Evaluatieformulier voor interviews: voorbeelden en sjablonen

Stel je een tool voor die niet alleen het evaluatieproces van je sollicitatiegesprek vereenvoudigt, maar het ook nauwkeuriger en objectief maakt.

Dat instrument bestaat: een evaluatieformulier.

Hier laten we je zien hoe je een evaluatieformulier kunt gebruiken om je sollicitatiegesprekken productiever, objectief en minder tijdsintenvol te maken.

Als u nu op zoek bent naar een gestructureerd sjabloon of uw huidige technieken wilt verfijnen, lees dan onze handleiding aandachtig door.

Waarom een evaluatieformulier gebruiken voor uw interviews?

Heeft u problemen met het voeren van sollicitatiegesprekken die hebben geleid tot een duidelijk, objectief beeld van uw kandidaten? Geen paniek, het evaluatieformulier voor het interview is er om de boel te redden. Daarom is het je beste bondgenoot:

1. Om de samenwerking tussen je recruiters te stimuleren: Je werkt als een team, nietwaar? Het evaluatieformulier creëert een gemeenschappelijke taal. Voorbij zijn de dagen dat iedereen zijn eigen methode gebruikte en belangrijke informatie verloren gaat bij de vertaling. Met een gestandaardiseerd netwerk weet iedereen waar ze heen gaan. Cijfers en beoordelingen worden voor iedereen duidelijk, waardoor collectieve discussies en beslissingen worden vergemakkelijkt.

2. Om uw beslissingen objectief te maken: Laten we eerlijk zijn, iedereen heeft zijn voorkeuren. Maar bij rekrutering is objectiviteit cruciaal. Het evaluatieformulier helpt je neutraal te blijven. Het biedt u nauwkeurige criteria voor het beoordelen van elke kandidaat. Op deze manier zijn je keuzes gebaseerd op feiten en echte vaardigheden, in plaats van op een gevoel of een eerste indruk. Het is ook makkelijker om je beslissingen intern of aan de kandidaten zelf uit te leggen en te verantwoorden.

3. Om het meten en vergelijken van kandidaten makkelijker te maken: Zonder een formulier kan het vergelijken van kandidaten lastig worden. Dankzij dit heb je duidelijke criteria die voor iedereen hetzelfde zijn. Met gestructureerde scores, kun je snel zien wie er opvalt en wie achterblijft. Dit vereenvoudigt het selectieproces aanzienlijk. Je kiest zeker de kandidaat die het beste bij de functie past, omdat je beslissing gebaseerd is op een gestructureerde, vergelijkbare beoordeling.

Elementen die u in uw evaluatieformulier moet opnemen

‍

Laten we tot de kern van de zaak komen: wat u absoluut op uw evaluatieformulier moet zetten. Dit is cruciaal als u een zo goed mogelijk beeld wilt krijgen van uw kandidaten en de juiste keuze wilt maken. Hier beschrijven we de belangrijkste elementen die je niet wilt missen.

1. Technische vaardigheden

‍Dit is het ABC. Voor elke functie zijn er technische vaardigheden waarover niet onderhandeld kan worden. Of het nu gaat om beheersing van een specifiek softwareprogramma, kennis van een vreemde taal of de mogelijkheid om te coderen in een specifieke computertaal, dan moeten deze vaardigheden bovenaan je lijstje staan.

Om dit te beoordelen, baseer je je antwoorden op situaties uit het echte leven of de resultaten van praktische tests die specifiek zijn voor de functie. Beoordeel ze op 5:

• 1: De kandidaat beschikt niet over de technische vaardigheden die vereist zijn voor de functie.
• 2: Heeft basiskennis, maar vereist verdere opleiding.
• 3: Heeft technische vaardigheden tot een bevredigend niveau beheerst, kan worden uitgevoerd met minimale supervisie.
• 4: Zeer bekwaam, heeft gedegen ervaring en kan complexe projecten beheren of andere vaardigheden bijbrengen.
• 5: Expert, voldoet aan verwachtingen, brengt unieke vaardigheden met zich mee en kan innoveren in zijn of haar vakgebied.

2. Zachte vaardigheden

‍Vaardigheden zijn niet zo belangrijk als kennis. Interpersoonlijke vaardigheden, zoals het vermogen om in een team te werken, communicatieve vaardigheden, aanpassingsvermogen en stressmanagement, zijn cruciaal voor succes in een functie. Gebruik open vragen om ervaringen uit het verleden op te roepen om deze vaardigheden te beoordelen. Beoordeel de antwoorden op 5:

• 1: Aanmerkelijk gebrek aan interpersoonlijke vaardigheden, problemen met communicatie en teamwerk.
• 2: Toont basisvaardigheden, maar de gebreken zijn duidelijk in spannende of complexe situaties.
• 3: Goed niveau van interpersoonlijke vaardigheden, werkt goed in teams, communiceert effectief.
• 4: Zeer goede soft skills, in staat om conflicten te beheersen en teams te motiveren.
• 5: Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden, natuurlijke leider, inspireert en verheft de mensen om hem heen.

