Wat is de ondernemingsraad? 🔍

Volgens de definitie van de overheid: "De ondernemingsraad (OR) is het orgaan dat het personeel binnen de onderneming vertegenwoordigt. De OR moet worden ingesteld in bedrijven met meer dan 11 werknemers. De leden van de OR worden door de werknemers van het bedrijf gekozen voor een periode van maximaal 4 jaar. De bevoegdheden, samenstelling en werking variëren afhankelijk van de grootte van het bedrijf." Dit orgaan werd in 2017 door Emmanuel Macron in het leven geroepen en voegt de voormalige personeelsvertegenwoordigende organen (IRP) samen, te weten:

• de ondernemingsraad
• de personeelsafgevaardigden
• de commissie voor gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden

De OR naar bedrijfsgrootte

Het instellen van een OR hangt af van de grootte van het bedrijf. Afhankelijk van het aantal werknemers variëren ook de voorwaarden en de organisatie van de OR-leden.

1. Bedrijven met minder dan 11 werknemers

Voor kleine bedrijven met minder dan 11 werknemers is het instellen van een OR niet mogelijk. Het wordt verplicht zodra het minimumaantal van 11 werknemers gedurende 12 opeenvolgende maanden wordt bereikt.

2. Bedrijven met 11 tot 49 werknemers

Alle organisaties met meer dan 11 werknemers zijn verplicht een OR in te stellen:

• Werkgevers onder privaatrecht, ongeacht de rechtsvorm en de activiteit van het bedrijf (commerciële bedrijven, burgerlijke vennootschappen, verenigingen)
• Openbare instellingen van industriële en commerciële aard
• Openbare instellingen van administratieve aard die personeel onder privaatrecht in dienst hebben

Hier voert de SEC een deel van de taken uit die voorheen onder de verantwoordelijkheid vielen van de personeelsafgevaardigden en de commissie voor gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden. Het rapporteert individuele of collectieve klachten over salarissen en de toepassing van de arbeidswetgeving, met de mogelijkheid om tussenbeide te komen bij de arbeidsinspectie (de SEC kan de arbeidsinspecteur echter niet langer vergezellen tijdens een bedrijfsbezoek, aangezien deze regel alleen geldt voor bedrijven met ten minste 50 werknemers). Het bevordert gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden binnen het bedrijf. De SEC kan onderzoek doen naar arbeidsongevallen en beroepsziekten. Het oefent het recht op waarschuwing uit bij inbreuken op persoonlijke rechten en bij ernstig en onmiddellijk gevaar. De SEC kan een commissie voor gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden omvatten. Bijgevolg heeft de SEC in bedrijven met 11 tot minder dan 50 werknemers geen rechtspersoonlijkheid en geen eigen budget.

3. Bedrijven met meer dan 50 werknemers

In structuren met meer dan 50 werknemers is de SEC eveneens verplicht en anders georganiseerd. Hier komt de SEC overeen met het orgaan voor collectieve vertegenwoordiging van de belangen van de werknemers. Het doel is om hun mening(en) en behoeften te integreren in de besluitvorming met betrekking tot het beheer en het economische en financiële leven van het bedrijf, de werkorganisatie, de beroepsopleiding en de productietechnieken. Bovendien speelt de SEC een belangrijke rol op het gebied van gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden. In dit type structuur (≥ 50 werknemers) wordt de SEC geraadpleegd over vraagstukken betreffende de organisatie, het beheer en de algemene gang van zaken van het bedrijf, in het bijzonder over:

• maatregelen die waarschijnlijk van invloed zijn op de omvang of de structuur van het personeelsbestand
• de wijziging van de economische of juridische organisatie van het bedrijf
• werkgelegenheid en arbeidsomstandigheden
• de introductie van nieuwe technologieën en ingrijpende veranderingen in de gezondheids- en veiligheidsomstandigheden of arbeidsomstandigheden
• maatregelen die worden genomen om het werk te vergemakkelijken, in het bijzonder de inrichting van werkplekken

Tot slot geniet de SEC van bedrijven met meer dan 50 werknemers van voordelen. De werkgever stelt een ruimte, zodat de leden hun missie kunnen volbrengen en kunnen vergaderen. Werknemers die lid zijn van de OR profiteren ook van een urenbudget, afhankelijk van de grootte van het bedrijf. In dit geval beschikt de OR over een werkingsbudget en een budget voor sociale en culturele activiteiten.

De samenstelling van de OR en het dagelijks bestuur van de OR

Samenstelling van de ondernemingsraad

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kan de OR 1 tot 35 leden hebben. In elk geval moet het orgaan bestaan uit de werkgever, de gekozen leden van de OR en de vakbondsafgevaardigden.

