Als recruiter weet je dat het vinden van de perfecte kandidaat niet alleen een kwestie is van intuïtie, maar van een reflexieve aanpak.

Hoe kun je ervoor zorgen dat elke kandidaat een eerlijke kans krijgt om te schitteren, terwijl je tegelijkertijd een objectieve en relevante analyse maakt van zijn vaardigheden?

Het antwoord ligt in gestructureerde interviews.

In dit artikel gaan we dieper in op de kern van deze methode, onderzoeken we de voordelen ervan en de manieren waarop deze kan worden geïmplementeerd.

Waarom je al je interviews moet structureren

Te veel afhankelijk van informele, ongestructureerde interviews? Hoewel deze misschien meer ontspannen en persoonlijk lijken, leiden ze vaak tot inconsistenties in de manier waarop kandidaten worden beoordeeld.

Gestructureerde interviews zijn de meest accurate en eerlijke wervingsaanpak gebleken. Hier zijn vier redenen waarom:

Uniformiteit

In een gestructureerd interview stel je elke kandidaat dezelfde reeks vragen in dezelfde volgorde. Deze uniformiteit is cruciaal.

Het voorkomt de valkuilen van improvisatie en inconsistentie, die vaak voorkomen in meer informele omgevingen.

Stel je eens voor: twee kandidaten, even gekwalificeerd, maar stelden verschillende vragen. Hoe kun je hun antwoorden eerlijk vergelijken? Gestructureerde interviews elimineren dit probleem, zodat elke kandidaat dezelfde kans heeft om zijn capaciteiten te tonen.

Bovendien kunnen gestructureerde interviews u tijd besparen—volgens sommige onderzoeken wordt per interview tot 25% minder tijd besteed. Dat is niet alleen efficiënt; het is ook een slimmer gebruik van uw middelen.

Objectiviteit

Elke kandidaat in een gestructureerd interview wordt beoordeeld aan de hand van dezelfde criteria. Deze methode vermindert de persoonlijke vooringenomenheid aanzienlijk.

We hebben allemaal onderbewuste voorkeuren die ons oordeel kunnen beïnvloeden. In een traditioneel interview kunnen deze vooroordelen ertoe leiden dat u de voorkeur geeft aan een kandidaat, niet omdat deze het beste bij de functie past, maar omdat ze uw interesses delen of een vergelijkbare persoonlijkheid hebben.

Gestructureerde interviews houden de focus op de kwalificaties van de kandidaat en de antwoorden op uw vooraf gestelde vragen. Op deze manier is uw aanwervingsbeslissing meer gebaseerd op relevante beroepsvaardigheden en minder op persoonlijke affiniteit.

Aandelen

Gestructureerde interviews bieden alle kandidaten een gelijk speelveld. In minder formele sollicitatiegesprekken kan het gesprek overgaan op onderwerpen die niet relevant zijn voor de functie, waardoor degenen die minder bedreven zijn in informeel geklets mogelijk worden benadeeld.

Door dezelfde vragen te stellen in dezelfde setting zorg je ervoor dat elke kandidaat een eerlijke kans krijgt om aan te tonen dat hij of zij geschikt is voor de functie.

Nauwkeurigheid

Ten slotte zijn gestructureerde interviews gewoon nauwkeuriger. Hiermee kunt u de capaciteiten van verschillende kandidaten nauwkeurig meten en vergelijken. Dit komt omdat elk antwoord rechtstreeks kan worden vergeleken met andere, op basis van dezelfde vraag en criteria.

‍Studies hebben aangetoond dat gestructureerde interviews tot 50% effectiever zijn in het voorspellen van werkprestaties dan ongestructureerde interviews.

Overschakelen naar gestructureerde sollicitatiegesprekken helpt je niet alleen om de juiste persoon voor de functie aan te nemen, het stroomlijnt ook je hele wervingsproces, waardoor het sneller, betrouwbaarder en eerlijker wordt. Met deze voordelen is het duidelijk waarom het afstappen van onderbuikgevoelens een strategische keuze is voor elke organisatie die zich richt op het verbeteren van de wervingsresultaten.