3. Professionele ervaring

‍Dit is vaak waar het cv voor zich spreekt. Maar naast data en functietitels telt wat de kandidaat daadwerkelijk heeft bereikt. Welke projecten heeft hij of zij uitgevoerd? Welke resultaten heeft hij behaald? Vraag hem om specifieke voorbeelden om zijn vaardigheden en impact in zijn eerdere functies aan te tonen. Beoordeel zijn ervaringen op 5:

• 1: Weinig of geen relevante ervaring, gebrek aan concrete resultaten.
• 2: Beperkte ervaring, enkele prestaties, maar niet helemaal relevant voor de functie.
• 3: Voldoende ervaring, aantoonbare vaardigheden en prestaties die relevant zijn voor de functie.
• 4: Solide ervaring met belangrijke prestaties die rechtstreeks van toepassing zijn op de functie.
• 5: Uitzonderlijke ervaring, voldoet aan de vereisten, heeft grote projecten met succes geleid.

4. Motivatie en loopbaanambities

‍Waarom heeft de kandidaat bij jou gesolliciteerd? Wat verwacht hij/zij van deze functie? Wat zijn hun loopbaanplannen voor de middellange en lange termijn? Deze vragen zijn essentieel om te beoordelen of de verwachtingen van de kandidaat op elkaar aansluiten bij wat u te bieden hebt. Ze stellen je ook in staat om hun echte motivatie en visie op de toekomst te ontdekken. Beoordeel de antwoorden op deze vragen op 5:

• 1: Weinig duidelijke motivatie voor functie of bedrijf, ambities onduidelijk of niet op elkaar afgestemd.
• 2: Basismotivatie voor de functie, enkele loopbaanambities maar gebrek aan duidelijkheid of afstemming.
• 3: Goede motivatie, loopbaanambities duidelijk en deels afgestemd op functie en bedrijf.
• 4: Zeer gemotiveerd door de functie, loopbaanambities die goed zijn afgestemd op de mogelijkheden.
• 5: Uiterst gemotiveerd, ambities die perfect zijn afgestemd op functie en bedrijfscultuur.

5. Verleden bij de bedrijfscultuur

‍Elk bedrijf heeft zijn eigen cultuur en waarden. Het is cruciaal dat de kandidaat erbij hoort. Stel ze vragen over wat ze weten over je bedrijf, wat hen naar je toe trekt en hoe ze zien dat ze bijdragen aan je cultuur. Zo kunt u beoordelen of hij geschikt is voor uw team en het bedrijf als geheel. Beoordeel zijn pasvorm uit 5:

• 1: Weinig kennis of interesse in bedrijfscultuur, slechte afstemming van waarden.
• 2: Basiskennis van cultuur, sommige waarden op elkaar afgestemd, maar duidelijke onverenigbaarheden.
• 3: Goed begrip van de bedrijfscultuur, waarden die over het algemeen op elkaar zijn afgestemd.
• 4: Past heel goed bij de cultuur, deelt de waarden en visie van het bedrijf.
• 5: De kandidaat heeft een uitstekende pasvorm en belichaamt de bedrijfscultuur en -waarden.

6. Kennis van het bedrijf en de functie

‍Een kandidaat die onderzoek heeft gedaan naar uw bedrijf en de uitdagingen van de functie begrijpt, toont al een hogere mate van betrokkenheid. Dit weerspiegelt hun motivatie en ernst. Aarzel niet om hem te vragen wat hij leuk vindt aan je bedrijf, welke uitdagingen hij in de functie verwacht en hoe hij van plan is deze aan te gaan. Beoordeel zijn kennis uit 5:

• 1: Zeer beperkte kennis van bedrijf en functie.
• 2: Basiskennis, begrijpt de grote lijnen maar mist details.
• 3: Goede kennis, begrijpt de functie goed en heeft fundamenteel onderzoek gedaan naar het bedrijf en zijn belangrijkste activiteiten.
• 4: Zeer deskundig, toont een grondige kennis van het bedrijf en de rol, met ideeën om een positieve bijdrage te leveren.
• 5: Uitzonderlijke expertise, begrijpt niet alleen het bedrijf en de functie tot in detail, maar biedt ook unieke perspectieven en een indrukwekkende voorbereiding.

Sjabloon voor evaluatieformulier voor interview

Perfect, nu je de basis onder de knie hebt, is hier een sjabloon dat je gewoon hoeft in te vullen. Met deze tool kun je elke kandidaat nauwkeurig screenen. Het raster is gestructureerd rond de criteria en subcriteria die we al hebben besproken, waarbij voor elk criterium een schaal van 1 tot 5 wordt gebruikt.

