Das Aufzeichnen Ihrer Webex-Meetings ist nützlich, aber die Kombination mit Transkriptionen bringt die Dinge auf die nächste Ebene.

Sie können Entscheidungen noch einmal überdenken, Maßnahmen verfolgen und wichtige Erkenntnisse mit Ihrem Team teilen — ohne das gesamte Video erneut ansehen zu müssen.

In diesem Handbuch erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Webex-Meetings mit der integrierten Transkription transkribieren, aber auch andere Tools verwenden, um einen KI-Bericht zu erhalten.

Hat Webex eine integrierte Transkriptionsfunktion?

Ja, Webex bietet automatische Transkription. Es funktioniert mit Cloud Aufnahmen, die im MP4-Format gespeichert wurden. Nach der Aktivierung wird jedes aufgezeichnete Meeting mit einem Protokoll geliefert.

Das Transkript wird während der Wiedergabe neben dem Video angezeigt. Sie können es durchblättern und auf einen beliebigen Teil klicken, um zu diesem Moment in der Besprechung zu springen. Auf diese Weise können Sie leicht überprüfen, was wann gesagt wurde.

Es ist derzeit nur auf Englisch verfügbar. Wenn Ihr Meeting in einer anderen Sprache abgehalten wird, funktioniert die Funktion nicht. Außerdem ist diese Funktion nur verfügbar, wenn Ihr Webex-Plan sie beinhaltet. Nicht alle Benutzer haben standardmäßig Zugriff.

Um es verwenden zu können, müssen Sie sicherstellen, dass die Transkription aktiviert ist. In den meisten Fällen muss Ihr Webex-Administrator es für Ihre Organisation aktivieren. Wenn Sie die Option nicht sehen, erkundigen Sie sich bei ihnen.

So transkribieren Sie eine Aufnahme auf Webex

Das Transkribieren eines Webex-Meetings funktioniert nur mit Cloud-Aufzeichnungen im MP4-Format. So geht's Schritt für Schritt.

Schritt 1: Prüfen Sie, ob die Transkription aktiviert ist

Bevor Sie mit der Aufnahme beginnen, stellen Sie sicher, dass die Transkription in Ihrem Webex-Konto aktiviert ist.

• Loggen Sie sich in Ihr Webex-Konto ein.
• Gehe zu Präferenzen > Aufnahme.
• Suchen Sie die Option „Aufnahmeprotokolle für alle meine MP4-Aufnahmen erstellen“.
• Mach es an.

Wenn Sie diese Option nicht sehen, muss Ihr Administrator sie möglicherweise für Ihre Organisation aktivieren. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihr IT-Team oder Ihren Webex-Administrator.

Schritt 2: Nehmen Sie Ihr Webex-Meeting auf

Sobald die Transkription aktiviert ist, können Sie Ihr Meeting wie gewohnt aufzeichnen.

• Starten Sie Ihr Webex-Meeting.
• Klicken Sie auf Rekord Schaltfläche am unteren Bildschirmrand.
• Wählen Sie, ob Sie die Aufnahme in der Cloud speichern möchten.

Transkriptionen sind nur für Cloud-Aufzeichnungen verfügbar. Wenn Sie die Datei lokal speichern, erhalten Sie kein Protokoll.

Schritt 3: Warten Sie, bis die Aufnahme abgeschlossen ist

Nach Ende Ihres Meetings beginnt Webex mit der Verarbeitung des Videos und des Transkripts. Dies dauert in der Regel ein paar Minuten. Längere Besprechungen können mehr Zeit in Anspruch nehmen.

In den meisten Fällen wird Ihr Protokoll in etwa der doppelten Dauer Ihres Meetings fertig sein. Beispielsweise kann die Bearbeitung einer 30-minütigen Besprechung bis zu einer Stunde dauern.

Schritt 4: Greifen Sie auf Ihre Aufnahme und Ihr Transkript zu

Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist, gehen Sie zu Ihrem Webex-Aufzeichnungen Seite.

• Loggen Sie sich in Ihr Webex-Konto ein.
• Klicke auf dein Profilbild und gehe zu Aufzeichnungen.
• Suchen Sie das Meeting, das Sie gerade aufgenommen haben.
• Klicken Sie darauf, um die Wiedergabeseite zu öffnen.

Sie sehen das Protokoll auf der rechten Seite des Videos. Während das Video abgespielt wird, scrollt das Transkript automatisch und hebt den Text in Echtzeit hervor.

