De praktische gids voor de OR van het bedrijf

I/Wat is het Sociaal en Economisch Comité? 🔍

Volgens de definitie van de openbare dienst: "Het sociaal en economisch comité (SEC) is het orgaan dat het personeel in het bedrijf vertegenwoordigt. Het SEC moet worden opgericht in bedrijven met meer dan 11 werknemers. De leden van het SEC worden door de werknemers van het bedrijf gekozen voor een maximale periode van 4 jaar. De bevoegdheden, samenstelling en werking ervan variëren afhankelijk van de grootte van het bedrijf." Dit orgaan werd in 2017 door Emmanuel Macron opgericht en voegt de voormalige personeelsvertegenwoordigende organen (IRP) samen, namelijk:

• de ondernemingsraad
• de personeelsafgevaardigden
• het comité voor gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden

Het SEC afhankelijk van de grootte van het bedrijf

De oprichting van een SEC hangt af van de grootte van het bedrijf. Ook variëren de voorwaarden en de organisatie van de leden van het SEC, afhankelijk van het aantal werknemers.

1. Bedrijven met minder dan 11 werknemers

Voor kleine bedrijven met minder dan 11 werknemers is de oprichting van een SEC niet mogelijk. Het wordt verplicht als het minimumaantal van 11 werknemers gedurende 12 opeenvolgende maanden wordt bereikt.

2. Bedrijven met 11 tot 49 werknemers

Alle structuren met meer dan 11 werknemers zijn verplicht een SEC op te richten:

• Werkgevers naar privaatrecht, ongeacht de rechtsvorm en activiteit van het bedrijf (handelsondernemingen, burgerlijke vennootschappen, verenigingen)
• Openbare instellingen van industriële en commerciële aard
• Openbare instellingen van administratieve aard die personeel naar privaatrecht in dienst hebben

Hier oefent de SEC een deel uit van de taken die voorheen werden uitgevoerd door de personeelsafgevaardigden en het comité voor gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden. Rapporteert individuele of collectieve klachten over lonen en de toepassing van arbeidsregelgeving, met de mogelijkheid om tussenbeide te komen bij de arbeidsinspectie (de SEC zal de arbeidsinspecteur echter niet langer kunnen vergezellen tijdens een bedrijfsbezoek, aangezien deze regel alleen geldt voor bedrijven met minstens 50 werknemers). bevordert gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden binnen het bedrijf. De SEC kan onderzoek doen naar arbeidsongevallen en beroepsziekten. Het oefent het waarschuwingsrecht uit bij schending van persoonlijke rechten en bij ernstig en dreigend gevaar. De SEC kan een comité voor gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden omvatten. Bijgevolg heeft de SEC in bedrijven met 11 tot minder dan 50 werknemers geen rechtspersoonlijkheid en geen eigen budget.

3. Bedrijven met meer dan 50 werknemers

In structuren met meer dan 50 werknemers is de SEC ook verplicht en anders georganiseerd. Hier komt de SEC overeen met de instantie voor collectieve uiting van de belangen van de werknemers. Het doel is om hun mening(en) en behoeften te integreren in de besluitvorming betreffende het management en het economische en financiële leven van het bedrijf, de organisatie van het werk, de beroepsopleiding en de productietechnieken. Bovendien speelt de SEC een belangrijke rol op het gebied van gezondheid, veiligheid en arbeidsomstandigheden. In dit type structuur (< 50 werknemers) wordt de SEC geraadpleegd over vragen betreffende de organisatie, het management en de algemene bedrijfsvoering, in het bijzonder over:

• maatregelen die van invloed kunnen zijn op de omvang of structuur van het personeelsbestand
• de wijziging van de economische of juridische organisatie van het bedrijf
• werkgelegenheid en arbeidsomstandigheden
• de invoering van nieuwe technologieën en belangrijke wijzigingen in de gezondheids- en veiligheidsomstandigheden of arbeidsomstandigheden
• maatregelen genomen om het werk te vergemakkelijken, in het bijzonder de indeling van werkplekken

Ten slotte profiteert de SEC van bedrijven met meer dan 50 werknemers van voordelen. De werkgever voorziet in een ruimte, zodat de leden hun missie kunnen volbrengen en kunnen vergaderen. De werknemers die lid zijn van het SEC profiteren ook van een urenkrediet, afhankelijk van de grootte van het bedrijf. In dit geval heeft het SEC een werkingsbudget en een budget voor sociale en culturele activiteiten.