Je kunt het downloaden hier en pas het aan op basis van uw functie.

Je kunt het ook kopiëren/plakken in een Word-, PDF- of Excel-spreadsheet vanuit de onderstaande inhoud

Hoe gebruik je een evaluatieformulier voor interviewdoeleinden?

Een evaluatieformulier is niet alleen een tabel om in te vullen. Het is een hulpmiddel dat jij en je team nodig hebben om te kunnen integreren in je evaluatieprocessen. Hier zijn enkele praktische tips om er het maximale uit te halen:

1. Stem de belangrijkste vaardigheden van je team af: Voordat je zelfs maar kandidaten ontmoet, neem even de tijd met je team om te bepalen wat echt belangrijk is voor de functie. Over welke technische vaardigheden kunnen niet worden onderhandeld? Welke persoonlijkheidskwaliteiten zijn cruciaal voor integratie in het team? Zodra je deze vaardigheden hebt geïdentificeerd, pas je je rooster aan om deze prioriteiten weer te geven. Dit is de basis voor succesvolle rekrutering.

2. Gebruik een gemeenschappelijk beoordelingssysteem: Om het beroemde „Ieder zijn eigen” te vermijden, moet u een duidelijk beoordelingssysteem instellen dat iedereen, van het HR-team tot managers, gebruikt. Of het nu gaat om een schaal van 1 tot 5, kleurcodes of smileys, is het belangrijkste dat alle beoordelaars dezelfde taal spreken. Dit maakt debriefings na het interview veel eenvoudiger en voorkomt misverstanden.

3. Vind de juiste balans tussen open en gesloten interviewvragen: Gesloten vragen geven u directe, meetbare antwoorden, ideaal voor uw netwerk. Maar hoe zit het met open vragen? Ze zijn jouw venster op de persoonlijkheid, creativiteit en motivatie van de kandidaat. De kunst is om de twee soorten in evenwicht te brengen om een compleet beeld van de kandidaat te krijgen. Wees nieuwsgierig, luister goed en aarzel niet om te graven als je iets intrigerends hoort.

4. Objectief beoordelen en vergelijken: Nu je rooster naar behoren is voltooid, vergelijk de kandidaten niet alleen met elkaar maar ook met jouw ideale kandidaat voor de functie. Deze aanpak minimaliseert de vooringenomenheid (we hebben het allemaal, het is menselijk) en plaatst alle kandidaten op gelijke voet.

5. Stop niet bij de eerste indruk: Zelfs als een kandidaat zich bij het eerste gesprek onderscheidt van de massa, weersta dan de verleiding om snel een keuze te maken. Als je twijfelt tussen verschillende veelbelovende profielen, waarom moet je ze dan niet uit voor een tweede gesprek, bied ze dan een korte test of een case study aan? Beter nog, zorg ervoor dat ze andere teams ontmoeten. Dit geeft je een breder perspectief, en vaak het kleine detail dat de balans doet doorslaan.

Vul je evaluatieformulier automatisch in: de Noota-assistent

Wat als ik je zou vertellen dat je automatisch je evaluatieformulieren voor het interview voor elke kandidaat zou kunnen invullen?

Noota luistert naar elk woord van uw interviews en neemt ze op en transcribeert ze in realtime. Het analyseert ook de antwoorden van kandidaten op basis van de vaardigheden en criteria die je hebt gedefinieerd:

• ‍Een evaluatierooster op maat: Creëer met Noota een evaluatieraster op maat dat perfect aan uw behoeften voldoet. U bepaalt de te beoordelen vaardigheden en kwaliteiten, Noota zorgt voor de rest. Tijdens het interview volgt het de rode draad van het gesprek, worden de belangrijkste momenten ontdekt waarop de kandidaat over zijn of haar ervaring, vaardigheden en ambities praat, en vult het evaluatieraster automatisch in.‍
• Een nauwkeurig, objectief interviewverslag: Direct na het interview genereert Noota een uitgebreid rapport op basis van uw evaluatiecriteria. Dit rapport belicht de sterke en zwakke punten van de kandidaat, gebaseerd op de gegevens die tijdens het interview zijn verzameld. Dit betekent dat elke wervingsbeslissing die u neemt, gebaseerd is op harde gegevens en niet op een voorbijgaande indruk.‍
• Deel eenvoudig met je team: Zodra het interview afgelopen is en het rapport is gegenereerd, is het delen van de resultaten met je team een fluitje van een cent. Of het nu gaat om een collectieve beoordeling, een second opinion of gewoon om iedereen op de hoogte te houden, Noota faciliteert de communicatie en zorgt ervoor dat alle besluitvormers over dezelfde relevante informatie beschikken om de beste beslissing te nemen.

Wil je je intervievaluatie structureren en objectiveren om er zeker van te zijn dat je de juiste kandidaat aanneemt? Probeer Noota gratis uit.