Schritt 5: Verwenden Sie das Transkript

Du kannst:

• Klicken Sie auf einen beliebigen Satz im Protokoll, um zu diesem Moment im Video zu springen.
• Suchen Sie nach Schlüsselwörtern, um wichtige Momente schneller zu finden.
• Bearbeiten Sie den Text bei Bedarf aus Gründen der Klarheit oder Genauigkeit.

Sie können das Protokoll auch als separate Datei herunterladen. Dies ist nützlich, wenn Sie es mit anderen teilen oder zu Besprechungsnotizen hinzufügen möchten.

Schritt 6: Teilen Sie die Aufnahme und das Transkript

Webex macht es einfach, Ihre Aufzeichnungen und Transkripte mit Ihrem Team zu teilen.

• Klicken Sie auf der Aufnahmeseite auf Teilen.
• Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, an die Sie es senden möchten.
• Sie können die Zugriffsberechtigungen bei Bedarf steuern.

Fehlerbehebung bei der Webex-Transkription

Manchmal laufen die Dinge nicht wie geplant. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihr Webex-Transkript nicht angezeigt wird oder falsch aussieht. Die meisten Probleme lassen sich leicht beheben.

Hier sind die häufigsten Probleme und wie man sie löst.

Problem 1: Das Protokoll fehlt

Sie haben Ihr Meeting aufgezeichnet, aber es gibt kein Protokoll. Das bedeutet normalerweise, dass die Transkription nicht aktiviert war.

Überprüfen Sie zunächst Ihre Webex-Einstellungen:

• Gehe zu Präferenzen > Aufnahme.
• Vergewissern Sie sich, dass „Aufnahmeprotokolle für alle meine MP4-Aufnahmen erstellen“ aktiviert ist.

Wenn Sie diese Option nicht sehen, muss Ihr Webex-Administrator sie möglicherweise für Ihr Konto aktivieren. Wenden Sie sich zur Bestätigung an Ihr IT-Team oder Ihren Administrator.

Prüfen Sie auch, wie Sie das Meeting aufgezeichnet haben. Transkripte werden nur für Cloud-Aufzeichnungen erstellt. Wenn Sie die Datei auf Ihrem Computer gespeichert haben, erhalten Sie kein Protokoll.

Problem 2: Das Protokoll ist verzögert

Sie haben Ihr Meeting beendet und es in der Cloud aufgezeichnet. Aber das Protokoll ist noch nicht erschienen.

Das ist normal. Webex benötigt Zeit, um Ihr Video zu verarbeiten und das Transkript zu generieren. In den meisten Fällen dauert es bis zu doppelt so lang wie Ihr Meeting.

Beispielsweise kann es bei einer 60-minütigen Besprechung 1—2 Stunden dauern, bis das Protokoll angezeigt wird. Bei sehr langen Aufzeichnungen kann es bis zu 24 Stunden dauern.

Wenn mehr als ein Tag vergangen ist und Sie immer noch kein Protokoll sehen, wenden Sie sich an den Webex-Support.

Problem 3: Das Protokoll ist ungenau

Ihr Protokoll ist da, aber Teile davon ergeben keinen Sinn. Vielleicht sind die Namen falsch oder einige Sätze sind verstümmelt.

Dies ist normalerweise auf eine schlechte Audioqualität zurückzuführen. Webex verwendet Spracherkennung, um Sprache zu transkribieren, und es benötigt einen klaren Ton.

So verbessern Sie die Ergebnisse:

• Benutze ein gutes Mikrofon.
• Vermeiden Sie Hintergrundgeräusche während des Meetings.
• Bitten Sie die Sprecher, deutlich zu sprechen und sich nicht gegenseitig zu unterbrechen.

Akzente und schnelles Sprechen können ebenfalls die Genauigkeit verringern. Webex unterstützt nur englisches Audio. Wenn also jemand eine andere Sprache spricht oder zwischen den Sprachen wechselt, ist das Protokoll möglicherweise falsch.

Problem 4: Sie können das Transkript nicht bearbeiten

Mit Webex können Sie Änderungen vornehmen, jedoch nur, wenn die Aufnahme in der Cloud gespeichert und die Transkription aktiviert ist. Wenn Sie die Option zum Bearbeiten nicht sehen:

• Vergewissern Sie sich, dass Sie der Gastgeber der Besprechung sind oder eine Genehmigung erhalten haben.
• Öffnen Sie die Aufnahme im Webex-Portal und suchen Sie nach dem Transkriptfenster.
• Klicken Sie auf Bleistift-Symbol um den Text zu bearbeiten.

Immer noch kein Glück? Überprüfe deine Kontoberechtigungen oder sprich mit deinem Admin.