De samenstelling van het SEC en het SEC-bureau

Samenstelling van het sociaal en economisch comité

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kan het SEC 1 tot 35 leden hebben. In elk geval moet het SEC-orgaan bestaan uit de werkgever, de verkozen leden van het SEC en de vakbondsvertegenwoordigers.

• Samenstelling van het SEC: de werkgever

De werkgever is het eerste lid van het SEC en is de voorzitter van dit orgaan. Zijn rol is belangrijk omdat hij de agenda van de vergaderingen moet opstellen met de secretaris van het SEC. Als volwaardig lid van het SEC heeft hij ook stemrecht. Bovendien is hij verantwoordelijk voor het bijeenroepen van de leden van het SEC voor de vergaderingen.

• Samenstelling van het SEC: de verkozen leden van het SEC

Het SEC omvat de werkgever en een personeelsafvaardiging (ook wel verkozen leden van het SEC genoemd). De personeelsafvaardiging bestaat uit een gelijk aantal leden en plaatsvervangers, vastgesteld hetzij bij overeenkomst, hetzij in toepassing van het Arbeidswetboek, afhankelijk van het aantal werknemers in het bedrijf. De bedrijfsarts en de verantwoordelijke van de veiligheidsdienst nemen deel aan vergaderingen die gewijd zijn aan arbeidsomstandigheden.De plaatsvervangers vervangen de titularissen alleen bij afwezigheid van een van hen. Als de plaatsvervangers aan een SEC-missie willen werken, is het noodzakelijk dat de titularissen hen een krediet van delegatie-uren overdragen.

• Samenstelling van het SEC: de vakbondsvertegenwoordigers

In grote bedrijven met meer dan 300 werknemers kan elke representatieve vakbondsorganisatie in het bedrijf of de vestiging een vertegenwoordiger aanwijzen om zitting te nemen in het SEC. De vakbondsvertegenwoordigers hebben een adviserende stem tijdens de vergaderingen van het SEC. Zij kunnen discussiëren en argumenten aanvoeren, maar hebben geen stemrecht. De werkgever moet hen dan uitnodigen wanneer er nieuwe verkiezingen plaatsvinden om het Protocol van Voorakkoord (PVA) te komen onderhandelen.NB:

• De arbeidsinspectie wordt uitgenodigd voor vergaderingen over gezondheid en veiligheid en arbeidsomstandigheden.
• De ambtstermijn van de leden van het CSE is vastgesteld op 4 jaar. Deze duur kan door collectieve overeenkomst worden verkort tot 3 of 2 jaar.
• De gekozen leden van de CSE hebben de status van beschermde werknemers.

Samenstelling van het bureau van het sociaal en economisch comité

Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kan het sociaal en economisch comité beschikken over een bureau van het SEC, dat het orgaan vertegenwoordigt en de goede werking ervan garandeert. Dit bureau bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.De voorzitter behoudt dezelfde functies en rol.De secretaris van het SEC, daarentegen, is de woordvoerder van de werkgever. Hij wordt gekozen door de leden van het SEC tijdens de eerste vergadering. Naast het opstellen van de agenda met de werkgever voor elke vergadering van het SEC, is hij verantwoordelijk voor het notuleren van de vergadering. Hij moet notulen maken van de vergadering en de notulen laten valideren door de meerderheid van de aanwezige gekozen vertegenwoordigers tijdens de vergadering. Tot slot is de secretaris van het SEC verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. Hij leidt de vergaderingen en organiseert deze vooraf. Aangezien de secretaris van het SEC een zware werklast heeft, kan hij/zij worden bijgestaan door een adjunct-secretaris.De penningmeester van het SEC, daarentegen, moet de goede economische en boekhoudkundige bedrijfsvoering van het SEC controleren en opvolgen. Hij is verantwoordelijk voor de twee budgetten van het SEC: het exploitatiebudget en het budget voor sociale en culturele activiteiten. Het eerste budget is bestemd voor de goede werking van het SEC en het tweede voor de financiering van acties met betrekking tot vrije tijd en cultuur voor de werknemers. De penningmeester is ook verantwoordelijk voor het openen en beheren van de bankrekeningen van het SEC voor beide budgetten. De penningmeester is belast met het opstellen van het jaarlijkse activiteitenverslag van het SEC.

De consultatieverplichtingen van het SEC

In bedrijven met meer dan 50 werknemers moet het SEC worden geraadpleegd over verschillende aspecten van het bedrijf. De raadpleging van het SEC is noodzakelijk zodat het een advies kan uitbrengen over

• de strategische oriëntaties van het bedrijf
• de economische en financiële situatie van het bedrijf
• het sociaal beleid, de arbeidsomstandigheden en de werkgelegenheid binnen het bedrijf

Tenzij een collectieve arbeidsovereenkomst anders bepaalt, moet de werkgever de SEC jaarlijks raadplegen over deze drie onderwerpen. Tijdens deze raadplegingen moet de SEC ook op de hoogte worden gebracht van de milieugevolgen van de bedrijfsactiviteiten.