• Samenstelling van de OR: de werkgever

De werkgever is het eerste lid van de OR en treedt op als voorzitter van dit orgaan. Zijn rol is belangrijk omdat hij samen met de secretaris van de OR de agenda voor de vergaderingen moet opstellen. Als volwaardig lid van de OR heeft hij ook stemrecht. Bovendien is hij verantwoordelijk voor het bijeenroepen van de OR-leden voor de vergaderingen.

• Samenstelling van de OR: de gekozen leden van de OR

De OR omvat de werkgever en een personeelsafvaardiging (ook wel de gekozen leden van de OR genoemd). De personeelsafvaardiging bestaat uit een gelijk aantal leden en plaatsvervangers, vastgesteld via een overeenkomst of op basis van het Arbeidsrecht, afhankelijk van het aantal werknemers in het bedrijf. De bedrijfsarts en de verantwoordelijke voor de veiligheidsdienst nemen deel aan vergaderingen die gewijd zijn aan arbeidsomstandigheden. De plaatsvervangers vervangen de vaste vertegenwoordigers alleen bij afwezigheid van een van hen. Als de plaatsvervangers aan een OR-missie willen werken, is het noodzakelijk dat de vaste leden een deel van hun urenbudget aan hen overdragen.

• Samenstelling van de OR: de vakbondsafgevaardigden

In grote bedrijven met meer dan 300 werknemers kan elke vakbondsorganisatie die in het bedrijf of de vestiging vertegenwoordigd is, een afgevaardigde aanwijzen om zitting te nemen in de OR. De vakbondsafgevaardigden hebben een adviserende stem tijdens de OR-vergaderingen. Zij kunnen discussiëren en argumenten aandragen, maar hebben geen stemrecht. De werkgever moet hen vervolgens uitnodigen wanneer er nieuwe verkiezingen plaatsvinden om het Pre-electorale Overeenkomstprotocol (PAP) te onderhandelen. NB:

• De arbeidsinspectie wordt uitgenodigd voor vergaderingen over gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden.
• De zittingstermijn van de leden van de OR is vastgesteld op 4 jaar. Deze duur kan bij collectieve arbeidsovereenkomst worden verkort tot 3 of 2 jaar.
• De gekozen leden van de OR hebben de status van beschermde werknemers.

Samenstelling van het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kan de ondernemingsraad beschikken over een dagelijks bestuur, dat het orgaan vertegenwoordigt en de goede werking ervan waarborgt. Dit bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.De voorzitter behoudt dezelfde functies en rol.De secretaris van de OR, daarentegen, is de woordvoerder voor de werkgever. Hij wordt tijdens de eerste vergadering door de leden van de OR gekozen. Naast het opstellen van de agenda voor elke OR-vergadering in overleg met de werkgever, is hij verantwoordelijk voor het schrijven van de notulen. Hij moet aantekeningen maken tijdens de vergadering en de notulen laten goedkeuren door de meerderheid van de aanwezige gekozen vertegenwoordigers. Tot slot is de secretaris van de OR belast met de dagelijkse gang van zaken. Hij leidt de vergaderingen en organiseert deze vooraf. Omdat de secretaris van de OR een zware werklast heeft, kan hij/zij worden bijgestaan door een plaatsvervangend secretaris.De penningmeester van de OR, daarentegen, moet toezien op het goede economische en boekhoudkundige beheer van de OR. Hij is verantwoordelijk voor de twee budgetten van de OR: het werkingsbudget en het budget voor sociale en culturele activiteiten. Het eerste budget is bedoeld voor de goede werking van de OR en het tweede voor de financiering van vrijetijds- en cultuuractiviteiten voor de werknemers. De penningmeester is ook verantwoordelijk voor het openen en beheren van de bankrekeningen van de OR voor beide budgetten. De penningmeester is belast met het opstellen van het jaarlijkse activiteitenverslag van de OR.

De raadplegingsverplichtingen van de OR

In bedrijven met meer dan 50 werknemers moet de OR worden geraadpleegd over diverse aspecten van het bedrijf. De raadpleging van de OR is noodzakelijk zodat deze advies kan uitbrengen over

• de strategische koers van het bedrijf
• de economische en financiële situatie van het bedrijf
• het sociaal beleid, de arbeidsomstandigheden en de werkgelegenheid binnen het bedrijf

Tenzij een collectieve arbeidsovereenkomst anders bepaalt, moet de werkgever de OR jaarlijks over deze drie onderwerpen raadplegen. Tijdens deze overleggen moet de OR ook worden geïnformeerd over de milieuconsequenties van de bedrijfsactiviteiten.