Problem 5: Ihr Administrator hat die Transkription deaktiviert

In einigen Organisationen ist die Transkription standardmäßig deaktiviert. Wenn keine der oben genannten Methoden funktioniert, kann dies das Problem sein.

Administratoren kontrollieren den Zugriff auf Transkriptionsfunktionen. Wenn Ihre Rolle sie nicht beinhaltet, können Sie sie nicht verwenden — auch wenn Sie die Option in Ihren Einstellungen sehen.

Sprechen Sie mit Ihrem Admin und fordern Sie den Zugriff an. Wenn das nicht möglich ist, können Sie ein Drittanbieter-Tool wie Noota verwenden.

Noota bietet eine genaue Transkription, auch wenn Webex dies nicht tut. Außerdem erhalten Sie zusätzliche Funktionen wie Besprechungszusammenfassungen und KI-Highlights.

So zeichnen Sie ein Webex-Meeting mit Noota auf, transkribieren und fassen es zusammen

Die Webex-Transkription funktioniert gut — wenn sie verfügbar ist. Aber manchmal benötigen Sie mehr Flexibilität. Vielleicht ist die Transkription in Ihrem Konto deaktiviert. Vielleicht möchtest du erweiterte Funktionen wie Zusammenfassungen und Aktionspunkte.

Hier kommt Noota ins Spiel.

Noota ist ein Drittanbieter für Besprechungen. Damit können Sie Ihre Webex-Meetings aufzeichnen, transkribieren und zusammenfassen, ohne dass Sie besondere Berechtigungen benötigen. So verwenden Sie es Schritt für Schritt.

Schritt 1: Verbinden Sie Ihr Webex-Meeting mit Noota

Beginnen Sie mit einem Besuch noota.io. Erstelle ein kostenloses Konto, falls du es noch nicht getan hast.

Kopieren Sie dann den Link zu Ihrem Webex-Meeting.

• Gehen Sie zu Ihrem Kalender oder Webex-Dashboard.
• Kopieren Sie die Meeting-URL.

Fügen Sie nun diese URL in Ihr Noota-Dashboard ein. Sie finden ein übersichtliches Feld, in das Sie Ihren Meeting-Link einfügen können.

Sie können auch die Noota Web-Erweiterung. Es stellt eine direkte Verbindung zu Ihrem Browser her und macht die Einrichtung noch schneller. Nach der Installation erkennt Noota Ihr Webex-Meeting automatisch, wenn es gestartet wird.

Schritt 2: Das Meeting aufzeichnen

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Noota Ihr Meeting aufzeichnen kann.

• Wenn Sie die Link-Methode verwenden, nimmt der Bot von Noota als stiller Teilnehmer an Ihrem Webex-Anruf teil.
• Wenn Sie die Browsererweiterung verwenden, beginnt sie mit der Aufzeichnung und Transkription, sobald das Meeting beginnt.

In beiden Fällen müssen Sie nichts weiter tun. Noota kümmert sich im Hintergrund um die Aufnahme und die Live-Transkription.

Keine besonderen Genehmigungen. Keine Softwareinstallation. Einfach klicken und los geht's.

Schritt 3: Greifen Sie auf Ihre Aufnahme und Transkription zu

Sobald das Meeting beendet ist, lädt Noota alles auf Ihr Konto hoch.

• Loggen Sie sich in Ihr Noota-Dashboard ein.
• Öffnen Sie das Meeting, das Sie gerade aufgenommen haben.
• Sie sehen ein vollständiges Video, ein vollständiges Protokoll und eine automatisch generierte Besprechungszusammenfassung.

Du kannst das Transkript durchblättern, nach Schlüsselwörtern suchen und auf einen beliebigen Satz klicken, um zu diesem Teil des Videos zu springen.

Müssen Sie einen Satz korrigieren oder ein wichtiges Zitat hervorheben? Du kannst es direkt auf der Plattform bearbeiten.

Schritt 4: Teilen und zusammenfassen

Noota hört nicht bei der Transkription auf. Es gibt Ihnen strukturierte Einblicke in Ihr Meeting.

• Eine vollständige Zusammenfassung der Sitzung
• Eckpunkte und Entscheidungen
• Aktionspunkte mit zugewiesenen Namen und Fristen
• Identifizierung des Sprechers

Sie können diese Zusammenfassung exportieren oder in Ihr CRM-, ATS- oder Projektmanagement-Tool kopieren. Klicken Sie einfach Teilen und laden Sie Teamkollegen oder Stakeholder ein. Sie kontrollieren, wer den Inhalt ansehen oder bearbeiten kann.

Möchten Sie Ihre Webex-Meetings transkribieren und zusammenfassen? Testen Sie Noota jetzt kostenlos.