Sancties bij belemmering van de SEC

Het misdrijf van belemmering verwijst naar het ondermijnen van de goede werking van de SEC. Dit vindt plaats wanneer een handeling of nalatigheid van de werkgever de verkozen leden van de CSE verhindert hun rol correct uit te oefenen door de belangen van de werknemers te verdedigen. Wanneer het misdrijf van belemmering wordt erkend, voorziet de wet in strafrechtelijke sancties tegen de werkgever. Om geldig te zijn, moet het misdrijf echter drie specifieke kenmerken hebben:

• een juridisch element
• een materieel element
• een moreel element

Het juridische element bestaat uit het vaststellen van de correlatie tussen de wet en het gepleegde misdrijf. Hoewel de werkgever soms inbreuk kan maken op de rechten van werknemersvertegenwoordigers, is het niet altijd eenvoudig om het misdrijf te koppelen aan een specifieke wettekst. Dit is echter een van de fundamentele punten om een misdrijf van belemmering vast te stellen.Het materiële element verwijst naar de handeling of nalatigheid van de werkgever die het misdrijf van belemmering heeft veroorzaakt. De fout kan voortvloeien uit een handeling van de werkgever, zoals het verspreiden van valse informatie of het uitoefenen van druk om werknemers te ontmoedigen zich kandidaat te stellen. Maar het kan ook subtieler zijn, voortvloeiend uit een nalatigheid, zoals het niet willen betalen van het werkingsbudget van de SEC of het niet bijwonen van de SEC-vergaderingen.Het morele element, daarentegen, is gericht op het vaststellen of de fout van de werkgever opzettelijk was of niet. Als de belemmering vrijwillig is, zijn de sancties uiteraard zwaarder. Zelfs als de werkgever de overtreding niet vrijwillig heeft begaan, verontschuldigt dit zijn fout niet, omdat niemand geacht wordt de wet te negeren en het zijn verantwoordelijkheid is deze te respecteren. Er kunnen meerdere belemmeringen zijn; om u een idee te geven, zullen we u 5 voorbeelden geven.

Afwezigheid van de instelling van het CSE

Zoals hierboven vermeld, is de implementatie van het CSE verplicht in bedrijven met meer dan 11 werknemers (gedurende een periode van 12 opeenvolgende maanden). Deze wet werd in 2020 ingevoerd en het niet naleven ervan vormt een belemmeringsovertreding. De afwezigheid van een CSE heeft gevolgen voor de noodzakelijke informatie- en consultatieprocedures:

• ontslag wegens professionele of niet-professionele ongeschiktheid (geen CSE, dus ontslag zonder reële of ernstige reden)
• collectief ontslag om economische redenen (onderhandeling met het CSE noodzakelijk, zonder CSE wordt deze procedure als onregelmatig beschouwd)
• de opzegging van een gebruik (zonder CSE is de beslissing van de werkgever niet tegenstelbaar aan de werknemers)
• het instellen of de afdwingbaarheid van interne reglementen (deze kunnen alleen worden ingevoerd of gewijzigd na raadpleging van het CSE)
• de instelling van winstdeling binnen het bedrijf (de mogelijkheid om een winstdelingsregeling binnen het bedrijf in te stellen, wordt toegekend aan "elk bedrijf dat voldoet aan de verplichtingen die de werkgever heeft op het gebied van personeelsvertegenwoordiging". Zonder een CSE zou de werkgever geen geldige winstdelingsovereenkomst kunnen sluiten).

Niet periodiek vergaderen

Eenmaal opgericht, is de SEC verplicht regelmatig bijeen te komen om belangrijke kwesties te behandelen. Deze vergaderingen bestaan uit alle leden van de SEC en de werkgever. De werkgever moet ervoor zorgen dat de vergaderingen met regelmatige tussenpozen worden gehouden om een regelmatige uitwisseling tussen de gekozen vertegenwoordigers en het management van het bedrijf te garanderen.

