Hoe maak je effectieve telefoonscreenings

Heb je ooit uren geïnvesteerd in sollicitatiegesprekken om te beseffen dat de kandidaat niet bij je past?

Dit is waar telefoonscreenings van pas komen.

In deze gids leggen we je alles uit wat je moet weten over het uitvoeren van effectieve telefonische screenings.

Wat maakt telefonische screening anders dan gewone interviews?

Er worden telefonische screenings uitgevoerd om snel vast te stellen of de kandidaat voldoet aan de basisvereisten voor de functie.

In tegenstelling tot reguliere interviews zijn telefonische screenings gericht op het identificeren van eventuele onmiddellijke diskwalificaties en het bevestigen van overeenstemming over belangrijke punten. Ze helpen om geen tijd te verspillen met kandidaten die niet voldoen aan de basiscriteria.

Telefonische screenings zijn ook de gelegenheid om logistieke gegevens vroegtijdig te bevestigen. U kunt de beschikbaarheid van de kandidaat, de bereidheid om te verhuizen en de salarisverwachtingen verifiëren om ervoor te zorgen dat u later niet voor verrassingen komt te staan.

Deze telefonische interviews zijn meestal korter en duren meestal 20 tot 30 minuten.

De stappen van een telefonisch screeningsgesprek

Voor een succesvolle telefonische screening is het beter om een duidelijke structuur te hebben om ervoor te zorgen dat u alle nodige informatie verzamelt zonder tijd te verspillen:

1. Voorbereiding: 

Bekijk voordat u belt het cv van de kandidaat en maak een lijst van de belangrijkste punten die u wilt verifiëren. Identificeer de belangrijkste vereisten van de functie en bereid vragen voor die u zullen helpen beoordelen of de kandidaat aan deze vereisten voldoet.

Zorg ook voor een duidelijk beeld van het werkverleden van de kandidaat, zodat u vragen kunt stellen over eventuele hiaten of inconsistenties.

2. Introducties en verwachtingen stellen :

Begin het gesprek door uzelf en uw rol in het wervingsproces voor te stellen. Laat de kandidaat weten wat hij kan verwachten tijdens het gesprek, hoe lang het duurt en welke onderwerpen je gaat behandelen. Dit helpt de kandidaat op zijn gemak te stellen en zet een professionele toon voor het gesprek.

3. Evaluatie van de basiskwalificaties :

Vraag eerst naar de kwalificaties van de kandidaat. Concentreer u op de belangrijkste vereisten voor de functie, zoals relevante vaardigheden, ervaring en opleidingsachtergrond.

Zo kun je snel bepalen of ze de basis hebben die nodig is om verder te gaan. Houd uw vragen direct en gericht: dit is niet het moment voor gedetailleerde gedragsvragen, maar eerder om de geschiktheid van de kandidaat op fundamenteel niveau te bevestigen.

4. Interesse en beschikbaarheid evalueren:

Meet vervolgens de interesse van de kandidaat in de functie en beoordeel de logistieke details. Vraag waarom ze voor de functie hebben gesolliciteerd en wat hen interesseert in jouw bedrijf.

Controleer hun beschikbaarheid, de bereidheid om te verhuizen indien nodig en de salarisverwachtingen. Deze vragen zorgen ervoor dat er geen dealbreakers zijn die hen later in het proces zouden kunnen diskwalificeren.

5. Tijd vrijmaken voor vragen van kandidaten :

Geef de kandidaat de kans om vragen te stellen over de functie of het bedrijf. Dit helpt je om hun prioriteiten en mate van betrokkenheid te begrijpen.

Kandidaten die doordachte vragen stellen, nemen de kans vaak serieuzer en hebben de tijd genomen om zich voor te bereiden.

6. Afronding en volgende stappen :

Sluit het gesprek af door de volgende stappen in het wervingsproces te beschrijven.

Laat de kandidaat weten wanneer ze een reactie van je kunnen verwachten en bedank ze voor hun tijd.

Vragen die u kunt stellen tijdens een telefonisch screeningsinterview

De vragen die u stelt tijdens een telefonisch screeningsgesprek moeten gericht en doelgericht zijn:

1. Vragen over basiskwalificaties

Controleer eerst of de kandidaat voldoet aan de essentiële kwalificaties voor de functie:

• „Kun je me vertellen over je ervaring met [specifieke vaardigheden of hulpmiddelen] die nodig zijn voor deze functie?”
• „Welke relevante ervaring heb je waardoor je geschikt bent voor deze rol?” Deze vragen helpen u te bevestigen dat de kandidaat over de basisvaardigheden beschikt die nodig zijn voor de functie.

2. Beschikbaarheid en logistieke pasvorm

Beantwoord logistieke vragen om ervoor te zorgen dat er geen grote conflicten zijn waardoor de kandidaat geen haalbare optie is:

• „Wanneer ben je beschikbaar om te beginnen?”
• „Bent u bereid om te verhuizen, indien nodig?”
• „Wat zijn je salarisverwachtingen?” Deze vragen helpen u om eventuele dealbreakers vroeg in het proces te identificeren.