Sancties bij belemmering van de OR

Het strafbare feit van belemmering verwijst naar het ondermijnen van het goed functioneren van de OR. Dit is het geval wanneer een handeling of nalatigheid van de werkgever de gekozen leden van de OR verhindert hun rol naar behoren uit te oefenen bij het verdedigen van de belangen van de werknemers. Wanneer het strafbare feit van belemmering wordt vastgesteld, voorziet de wet in strafrechtelijke sancties tegen de werkgever. Om geldig te zijn, moet het strafbare feit echter aan drie specifieke kenmerken voldoen:

• een juridisch element
• een materieel element
• een moreel element

Het juridische element bestaat uit het vaststellen van het verband tussen de wet en het gepleegde strafbare feit. Hoewel de werkgever soms inbreuk kan maken op de rechten van werknemersvertegenwoordigers, is het niet altijd eenvoudig om het strafbare feit te koppelen aan een specifieke wettekst. Dit is echter een van de fundamentele punten om een strafbaar feit van belemmering vast te stellen.Het materiële element verwijst naar de handeling of nalatigheid van de werkgever die heeft geleid tot het strafbare feit van belemmering. De fout kan voortvloeien uit een handeling van de werkgever, zoals het verspreiden van onjuiste informatie of het uitoefenen van druk om werknemers ervan te weerhouden zich kandidaat te stellen. Het kan echter ook subtieler zijn en voortvloeien uit een nalatigheid, zoals het niet willen betalen van het werkingsbudget van de OR of het niet bijwonen van OR-vergaderingen.Het morele element, richt zich daarentegen op de vraag of de fout van de werkgever al dan niet opzettelijk was. Als het belemmeringsdelict opzettelijk is, zijn de sancties uiteraard zwaarder. Maar zelfs als de werkgever het delict niet opzettelijk heeft begaan, ontslaat dit hem niet van zijn schuld, aangezien niemand de wet mag negeren en het zijn verantwoordelijkheid is deze na te leven. Belemmeringsdelicten kunnen uiteenlopend zijn; om u een idee te geven, noemen we 5 voorbeelden.

Het niet instellen van de ondernemingsraad (SEC)

Zoals hierboven vermeld, is de invoering van de ondernemingsraad (CSE) verplicht in bedrijven met meer dan 11 werknemers (gedurende een periode van 12 opeenvolgende maanden). Deze wet is in 2020 ingevoerd en het niet naleven ervan vormt een belemmeringsdelict. Het ontbreken van een ondernemingsraad heeft gevolgen voor de vereiste informatie- en consultatieprocedures:

• ontslag wegens professionele of niet-professionele ongeschiktheid (geen ondernemingsraad, dus ontslag zonder reële of ernstige grond)
• collectief ontslag om economische redenen (onderhandeling met de ondernemingsraad is noodzakelijk; zonder ondernemingsraad wordt deze procedure als onregelmatig beschouwd)
• het opzeggen van een gewoonte (zonder ondernemingsraad is het besluit van de werkgever niet tegenwerpelijk aan de werknemers)
• het invoeren of de afdwingbaarheid van het arbeidsreglement (dit kan alleen worden ingevoerd of gewijzigd na raadpleging van de ondernemingsraad)
• het instellen van winstdeling binnen het bedrijf (de mogelijkheid om een winstdelingsregeling in te voeren is voorbehouden aan "elk bedrijf dat voldoet aan de verplichtingen die op de werkgever rusten op het gebied van personeelsvertegenwoordiging". Zonder ondernemingsraad kan de werkgever niet rechtsgeldig een winstdelingsovereenkomst sluiten).

Niet periodiek vergaderen

Zodra de SEC is ingesteld, is deze verplicht om regelmatig te vergaderen om belangrijke kwesties te behandelen. Deze vergaderingen bestaan uit alle leden van de SEC en de werkgever. De werkgever moet ervoor zorgen dat de vergaderingen met regelmatige tussenpozen plaatsvinden om een constante uitwisseling tussen de gekozen vertegenwoordigers en de bedrijfsleiding te garanderen.