Tips voor het voeren van een gestructureerd interview

Zoals de naam al doet vermoeden, omvatten gestructureerde interviews het volgen van een rigoureus, duidelijk omschreven proces dat meningsverschillen en improvisatie voorkomt.

Zo stel je het in 5 stappen in:

1. Identificatie van de belangrijkste vaardigheden

De eerste stap is cruciaal: breng uw rekruteringsteam en managers samen om de belangrijkste vaardigheden vast te stellen die vereist zijn voor de functie.

Begin met het opsommen van de technische of „harde” vaardigheden die nodig zijn voor de functie. Bent u op zoek naar een topstrateeg of een natuurlijke communicator? Misschien wel allebei? Analyseer de functiebeschrijving om de essentiële vaardigheden te bepalen, zowel technisch als gedragsmatig. Een ontwikkelaar heeft bijvoorbeeld sterke codeervaardigheden nodig en de mogelijkheid om samen te werken in een teamomgeving.

Bekijk vervolgens de „zachte” vaardigheden. Kwaliteiten zoals creativiteit, veerkracht en teamwerk zijn vaak net zo cruciaal als technische vaardigheden. Je kunt immers vaardigheden aanleren, maar karaktereigenschappen zitten meestal ingebakken.

Zodra u de benodigde vaardigheden hebt geïdentificeerd, moet u ze prioriteren. Welke zijn cruciaal voor de prestaties op de eerste dag en welke kunnen in de loop van de tijd worden ontwikkeld? Deze prioritering helpt je om je vragen te richten op wat echt belangrijk is voor succes in de functie.

2. Vragen over het maken

Met uw evaluatiecriteria in de hand, is het tijd om uw vragenlijst te ontwikkelen, de kern van uw gestructureerde interview. U moet uw criteria omzetten in krachtige vragen die de ware aard van uw kandidaten onthullen.

Er zijn twee soorten vragen om voor te bereiden:

• Gedragsvragen verdiep je in de ervaringen van de kandidaat uit het verleden. Als u bijvoorbeeld op zoek bent naar iemand met uitstekende vaardigheden op het gebied van conflictoplossing, kunt u zich afvragen: „Kunt u een moment beschrijven waarop u een meningsverschil binnen uw team moest oplossen? Hoe heb je dat aangepakt?” Dergelijke vragen geven een indruk van hoe kandidaten zijn omgegaan met situaties uit de echte wereld.
• Situationele vragen beoordelen hoe kandidaten kunnen omgaan met hypothetische scenario's waarmee ze in de functie te maken kunnen krijgen. Bijvoorbeeld: „Stel je voor dat je een project hebt met een strakke deadline en beperkte middelen. Hoe zou je je taken prioriteren?” Dit soort vragen helpt u inzicht te krijgen in de redenering en het besluitvormingsproces van een kandidaat.

Door deze vragen te combineren, creëert u een robuust raamwerk om zowel gedrag in het verleden als potentiële toekomstige prestaties te beoordelen, zodat u een uitgebreid beeld krijgt van de capaciteiten van elke kandidaat.

3. Ontwikkeling van een beoordelingsschaal

Zodra uw vragen zijn gesteld, stel een beoordelingsschaal op. Dit is essentieel om ervoor te zorgen dat de interviews geen subjectieve oordelen worden. Definieer verschillende mogelijke antwoorden voor elke vraag en geef ze een score.

Als u bijvoorbeeld projectmanagementvaardigheden evalueert, kan uw schaal variëren van 1 (slechte respons, wat wijst op geen ervaring) tot 5 (uitstekende respons, wat wijst op aanzienlijke ervaring met complexe projecten).

