören, wie es bei Ihnen läuft, und die nächsten Schritte abstimmen.

Passt es Ihnen am [Mittwoch um 14 Uhr]? Ich kann Ihnen vorab gerne eine kurze Agenda zukommen lassen.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
[Your Name]

🤝 Anfrage für ein externes Meeting – Herzliche Kontaktaufnahme

Betreff: Austausch zu [Topic/Opportunity] – Kurzes Telefonat?

[Name],

ich verfolge Ihre Arbeit bei [Company] schon länger und war sehr beeindruckt von [something specific—an article, launch, insight]. Ich würde mich freuen, mich mit Ihnen zu vernetzen und Ideen zu [mutual interest] auszutauschen.

Hätten Sie nächste Woche Zeit für ein kurzes 15-minütiges Gespräch? Ich bin am [Montagnachmittag oder Donnerstagvormittag] verfügbar, richte mich aber gerne nach Ihnen.

Kein Druck – ich dachte nur, ein Austausch könnte für beide Seiten interessant sein.

Beste Grüße
[Your Name]
[Your Title / Company]

✍️ Kaltakquise – Erstkontakt

Betreff: [Name], kurze Vorstellung & Terminanfrage

[Name],

mein Name ist [Your Name] und ich unterstütze [target audience] dabei, [solve specific problem or achieve result]. Ich bin kürzlich auf Ihre Arbeit zu [topic/project] gestoßen und dachte, dass es hier einige Anknüpfungspunkte geben könnte.

Hätten Sie Zeit für ein kurzes Telefonat? 15 Minuten würden mir genügen. Ich bin am [Dienstag- oder Freitagvormittag] verfügbar.

Geben Sie mir einfach Bescheid, ob das für Sie von Interesse ist.

[Ihr Name]
[Ihre Position / Unternehmen]
[Kontaktinformationen]

📊 Nachbereitung nach Event oder Webinar

Betreff: Nachgang zu [Event-Name] – kurzer Austausch?

Hallo [Name],

es war schön, Sie diese Woche bei [Name des Events oder Webinars] zu sehen. Ihre Ansichten zu [Thema] fand ich sehr interessant.

Wenn Sie möchten, würde ich das Gespräch gerne fortsetzen. Hätten Sie nächste Woche Zeit für ein kurzes Telefonat? Ich würde mich freuen, ein paar Ideen auszutauschen und mehr über Ihre aktuellen Projekte zu erfahren.

Geben Sie mir einfach Bescheid, ob das für Sie passt.

Viele Grüße
[Ihr Name]

🎯 Recruiter-Anfrage – Einladung zum Vorstellungsgespräch

Betreff: Einladung zum Vorstellungsgespräch – [Stellenbezeichnung] bei [Firmenname]

Hallo [Name des Kandidaten],

vielen Dank noch einmal für Ihr Interesse an [Firmenname]. Wir möchten Sie gerne zu einem Vorstellungsgespräch für die Position als [Stellenbezeichnung] einladen. Dabei möchten wir mehr über Ihre bisherigen Erfahrungen, Ihre Ziele und Ihre nächsten beruflichen Schritte erfahren.

Würde Ihnen einer der folgenden Termine passen?

• [Dienstag um 11:00 Uhr]
• [Mittwoch um 15:30 Uhr]
• [Donnerstag um 10:00 Uhr]

Das Meeting findet über Zoom statt; den Link senden wir Ihnen nach der Bestätigung zu.

Ich freue mich auf unser Gespräch!

[Ihr Name]
[Titel des Recruiters oder Hiring Managers]

Noota: Automatisieren Sie Ihre Follow-up-E-Mails nach jedem Meeting

Sie haben das Meeting bekommen. Sie haben das Gespräch geführt. Jetzt kommt der am häufigsten unterschätzte Teil: das Follow-up.

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