De agenda van een SEC-vergadering wijzigen

Het Franse Arbeidswetboek bepaalt dat het verplicht is om een agenda op te stellen voor SEC-vergaderingen. Dit maakt het mogelijk om de onderwerpen die tijdens de vergadering zullen worden besproken van tevoren vast te leggen, zodat elke gekozen vertegenwoordiger tijd heeft om zich voor te bereiden. Eenmaal vastgesteld door de secretaris van de SEC en de werkgever, kan de agenda niet meer worden gewijzigd.Sommige vergaderingen behandelen gevoelige en belangrijke onderwerpen, wat soms een diepgaande onenigheid tussen de gekozen vertegenwoordigers en de werkgever impliceert. Als de werkgever zich heeft gecommitteerd aan de agenda om het betreffende onderwerp te behandelen, kan hij zich niet terugtrekken.

Het niet indienen van het sociaal jaarverslag van het bedrijf

Wanneer een bedrijf meer dan 300 werknemers heeft, is het management verplicht om het sociaal jaarverslag van het bedrijf op te stellen en te delen met de SEC. Dit document bevat belangrijke informatie over arbeidsomstandigheden, werknemersbeloning, personeelsbestand, beroepsopleiding, enz. Het niet openbaar maken van dit document is een misdrijf van belemmering van de SEC.

Werknemers aanmoedigen om klachten niet via de gekozen vertegenwoordigers van de SEC te communiceren.

De gekozen vertegenwoordigers van de SEC zijn de vertegenwoordigers van de werknemers die de communicatie met het management waarborgen. Als een werknemer een probleem ondervindt, kan hij/zij ervoor kiezen om met het management te praten of om eerst via de SEC te gaan. De werkgever kan op geen enkele manier werknemers beïnvloeden of aanmoedigen om niet via de SEC te gaan. Evenmin kan hij weigeren hun klachten als ze de SEC niet eerder hebben geraadpleegd.Opmerking: de straffen voor belemmering in de bovengenoemde contexten zijn één jaar gevangenisstraf en een boete van €7.500.

II/ Waaruit bestaat een SEC-vergadering? 💡

Soorten SEC-vergaderingen

1. Periodieke vergaderingen (maandelijks)

Ook dit hangt af van het aantal werknemers in het bedrijf. Voor structuren van 11 tot 49 werknemers moeten de periodieke vergaderingen minimaal 1 keer per maand plaatsvinden. Voor bedrijven met meer dan 50 werknemers wordt het aantal SEC-vergaderingen vastgesteld bij collectieve overeenkomst, zonder dat dit minder is dan 6 per jaar. Bij gebreke aan een overeenkomst komt de SEC minimaal bijeen:

• eens in de 2 maanden in bedrijven met minder dan 300 werknemers
• eenmaal per maand in bedrijven met meer dan 300 werknemers

2. Buitengewone vergaderingen (noodgeval, verzoek van leden...)

In kleine bedrijven met 11 of meer werknemers worden buitengewone vergaderingen gehouden in geval van nood of op individueel verzoek. In grote structuren met meer dan 50 werknemers worden deze vergaderingen gehouden naar aanleiding van:

• het verzoek van de meerderheid van de leden van de OR
• het verzoek van twee leden om redenen van gezondheid, veiligheid of arbeidsomstandigheden
• naar aanleiding van een ernstig ongeval of milieuschade

De oproep en de deelnemers van de OR-vergadering

De oproepen zijn individueel. Ze worden verstuurd door de bedrijfsleider of zijn vertegenwoordiger. Er is geen verplichte of specifieke manier van verzenden, maar het wordt aanbevolen, omwille van het bewijs, om schriftelijke uitnodigingen te versturen. Alleen de gekozen vertegenwoordigers vaste leden wonen de vergaderingen bij. De werkgever is niet verplicht een uitnodiging te sturen naar de plaatsvervangers. Deze laatsten wonen de vergaderingen alleen bij in geval van afwezigheid van de vaste vertegenwoordigers.

De organisatie van een OR-vergadering

De data van een OR-vergadering worden van tevoren gecommuniceerd om de organisatie van de deelnemers te vergemakkelijken. De agenda wordt vooraf vastgesteld en de uitnodigingen worden drie dagen van tevoren naar elke deelnemer gestuurd. De vergadering begint meestal met een brainstormsessie om ieders mening en verwachtingen te verzamelen. Vervolgens moet de agenda worden gevolgd en gerespecteerd, en elke deelnemer krijgt spreektijd. Notities maken is essentieel tijdens de uitwisseling. Aan het einde van deze vergadering wordt een verslag opgesteld door de secretaris van de OR, waarin de beraadslagingen, besluiten en genomen maatregelen worden opgenomen.