Elk niveau moet een duidelijke beschrijving hebben, zodat je precies weet waar je naar moet luisteren. Deze gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat u de reacties objectief beoordeelt en uw evaluatie zo eerlijk mogelijk maakt.

4. Het interview uitvoeren

Nu is het tijd om je voorbereiding tot leven te brengen. Begin elk interview door de juiste toon te zetten—wees gastvrij en professioneel. Een stevige handdruk, een warme glimlach en een vriendelijke groet kunnen het verschil maken. Zorg ervoor dat de kandidaat zich op zijn gemak voelt; een ontspannen kandidaat zal eerder zijn ware zelf onthullen.

Volg je gestructureerde handleiding en stel elke vraag in volgorde. Blijf echter aandachtig luisteren naar de antwoorden van de kandidaat. Actief luisteren is essentieel. Als een reactie je intrigeert of onvolledig aanvoelt, aarzel dan niet om dieper te zoeken. Zie jezelf als een detective die op zoek is naar aanwijzingen. Elk antwoord kan een cruciaal aspect onthullen van de geschiktheid van de kandidaat voor de functie.

Vergeet niet om gedetailleerde aantekeningen te maken, niet alleen over wat de kandidaten zeggen, maar ook over hoe ze het zeggen. Non-verbale signalen kunnen net zo veelzeggend zijn als het gesproken woord.

5. Evaluatie en besluitvorming

Neem na het interview de tijd om uw aantekeningen te bekijken en elke reactie te evalueren met behulp van uw beoordelingsschaal. Wees net als een jurylid in een talentenjacht nauwkeurig, eerlijk en objectief. Beoordeel elk antwoord op basis van hoe goed het voldoet aan de vastgestelde criteria.

Stel uw evaluaties samen om kandidaten effectief te vergelijken. Dit kan betekenen dat er een overzichtstabel of -diagram wordt gemaakt waarin de sterke en zwakke punten van elke kandidaat duidelijk worden weergegeven op basis van de vooraf gedefinieerde criteria.

Tot slot moet u, voordat u een beslissing neemt, rekening houden met het algemene profiel van de kandidaat (zijn ervaring, vaardigheden en persoonlijkheid) en hoe deze passen binnen de bedrijfscultuur.

Door deze stappen zorgvuldig te volgen, zorgt u ervoor dat uw gestructureerde interviews niet alleen effectief zijn, maar ook een belangrijke rol spelen bij het nemen van de beste aanwervingsbeslissingen voor uw bedrijf.

Voorbeelden van gestructureerde interviewvragen

Vind je het moeilijk om eerlijke en effectieve vragen te formuleren in een gestructureerd interview? Hieronder vind je elk tien voorbeelden van gedrags- en situationele vragen :

Gedragsvragen

Gedragsvragen zijn bedoeld om te laten zien hoe een kandidaat in het verleden is omgegaan met situaties uit het echte leven, op basis van de veronderstelling dat gedrag uit het verleden een goede voorspeller is van toekomstig gedrag. Hier zijn tien gedragsvragen die je kunt gebruiken:

1. Aanpassingsvermogen: Beschrijf een tijd waarin je nauw moest samenwerken met iemand wiens persoonlijkheid heel anders was dan de jouwe.
2. Projectbeheer: Vertel me over een project dat je gepland hebt. Hoe heb je de taken georganiseerd en gepland?
3. Verantwoording: Kun je me een voorbeeld geven van een keer dat je een fout hebt gemaakt? Hoe heb je dat aangepakt?
4. Besluiten: Bespreek een geval waarin je een beslissing moest nemen zonder alle informatie die je nodig had.
5. Conflictoplossing: Beschrijf een situatie waarin je te maken had met een moeilijke klant of klant.
6. Het bereiken van het doel: Geef een voorbeeld van een doel dat je hebt bereikt en vertel me hoe je dat hebt bereikt.
7. Onafhankelijkheid: Vertel me eens over een tijd dat je onder streng toezicht of extreem losbandig toezicht werkte.
8. Toewijding: Beschrijf een tijd waarin je je uiterste best moest doen om een klus te klaren.
9. Prioritering: Geef me een voorbeeld van een keer dat je meerdere projecten moest prioriteren.
10. Schriftelijke communicatie: Vertel eens over een tijd waarin je moest vertrouwen op schriftelijke communicatie om je ideeën over te brengen op je team.