De agenda van een SEC-vergadering wijzigen

Het Franse arbeidsrecht bepaalt dat het verplicht is om een agenda op te stellen voor SEC-vergaderingen. Hierdoor kunnen de onderwerpen die tijdens de vergadering worden besproken vooraf worden vastgelegd, zodat elke gekozen vertegenwoordiger de tijd heeft om zich voor te bereiden. Zodra de agenda is vastgesteld door de secretaris van de SEC en de werkgever, kan deze niet meer worden gewijzigd. Sommige vergaderingen behandelen gevoelige en belangrijke onderwerpen, wat soms leidt tot een diepgaand meningsverschil tussen de gekozen vertegenwoordigers en de werkgever. Als de werkgever zich op de agenda heeft gecommitteerd om het betreffende onderwerp te behandelen, kan hij zich niet terugtrekken.

Het niet indienen van het sociaal jaarverslag van de onderneming

Wanneer een bedrijf meer dan 300 werknemers heeft, is de directie verplicht om het sociaal jaarverslag van de onderneming op te stellen en te delen met de SEC. Dit document bevat essentiële informatie over arbeidsomstandigheden, beloning van werknemers, personeelsbestand, beroepsopleiding, enz. Het niet verstrekken van dit document wordt beschouwd als een belemmering van de werkzaamheden van de SEC.

Werknemers aanmoedigen om klachten niet via de gekozen vertegenwoordigers van de SEC te communiceren.

De gekozen vertegenwoordigers van de SEC zijn de vertegenwoordigers van de werknemers die de communicatie met de directie waarborgen. Als een werknemer een probleem ervaart, kan hij/zij ervoor kiezen om met de directie te praten of eerst via de SEC te gaan. De werkgever mag werknemers op geen enkele wijze beïnvloeden of aanmoedigen om niet via de SEC te gaan. Hij mag ook niet weigeren om naar hun klachten te luisteren als ze niet eerst contact hebben opgenomen met de SEC. Let op: de straffen voor belemmering in de bovengenoemde contexten zijn één jaar gevangenisstraf en een boete van € 7.500.

II/ Waaruit bestaat een SEC-vergadering? 💡

Soorten SEC-vergaderingen

1. Periodieke vergaderingen (maandelijks)

Ook dit hangt af van het aantal werknemers in het bedrijf. Voor structuren met 11 tot 49 werknemers moeten de periodieke vergaderingen minimaal één keer per maand plaatsvinden. Voor bedrijven met meer dan 50 werknemers wordt het aantal SEC-vergaderingen vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst, met een minimum van 6 per jaar. Bij gebrek aan een overeenkomst komt de SEC ten minste als volgt bijeen:

• één keer per 2 maanden in bedrijven met minder dan 300 werknemers
• één keer per maand in bedrijven met meer dan 300 werknemers

2. Buitengewone vergaderingen (spoedgevallen, op verzoek van leden...)

In kleine bedrijven met 11 of meer werknemers worden buitengewone vergaderingen gehouden in geval van nood of op individueel verzoek. In grote organisaties met meer dan 50 werknemers worden deze vergaderingen gehouden na:

• het verzoek van de meerderheid van de leden van de SEC
• het verzoek van twee leden om redenen van gezondheid, veiligheid of arbeidsomstandigheden
• na een ernstig ongeval of milieuschade

De oproeping en de deelnemers aan de SEC-vergadering

De oproepingen zijn individueel. Ze worden verstuurd door het hoofd van het bedrijf of zijn vertegenwoordiger. Er is geen verplichte of specifieke manier om ze te versturen, maar het wordt aanbevolen om uit bewijsoverwegingen schriftelijke uitnodigingen te sturen. Alleen de gekozen vertegenwoordigers met een vast mandaat wonen de vergaderingen bij. De werkgever is niet verplicht om een uitnodiging naar de plaatsvervangers te sturen. Zij wonen de vergadering alleen bij in geval van afwezigheid van de vaste vertegenwoordigers.

De organisatie van een SEC-vergadering

De data van een SEC-vergadering worden vooraf gecommuniceerd om de organisatie voor de deelnemers te vergemakkelijken. De agenda wordt vooraf bepaald en de uitnodigingen worden drie dagen van tevoren naar elke deelnemer gestuurd. De vergadering begint meestal met een brainstormsessie om ieders mening en verwachtingen te horen. Vervolgens agenda moet worden gevolgd en gerespecteerd, en krijgt elke deelnemer de tijd om te spreken. Het maken van notulen is essentieel tijdens de uitwisseling. Aan het einde van deze vergadering wordt een verslag opgesteld door de secretaris van de OR, waarin de beraadslagingen, besluiten en genomen maatregelen worden opgenomen.