De wettigheid van de notulen van de OR

De beraadslagingen die de leden van de OR tijdens de vergadering hebben gevoerd, moeten als zodanig in de notulen worden opgenomen. De secretaris van de ondernemingsraad is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen. De termijn voor het uitschrijven van de notulen is ook gereguleerd. Deze is het onderwerp van een overeenkomst tussen de werkgever en de OR zelf, en moet worden goedgekeurd door de meerderheid van de voltallige leden van de raad. Zodra de notulen zijn opgesteld, kunnen ze in het bedrijf worden opgehangen of verspreid volgens de voorwaarden die in het interne reglement zijn vastgelegd. Ze worden uiteraard naar de werkgever gestuurd. De werkgever zal zijn beslissing moeten geven over de voorstellen die tijdens de vergadering zijn gedaan, na de communicatie van de notulen aan de OR. De antwoorden van de werkgever zullen dan ook in de notulen worden opgenomen. Bovendien kunnen de notulen soms vertrouwelijke informatie bevatten. In dat geval worden deze verwijderd uit de notulen die openbaar worden verspreid en gepubliceerd, en worden er twee versies bewaard. De notulen van de OR worden over het algemeen doorgestuurd naar de arbeidsinspectie of de bedrijfsarts, maar niet naar personen buiten het bedrijf of zelfs naar de werknemers.Opmerking: de secretaris is de enige persoon die bevoegd is om de notulen van de OR te ondertekenen, maar veel interne reglementen voorzien ook in de gezamenlijke ondertekening door de voorzitter. Het is echter niet verplicht om een kopie van de notulen aan de voorzitter te verstrekken voordat deze naar de gekozen vertegenwoordigers worden gestuurd.

III/ Waarom en hoe een OR-vergadering transcriberen? 📝

Wat is de transcriptie van een OR-vergadering

Een OR-vergadering transcriberen betekent notities maken tijdens de uitwisseling en vervolgens een verslag schrijven van wat er is gezegd. Het doel is om een schriftelijke vastlegging te hebben van alle discussies, ideeën, debatten en besluiten die tijdens de vergadering zijn genomen. De transcriptie van een OR-vergadering moet nauwkeurig en objectief zijn. Om een goede transcriptie te maken, nodig ik u uit om ons artikel te raadplegen waarin alle te volgen stappen worden uitgelegd.

Oplossingen voor het transcriberen van een OR-vergadering

Voor de transcriptie van uw OR-vergadering zijn er verschillende opties beschikbaar:

Een externe dienstverlener inschakelen

StenografieStenotypie is een methode om spraak volledig vast te leggen met de natuurlijke spreeksnelheid. Het is een complex ambacht dat gebruikmaakt van een toetsenbord dat lijkt op een typemachine. Het maakt de invoer van tekst in een vereenvoudigde fonetische vorm mogelijk. Het toetsenbord bestaat dan uit een beperkt aantal toetsen. Stenotypisten worden streng opgeleid en het is een beroep dat veel inspanning vereist.Transcriptie (bureau of particulier)U kunt een transcribent inhuren om de vergadering bij te wonen en de hele vergadering vast te leggen, om vervolgens de notulen uit te werken. U kunt de vergadering ook opnemen en deze naar een transcriptiebureau sturen dat u de notulen binnen enkele dagen toestuurt. Deze oplossingen blijven echter erg duur en zijn niet altijd betrouwbaar vanwege vertrouwelijkheidsredenen.

Gebruik automatische transcriptiesoftware

Een andere optie: gebruik software! De technologische vooruitgang van vandaag maakt het mogelijk om effectieve spraak-naar-tekst resultaten te behalen. Heeft u al eens van Noota gehoord? Het is DÉ oplossing waarmee u nauwkeurige rapporten en transcripties kunt verkrijgen, met respect voor uw vertrouwelijke informatie, en tegen lagere kosten! Door deze keuze te maken, bent u autonoom: u hoeft geen externe dienst in te schakelen, u hoeft geen duizenden euro's uit te geven, en bovenal behoudt u de controle over uw volledige tekst! Alles blijft bewerkbaar. Raadpleeg onze gids om onze tool 100% onder de knie te krijgen en te begrijpen. Het is de moeite waard!

Een OR-vergadering opnemen, is dat legaal?

Inderdaad, of u nu de audio wilt doorsturen naar een externe dienst of Noota uw OR-vergadering wilt laten transcriberen, het opnemen van de uitwisseling is noodzakelijk. Maar is het in dit geval legaal? Jazeker! Het enige wat u hoeft te doen, is de deelnemers vooraf informeren. Deze beslissing moet worden genomen in overleg met de leden van de OR en in overeenstemming met het reglement van orde.