Situationele vragen

Situationele vragen helpen u te begrijpen hoe een kandidaat zou kunnen omgaan met hypothetische werkgerelateerde scenario's. Deze vragen zijn bedoeld om de redenering, het probleemoplossend vermogen en de toekomstige prestaties van een kandidaat in specifieke situaties te meten.

1. Probleemoplossing: Stel je voor dat je met een strakke deadline werkt, maar wacht op informatie van een collega. Welke stappen zou je nemen?
2. Leiderschap: Als je zou merken dat het moreel van je team laag was, welke acties zou je dan ondernemen om dat te verbeteren?
3. Integriteit: Stel dat u een belangrijke fout aantreft in een project dat al naar de klant is verspreid. Wat zou jij doen?
4. Tijdbeheer: Stel je voor dat je tegenstrijdige deadlines hebt. Hoe zou je beslissen welke opdracht je prioriteit geeft?
5. Wendbaarheid bij leren: Als je een nieuw project krijgt in een gebied waar je niet bekend mee bent, hoe zou je dan te werk gaan?
6. Conflictoplossing: Hoe zou je omgaan met een situatie waarin je het niet eens was met de instructies van je manager?
7. Teambeheer: Stel dat je een teamlid hebt dat niet zijn steentje bijdraagt. Wat zou jij doen?
8. Veranderingsbeheer: Stel je voor dat je een wijziging moet doorvoeren waar je het niet mee eens bent. Hoe zou jij dat aanpakken?
9. Interpersoonlijke vaardigheden: Welke stappen zou je nemen als je zou moeten werken met een teamlid dat je moeilijk vond om mee samen te werken?
10. Innovatie: Als u een proces zou ontdekken dat aanzienlijk verbeterd zou kunnen worden, maar dat de huidige procedures zou verstoren, hoe zou u daar dan mee omgaan?

AI gebruiken voor gestructureerde interviews: Noota

Wilt u uw gestructureerde interviews stroomlijnen? Noota herinnert u niet alleen aan uw vragen tijdens het interview, maar houdt ook elke reactie van uw kandidaat bij:

• ‍Herinneringsfunctie: Ben je ooit vergeten een cruciale vraag te stellen tijdens een interview? Met Noota is dat verleden tijd. Het werkt als een geïntegreerd spiekbriefje, zodat je alle essentiële aspecten van het interview behandelt. Dit zorgt voor consistentie en volledigheid in elk interview dat u voert.‍
• Reacties volgen: Noota registreert en analyseert elke reactie nauwkeurig. Je hoeft je geen zorgen te maken over het missen van belangrijke details of het door elkaar halen van reacties van verschillende kandidaten. Alles is netjes georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk, waardoor grondige en nauwkeurige evaluaties mogelijk zijn.‍
• Gedetailleerde rapportage: Na het interview geeft Noota een gedetailleerd rapport waarin de sterke punten en verbeterpunten van de kandidaat worden belicht. Deze functie helpt u beter onderbouwde beslissingen te nemen door duidelijk aan te geven hoe elke kandidaat zich verhoudt tot de functie-eisen.‍
• Verbeterde objectiviteit: Door de follow-up- en rapportageprocessen te standaardiseren, helpt Noota persoonlijke vooroordelen te elimineren, wat zorgt voor een eerlijkere en objectievere evaluatie. Elke kandidaat wordt puur op zijn merites beoordeeld, op basis van de gestructureerde criteria die je hebt vastgesteld.

Wil je je interviews automatisch structureren? Probeer Noota nu gratis uit.