3. Interesse in de functie en het bedrijf

Begrijp waarom de kandidaat geïnteresseerd is in de functie:

• „Waarom heb je voor deze functie gesolliciteerd?”
• „Wat interesseert u aan ons bedrijf?”
• „Wat weet u over onze producten of diensten?” Kandidaten die de tijd hebben genomen om uw bedrijf en functie te onderzoeken, zijn eerder oprecht geïnteresseerd en passen beter bij u.

4. CV-gegevens verduidelijken

Als er hiaten of inconsistenties zijn in het cv van de kandidaat, gebruik dan de telefonische screening om deze op te helderen:

• „Kunt u deze kloof in uw arbeidsverleden verklaren?”
• „Ik zie dat je verschillende kortetermijnfuncties hebt bekleed. Kun je me daar meer over vertellen?” Deze vragen helpen u de achtergrond van de kandidaat beter te begrijpen en te beoordelen of eventuele problemen reden tot bezorgdheid zijn.

5. Culturele fit en zachte vaardigheden

Hoewel telefonische screenings niet de plek zijn voor diepgaande gedragsvragen, kun je toch een gevoel van culturele fit krijgen door te vragen naar werkvoorkeuren:

• „In wat voor soort werkomgeving gedijt u?”
• „Hoe ga je om met strakke deadlines?” Deze vragen geven je inzicht in de vraag of de werkstijl van de kandidaat aansluit bij je bedrijfscultuur.

Tekenen dat een kandidaat het verdient om naar de volgende fase te gaan

Hier zijn enkele belangrijke signalen die aangeven dat een kandidaat klaar is om verder te gaan:

Duidelijke en relevante kwalificaties

‍De kandidaat heeft aangetoond dat hij voldoet aan de essentiële kwalificaties voor de functie. Ze gaven specifieke voorbeelden van relevante vaardigheden en ervaring die aansluiten bij wat je zoekt. Ze beantwoordden uw vragen rechtstreeks en lieten zien dat ze de belangrijkste vereisten van de functie begrijpen.

Oprechte interesse in de functie

‍Kandidaten die blijk geven van oprechte interesse in uw bedrijf en de functie zijn eerder betrokken en gemotiveerd als ze worden aangenomen. Zoek naar kandidaten die kunnen uitleggen waarom ze enthousiast zijn over deze specifieke kans.

Positieve houding en enthousiasme

‍Een positieve instelling en enthousiasme kunnen sterke aanwijzingen zijn voor de potentiële fit van een kandidaat. Luister naar kandidaten die vol vertrouwen spreken, enthousiast zijn over de functie en blijk geven van een gretigheid om bij te dragen.

Sterke communicatieve vaardigheden

Aangezien telefonische screenings uitsluitend afhankelijk zijn van verbale communicatie, is de manier waarop een kandidaat communiceert een belangrijke factor. Kandidaten die duidelijk spreken, vragen zorgvuldig beantwoorden en relevante informatie verstrekken, zullen waarschijnlijk goed presteren in meer diepte-interviews.

Afstemming met de bedrijfscultuur

‍Hoewel u tijdens een telefonische screening niet diep in de culturele fit zult duiken, kunt u toch een idee krijgen of de waarden en werkvoorkeuren van de kandidaat aansluiten bij uw bedrijf. Kandidaten die een werkomgeving of teamdynamiek beschrijven die passen bij de cultuur van uw bedrijf, hebben meer kans om het goed te doen als ze worden aangenomen.

Geen grote rode vlaggen

‍Als er geen significante rode vlaggen tijdens het gesprek, zoals onrealistische salarisverwachtingen, onwil om aan belangrijke vereisten te voldoen of een negatieve houding, is de kandidaat waarschijnlijk een goede kandidaat.

Automatiseer uw pre-screeningproces: Noota

Noota kan uw pre-screeningproces aanzienlijk stroomlijnen:

• ‍Automatische transcriptie en gestructureerde samenvattingen: Met Noota kun je automatisch je telefoonscreenings transcriberen, zodat elk detail wordt vastgelegd zonder dat je handmatig aantekeningen hoeft te maken. Dit helpt je om tijdens het gesprek volledig betrokken te blijven zonder je zorgen te hoeven maken over het missen van belangrijke punten. ‍
• Ingebouwde VoIP voor naadloze gesprekken : Met de ingebouwde VoIP-functie van Noota kun je kandidaten rechtstreeks vanaf het platform bellen. Je hebt de mogelijkheid om je eigen telefoonnummer te gebruiken of een door Noota verstrekt nummer. ‍
• Analyse van het gesprek: De gespreksanalysefunctie van Noota biedt diepere inzichten in de communicatiestijl van de kandidaat en de algemene geschiktheid voor de functie. Het kan patronen in het gesprek identificeren, zoals het enthousiasme van de kandidaat, zijn vermogen om gedachten duidelijk te verwoorden en de belangrijkste vaardigheden die hij noemt. ‍
• Consistentie en objectiviteit : Door Noota te gebruiken om delen van uw pre-screeningproces te automatiseren, kunt u zorgen voor consistentie in al uw telefonische screenings. De tool helpt u een objectieve aanpak te handhaven door de vastgelegde informatie te standaardiseren en het eenvoudig te maken om kandidaten te vergelijken op basis van dezelfde criteria.

Wilt u zich concentreren op het selecteren van de beste kandidaten om verder te komen in uw wervingsproces? Probeer Noota gratis uit.