De rechtsgeldigheid van de notulen van de OR

De beraadslagingen van de leden van de OR tijdens de vergadering moeten als zodanig in de notulen worden gerapporteerd. Het is de secretaris van de ondernemingsraad die verantwoordelijk is voor het schrijven van de notulen. De termijn voor het uitwerken van de notulen is eveneens gereguleerd. Dit is het onderwerp van een overeenkomst tussen de werkgever en de OR zelf, en moet worden aangenomen door de meerderheid van de vaste leden van de raad. Zodra de notulen zijn opgesteld, kunnen ze binnen het bedrijf worden opgehangen of verspreid volgens de voorwaarden die in het huishoudelijk reglement zijn vastgelegd. Ze worden uiteraard naar de werkgever gestuurd. De werkgever moet na ontvangst van de notulen zijn besluit kenbaar maken over de voorstellen die tijdens de vergadering zijn gedaan. De antwoorden van de werkgever worden vervolgens ook in de notulen opgenomen. Daarnaast kunnen de notulen soms vertrouwelijke informatie bevatten. In dat geval wordt deze informatie verwijderd uit de notulen die openbaar worden verspreid en gepubliceerd, en worden er twee versies bewaard. De notulen van de OR worden doorgaans verstrekt aan de arbeidsinspectie of de bedrijfsarts, maar niet aan personen buiten het bedrijf of zelfs aan de werknemers.Let op: de secretaris is de enige persoon die bevoegd is om de notulen van de OR te ondertekenen, maar veel huishoudelijke reglementen voorzien ook in een medeondertekening door de voorzitter. Het is echter niet verplicht om een kopie van de notulen aan de voorzitter te verstrekken voordat deze naar de gekozen vertegenwoordigers worden gestuurd.

III/ Waarom en hoe transcribeer je een OR-vergadering? 📝

Wat is de transcriptie van een OR-vergadering?

Het transcriberen van een OR-vergadering betekent dat er tijdens de uitwisseling aantekeningen worden gemaakt en dat er vervolgens een verslag wordt geschreven van wat er is gezegd. Het doel is om een schriftelijk bewijs te hebben van alle discussies, ideeën, debatten en besluiten die tijdens de vergadering zijn genomen. De transcriptie van een OR-vergadering moet nauwkeurig en objectief zijn. Om een goed verslag te kunnen maken, nodig ik u uit om ons artikel te raadplegen waarin alle te volgen stappen worden uitgelegd.

Oplossingen voor het transcriberen van een OR-vergadering

Voor de transcriptie van uw OR-vergadering zijn er verschillende opties beschikbaar:

Schakel een externe dienstverlener in

StenografieStenotyperen is een methode om spraak volledig vast te leggen op de natuurlijke spreeksnelheid. Het is een complex vakmanschap dat gebruikmaakt van een toetsenbord dat lijkt op een typemachine. Hiermee kan tekst in een vereenvoudigde fonetische vorm worden ingevoerd. Het toetsenbord bestaat uit een beperkt aantal toetsen. Stenografen zijn strikt opgeleid en het is een beroep dat veel inspanning vereist.Transcriptie (bureau of individu)Je kunt een notulist inhuren om de vergadering bij te wonen, alles te noteren en vervolgens de notulen uit te werken. Een andere optie is om de vergadering op te nemen en naar een transcriptiebureau te sturen, dat je binnen enkele dagen de notulen toestuurt. Deze oplossingen blijven echter erg duur en zijn vanwege vertrouwelijkheidskwesties niet altijd betrouwbaar.

Gebruik automatische transcriptiesoftware

Een andere optie: gebruik software! Dankzij de technologische vooruitgang van vandaag is het mogelijk om effectieve spraak-naar-tekstresultaten te behalen. Heb je wel eens van Noota gehoord? Het is DÉ oplossing waarmee je nauwkeurige verslagen en transcripties kunt verkrijgen, terwijl je vertrouwelijke informatie gewaarborgd blijft en de kosten lager zijn! Door voor deze optie te kiezen, werk je autonoom: je hoeft geen externe dienst in te schakelen, geen duizenden euro's uit te geven en, het allerbelangrijkste, je behoudt de volledige controle over je tekst! Alles blijft bewerkbaar. Ik raad je aan onze handleiding te raadplegen om onze tool volledig onder de knie te krijgen. Het is de moeite waard!

Is het opnemen van een OR-vergadering legaal?

Of je nu audio wilt doorsturen naar een externe dienst of Noota wilt gebruiken om je OR-vergadering te transcriberen, het opnemen van het gesprek is noodzakelijk. Maar is dit wel legaal? Jazeker! Het enige wat je hoeft te doen, is de deelnemers vooraf informeren. Dit besluit moet in overleg met de leden van de OR en in overeenstemming met het huishoudelijk reglement worden genomen.